Organisation und Methoden der Durchführung von Einführungsprojekten integrierter betriebswirtschaftlicher Standardsoftware am Beispiel von SAP R/3

Inhalt

1. Einleitung
1.1 . Zielsetzung, Inhalt, Grundlagen
1.2. Die Ausgangssituation

2. Verschiedene Vorgehensmodelle
2.1. Das traditionelle SAP-Vorgehensmodell
2.2. ASAP
2.3. Der DSDM-Ansatz
2.4. Weitere Ansätze
2.5. Vor- und Nachteile einzelner Vorgehensmodelle

3. Projektphasen
3.1. Die Machbarkeitsstudie
3.2. Organisation & Konzeption
3.3. Detaillierung und Realisierung
3.4. Produktionsvorbereitung
3.5. Produktivbetrieb

4. Phasenübergreifende Aktivitäten
4.1. Projektmanagement
4.2. Konfigurationsmanagement
4.3. Testen
4.4. Qualitätsmanagement
4.5. Sonstige

5. Technische Hilfsmittel / Tools
5.1. Das Vorgehensmodell
5.2. Der IMG
5.3. Das Referenzmodell
5.4. ABAP/4 Development Workbench

6. Schlußbemerkung / Ausblick

Quellenverzeichnis

1. Einleitung

Auf dem Gebiet der betrieblichen Datenverarbeitung werden heutzutage immer häufiger Standardsoftwaresysteme zur Behandlung betriebswirtschaftlicher Sachverhalte eingesetzt. Dieser Trend in Industrie und Handel ist weltweit zu beobachten und hat vielfältige Veränderungen in der Umwelt der Unternehmen zur Ursache. Im Folgenden seien einige Beispiele genannt.

- Globalisierung der Märkte
- Produktionsfaktor Information wird immer wichtiger
- zunehmende Käufermärkte, Focus Kundenzufriedenheit/ Kundennutzen
- permanenter Wandel wird zur Konstante
- intensiverer Wettbewerb
- neue Technologien

Diesen veränderten Anforderungen stellen sich moderne Standardinformationssysteme (IBSIS - I ntegrierte B etriebswirtschaftliche S tandard I nformations S yteme), wie z.B. SAP R/3, Triton von BAAN oder Oracle Applications, um nur einige zu nennen, erfolgreicher als Individualsoftware dies kann.

Dies begründet sich durch zahlreiche Vorteile, die qualitativ hochwertige Systeme auszeichnen. Die wichtigsten sind in Abb. 1a) aufgezeigt.

Abb.1a) Vorteile integrierter Standardsoftware gegenüber Individualsoftware

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die oben aufgeführten Vorteile von IBSIS stellen jedoch lediglich Potentiale dar, deren Verwirklichung, und somit ihr Nutzen in der Realität, wesentlich vom Einführungsprozeß abhängt, bei dem ein integriertes Standardsoftwaresystem auf die branchen- und firmenspezifischen Besonderheiten eingestellt wird, also den Anforderungen des Unternehmens angepaßt wird.

Diese individuelle Anpassung und Einführung heißt Customizing.

Es wird zwischen Neueinführungs- und Releasewechsel-Projekten unterschieden.

Ein Einführungsprojekt ist ein extrem umfangreiches sowie auch bedeutendes Unterfangen, da der sinnvolle und effektive Einsatz von Informationstechnologie, welcher heute einen essentiellen Erfolgsfaktor für Unternehmen darstellt, vom Erfolg eben dieses Prozesses bestimmt wird.

Desweiteren werden hohe Kosten verursacht, wodurch ein Mißlingen bzw. ein unbefriedigendes Ergebnis unter anderem verheerende finanzielle Folgen haben kann.

Da eine Umstellung der betrieblichen DV auch Veränderungen der Arbeitsabläufe in den betreffenden Abteilungen bedingt, kann es zu Störungen der Geschäftsprozesse und zu Mitarbeiter-Demotivation kommen.

Es wird die Notwendigkeit deutlich, sich mit dem Themengebiet der Implementierung von IBSIS genau auseinanderzusetzen, um diese und andere Unzulänglichkeiten zu vermeiden. Es existieren hierzu verschiedenste Ansätze, welche sich projektindividuell entweder rechtfertigen oder nicht als empfehlenswert erscheinen. Um die passenden Methodiken zum entsprechenden praktischen Sachverhalt zu finden, ist die Kenntnis dieser vonnöten. Zu diesem Zweck werden heutzutage meist unternehmensexterne Berater beauftragt.

1.1. Zielsetzung und Inhalt dieser Schrift

Der Schwerpunkt dieses Aufsatzes liegt weniger in der Darstellung technischer Einzelheiten des Customizings, auch da diese projektindividuell sehr verschieden sein können, sondern vielmehr in der Vermittlung eines strukturierten Überblickes zur umfangreichen Thematik der Einführung betriebswirtschaftlicher Anwendungssysteme, und in der Darstellung hierbei zu beachtender Punkte. Begründet durch die limitierte Länge dieser Arbeit, wurde versucht, sich auf die wesentlichen Inhalte dieses sehr komplex gewählten Themas zu beschränken.

