Aufbau eines Mitarbeiterportals zur Unterstützung der Personalintegration im Rahmen der unternehmensweiten Personalentwicklung

Inhaltsverzeichnis

1 Einf ührung und Motivation
1.1 Sinn des Intranets
1.2 Vom Intranet zu Mitarbeiterportalen . .
1.3 B2E

2 Mitarbeiterportale
2.1 Definition
2.2 Organisation
2.3 Einf ührung eines Portals in dem Betrieb

3 Vor- und Nachteile
3.1 Vorteile und Ziele
3.2 Nachteile und Hindernisse

4 Personaleinsatz und Mitarbeiterportale
4.1 Employee Self-Service
4.2 Personalintegration
4.3 e-Learning
4.4 e-Recruiting

5 Stand und Ausblick
5.1 Success Stories
5.2 Zukunft von Mitarbeiterportalen- Thesen und Auswertung:

Literatur

Abbildungsverzeichnis

1 Bestandteile eines Unternehmensportals nach [Wie02]

2 Mitarbeiterportale und Hindernisse

3 Ablauf eines e-Recruiting Prozesses

1 Einf ührung und Motivation

1.1 Sinn des Intranets

Die Frage nach dem Sinn und dem Aufbau eines Mitarbeiterportals kann man nur kl ären, wenn man die Urspr ünge der Mitarbeiterportale kennt. Mitarbeiterportale sind die evolution äre Weiterentwicklungen von Intranets, daher werden Intranets oft auch als “Stufe 1“ Mitarbeiterportale aufgefasst [JF03]

Definition Intranet nach [cor03]:

“Ein Intranet ist ein Netzwerk, das Personal Computer innerhalb eines Unternehmens miteinander verbindet Computer, Betriebssysteme und Anwendungen verschiedener Hersteller k önnen dank des gemeinsamen Protokolls TCP/IP kommunizieren.“

Auf die technische Basis von Intranets setzen verschiedenste Dienste auf, beispielsweise e- Mail Dienste, Groupware L ösungen, Dokumentenverwaltungen/Archive, unternehmensin- terne FAQs etc. Wenn jedoch diese Dienste rein webbasiert angeboten werden, dann ist der Schritt zu einen Mitarbeiterportal nicht mehr weit. In der Gr össe ist ein Intranet nicht auf einen einzelnen Standort zu reduzieren, ein Firmenintranet eines grossen Konzerns kann durchaus weltweit genutzt werden, jedoch bleibt es wegen der Nutzung in nur einem Unternehmen stets ein Intranet, welches normalerweise f ür Unternehmensaußenstehende nicht sichtbar ist [Rei02].

1.2 Vom Intranet zu Mitarbeiterportalen

Ein Mitarbeiterportal setzt auf einen Webserver im Intranet auf, der verschiedenste Soft- warel ösungen des Unternehmens allen Mitarbeitern des Unternehmens als webbasierte Anwendung im Internetbrowser zur Verf ügung stellt. Informationen des Unternehmens sollen so auf einer zentralen, gemeinsamen und einheitlichen Oberfl äche geb ündelt wer- den und den Mitarbeitern personalisiert (dies ist der gr össte Unterschied zum Intranet) zur Verf ügung gestellt werden.

Nat ürlich verspricht sich das Unternehmen durch diese Portale Vorteile, die h äufigsten Erwartungen sind dabei die folgenden[JF03]:

- Wichtige Informationen werden gezielt verteilt und Streuverluste vermieden.
- Die Effektivit ät der Arbeit wird erh öht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Bereich konzentriert.
- Mobilit ät und Flexibilit ät der Mitarbeiter wird erh öht, das sich personalisierte Information, die gespeichert ist, überall abrufen lassen kann.
- Die Kommunikation der Mitarbeiter wird verbessert.
- Einsparpotenziale in der Verwaltung werden ausgesch öpft.
- Mitarbeiterportale sollen Wissen speichern und verbreiten.

