Die fortschreitende Digitalisierung transformiert traditionelle Geschäftsmodelle und Branchen weltweit in einem nie dagewesenen Tempo. Insbesondere für die mittelständische Steuer- und Unternehmensberatung eröffnet dieser Wandel sowohl Herausforderungen als auch Chancen. In diesem Zusammenhang zielt die vorliegende Hausarbeit darauf ab, den aktuellen Entwicklungsstand der Digitalisierung in diesen Bereichen zu beleuchten und Perspektiven für die Zukunft aufzuzeigen.
Um das zuvor beschriebene Ziel der Arbeit zu erreichen, wird zunächst im ersten Teil der theoretische Bezugsrahmen abgesteckt, der die Grundlage für das Verständnis der Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), speziell in Steuerkanzleien und Unternehmensberatungen, bildet. Dabei werden die spezifischen Merkmale des mittelständischen Sektors, die Berufsfelder der Steuer- und Unternehmensberater sowie die Rolle der Digitalisierung innerhalb dieser Kontexte detailliert dargestellt.
Der Hauptteil der Arbeit widmet sich dem aktuellen Entwicklungsstand der Digitalisierung in der Steuer- und Unternehmensberatung. Dabei wird untersucht, wie digitale Technologien bereits heute in den Bereichen wie beispielsweise in der Unternehmensberatung und -analyse, Rechnungswesen, Betriebsprüfung, Steuererklärung und Kanzleimanagement Anwendung finden und wie die Geschäftsmodelle der beiden Branchen zunehmend digitalisiert werden. Zudem werden Praxisbeispiele herangezogen, um die theoretischen Ausführungen zu veranschaulichen.
Im darauffolgenden Abschnitt werden die Perspektiven und zukünftigen Entwicklungen der Digitalisierung in beiden Bereichen erörtert. Dabei liegt ein besonderes Augenmerk auf innovativen Technologien und Dienstleistungen, die Potenzial für eine weitere Transformation des Beratungsmarktes bieten. Es wird diskutiert, wie Automatisierung, Globalisierung und virtuelle Zusammenarbeit die Branche prägen und welche neuen Geschäftsfelder und Beratungsansätze sich daraus ergeben könnten.
Abschließend bietet die Arbeit eine kritische Reflexion über die gewonnenen Erkenntnisse und wirft einen Blick in die Zukunft der mittelständischen Steuer- und Unternehmensberatung in der digitalen Ära. Durch die Szenario-Analyse werden mögliche Entwicklungswege aufgezeigt und bewertet, um ein umfassendes Verständnis für die Dynamik und die treibenden Kräfte der Digitalisierung in diesem Sektor zu entwickeln.
c_1
3 Entwicklungsstand der Digitalisierung in der Steuerberatung
4 Entwicklungsstand der Digitalisierung in der Unternehmensberatung
5 Perspektiven der Digitalisierung in der Steuerberatung
6 Perspektiven der Digitalisierung in der Unternehmensberatung
7 Blick in die Zukunft (Szenario-Analyse)
8 Kritische Reflektion
9 Schlussteil
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Umsatz steuerberatende Tätigkeit in Prozent
Abbildung 2: Umsatz vereinbare Tätigkeiten in Prozent
Abbildung 3: Tätigkeitsfeld eines Unternehmensberaters
Abbildung 4: Formen der Managementberatung
Abbildung 5: Phasenmodell eines idealtypischen Beratungsprozess
Abbildung 6: Entwicklung der Personalstrukturen
Abkürzungsverzeichnis
Abs. – Absatz
AO – Abgabenordnung
BDSG – Bundesdatenschutzgesetz
BOStB – Berufsordnung der Bundessteuerberaterkammer
BStBK – Bundessteuerberaterkammer
DMS – Dokumentenmanagementsystem
DS-GVO – Datenschutz-Grundverordnung
EDI – Electronic Data Interchange
Elster – Elektronische Steuererklärung
GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
IfM – Institut für Mittelstandsforschung
KI – Künstliche Intelligenz
KMU – Kleine und mittlere Unternehmen
PDF – Portable Document Format
StBerG – Steuerberatungsgesetz
Vgl. – Vergleiche
1 Einleitung
Die fortschreitende Digitalisierung transformiert traditionelle Geschäftsmodelle und Branchen weltweit in einem nie dagewesenen Tempo.[1] Insbesondere für die mittelständische Steuer- und Unternehmensberatung eröffnet dieser Wandel sowohl Herausforderungen als auch Chancen.[2] In diesem Zusammenhang zielt die vorliegende Hausarbeit darauf ab, den aktuellen Entwicklungsstand der Digitalisierung in diesen Bereichen zu beleuchten und Perspektiven für die Zukunft aufzuzeigen.
Um das zuvor beschriebene Ziel der Arbeit zu erreichen, wird zunächst im ersten Teil der theoretische Bezugsrahmen abgesteckt, der die Grundlage für das Verständnis der Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), speziell in Steuerkanzleien und Unternehmensberatungen, bildet. Dabei werden die spezifischen Merkmale des mittelständischen Sektors, die Berufsfelder der Steuer- und Unternehmensberater sowie die Rolle der Digitalisierung innerhalb dieser Kontexte detailliert dargestellt.
Der Hauptteil der Arbeit widmet sich dem aktuellen Entwicklungsstand der Digitalisierung in der Steuer- und Unternehmensberatung. Dabei wird untersucht, wie digitale Technologien bereits heute in den Bereichen wie beispielsweise in der Unternehmensberatung und -analyse, Rechnungswesen, Betriebsprüfung, Steuererklärung und Kanzleimanagement Anwendung finden und wie die Geschäftsmodelle der beiden Branchen zunehmend digitalisiert werden. Zudem werden Praxisbeispiele herangezogen, um die theoretischen Ausführungen zu veranschaulichen.
Im darauffolgenden Abschnitt werden die Perspektiven und zukünftigen Entwicklungen der Digitalisierung in beiden Bereichen erörtert. Dabei liegt ein besonderes Augenmerk auf innovativen Technologien und Dienstleistungen, die Potenzial für eine weitere Transformation des Beratungsmarktes bieten. Es wird diskutiert, wie Automatisierung, Globalisierung und virtuelle Zusammenarbeit die Branche prägen und welche neuen Geschäftsfelder und Beratungsansätze sich daraus ergeben könnten.
Abschließend bietet die Arbeit eine kritische Reflexion über die gewonnenen Erkenntnisse und wirft einen Blick in die Zukunft der mittelständischen Steuer- und Unternehmensberatung in der digitalen Ära. Durch die Szenario-Analyse werden mögliche Entwicklungswege aufgezeigt und bewertet, um ein umfassendes Verständnis für die Dynamik und die treibenden Kräfte der Digitalisierung in diesem Sektor zu entwickeln.
2 Theoretischer Bezugsrahmen
Dieses Kapitel legt die Basis für das Verständnis der Rolle und Dynamik von KMU sowie die Berufsfelder der Steuer- und Unternehmensberater dar. Es behandelt spezifisch die Strukturen, Geschäftsmodelle und die Auswirkungen der Digitalisierung auf diese Bereiche. Der Fokus liegt auf der Erörterung von mittelständischen Steuerkanzleien und Unternehmensberatungen, den Berufsbildern von Steuer- und Unternehmensberatern, sowie den technologischen Trends wie Big Data, KI und Cloud-Computing, die diese Felder transformieren.
