Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements (GPM) durch Einführung von Standardanwendungssoftware (SAS)


Seminararbeit, 2010
20 Seiten, Note: 1,0

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Geschäftsprozessmanagement sichert Existenzen

2 Management unternehmerischer Aktivitäten
2.1 Aufgaben
2.2 Motivation und Ziele
2.3 Relationen von GPM und IT

3 Inhärentes Verbesserungspotential von SAS
3.1 Lösungen zur Unterstützung des GPM
3.2 Konzeptalternativen

4 Konklusive GPM-Verbesserungen durch SAS
4.1 Auswirkungen der Spezifika einer SAS-Implementierung
4.2 Visualisierung und Austausch von Prozessen
4.3 Process Mining und Simulation
4.4 Flexibilität und Transparenz
4.5 Ansätze zur Prozessverbesserung
4.6 Organisatorische Konsequenzen
4.7 Effekte auf unternehmensübergreifende Prozesse

5 Potenzierung der Vorteile von SAS für das GPM
5.1 Serviceorientierte Architektur
5.2 Business Rules
5.3 Prozessorientiert automatisierte Business Intelligence

6 Caveat Emptor

7 Von der Integration zur Fusion

Quellenverzeichnis

1 Geschäftsprozessmanagement sichert Existenzen

Ohne die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologien) ist heute kaum noch ein Unternehmen konkurrenz- oder sogar überlebensfähig [PÜTS07, S. 1; THOM06, S. 24]. Die Gründe hierfür werden sowohl in den sich naturgemäß stetig wandelnden Rahmenbedingungen operativer und strategischer Geschäftsaktivitäten als auch in der interdependenten Gestaltung von Anwendungssystemen und Unternehmensorganisation gesehen [SCHÜ04, S. 15].

Einige wichtige Faktoren dieser Dynamik sind die Verkürzung des Produktlebenszyklus, die internationale Konkurrenz durch die fortschreitende Globalisierung, gesetzliche Regelungen, neue informationstechnische Entwicklungen und der steigende Kostendruck [ALLW05, S. 4]. Daraus resultieren immer wieder neue Herausforderungen für Unternehmen, deren effektive Bewältigung eine kontinuierliche Anpassung der Geschäftsprozesse erfordert.

Unternehmen agieren demnach in einem sehr komplexen und dynamischen Umfeld. Komplexität entsteht durch die Vielzahl von sich gegenseitig beeinflussenden Faktoren, wie z.B. die Globalisierung und die steigenden Kundenanforderungen. Die hohe Dynamik folgt aus der schnellen Veränderung vieler dieser Faktoren. Aufgrund der genannten Aspekte ist der Einsatz geeigneter Prozesse zur Steuerung, Kontrolle und Synchronisation der notwendigen Anpassungen nicht nur eine logische Konsequenz. Ein solches aktives Management ist vielmehr eine existentielle Voraussetzung für den Erfolg, die Erhaltung und Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit sowie die langfristige Überlebensfähigkeit von Unternehmen [ALLW05, S. 7].

Als einer der zentralen Themenbereiche der Wirtschaftsinformatik befasst sich das Geschäftsprozessmanagement (GPM) mit genau dieser Aufgabenstellung. Das GPM wird als ein Konzept zur systematischen Modellierung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens verstanden [SCHE95, S. 433]. Das Continuous System Engineering (CSE) als integrationsorientiertes Vorgehensmodell beschreibt detailliert die hierbei gewünschte kontinuierliche Anpassung von Geschäftsprozessen verbunden mit der synchronen Weiterentwicklung der dazugehörigen Informationssysteme [THOM96, S. 78f.].

Nach dem ursprünglichen Verständnis wurde das GPM primär als eine organisatorische und erst in zweiter Linie als eine technologische Aufgabe definiert [JOST02, S. 103f.]. Heute ist vermehrt die Gewährleistung von Effizienz, Agilität und Flexibilität erfolgskritisch. Die Notwendigkeit der Unterstützung des GPM durch IuK-Technologien folgt demnach unweigerlich aus der inhärenten Prozessorientierung, Dynamik und Komplexität des Aufgabengebiets [BECK09, S. 89f.; SCHM08, S. 35;SCHE06, S. 60f.].

Damit die effiziente Unterstützung von Unternehmensaktivitäten durch IuK-Techno­logien permanent gewährleistet werden kann, müssen parallel zu den Geschäftsprozessen auch die mit ihnen zusammenhängenden Anwendungen der Informationsverarbeitung konsequent weiterentwickelt werden. Aus diesem Grund können Programmanwendungen auch nicht längerfristig erfolgreich in der gleichen Form eingesetzt werden [THOM06, S. 215].Mit der Feststellung, dass ein effizientes GPM ohne Informationstechnik somit impraktikabel ist, lässt sich die in Abbildung 1 verdeutlichte Argumentationskette zu einem logischen Kreis schließen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Darstellung der Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen, IT und GPM

Im Folgenden stellt sich daher die Frage, was genau das Geschäftsprozessmanagement ist und inwiefern die Einführung von Standardanwendungssoftware (SAS) zu einer Verbesserung des GPM beitragen kann.