Dazu werden die Inhalte wie folgt strukturiert:

Zunächst wird, zum besseren Verständnis der darauffolgenden Ausführungen, allgemein die Ausgangssituation für den eigentlichen Einstieg in das Thema dargestellt.

Dann werden die gebräuchlichsten Vorgehensmodelle für eine IBSIS-Implementierung kurz vorgestellt und auf Gemeinsamkeiten/ Unterschiede hin geprüft.

Exemplarisch werden darauffolgend anhand des traditionellen SAP-Vorgehensmodells grob die Inhalte der einzelnen Einführungsphasen sowie die phasenübergreifenden Aktivitäten erläutert. Abschließend folgt eine Einführung in die zur Implementierung verwendeten Softwaretools des SAP R/3-Systems.

Für alle Ausführungen wurde exemplarisch das IBSIS "R/3" der in Walldorf (D) angesiedelten SAP AG gewählt. Die Gründe für diese Wahl liegen auf der Hand. Die SAP stellt derzeit mit diesem System den Marktführer im Bereich betriebswirtschaftliche Anwendungssysteme und markiert somit Standards.

1.2. Die Ausgangssituation

Die Motivation für den Einsatz eines neuen Systems im Unternehmen kann durch diverse Gründe hervorgerufen werden.

Abb. 1b) Gründe für die Einführung neuer DV am Beispiel der Arbeitsgebiete Fakturierung

und Debitorenbuchhaltung in einem mittelständigen Unternehmen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abstrkt ausgedrückt; sprechen oft folgende Gründe für die Ablösung bestehender Systeme:

- veraltete Technik (fehlende Kapazität, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit)
- umständliches und zeitaufwendiges Handling
- keine Möglichkeiten zur Nutzung neuer Technologien (Multimedia, Internet, EDI etc.)
- BPR läßt sich gut mit DV-Umstellung vereinbaren
- Vermeidung von redundanten Daten bzw. -erfassungen
- Kostensenkung

Ist der Bedarf festgestellt, muß eine Konkretisierung sämtlicher Anforderungen an das neue System erfolgen. Die Ergebnisse dieser Recherchen und Überlegungen müssen in einer Art Anforderungskatalog oder einer sonstigen methodischen Checkliste dokumentiert werden. Dieses Dokument, welches alle relevanten Punkte spezifiziert, dient als Grundlage für die Auswahl der günstigsten Softwarealternative.

Weiterhin muß der Umfang der unterstützten Geschäftsbereiche und Geschäftsfunktionen festgelegt werden, da dies einer Modulauswahl zugrunde liegt.

Auf die Zusammenstellung des Anforderungskataloges sowie auf Auswahl- und Evaluierungsprozesse von Softwarealternativen soll hier nicht weiter eingegangen werden, da solch ein komplexes Verfahren ein eigenständiges Thema für eine Arbeit diesen Umfanges darstellen könnte. Auf ein verwandtes Thema, die Machbarkeitsstudie, wird in Kapitel 3.1. eingegangen.

An dieser Stelle jedoch gehe ich davon aus, daß diese umfassende Recherche bereits abgeschlossen ist, und die Entscheidung für die Einführung von z.B. SAP R/3 (allgemein gesprochen) getroffen ist und diese von der Geschäftsleitung bestätigt wurde.

Nun beginnt das eigentliche Einführungsprojekt.

2. Verschiedene Vorgehensmodelle

Die Hauptaufgaben des Customizings sind neben der zügigen, sicheren und transparenten Vornahme der korrekten technischen Einstellungen im SAP-System auch die Steuerung und Dokumentation des Einführungsprojektes.

Zur Erreichung all dieser Ziele wurden mehrere unterschiedliche Vorgehenkonzepte entwickelt, welche einen einheitlichen Faden für die Planung und die Durchführung des Projektes schaffen, die Kontrolle des Projektfortschritts ermöglichen und der Orientierung aller Beteiligten dienen sollen.

2.1. Das traditionelle SAP-Vorgehensmodell

Die SAP AG erarbeitete ein Konzept, welches das traditionelle SAP-Vorgehensmodell genannt wird, und im folgenden vorgestellt werden soll.

"Das R/3-Vorgehensmodell bildet zum einen den methodischen Rahmen für den Einführungs- und Releasewechselprozeß und zum anderen ist es ein operatives Werkzeug, welches Sie in jeder Phase der Einführung unterstützt. "[SAPdoku]

Es beinhaltet:

- anwendungsübergreifende Grundinformationen für die Einführung der R/3-Anwendungskomponenten
- einen hierarchisch strukturierten Plan der Aktivitäten
- die Bearbeitungsreihenfolge der Aktivitäten
- die Verbindung zu den Aktivitäten der Systemeinstellung

Das Vorgehensmodell ist strukturiert in 3 Ebenen: die der Phase, die der Arbeitspakete und die der Projektaktivitäten.

Die Ebene der Phasen vermittelt einen schnellen Überblick über die Inhalte und Aktivitäten der jeweiligen Phase.