2.1 Kleine und mittlere Unternehmen
KMU sind ein wesentlicher Bestandteil der Wirtschaftsstruktur in Deutschland und der Europäischen Union. Sie umfassen Kleinstunternehmen, kleine Unternehmen sowie mittlere Unternehmen. Das Statistische Bundesamt in Deutschland orientiert sich bei der Definition von KMU an der Empfehlung 2003/361/EG der Europäischen Kommission, welche Unternehmen nach ihrer Größe in Bezug auf die Anzahl der Beschäftigten und den Jahresumsatz klassifiziert. Gemäß dieser Definition zählen zu den Kleinstunternehmen solche, die höchstens neun Mitarbeiter beschäftigen und einen jährlichen Umsatz von bis zu zwei Millionen Euro erzielen. Gemäß Definition gelten kleine Unternehmen als solche, die höchstens 49 Mitarbeiter beschäftigen und einen jährlichen Umsatz von bis zu 10 Millionen Euro erzielen. Im Gegensatz dazu umfassen mittlere Unternehmen bis zu 249 Mitarbeiter und erzielen einen Jahresumsatz von bis zu 50 Millionen Euro. Unternehmen, die diese Schwellenwerte überschreiten, werden als Großunternehmen klassifiziert.[3]
Diese Einteilung berücksichtigt die vielfältige Natur der Unternehmenslandschaft in Deutschland, wobei KMU eine dominierende Rolle spielen. Sie repräsentieren den Großteil aller Unternehmen und sind entscheidend für die Beschäftigung, Innovation und die Ausbildung von Fachkräften. Besonders charakteristisch für KMU ist die enge Verknüpfung von Eigentum und Führung, was zu einer Minimierung von Hierarchie- und Kontrollkosten führt. Dieser Umstand verschafft den KMU einen erheblichen Wettbewerbsvorteil im Vergleich zu Großunternehmen. Trotz ihrer zahlenmäßigen Dominanz und ihrer Bedeutung für die Wirtschaft tendieren KMU dazu, weniger in Forschung und Entwicklung zu investieren im Vergleich zu größeren Unternehmen, was teilweise auf die Knappheit an finanziellen, materiellen und personellen Ressourcen zurückzuführen ist.[4]
2.1.1 Mittelständische Steuerkanzlei
Grundlegend haben Steuerberater die Möglichkeit, ihren Beruf entweder in einem Angestelltenverhältnis oder als Selbständige auszuüben. Ein angestellter Steuerberater bei einem gewerblichen Unternehmen, trägt die Bezeichnung "Syndikus-Steuerberater". In dieser Position liegt der Schwerpunkt seiner Beratung auf seinem Arbeitgeber, in der Regel einem größeren Unternehmen. Die Mehrheit der Steuerberater, nämlich 70 Prozent, wählt die Selbstständigkeit während 30 Prozent sich in einem Anstellungsverhältnis befinden.[5]
Von den selbstständigen Steuerberatern betreiben wiederum etwa 70 Prozent ihre Kanzlei als eine kleine Steuerkanzlei. Diese besteht in der Regel aus einem Steuerberater und bis zu zwei weiteren Angestellten. Somit stellt die kleine Steuerkanzlei den Regelfall in Deutschland dar. Typisch für eine kleine Steuerkanzlei ist eine ausgewogene Verteilung ihrer Mandanten. Dies besteht etwa gleichermaßen aus Privatpersonen und Unternehmen, wobei Freiberufler eher zu vernachlässigen sind. Weiter bietet die Kanzlei ein weites Spekatrum an Dienstleistungen an, etwa im Bereichen der Steuer- und betriebswirtschaftlichen Beratung sowie der Finanzbuchhaltung. Im Bereich der Digitalisierung wird eine spezielle Steuer- und Buchhaltungssoftware bereits seit mehr als einem Jahrzehnt genutzt.[6]
2.1.2 Mittelständische Unternehmensberatung
Mittelständische Unternehmensberatungen bieten ähnliche Dienstleistungen wie ihre größeren Pendants an, darunter Strategieberatung, Prozessoptimierung, Digitalisierung, und Personalberatung. Der wesentliche Unterschied liegt jedoch in der persönlicheren Herangehensweise, der Flexibilität und der tiefen Verwurzelung im lokalen oder regionalen Markt. Ihre Größe ermöglicht es diesen Beratungsfirmen, engere und individuellere Kundenbeziehungen zu pflegen und ihre Dienstleistungen präzise auf die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen mittelständischer Unternehmen anzupassen. Ein charakteristisches Merkmal mittelständischer Unternehmensberatungen ist ihre Fähigkeit, spezialisiertes Wissen und Branchenerfahrungen anzubieten, die direkt auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten sind. Dieses spezialisierte Wissen, kombiniert mit einer flexiblen und kundennahen Betriebsweise, macht sie zu wertvollen Partnern für mittelständische Unternehmen, die nach maßgeschneiderten Lösungen suchen. Es ist wichtig zu betonen, dass mittelständische Unternehmensberatungen durch ihre eigene Zugehörigkeit zum Mittelstand eine einzigartige Perspektive und ein tiefes Verständnis für die Dynamik und die spezifischen Herausforderungen dieser Unternehmensgruppe mitbringen. Sie kennen die Bedeutung einer effizienten Ressourcennutzung und die Notwendigkeit, sich rasant an dynamische Marktbedingungen anzupassen.[7]
2.2 Berufsfeld Steuerberater
Der Beruf des Steuerberaters zählt zu den freiberuflichen Tätigkeiten und unterliegt dem Steuerberatungsgesetz (StBerG).[8] Für die Ausübung des Berufs des Steuerberaters ist nicht zwangsläufig ein ausschließlich akademischer Hintergrund erforderlich; die Zulassung kann auch durch eine entsprechende Ausbildung erreicht werden. Hierzu gehört der erfolgreiche Abschluss der Steuerberaterprüfung, gefolgt von einer praxisorientierten Tätigkeit, deren Dauer von der Art der absolvierten Ausbildung abhängig ist.[9] Das erfolgreiche Bestehen der Steuerberaterprüfung ist jedoch für alle Bewerber zwingend erforderlich.[10]
Das Tätigkeitsfeld eines Steuerberaters kann grundlegend in zwei Bereiche untergliedert werden. Das erste umfasst die sogenannten Vorbehaltsaufgaben die ausschließlich dem Steuerberater vorbehalten sind, zu denen die Deklarationsberatung, Gestaltungsberatung und Durchsetzungsberatung gehören.[11] Die Deklarationsberatung beinhaltet die Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen und die Einlegung von Einsprüchen gegen Steuerbescheide. Die Gestaltungsberatung konzentriert sich auf die detaillierte Ausgestaltung von Einnahmen und Ausgaben, einschließlich der Beratung zu steuerlich relevanten Betriebsausgaben. Steuerberater vertreten ihre Mandanten auch in Steuerermittlungen oder Betriebsprüfungen gegenüber den Finanzbehörden.[12]
Der zweite Bereich umfasst die sogenannten vereinbarten Tätigkeiten. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um Aufgaben, die neben den gängigen beruflichen Aufgaben auch zusätzliche Tätigkeiten einschließen, die mit dem Beruf eines Steuerberaters vereinbar sind, darunter beispielsweise Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt oder vereidigter Buchprüfer.[13]
2.2.1 Geschäftsmodell des Steuerberaters