1.3 B2E

Firmen versprechen sich mit einem Mitarbeiterportal auch Fortschritte im B2E (Business- to-employee) Bereich. Damit sind Gesch äfte zwischen Firma und Kunde gemeint, die ei- genen Besch äftigten werden als Kunden gesehen. Unternehmen m öchten über die Portale Waren und Dienstleistungen verkaufen. Durch die genauen Daten über die Mitarbeiter, welche über ein Login personalisierte Informationen zur Verf ügung gestellt bekommen, k önnen die Firmen sehr spezielle Dienstleistungen anbieten, die sie optimiert f ür ihre Be- legschaft bei Drittanbietern eingekauft haben und so mit geringen Margen an ihre Mitar- beiter weiter geben k önnen. Viele Firmen in den USA haben so ihren Mitarbeitern Reisen, Aktienoptionen, Versicherungen und andere Dienstleistungen erfolgreich angeboten.

Dadurch dass Unternehmen mit diesen Portalen ihre Angestellten schon als Kunden sehen, k önnen sie durch diese Gesch äfte und die realisierten Systemen sp äter im harten B2C Be- reich die gesammelten Erfahrungen umsetzen und Prozesse optimiert an den Start bringen [HD02].

2 Mitarbeiterportale

2.1 Definition

Wie in der Einf ührung angerissen, sind Mitarbeiterportale einfach die logischen evolution ären Weiterentwicklungen von Intranets. Ausgehend von diesem kleinsten Intranet hat sich folgende vierstufige Hierarchie nach [JF03] f ür die Kategorisierung eins Intranets allgemein durchgesetzt:

- Stufe 1:

Die Intranet-L ösung stellt in erster Linie Informationen über das Unternehmen , Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Services bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verf ügung stehen.

In vielen Unternehmen ist dies ein einfacher Fileserver, der f ür den Dateiaustausch sorgt oder ein MS Exchange Server, der zusammen mit Outlook den Mitarbeitern der Firma einen e-Mail Zugang und Austausch bietet. Ein Server stellt oft auch FAQ- Do- kumente oder elektronische schwarze Bretter zu einzelnen Prozessen zur Verf ügung.

- Stufe 2:

Zur Informationsgewinnung stehen zus ätzlich Suchmaschinen zur Verf ügung. Die Anwender k ¨onnen auch auf externe Daten und Verzeichnisse zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen aus dem Netzwerk abrufen k önnen oder beispielsweise eine Adress änderung eigenst ändig im System am eigenen PC vornehmen k ¨onnen (Employee Self Service).

Zus ätzlich zu den in Stufe 1 realisierten L ösungen gibt es hier einzelne spezielle Tools, die bereits Wissensmanagement erm öglichen, etwa Yellow-Pages Systeme, Dokumentendatenbanken, die bereits aufgrund eines Logins den Anbietern speziell auf sie zugeschnittene Informationen liefern.

- Stufe 3:

Neben rollenspezifischer Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interakti- vit ät hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Tr äger und Interessens- gruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch entsteht eine “Grenz- öffnung“ innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So k önnen beispielsweise Mitarbeiter standort übergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln (“Collabora- tion“) oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung & Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Community betreiben.

Zus ätzlich zu den Maßnahmen in Stufe 2 gibt es z.B. Plattformen, auf denen Projekt- arbeit abteilungs übergreifend stattfinden kann und den Teams spezielle M öglichkei- ten bietet.

- Stufe 4:

Das Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie beispielsweise Einkauf über fest angeschlossene Marktpl ätze (B2B) werden somit integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes. Komplette Wertsch öpfungsketten werden in dieser Entwicklungsstufe firmen übergreifend vernetzt.

Hier werden bereits neueste Maßnahmen wie e-Procurement und B2E umgesetzt und den Mitarbeitern zur Verf ügung gestellt.

Im Prinzip lassen sich alle Formen von Mitarbeiterportalen in diese Hierarchie einordnen.