Die Ebene der Arbeitspakete stellt zum einen den Informationsfluß zwischen den einzelnen Arbeitspaketen dar und zum anderen werden die notwendigen Projektaktivitäten und deren Bedeutung erläutert. Die Arbeitspakete dienen außerdem als Strukturelemente für eine grobe Projektplanung und -steuerung.

Die Arbeitspakete sind wie folgt gegliedert:

- Beschreibung des Arbeitspakets
- Überblick über die Aufgabenstellung und die unterstützenden Werkzeuge
- Auslöser für die Bearbeitung des Paketes
- Notwendige Bedingungen/Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit das Arbeitspaket bearbeitet werden kann
- Eingehende Informationen
- Inhalte des Arbeitspakets
- Aufzählung der Projektaktivitäten mit der jeweiligen Detailaufgabenstellung, ihrer
Zielsetzung und Bedeutung innerhalb der R/3-Einführung
- Informationsobjekte, die als Arbeitsergebnisse/Output bei der Bearbeitung der
Projektaktivität entstehen
- Bearbeitungszustand/Status eines Informationsobjektes, Systems oder einer

abgeschlossenen Maßnahme bzw. Entscheidung

Die Ebene der Projektaktivitäten liefert konkrete Handlungsanweisungen - Empfehlungen - zur Durchführung der jeweiligen Projektaktivität sowie ergänzende Informationen mit Hinweisen, Tips und Beispielen für die praktische Arbeit. Dies gilt sowohl für die Werkzeugnutzung als auch für organisatorische Aspekte.

Die Empfehlungen sind immer von Unternehmensgröße, Organisation und Komplexität der Aufgabenstellung abhängig. Im Einzelfall sollte also die unternehmensspezifische Situation mit den Empfehlungen abgeglichen werden. [SAPdoku]

Folgende Elemente des R/3-Customizing kommen zum Einsatz:

(diese werden im Kapitel 5 näher erläutert)

- Customizing-Projekte
- IMG / Einführungsleitfaden
- Mandantenkopierer
- Transportsystem
- SAPoffice zur Projektdokumentation

Diese R/3-spezifischen Elemente werden nicht nur vom SAP-Vorgehensmodell benutzt, sondern sie finden auch bei allen anderen Vorgehensweisen zur R/3-Einführung Anwendung.

Das Modell gliedert sich in vier grundlegende Phasen:

- Organisation und Konzeption
- Dataillierung und Realisierung
- Produktionsvorbereitung
- Produktivbetrieb

Jede Phase besteht aus mehreren Arbeitspaketen, wobei das letzte Paket der Qualitätsprüfung und Freigabe der Arbeitsergebnisse der Phase dient.

Den Aufgaben und Aktivitäten der einzelnen Phasen ist Kapitel 3 gewidmet. Eine nähere Erläuterung des Werkzeuges "R/3-Vorgehensmodell" findet sich in Kapitel 5.1.

2.2. ASAP

Einen jüngeren Ansatz stellt das 1996 von der SAP America entwickelte ASAP dar. Dieses Vorgehen ist aus dem traditionellen Vorgehensmodell hervorgegangen, was unter anderem dadurch ersichtlich wird, daß innerhalb der ASAP-Phasen auf die Arbeitspakete und Arbeitsschritte des traditionellen SAP-Modells verwiesen wird. Das ASAP-Tool soll vor allem eine zügigere Einführung von R/3 ermöglichen.

ASAP- das bedeutet im Sprachgebrauch der SAP "AcceleratedSAP", wobei die Assoziation mit der eigentlichen Bedeutung dieser Abkürzung - as soon as possible, durchaus gewollt ist.

Eine in ASAP neue Komponente ist die sog. "ASAP-Roadmap" , welche mit Schritt-für-Schritt-Projektbegleitung und den dazu notwendigen Empfehlungen zielsicher durch das Projekt führt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2a) ASAP Roadmap

Aus der Roadmap wird ersichtlich, daß das ASAP-Vorgehen in fünf Phasen zerlegt ist. Es handelt sich hierbei allerdings meist nur um neue Phasenbezeichnungen. Lediglich die Phase "Detaillierung und Realisierung" des tradionellen SAP-Modells wird in ASAP in die Phasen "Business Blueprint" und "Realisierung" unterteilt.

Ein weiterer Bestandteil von ASAP ist eine Menge von zusätzlichen Werkzeugen, sog. Accelerators (Einführungs- und Projektmanagementtools), die in erste Linie die Projektarbeit beschleunigen und vereinheitlichen sollen. Dies wird durch zahlreiche Beispiele, Checklisten, Fragebögen, Projektformulare, Unterstützungstools für den R/3-Business Engineer etc. ermöglicht. Die Projektdokumentation wird mit gängigen Office-Produkten, wie z.B. MS-Office unterstützt.

Mit ASAP stellt die SAP AG ein leistungsfähiges Einführungstool zur Verfügung, welches stark mit dem traditionellen Vorgehenskonzept verwandt ist, aber weitaus detailliertere Arbeitsanweisungen zur Verfügung stellt und sich demzufolge durch leichtere Bedienbarkeit und schnellere Erlernbarkeit empfiehlt.

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