Das Geschäftsmodell[14] der Steuerberatung kann als eine Dreiecksbeziehung zwischen Steuerberater, Mandant und Finanzverwaltung gesehen werden, besonders im Kontext kleinerer und mittlerer Steuerberatungskanzleien. Der Steuerpflichtige überträgt dem Steuerberater steuerliche Pflichten wie die Steuerdeklaration und die Vorlage von Unterlagen, wobei der Steuerberater die Haftung für die ordnungsgemäße Erfüllung übernimmt. Die Rolle des Steuerberaters erstreckt sich nicht nur auf die Steuerdeklaration, sondern begleitet den Mandanten während des gesamten Besteuerungsprozesses, inklusive steuerlicher Planung und Betriebsprüfung.[15]
Das Vertrauensverhältnis zwischen dem Steuerberater und dem Unternehmen ist hoch, da sensible Unternehmensdaten ausgetauscht werden. Diese Vertrauensbasis bildet die Grundlage für Dienstleistungen wie die Betriebswirtschaftliche Beratung. Die Einbindung des Steuerberaters ist auch für die Finanzverwaltung vorteilhaft, da sie sich auf die Sachkunde des Steuerberaters verlassen kann.[16]
Die Dreiecksbeziehung beinhaltet einen gegenseitigen Kontrollauftrag. Der Steuerberater wirkt auf ein steuerehrliches Verhalten des Steuerpflichtigen hin und kontrolliert die Steuerfestsetzungen der Finanzverwaltung. Sowohl der Mandant als auch die Finanzverwaltung profitieren von der Einbindung des Steuerberaters, was durch ein Verhältnis von Vertrauen und Kontrolle geprägt ist.[17]
2.2.2 Umsatzstruktur
Die umsatzsteuerberatende Tätigkeit eines Steuerberaters zeichnet sich durch eine vielfältige Struktur aus, bei der die prozentuale Verteilung auf verschiedene Aufgabenfelder wie folgt gestaltet ist (siehe Abbildung 1): Der größte Anteil, nämlich 30%, entfällt auf die Erstellung von Jahresabschlüssen für Mandanten. Hierbei liegt der Fokus darauf, die finanziellen Ergebnisse eines Geschäftsjahres systematisch zu strukturieren und aufzubereiten. Ein weiterer bedeutender Bereich stellt das Rechnungswesen dar, das 25% des Gesamtumsatzes ausmacht. In diesem Bereich erfolgt die systematische Erfassung und Organisation von Geschäftsvorfällen, um eine transparente Finanzbuchführung zu gewährleisten. Die Erstellung von Einkommensteuererklärungen für Privatpersonen oder Unternehmen bildet mit 14% einen wichtigen Bestandteil der umsatzsteuerberatenden Tätigkeit. Für steuerliche Erklärungen im betrieblichen Kontext, die über die Einkommensteuer hinausgehen, ist ein Anteil von 11% vorgesehen. Die Berechnung von Löhnen und Gehältern sowie die Erstellung entsprechender Abrechnungen nehmen 9% des Gesamtumsatzes ein. Die Beratung bezüglich steuerlicher Deklarationen, inklusive der Optimierung von steuerlichen Aspekten, macht einen Anteil von 7% aus. Die Vertretung der Mandanten vor Finanzämtern und Gerichten, beispielsweise in Steuerstreitigkeiten, ist mit 2% ein kleinerer, aber dennoch relevanter Teil der umsatzsteuerberatenden Tätigkeit. Ein zusätzlicher Anteil von 2% entfällt auf sonstige Tätigkeiten, die nicht explizit den vorherigen Kategorien zugeordnet werden können.[18]
Abbildung 1: Umsatz steuerberatende Tätigkeit in Prozent
Quelle: Eigene Darstellung.
Die Tätigkeitsfelder eines Steuerberaters erstrecken sich über verschiedene Bereiche, und der Umsatz ist prozentual auf die einzelnen Aufgabenfelder verteilt (siehe Abbildung 2):
Der größte Anteil des Umsatzes, nämlich 62%, entfällt auf die betriebswirtschaftliche Beratung. Hierbei unterstützt der Steuerberater Unternehmen bei wirtschaftlichen Entscheidungen und strategischen Überlegungen. Die Tätigkeit als Wirtschaftsprüfer macht einen Anteil von 12% des Gesamtumsatzes aus. In diesem Bereich liegt der Fokus auf der Prüfung und Beurteilung von finanziellen Unterlagen und Geschäftsprozessen. Die Beratung bezüglich Fördermittel trägt mit 4% zum Gesamtumsatz bei. Dabei unterstützt der Steuerberater Unternehmen bei der Identifizierung und Beantragung von Fördergeldern. Die Vermögensberatung macht 3% des Gesamtumsatzes aus. In diesem Bereich berät der Steuerberater Mandanten in finanziellen Angelegenheiten und Vermögensfragen. Die Testamentsvollstreckung bildet einen Anteil von 3% der vereinbaren Tätigkeit. Hierbei übernimmt der Steuerberater die Verwaltung und Umsetzung von testamentarischen Anordnungen. Die treuhänderische Tätigkeit macht 2% des Umsatzes aus. Hierbei agiert der Steuerberater als Treuhänder und verwaltet Vermögenswerte im Interesse des Mandanten. Ein zusätzlicher Anteil von 8% entfällt auf sonstige Tätigkeiten, die nicht explizit den vorherigen Kategorien zugeordnet werden können. Dies umfasst möglicherweise spezielle Beratungsleistungen oder individuelle Mandantenanforderungen.[19]
Abbildung 2: Umsatz vereinbare Tätigkeiten in Prozent
Quelle: Eigene Darstellung.
2.2.3 Steuerberatung 4.0
Der Begriff Steuerberatung 4.0 nimmt an Bedeutung zu und beschreibt im Allgemeinen die Veränderung der Rolle des Steuerberaters im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung. Dabei orientiert sich dieser Ansatz an den Prinzipien des Begriffs Industrie 4.0[20] und legt den Fokus auf eine verstärkte digitale Betreuung und Beratung im Umgang mit Mandanten.[21]
2.3 Berufsfeld Unternehmensberater
Die Tätigkeitsfelder eines Unternehmensberaters werden klassischerweise in drei Bereiche aufgeteilt (siehe Abbildung 3):
· Managementberatung,
· IT-Beratung und
· Personalberatung.[22]
Abbildung 3: Tätigkeitsfeld eines Unternehmensberaters
Quelle: Lippold, D., 2016, S. 64.
In diesem Kontext lässt sich der Bereich der Managementberatung weiter in drei Teilbereiche unterteilen (siehe Abbildung 4): Im ersten Bereich, der Strategieberatung, geht es darum, die strategische Ausrichtung des Klienten zu unterstützen. Dies beinhaltet die Entwicklung einer klaren strategischen Vision und Ausarbeitung von Zielen, die die Grundlage für die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens bilden. Im zweiten Teilbereich werden die aufbau- und ablauforganisatorischen Voraussetzungen geschaffen, die erforderlich sind, um die strategische Ausrichtung in der operativen Wertschöpfung abzubilden. Dies bezieht sich auf die Gestaltung der organisatorischen Strukturen und Prozesse, um die definierten Ziele effektiv umsetzen zu können. Festlegung der organisatorischen Rahmenbedingungen ist es entscheidend, die Mitarbeiter des Unternehmens dazu zu motivieren, die geplante Strategie innerhalb der entworfenen Wertschöpfungsstrukturen und -prozesse tatsächlich zu verfolgen. Dieser Prozess der Umsetzung und Veränderung wird als Transformationsberatung bezeichnet.[23]
Diese drei Managementberatungsformen, nämlich die Strategieberatung, Organisationsberatung und Transformationsberatung, ermöglichen es, die verschiedenen Aspekte der Unternehmensentwicklung ganzheitlich anzugehen und den Klienten in unterschiedlichen Phasen ihrer strategischen Reise zu unterstützen.[24]
Abbildung 4: Formen der Managementberatung
Quelle: Fink, D., 2014, S. 3.