2 Management unternehmerischer Aktivitäten

Nahezu alle in einem Unternehmen auftretenden betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und informationstechnischen Fragestellungen hängen direkt oder mittelbar mit Geschäftsprozessen zusammen [ALLW05, S. 25].Definiert sind diese als zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolgen von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Personen oder Organisationseinheiten in oder zwischen Unternehmen unter Nutzung von IuK-Technologien ausgeführt werden können. Sie dienen damit der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Prozesszielen. Leistungen können dabei sowohl die Erstellung oder Bereitstellung eines physischen Produkts als auch die Erbringung eines Dienstes umfassen. Dabei ist das Ziel von Geschäftsprozessen, die Erwartungen und Anforderungen der Kunden zu erfüllen[GADA08, S. 46].

Für die Sicherung des Unternehmenserfolgs ist bei deren Gestaltung und Weiterentwicklung auf eine ausgeglichene Abstimmung zwischen einer rein operativen Kundenorientierung einerseits und einer Konzentration auf strategische Aspekte auf der anderen Seite zu achten. Die strategische Komponente darf hierbei für den langfristigen Auf- und Ausbau von Erfolgspotentialen und Kernkompetenzendes Unternehmens nicht vernachlässigt werden[SCHM08, S. 6].Die Unterstützung dieser Aktivitäten sowie der Prozesse an sich verlangt nach einer systematischen Vorgehensweise. Das GPM ist ein solches Instrument.

2.1 Aufgaben

Generell betrachtet befasst sich das GPM mit der Organisationseinheiten übergreifenden, prozessorientierten Gestaltung von Aufbau- und Ablaufstrukturen in einem Unternehmen [LASS06, S. 297]. Dabei gilt das Hauptaugenmerk der Verbesserung betrieblicher Abläufe und ihrer Organisation. Infolgedessen unterstützt das GPM den vollständigen Prozesslebenszyklus: Geschäftsprozesse werden identifiziert, modelliert und präzisiert, analysiert, in Varianten simuliert und in verbesserter Form implementiert. Aus deren kontinuierlicher Anpassung und Verbesserung folgt der in Abbildung 2 dargestellte Kreislauf[GADA08, S. 2f.].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Geschäftsprozessmanagement-Kreislauf (in Anlehnung an [ALLW05, S. 1])

Bei der Betrachtung des GPM als zentralen Bestandteil eines integrierten Konzeptes für das Geschäftsprozess- und Workflow-Management (WFM) dient es gleichermaßen der organisatorischen Gestaltung von Prozessen, deren Abgleich mit der Unternehmensstrategie sowie der technischen Umsetzung mit geeigneten IuK-Systemen [GADA08, S. 1].Dieses GPM-Verständnis verbindet die eingangs vorgestellte, traditionelle und maßgeblich durch Methoden und Managementdisziplinen geprägte Auslegung mit der auf Automatisierungstechnologien konzentrierten, technischen Auffassung. Als umfassende und realitätsnahe Interpretation des GPM harmoniert diese zudem mit der wissenschaftlichen Sichtweise der Wirtschaftsinformatik [THOM06, S. 18; SCHE95, S. 427f.].

2.2 Motivation und Ziele

Entsprechend der einleitenden Diskussion sind Unternehmen vielen, sich ständig wandelnden Herausforderungen ausgesetzt. Diese ergeben sich unter anderem aus der fortschreitenden Globalisierung und dem Wandel von einem Verkäufer- zu einem Käufermarkt. Steigende Kundenanforderungen, kürzere Produktlebenszyklen, ein steigender Kostendruck sowie sich unregelmäßig ändernden gesetzlichen Anforderungen und Normenerfordern dabei schnelle Anpassungen und eine hohe Flexibilität. Die rasante informationstechnische Entwicklung ist ein zusätzlicher Beschleunigungsfaktor [ALLW05, S. 4-7].