2.2 Organisation

Wie sollte nun ein Mitarbeiterportal aufgebaut sein? Durch eine sinnvolle Arbeitsteilung kann sowohl Nutzern als auch Technikern eine Menge Arbeit gespart werden. Logisch er- scheint es daher, die Inhalte nicht zentral erstellen zu lassen, sondern dezentral. Dies ist durch die Menge an Informationen, die ein Portal enthalten soll, unumg änglich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Bestandteile eines Unternehmensportals nach [Wie02] Die zu zentralisierenden Aufgaben umfassen:

- Festlegung einer Strategie
- Festlegung der Zielsetzung des Portals
- Bereitstellung von Funktionen wie Suchmaschinen oder Personalisierung
- Schaffung eines einheitlichen Layouts und einer einheitlichen Navigation
- Bereitstellung der technischen Plattform, d.h. Server werden nicht verteilt aufgestellt und verbunden, sondern an einem Standort betrieben An dezentralen Aufgaben bleibt daher die Erstellung des Inhaltes über.

Neben diesen Punkten gelten auch die allgemeinen 9 Punkte f ür die Einf ührung eines Intranets nach [Kro02b]:

- Wie bereits erw ähnt ist die Organisation eine der wichtigsten Aufgaben. Jede Abteilung sollte ihre eigenen Dokumente einstellen k önnen, durch ein zentrales Einstellen w ürde der Aufwand den Nutzen bald übersteigen.
- Die Motivation der Nutzer ist der zweite wichtige Punkt. Schon fr üh sollte man über sich über die Akzeptanz Gedanken machen und Mitarbeiter, aber auch den Betriebsrat in das Projekt mit einbinden. Die Ideen der Praktiker helfen dabei, das Projekt zu verbessern.
- Durch n ützliche Angebote f ür jeden Nutzer erreicht man nicht nur Motivation, sondern auch Mitarbeiternähe. Wenn man den Nutzern Dinge wie Kleinanzeigen, Kantinenpl äne, Urlaubsregelungen, interne Stellenausschreibungen oder ähnliches bietet und die Nutzer selbst als Kontent darstellt (siehe [Kro02a]), holt man sich Nutzer ins Mitarbeiterportal, die dieses dann nach und nach selber weiter ausbauen.
- Das wichtigste im System wird die Kommunikation sein. Dies ist das vordergr ündige Mittel zur Wissensverbreitung. umfangreiche Angebote mit Kontaktformularen, Umfragen, e-Mail, Instant-messaging Diensten oder Videokonferenzen erh öhen den Nutzwert ungemein.
- Wichtig ist auch das Investitionsvolumen. Die Infrastruktur sollte von Anfang an auf die maximale Gr össe des Portals ausgelegt werden, wenn diese relativ z ügig er- reicht werden soll. So hat man Investitionssicherheit und muss nicht andauernd die zu klein gewordene Infrastruktur nachr üsten, wenn z.B. auf einmal doch ein unter- nehmensweites System f ür Videokonferenzen gefordert wird. Es gilt im allgemeinen, dass das Verh ältnis von Startkosten zu Betriebskosten bei erfolgreichen Projekten oft 80:20 betr ägt. Ferner sind auch Schulungen f ür die sp äteren Nutzer in diesen Kosten zu ber ücksichtigen.
- Einer der wichtigsten Punkte ist die Aktualität des Kontent. Veraltete Informationen kosten Unsummen an Geld, wenn die Inhalte nicht aktuell sind, dann sinkt die Motivation der Nutzer, das Portal zu benutzen. Auch hier k önnen wieder die Nutzer aktiv mitwirken, indem sie Inhalte zur Verf ügung stellen.
- Die Attraktivität f ür die Benutzer ist einer der wichtigsten Punkte. wenn man z.B. durch Stellenb örsen, B2E- Angebote und e-Learning Maßnahmen zur Weiterqualifizierung der Mitarbeiter mehr Nutzer auf die Plattform zieht, verbessern sich auch so automatisch Punkte wie Aktualit ät, Akzeptanz und Motivation.

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