Die IT-Beratung fokussiert sich auf die strategische Planung, effiziente Entwicklung, nahtlose Implementierung und kontinuierlichen Betrieb von informationstechnischen Systemen. Hierbei trägt der Unternehmensberater dazu bei, dass die IT-Infrastruktur den Geschäftsanforderungen entspricht und effizient genutzt werden kann.[25]
Im Bereich der Personalberatung steht die Rekrutierung von Führungskräften im Fokus. Zusätzlich beinhaltet dies die Förderung der Personalentwicklung, Unterstützung von Mitarbeitern bei beruflicher Neuorientierung (Outplacement) sowie die Gestaltung von Gehältern und Verträgen. Der Unternehmensberater unterstützt Unternehmen dabei, das richtige Personal zu finden und zu halten.[26]
2.3.1 Geschäftsmodell des Unternehmensberaters
In der Literatur wird bezüglich des Geschäftsmodells eines Unternehmensberaters auf die üblichen Dimensionen
· Value Proposition,
· Value Creation und
· Value Capturing verwiesen.[27]
Die Value Proposition ist ein klares Versprechen gegenüber ausgewählten Kundensegmenten. Im traditionellen Sinn fußt die Value Proposition von Unternehmensberatungen auf das Versprechen, ein komplexes Problem zu lösen.[28]
Die Value Creation bezieht sich allgemein auf die Schaffung des Wertversprechens oder des Zusatznutzens eines Produkts oder einer Dienstleistung und darauf, wie dies mithilfe von Ressourcen erreicht werden soll. Im Detail geht es um die Tiefe der Wertschöpfung sowie die angewandten Kooperationsformen (make – cooperate – buy). Ebenso spielt der Grad der Automatisierung und der Self-Service-Aspekt eine Rolle.[29]
Die Dimension Value Capturing befasst sich mit der Frage, auf welche Weise Unternehmensberatungen Margen bzw. Gewinne erzielen. Hierbei orientiert sich das Pricing an der Größe der Unternehmensberatung, dem Segment und dem Beratungslevel, auf dem ein Kunde betreut wird.[30]
2.3.2 Consulting 4.0
Der Ausdruck Consulting 4.0 bezieht sich auf verschiedene Herangehensweisen, die sich aus einer Kombination von Digitalisierung in Beratungsprojekten ergeben. Grundsätzlich liegt der Schwerpunkt auf der Umsetzung vollautomatisierter und selbstorganisierender Prozesse entlang der gesamten industriellen Wertschöpfungskette. Dies kann den Einsatz von Machine Learning für vorhersagende Wartungsanalysen in Beratungsprojekten, die Automatisierung von Backoffice-Aufgaben oder die Digitalisierung des gesamten Geschäftsmodells durch Remote-Beratung und Crowd-Consulting einschließen.[31]
2.4 Digitalisierung
Digitalisierung kann generell die Konvertierung analoger in digitale Darstellungen bezeichnet werden.[32] Von betriebswirtschaftlicher Perspektive aus umfasst sie jedoch auch die grundlegende Transformation des Kundenverhaltens und der Märkte durch den Einsatz digitaler Technologien und erzwingt dadurch einen unumgänglichen Wandel von Geschäftsmodellen, Wertschöpfungsketten und Organisationsstrukturen innerhalb von Unternehmen.[33] Infolgedessen führt die Digitalisierung nicht bloß zu Veränderungen im Bereich von Daten und Informationen, sondern setzt auch tiefgreifende Umgestaltungen von Branchen und Unternehmen in Gang.
2.4.1 Big Data Analytics
Big Data wird oft durch die sogenannten "V's" definiert, die für die folgenden Merkmale stehen:
· Volumen (volume): Die Menge an Daten,
· Geschwindigkeit (velocity): Die Geschwindigkeit, mit der Daten generiert und verarbeitet werden,
· Vielfalt (variety): Die Vielfalt der Datenquellen und -formate,
· Vertrauen (veracity): Die Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Daten.[34]
Big Data Analytics konzentriert sich darauf, unstrukturierte Informationen aus verschiedenen Quellen wie Anrufprotokollen, mobilen Banktransaktionen, Online-Inhalten wie Blog-Posts und Tweets, Online-Suchanfragen und Bildern zu verarbeiten. Durch den Einsatz von Berechnungstechniken können diese Informationen in wertvolle Geschäftsinformationen umgewandelt werden, um Trends und Muster zwischen Datensätzen zu identifizieren.[35]
2.4.2 Künstliche Intelligenz
KI wird als ein Konzept definiert, das es einem System ermöglicht, externe Daten korrekt zu interpretieren, aus diesen Daten zu lernen und dieses Wissen flexibel anzupassen, um spezifische Ziele und Aufgaben zu erreichen.[36] Die Basis von KI liegt in der Entwicklung autonomer Agenten, die ohne vorab festgelegte Wissensbasis ihrer Umgebung auf ihre Ziele hinarbeiten können.[37]
2.4.3 Cloud-Computing
Cloud-Computing zeichnet sich dadurch aus, dass es Daten und Anwendungen in die entfernte Cloud verlagert und dann einen einfachen und weitreichenden Zugriff darauf ermöglicht.[38] Die Technologie hat bedeutende Einflüsse auf die digitale Geschäftswelt, indem die elektronische Speicherung und Verarbeitungsleistung sich von kundenkontrollierten Infrastrukturen hin zu umfangreichen Datenverarbeitungszentren in der oben genanten Cloud verlagern.[39]
2.4.4 Machine Learning
Beim maschinellen Lernen erhalten Computer die Fähigkeit, aus Erfahrungen zu lernen, ohne dass dies explizit programmiert werden muss. Diese Lernprozesse ermöglichen es einem Computerprogramm, seine Leistung bei einer bestimmten Aufgabe zu verbessern, indem es Erfahrungen sammelt und daraus lernt. Hinzu kommt, dass ein Computerprogramm als lernend betrachtet wird, wenn seine Leistung in Bezug auf eine bestimmte Aufgabe mit der Zeit und Erfahrung zunimmt.[40]
2.4.5 Process Mining
Process Mining eröffnet die Möglichkeit zur umfassenden Analyse von Geschäftsprozessen anhand digitaler Spuren, die in einem Event-Log erfasst sind. In diesem Log sind Ereignisse dokumentiert, die während der Ausführung eines Geschäftsprozesses eingetreten sind. Jedes dieser Ereignisse ist mit einer konkreten Aktivität verknüpft, die zu einem präzise festgelegten Zeitpunkt stattgefunden hat und einem eindeutigen Fall zugeordnet werden kann. Diese Technologie ermöglicht eine visuelle Darstellung und detaillierte Analyse von Geschäftsprozessen anhand dieser digitalen Spuren. Sie bietet Einblicke in den tatsächlichen Ablauf von Prozessen, identifiziert Muster, Engpässe und Abweichungen, um somit die Gesamtleistung der Prozesse zu verbessern und fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung zu treffen.[41]
3 Entwicklungsstand der Digitalisierung in der Steuerberatung
Bei der Digitalisierung von Steuerkanzleien bestehen spezielle Anforderungen, da gemäß § 4 Absatz (Abs.) 1 BOStB Steuerberater verpflichtet sind, wirksame Maßnahmen umzusetzen, die förderlich für den Kanzleibetrieb sind. Dies schließt die Digitalisierung sowohl interner als auch externer Prozesse mit ein.[42] Nachfolgend werden bereits implementierte Maßnahmen im Kontext der Digitalisierung in einer Steuerkanzlei erläutert, wobei ihre Vor- und Nachteile herausgearbeitet werden.