Wie bereits in Kapitel 1 dargelegt, sind die Minimierung der Reaktionszeit auf derartige Anforderungen sowie die durchgängige Gewährleistung einer hohen Prozessqualität existentielle Faktoren für die Wettbewerbs- und Überlebensfähigkeit von Unternehmen. Die Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen sowie deren systematische Unterstützung und Weiterentwicklung können damit als primäre Beweggründe für die Einführung eines GPM-Lebenszyklusabgeleitet werden. Effektivität wird dabei durch „richtige“ Entscheidungen hinsichtlich Aktivitäten erreicht. Einen maßgeblichen Einfluss auf die Effektivität haben demnach die Unternehmensziele,
-strategie und -vision [SCHM08, S. 2f.].Effizienz hingegen bedeutet „etwas richtig zu tun“. Hier geht es darum, die unternehmerischen Ziele wirtschaftlich, d.h. mit minimalem Aufwand zu erreichen oder mit einem beschränkten Ressourceneinsatzdie Zielerreichung hinsichtlich bestimmter Faktoren zu maximieren[SCHM08, S. 3].

Ein im Zuge der Globalisierung zunehmend bedeutender Zusammenhang ergibt sich aus dem häufigeren und intensiveren Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Besonders relevant sind hierbei Supply Chains, also Liefer-, Versorgungs- oder Wertschöpfungsketten. Die darin verbundenen Unternehmen sind in einer bestimmten Reihenfolge an der Versorgung, Entwicklung, Erstellung und Distribution eines Erzeugnisses beteiligt. Deren Koordination ist Aufgabe des Supply Chain Managements(SCM)[BECK04, S. 1; DANG04, S. 1].

Aus den zunehmend mehrstufigen Verbindungen zwischen diesen Unternehmen ergibt sich die realistischere Bezeichnung eines Beschaffungsnetzwerks. Diesbezüglich hat die kontinuierliche Qualitätssicherung von Geschäftsprozessen über das betrachtete Unternehmen hinaus auch einen Einfluss auf verschiedene Bereiche der angebundenen Lieferanten, Partner und Kunden [THOM01, S. 1521f.]. Die Einführung eines GPM kann insofern zur Verbesserung der gemeinsamen Wettbewerbsfähigkeit und gleichzeitig zu dem wirtschaftlichen Überleben derartiger Unternehmensverbunde beitragen.

Die erfolgreiche Bewältigung der vorgestellten Herausforderungen wird in der Unternehmensstrategie festgehalten. Darin begründete Ziele beinhalten üblicherweise eine Verbesserung der Transparenz, Flexibilität, Kundenorientierung, Prozessorientierung und Produktivität. Häufig genannte taktische und operative Ziele sind verringerte Kosten und Zeiten, erhöhte Qualität und Kundenzufriedenheit sowie die konsequente Ausrichtung der Prozesse an der Unternehmensstrategie [GADA08, S. 61].

2.3 Relationen von GPM und IT

Zwischen strategischer Zieldefinition, Geschäftsprozessmanagement und der Prozessunterstützung durch IuK-Systeme lassen sich inhärente Zusammenhänge feststellen. So können anhand der Abbildung 3 die in Kapitel 1 einleitend dargelegte Abhängigkeit eines effizienten GPM von der Unterstützung durch entsprechende Software nach der logischen Herleitung auch technisch spezifiziert werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Integriertes Geschäftsprozess- und Workflow-Management (in Anlehnung an
[GADA08, S. 2; SCHM08, S. 7])

Auf die Festlegung der im vorherigen Kapitel beschriebenen strategisch kritischen Erfolgsfaktoren folgt im Rahmen des Prozessmanagements die Ableitung und Präzisierung von Geschäftsprozessen aus der Unternehmensstrategie. Diese werden auf der darunterliegenden Ebene prozessorientiert als Workflows modelliert und organisatorisch basierend auf einem Berechtigungssystem in die IT eingebunden. Die Modellierung wird dabei von diversen in Kapitel 3.1 vorgestellten Softwareprodukten unterstützt.

Ein formal beschriebener, voll- oder teilautomatisierter Geschäftsprozess wird als Workflowbezeichnet [GADA08, S. 52f.]. Die technische Koordination und Organisation dieser GPM-Teildisziplin übernehmen dem Middleware-Bereich zugeordnete Workflow-Management-Systeme (WFMS). Sie ermöglichen die aktive, anwendungsneutrale Steuerung dieser arbeitsteiligen Prozesse und unterstützen die Modellierung, Simulation, Ausführung, Überwachung und Analyse von IT-gestützten Geschäftsprozessen auf operativer Ebene [GADA08, S. 266f.].Der Einsatz von WFMS ist vor allem für zumindest teilweise automatisierbare und regelmäßig stattfindende Prozesse prädestiniert [GADA08, S. 265]. Unstrukturierte Prozesse werden von so genannten Groupware-Lösungen unterstützt.

IuK-Technologien zur Unterstützung des GPM sind somit qualifizierte und zur Gewährleistung der notwendigen Effizienz obligatorische Hilfsmittel.