3.1 Digitales Rechnungswesen
Wie in Abschnitt 2.2.2 Umsatzstruktur bereits dargelegt wurde, ist das Rechnungswesen bestehend aus Jahresabschluss und Finanzbuchhaltung, eine zentrale Haupttätigkeit von Steuerberatern ist. Dieses Gebiet hat sich durch die Digitalisierung erheblich verändert, was auf die kontinuierliche Umweltveränderung zurückzuführen ist. Diese permanente Veränderung erfordert auch eine Anpassung des Rechnungswesens.[43] In den folgenden Abschnitten wird näher darauf eingegangen, wie die Digitalisierung spezifische Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung von Steuerkanzleien hat.
3.1.1 Digitale Rechnungen (PDF, EDI, X-Rechnung)
Bei der Erstellung einer digitalen Rechnung verzichtet der Ersteller auf die Verwendung eines Papierformulars und sendet die Rechnungen stattdessen häufig als Portable Document Format (PDF)-Dateien. Digitale Rechnungen in PDF bringen grundlegende Vorteile mit sich, insbesondere für den Rechnungssteller. Zum einen erreichen Rechnungen schneller das Unternehmen, da die Verpackungszeit, der Transportweg und die Verteilzeit der Eingangspost wegfallen. Dies trägt zu einem präziseren Periodenabschluss bei, da mehr Rechnungen rechtzeitig die Buchhaltung erreichen und berücksichtigt werden können. Zudem werden digitale Rechnungen archiviert, was vor Verlust schützt und sie vor Beschädigung oder Verschmutzung bewahrt. Des Weiteren dienen sie als Ausgangsbasis für weitere digitale Anwendungen, darunter auch autonome Rechnungsprüfungen. Die Risiken bei der Verarbeitung digitaler Eingangsrechnungen aus Sicht des Rechnungsempfängers (Buchhaltung) sind grundsätzlich gering. Daher gestaltet es sich schwierig, die Forderungen der Rechnungssteller nach einem digitalen Kommunikationskanal abzulehnen. Die Kosten für diese digitale Lösung sind niedrig, da das vorhandene E-Mail-System die zusätzlichen E-Mails problemlos bewältigen kann. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das auch für die Eingangsrechnungen genutzt wird, verfügt in der Regel über ausreichende Kapazitäten. Preise für Erweiterungen oder sogar eigene Systeme für die Kreditorenbuchhaltung sind heutzutage sehr erschwinglich. Die rechtlichen Hürden für die Anerkennung digitaler Eingangsrechnungen im Steuerrecht sind so gering, dass sie leicht überwunden werden können. Daher bestehen kaum Risiken für die Buchhaltung eines Unternehmens, das digitale Eingangsrechnungen seiner Lieferanten akzeptiert. [44]
Im Gegensatz zur zuvor beschriebenen digitalen Eingangsrechnung, die eine Abbildung des analogen Dokuments versendet, übermittelt eine tatsächlich digitale Rechnung den Inhalt des Dokuments als Datensatz. Es gibt verschiedene Möglichkeiten dafür, wobei einige standardisiert sind. Der maßgebliche Standard für die digitale Eingangsrechnung als Datensatz ist Electronic Data Interchange (EDI). EDI ist ein Standard, der den Austausch von Dokumenteninhalten zwischen Partnern ermöglicht. Dies betrifft nicht nur Rechnungen, sondern auch viele andere Dokumente wie Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. In der Buchhaltung liegt der Fokus hauptsächlich auf den Ausgangs- und Eingangsrechnungen im EDI-Format. Die EDI-Anwendung bietet die Möglichkeit, den Rechnungsinhalt direkt als digitale Datensätze zu verschicken. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, dass Absender und Empfänger der Rechnung eine einheitliche Definition der digitalen Datensätze akzeptieren. Dieses Ziel sollte durch den Einsatz des EDI-Standards erreicht werden. Das Vorhaben strebte an, einen allgemein anerkannten Standard zu etablieren. Der Ablauf der Fakturierung und des Rechnungseingangs unterscheidet sich bei den digitalen Datensätzen nur an einer Stelle wesentlich vom Ablauf bei der Verwendung der PDF-Rechnung, solange die Oberfläche, also das, was der Anwender sieht, betrachtet wird. Im Hintergrund laufen hingegen andere Programme ab. Trotz der langjährigen Verfügbarkeit des EDI-Formats wird es vorwiegend nur von großen Unternehmen genutzt. Dies liegt einerseits an der geringen Flexibilität, da Änderungen in Absprache mit Partnern und Dienstleistern erfolgen müssen. Andererseits erfordern die Einrichtung und der Betrieb von EDI spezialisiertes Fachwissen. Daher ist EDI bisher vor allem für KMU unattraktiv.[45]
Bei der Nutzung der X-Rechnung ist der Prozess ähnlich wie bei der Verwendung von EDI. Die digitalen Eingangsrechnungen werden über ein Portal der Behörde hochgeladen oder per E-Mail verschickt. Je nach Behörde muss dieser Weg bei der Auftragsvergabe vereinbart werden. In der Praxis hat sich die Verwendung einer X-Rechnung als bewährt erwiesen. Der Staat hat bereits positive Erfahrungen damit gemacht, insbesondere durch das Elektronische Steuererklärung (ELSTER)-Portal für die digitale Steuererklärung und die E-Bilanz. Auch die X-Rechnung hat bisher noch keine signifikante Verbreitung gefunden. Sie soll jedoch preiswerter zu implementieren sein als EDI, da sie besser in die Standardanwendungen integriert werden kann. [46]
3.1.2 Elektronische Bilanz (Jahresabschluss)
Durch § 5b EStG wurde die gesetzliche Grundlage für die elektronische Übermittlung von Jahresabschlussdaten an die Finanzverwaltung geschaffen. Demnach sind bilanzierende Unternehmen nun, unabhängig von ihrer Rechtsform, verpflichtet, ihren Jahresabschluss, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung in einem vom Amt vorgeschriebenen Datenformat per Datenfernübertragung an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Dieser Vorgang der elektronischen Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen wird als E-Bilanz bezeichnet. Die herkömmliche Methode, den Jahresabschluss auszudrucken, zu unterzeichnen und per Post an das Finanzamt zu senden, wird durch die E-Bilanz durch eine elektronische Übermittlung über das Internet ersetzt. Die E-Bilanz ist ein integraler Bestandteil des Steuerbürokratieentlastungsgesetzes (SteuBAG) und fällt somit unter den Bereich des E-Government. Unter E-Government versteht man sämtliche Prozesse der Politik, des Staats und der Verwaltung, die durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützt werden.[47]
Diese Vorschriften haben dazu geführt, dass die Digitalisierung fortan nicht mehr als Wahlmöglichkeit betrachtet werden kann, sondern als Verpflichtung. Infolgedessen sind digitale Infrastrukturen für Kanzleien unabdingbar für eine adequate Umsetung geworden.[48]
Die Vorteile der E-Bilanz liegen vor allem beim Staat. Durch den Einsatz digitaler Prüfsoftware kann er Unregelmäßigkeiten in den Zahlen entdecken und seine Ressourcen gezielt einsetzen. Buchhaltern werden weniger und kürzere Betriebsprüfungen versprochen, wenn ihre Buchführung in Ordnung ist. Gleichzeitig ergeben sich Vorteile, wenn die Übergabedatei für andere Empfänger genutzt werden kann, beispielsweise bei der Veröffentlichung des Jahresabschlusses. Da die Taxonomie bekannt ist und das Format der Übergabedatei für den Austausch von Finanzdaten geschaffen wurde, könnte eine Nutzung auch bei der digitalen Kommunikation mit anderen Partnern in Betracht kommen. In der Praxis sind jedoch Banken oder Wirtschaftsprüfer nicht auf die Übergabe solcher Daten vorbereitet. Für die Buchhaltung selbst bestehen bei der Erstellung der E-Bilanz keine Risiken. Die Gefahr besteht eher darin, dass Werte fehlerhaft sind oder die Abgabe nicht möglich ist, beispielsweise wenn das System nicht verfügbar ist. Beide Risiken können durch eine präzise buchhalterische Arbeitsweise und die frühzeitige Erstellung der E-Bilanz minimiert werden.[49]
3.1.3 Cloud-Dienste
Für die Buchhaltung gibt es bereits heute viele Anwendungen, die aus der Cloud heraus genutzt werden können. Die Palette der Anwendungsmöglichkeiten erstreckt sich von der reinen Datenspeicherung bis hin zu umfassender Buchführungssoftware, die die gesamte Buchhaltung abdeckt. Die Zukunft verspricht gerade für das Rechnungswesen einen erheblichen Zuwachs an Möglichkeiten durch die Nutzung der Cloud.[50]
Aufgrund von Cloud-Diensten verlieren papierbasierte Abläufe in der Steuerberatung kontinuierlich an Relevanz, weil sie durch elektronische Prozesse ersetzt werden. Diese ermöglichen einen effizienteren Austausch von Dokuementen sowie derem ortsunabhängige Zugriff.[51]
Ein Vorteil von Cloud-Diensten besteht darin, dass die Fortschritte in der Digitalisierung durch Cloud-Computing vorangetrieben werden können, ohne dass eigene Systeme aufgebaut werden müssen. Dadurch ermöglichen Cloud-Dienste, den wachsenden Anforderungen, beispielsweise in der Buchhaltung, ohne zusätzliche Investitionen gerecht zu werden. Insbesondere für vorübergehende Lösungen wie kurzfristige Speicherplatzerweiterungen eignen sich Cloud-Anwendungen.[52]
Des Weiteren erfolgt die automatische Aktualisierung der Updates durch den Cloud-Anbieter, wodurch teure und jährliche Updates nicht mehr von der Kanzlei selbst durchgeführt werden müssen. Im Vordergrund stehen vor allem die Flexibilität, die mit dieser Technologie einhergeht. So ermöglicht die Cloud den standortunabhängigen Zugriff von überall mit Internetverbindung, was sowohl für bestimmte Anwendungen als auch für die gesamte Buchhaltung vorteilhaft sein kann.[53]
Das Hindernis für die vollumfängliche Nutzung von Cloud-Diensten in diesem Kontext besteht darin, dass sie nicht effektiv genutzt werden können, wenn ein bedeutender Teil der Unterlagen in Papierform vorliegt. Papierunterlagen erfordern einen zusätzlichen Schritt, nämlich die Digitalisierung. Dies führt zu erhöhtem Aufwand und Komplexität bei der Datenverarbeitung, beeinträchtigt die nahtlose Integration von Cloud-Diensten und behindert das Erreichen des Ziels einer "papierlosen Steuerkanzlei". Derzeit reichen 50% der Mandanten ihre Unterlagen vorrangig in Papierform ein, was zu einem erheblichen Aufwand bei der nachfolgenden Datenverarbeitung und -archivierung führt. Trotz des wachsenden Anteils digitaler Cloud-Lösungen bleibt Papier weiterhin die vorherrschende Form.[54]
Bei der Integration von Cloud-Diensten in die Buchhaltung ergeben sich zudem diverse Risiken, da bedeutende Anwendungen und sensible Unternehmensdaten an externe Dritte ausgelagert werden. Technische Probleme seitens des Cloud-Anbieters können dazu führen, dass Daten verloren gehen und Anwendungen unbrauchbar werden, ohne dass der Nutzer Einfluss auf die Lösung hat. Des Weiteren können regelmäßigen Updates auch Eingriffe in die Strukturen einher gehen. Diese könnten sich negativ auf Arbeitsabläufe auswirken. Zudem stellt die Auslagerung der Buchhaltungsdaten an einen externen Bereich außerhalb der direkten Einflussmöglichkeiten des Unternehmens ein Sicherheitsrisiko dar.[55]
3.2 Digitale Betriebsprüfung (GDPdU)
Der digitale Zugriff der Finanzbehörden auf die elektronische Buchhaltung erfolgt nicht über eine eigenständige Anwendung. Hierbei ist dennoch der Steuerberater in die Betriebsprüfung eingebunden, da er den Mandanten während des gesamten Besteuerungsprozesses begleitet und unterstützt.[56]
Die digitale Betriebsprüfung, auch als Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bekannt, ermöglicht es Finanzbehörden, auf Hardware und elektronische Daten von Steuerpflichtigen zuzugreifen. Die rechtliche Grundlage dafür bildet § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO), der den digitalen Zugriff auf Unternehmensdaten während einer Betriebsprüfung erlaubt.[57]
Die gesetzliche Verpflichtung, den Zugriff auf digitale Datenbestände zu gewähren, führt zunächst zu einem zusätzlichen Aufwand für die Buchhaltung. Die eigentlichen Vorteile kommen jedoch nicht der Buchführung zugute, sondern dem Finanzamt. Durch den Einsatz von Big Data Analytics mit der Software IDEA können umfangreiche Datenmengen überprüft werden. IDEA ermöglicht dabei die Analyse der Verteilung von Ziffern und Buchstaben in einem Datenbestand im Vergleich zu den statistisch zu erwartenden Mittelwerten. Auffällige Abweichungen können dabei auf mögliche Manipulationen hinweisen. Zugleich erlaubt die Software individuelle Prüfungen für spezifische Kontengruppen und Werte. Diese erweiterten Möglichkeiten steigern die Prüfungsdichte und -tiefe, da Betriebsprüfer heute in der Lage sind, Massendaten vollständig zu überprüfen, anstatt sich auf Stichproben zu beschränken.[58]
Wenn die Buchführung in einem ordnungsgemäßen Zustand ist, gibt es in Bezug auf die Prüfung selbst keine unmittelbaren Risiken. Potenzielle Risiken ergeben sich jedoch hauptsächlich aus der Bereitstellung der Zugriffsmöglichkeiten. Sollte die Technik nicht wie vorgesehen funktionieren, steht dem Betriebsprüfer kein Zugriff auf die digitalen Daten zur Verfügung. Ein vorübergehender Ausfall von Systemen, sei es teilweise oder vollständig, wirkt sich in der Regel nur temporär aus. Allerdings muss der Steuerpflichtige im Falle eines vollständigen Verlusts der IT-Anwendung die Konsequenzen tragen, was alle drei Zugriffsmöglichkeiten betrifft. Im Hinblick auf die Überlassung eines Datenträgers besteht das Risiko, dass dieser entweder nicht erstellt wird oder falsche Inhalte enthält. Werden Fehler erst während der Prüfung mit IDEA erkannt, können ungewöhnliche Situationen entstehen. In solchen Fällen könnte der Betriebsprüfer entweder den Vorwurf von Manipulationen erheben oder eine nicht ordnungsgemäße Buchführung unterstellen.[59]