3 Inhärentes Verbesserungspotential von SAS

Standardsoftwarestellt Funktionen für eine größere Zahl von Anwendern zur Verfügung und ist damit in mehreren Unternehmen als Alternative zu Individualsoftware (IS) einsetzbar. Als Standardanwendungssoftware (SAS)werden dabei anwendungsorientierte Programme bezeichnet, die für bestimmte Aufgabenstellungen eingesetzt werden [THOM96, S. 170].Alle in der Tabelle 1 vorgestellten Lösungen erfüllen diese Kriterien. Die komparativen Vorteile von SAS gegenüber IS sind dabei unter anderem [GADA08, S. 348f.]:

- Geringer Anschaffungspreis: SAS ist als Lösung für mehrere Unternehmen konzipiert, weshalb die Entwicklungskosten rationiert werden können. Aufgrund des positiven Netzeffekts einer Standardisierung können sowohl Unternehmen als auch das GPM Vorteile aus einer hohen Verbreitung von SAS ziehen.
- Know-How-Transfer: Indem Standardabläufe aus integrierten Softwarebibliotheken ausgewählt werden, können Unternehmen von den Best-Practice-Erfahrungen des Herstellers profitieren. Die Übernahme solcher oder die Weiterentwicklung eigener Prozesse anhand branchenweit erfolgreicher Abläufe schafft einen fundierten Referenzpunkt für das GPM.
- Permanente Weiterentwicklung: Regelmäßige Updates sowie vergleichsweise konsistente Update-Zyklen verbessern die Planungssicherheit und dauerhafte Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Darüber hinaus ändern sich die organisatorischen Rahmenbedingungen üblicherweise schneller, als eine individuell entwickelte Software aufgrund mangelnder vorgehaltener Ressourcen angepasst werden kann [THOM06, S. 155].Auch das GPM profitiert von dieser kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Organisationsmethoden durch einen reduzierbaren Aufwand.
- Umfangreichere Funktionalität: Aus der Einsatzbreite einer SAS ergibt sich zwangsläufig auch ein höherer Funktionsumfang. Für das GPM bietet sich hierbei eine Evaluierung neuer, eventuell effektiverer Prozeduren an.
- Customizing: Ebenso wie die Anpassung von Funktionen, können auch IT-basierte Prozessabläufe adaptiert oder auf eigene Anforderungen hin konfiguriert werden. Somit müssen nicht alle Geschäftsprozesse an die IT angepasst werden. Durch eine solche spezifische Parametrisierung ist auch bei einer SAS ein bestimmter Grad an Individualität möglich.

Zusammengefasst ist absehbar, dass bereits die Wahl einer SAS an sich Vorteile für Unternehmen und deren GPM-Aktivitäten verspricht. Dabei ermöglichen sowohl die Einführung von vollständigen Plattformlösungen oder GPM-Suites als auch die Verwendung von nicht integrierten Werkzeugen eine Potentialsteigerung des GPM.

3.1 Lösungen zur Unterstützung des GPM

Für das GPM existiert eine Vielzahl unterschiedlicher IT-basierter Hilfsmittel. Die Auswahl und Vielfältigkeit der auf dem Markt für das Geschäftsprozessmanagement angebotenen Lösungen erschwert allerdings deren präzise Trennung und Einordnung. Eine mögliche Untersuchungsstruktur bietet die Kategorisierung von Softwareprodukten anhand des Ausmaßes der gebotenen Unterstützung für das GPM:

- GPM-Werkzeuge: unterstützen die graphische Visualisierung, Modellierung und Prozessoptimierung.
- WFM-/BPM-Engines: beschränken sich auf die Bereitstellung technischer Lösungen für die Prozessausführung und -steuerung.
- GPM-Suites: beinhalten alle für ein GPM notwendigen Funktionen und Werkzeuge.

[...]

Ende der Leseprobe aus 20 Seiten

Details

Titel
Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements (GPM) durch Einführung von Standardanwendungssoftware (SAS)
Hochschule
Bayerische Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Veranstaltung
Hauptseminar Wirtschaftsinformatik
Note
1,0
Autor
Jahr
2010
Seiten
20
Katalognummer
V164188
ISBN (eBook)
9783640793389
ISBN (Buch)
9783640793839
Dateigröße
808 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
GPM, SAS, Geschäftsprozessmanagement, bpm, business process management, Standardsoftware, Standardanwendungssoftware, Verbesserung, Einführung
Arbeit zitieren
B.Sc. cand. M.Sc. in Wirtschaftsinformatik Daniel Scheiner (Autor), 2010, Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements (GPM) durch Einführung von Standardanwendungssoftware (SAS), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/164188

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