3.3 Digitale Steuerklärung
Die Digitalisierung von Steuererklärungen führt nicht nur zu einer Vereinfachung der Prozesse für die Steuerzahler, sondern entlastet auch die Finanzbehörden. Digitale Steuererklärungen durchlaufen mithilfe moderner Informations-technologien einen weitgehend medienbruchfreien Ablauf.[60]
In einem ersten Schritt erlaubt die Vorausgefüllte Steuererklärung die nahtlose Übernahme persönlicher Steuerdaten wie Stammdaten, Lohnsteuerbescheinigungen und Rentenversicherungsdaten aus den Datenpools der Finanzverwaltung direkt in das Steuererklärungsformular, ohne jegliche Medienbrüche. Die bislang erforderliche Einbestellung des Mandanten zur Abschlussbesprechung und Unterzeichnung der Steuererklärungen entfällt ab sofort. Nach der Bearbeitung können Mandanten ihre Erklärung mithilfe von Programmen über die Cloud überprüfen und bestätigen. Die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Übermittlung der Steuererklärung erfolgt dabei über ein sicheres Verfahren. Nach erfolgreicher Übermittlung wird die Steuererklärung nicht mehr in einem Papierarchiv, sondern im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Kanzlei archiviert.[61]
Die Finanzverwaltung bearbeitet die übermittelte Steuererklärung, und nachfolgend erfolgen der Erlass und die Bekanntgabe des Steuerbescheides. Die Bescheiddaten können einfach elektronisch abgerufen werden. Die Prüfung des erlassenen Steuerbescheides erfolgt durch den vollautomatischen Bescheidabgleich. Bei Fehlern besteht die Möglichkeit, ein digitales Einspruchsverfahren einzuleiten. Auch die Archivierung des Steuerbescheides und gegebenenfalls des Einspruches bzw. Einspruchsentscheidung erfolgt im DMS der Kanzlei anstatt in einem Papierarchiv, was den Prozess endgültig abschließt.[62]
3.4 Digitales Kanzleimanagement
Die Digitalisierung führt zu erheblichen Änderungen des Kanzleimanagements, die sowohl interne Prozesse und Strukturen als auch das nach außen gerichtetem Erscheinungsbild der Kanzlei betreffen. Insbesondere die Corona-Pandemie beschleunigte diesen digitalen Kanzleiprozess.[63]
3.4.1 Informationsaustausch und Kommunikationsformen
Die Digitalisierung eröffnet zunächst die Möglichkeit eines effizienteren Informationsaustauschs zwischen Steuerberatern und Mandanten. In diesem Kontext erfolgt eine verstärkte Ersetzung traditioneller Methoden durch digitale Schnittstellen, wie beispielsweise die Integration von Cloud-Computing. Dies resultiert in einer verstärkten Verlagerung der vorherigen Belegerfassung von der Steuerberatung auf die Seite der Mandanten. Gleichzeitig haben sich auch die Kommunikationsformen zwischen Steuerberatern und Mandanten verändert. Auch hier zeigt sich, dass herkömmliche Kommunikationsmittel zunehmend durch moderne Systeme ersetzt werden. Als Beispiel führen etwa 50% der Steuerkanzleien die Kommunikation mit Mandanten mittlerweile mithilfe digitaler Kommunikationsmittel wie Online-Videokonferenzen durch.[64]
3.4.2 Marketing
Der äußere Auftritt von Steuerberatungskanzleien hat sich ebenfalls verändert, insbesondere im Zusammenhang mit Social Media. Eine weitreichende Präsenz im Internet ist vor allem für die jüngere Generation von Bedeutung, die auf schnelle Kommunikation setzt und die Kanzlei mühelos online finden möchte. Hier besteht insbesondere bei Einzelkanzleien noch Nachholbedarf. Erhebungen aus 2018 zeigen, dass nur etwas über die Hälfte über eine eigene Homepage verfügt, und lediglich 1 Prozent auf Instagram vertreten ist. Dieser Trend stellt für Einzelkanzleien eine erhebliche Herausforderung dar. Vor allem Gründerinnen und Gründer mit digitalen Geschäftsmodellen suchen aktiv online nach geeigneten Beratern. Der potenzielle Kundenkreis dürfte für Einzelkanzleien, die nicht im Internet und in sozialen Medien präsent sind, äußerst schwer zugänglich sein. Kanzleien, die in der digitalen Welt aktiv sind, weisen besonders in zukunftsweisenden Branchen einen deutlichen Wettbewerbsvorteil auf.[65]
3.4.3 Dokumentenmanagementsystem
Das digitale Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat die herkömmliche papierpasierte Dokumentenablage in einer Steuerkanzlei revolutioniert, indem Dokumente nun ordnungsgemäß digital aufbewahrt werden können. Das Ziel des DMS besteht darin, Dokumente schnell und von überall auslesen zu können. Dieses umfasst sämtliche im Geschäftsbetrieb verwendete Dokumente wie beispielsweise Korrespondenz, Steuerbescheide oder Abschlüsse. Zusätzlich wird jedes Dokument lediglich einmal physisch gespeichert, steht jedoch vielen Nutzern gleichzeitig zur Verfügung.[66]
Das DMS wird seit vielen Jahren erfolgreich eingesetzt, wodurch die Risiken gut bekannt sind und äußerst effizient kontrolliert werden können. Einige der Risiken beinhalten, dass die Zugriffsmöglichkeit auf die Dokumente von der Technik und der Verfügbarkeit der Anwendung abhängt. Zudem regelt insbesondere § 145 Abs. 1 AO sowie § 238 Handelsgesetzbuch im Rahmen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[67], dass der Prüfer in der Lage sein muss, sich „innerhalb angemessener Zeit“ einen vollständigen Blick in die Buchführung verschaffen zu können. Zudem bedarf es umfangreicher Sicherheitsmaßnahmen, um die digitalen Dokumente vor Zerstörung oder Diebstahl zu schützen. Digitale Datenbestände, insbesondere wenn sie auf begrenztem Raum untergebracht sind, bergen ein erhöhtes Risiko für Diebstahl oder Missbrauch. Daher sind in diesem Zusammenhang spezielle Schutzmaßnahmen notwendig, wie beispielsweise die Verschlüsselung wichtiger buchhalterischer Dokumente.[68]
Diese Schutzmaßnahmen sind mit Kosten verbunden und erfordern Zeit für die regelmäßige Entschlüsselung im operativen Tagesgeschäft. Hinzu kommt, dass die Kosten für kleine DMS sind Verhältnis zum Nutzen höher sind im Vergleich zu Systemen, die große Dokumentenmengen verwalten. Die Kosten für kleine DMS in kleinen Buchhaltungen verteilen sich auf weniger Vorteile, insbesondere wenn individuelle Schnittstellen oder die Integration in ein Enterprise Resource Planning System teuer sind und nur wenige Nutzer davon profitieren können. Die Anwendung zur Verwaltung der Dokumente ist k zudem komplex und technisch anspruchsvoll, erfordert laufende technische Betreuung und verursacht Kosten, um Sicherheit und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu gewährleisten.[69]
Insbesondere die Umstellung auf ein DMS kann für Steuerkanzleien eine erhebliche Herausforderung darstellen. Es handelt sich dabei nicht nur um eine Modernisierung der herkömmlichen Belegablage, sondern greift in den gesamten Geschätsprozess ein. Insofern muss die Einrichtung eines DMS sorgfältig geplant und die Abläufe mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig im Vorhinein festgelegt und geprobt werden. Dadurch soll zusätzlich sichergestellt werden, dass der organisatorische Wandel erfolgreich akzeptiert wird.[70]
Allerdings steht die Implementierung eines DMS einer Vielzahl von Vorteilen gegenüber. Zunächst führt der Ersatz des analogen Archivs durch ein digitales zu erheblicher Platzersparnis, da weniger physischer Archivraum benötigt wird. Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur besseren Nutzung von Unternehmensressourcen.[71]
Ein weiterer entscheidender Vorteil besteht in der Zeitersparnis durch die Beseitigung manueller Ablageprozesse. Die digitale Ablage im DMS gewährleistet eine fehlerfreie Organisation der Dokumente, solange eine korrekte Verschlagwortung erfolgt. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es, Arbeitszeit zu sparen und gleichzeitig die Genauigkeit der Ablage zu verbessern.[72] Diese Präzision kommt insbesondere Steuerberatungen zugute. Ein DMS protokolliert detailliert den Umfang der Beratung. Jede Ablage und jeder Zugriff werden dokumentiert und ermöglicht so eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der erbrachten Leistungen. Dadurch kann sie bei der Argumentation im Hinblick auf die Honorarstruktur beitragen.[73]
Die Möglichkeit der parallelen Bearbeitung von digitalen Dokumenten ist ein weiterer Aspekt, der die Effizienz steigert. Insbesondere bei der Prüfung von Eingangsrechnungen können mehrere Stellen gleichzeitig arbeiten, ohne Zeit zu verlieren. Dies trägt zu einer schnelleren Abwicklung von Aufgaben bei. Die verbesserte Sicherheit beim digitalen Transport von Dokumenten ist ein weiterer wichtiger Vorteil. Der digitale Transport eliminiert das Risiko eines Dokumentenverlusts während des Transports, was die Integrität der Unternehmensdaten gewährleistet.[74]
Die Nutzung eines Workflows im Unternehmen ermöglicht der Buchhaltung, jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand zu behalten. Dies fördert eine transparente und effiziente Arbeitsweise. Der organisatorische Vorteil eines DMS zeigt sich in der Möglichkeit des Zugriffs von überall, oft über einen Webzugriff. Dies ermöglicht es, Dokumente von verschiedenen Standorten aus abzurufen, wodurch die Notwendigkeit des physischen Transports, Kopierens oder Faxens entfällt.[75]
Nicht zuletzt legt das DMS den Grundstein für weitere Digitalisierungsprojekte in der Buchhaltung. Durch die bereits bestehende Nutzung von DMS für digitale Ausgangs- oder Eingangsrechnungen wird das Potenzial für weitere Digitalisierung in der Buchhaltung erheblich erweitert. Der Einsatz von DMS in der Buchhaltung stellt somit eine ganzheitliche und zukunftsweisende Lösung dar, um Effizienz, Sicherheit und Flexibilität in den Arbeitsabläufen zu fördern.[76]
3.4.4 IT-System
Durch die Digitalisierung gewinnen vor allem IT-Bereiche in einer Steuerkanzlei an Relevanz.[77] Jedoch erfordert die Nutzung solcher Technologien spezifisches Know-how. Einerseits könnte dies intern durch bereits vorhandene Mitarbeiter aufgefangen werden, jedoch verfügt der klassische Mitarbeiter in einer Kanzlei oft nicht über das benötigte Know-How in diesem Bereich. Folglich kann es sich für Steuerkanzleien als schwierig herausstellen, das vorhandene Personal mit IT-Aufgaben zu betrauen. Andererseits können Steuerkanzleien versuchen, neue qualifizierte IT-Fachleuteeinzustellen. Allerdings gelten Steuerberatungen häufig nicht als erste Wahl für derartige Fachkräfte, da sie im IT-Bereich nicht als besonders attraktive Arbeitgeber bekannt sind. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Wartung eines IT-Systems von einem externen Dienstleister übernehmen zu lassen. Bei dieser Option ist die sorgfältige Auswahl eines passenden Kooperationsunternehmens von wichtiger Bedeutung, insbesondere in Hinlbick auf die sensiblen Daten, mit denen Steuerberatungen zu tun haben.[78]
In der Praxis ist das am häufigsten verwendetes branchenspezifisches Produkt für Steuerberatungen DATEV. Dieser ist der größte IT-Dienstleister in diesem Bereich. Zum Leistungsumfang gehöhren die Bereiche Buchhaltung, Jahresabschluss, Personalabrechnung, interne Kanzleiorganisation sowie die Unternehmensberatung.[79]
In diesem Zusammenhang sind angemessener Datenschutz sowie Daten- und IT-Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Das IT-System muss gegen Angriffe von außen geschützt werden, beispielsweise gegen Löschen oder Verschlüsselung. Die Datensicherheit bezieht sich demgegenüber auf den Zugriff auf die Daten. Zwar ist die Problematik bereits aus der papierbasierten Kanzleiorganisation bekannt, hat sich jedoch mit der Digitalisierung deutlich verschärft. Insbesondere muss das IT-System einen umfassenden Schutz gegen den Datenzugriff von außen bieten, beispielsweise bei der Datenübertragung vom Mandanten in die Kanzlei.[80]
3.5 Praxisbeispiel
Die Steuerberatungskanzlei Rödl & Partner, als Beispiel für ein mittelständisches Unternehmen im Bereich der Steuerberatung, stellt ein interessantes Modell für den Umgang mit Digitalisierung und KI dar. In einer Branche, die traditionell auf persönlichem Service und umfassendem Fachwissen basiert, bietet Rödl & Partner einen Einblick in die Zukunft der Steuerberatung unter dem Einfluss von Technologie und Digitalisierung.[81]
Die Kanzlei hat erkannt, dass KI und Digitalisierung nicht nur eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung sind, sondern auch eine grundlegende Veränderung der Arbeitsweise in der Steuerberatung mit sich bringen. Sie nutzen KI insbesondere für die Automatisierung von Routinetätigkeiten. Dieser Ansatz ist besonders in Bereichen wie Lohn- und Umsatzsteuer sowie im Zollrecht effektiv, wo viele Aufgaben wiederkehrend und strukturiert sind. Durch den Einsatz von KI können Buchungen auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Dies ist ein entscheidender Faktor für die Einhaltung der Tax Compliance, einem zentralen Anliegen jeder Steuerberatung.[82]
Ein weiteres zentrales Element in der Strategie von Rödl & Partner ist die Entwicklung und Implementierung eines Tax Compliance-Dashboards. Dieses Dashboard ist auf einer Website integriert und ermöglicht es, Projekte sowie Compliance-Systeme effektiv zu überwachen und zu steuern. Diese Art von Tool demonstriert, wie digitale Lösungen nicht nur operative Aufgaben vereinfachen, sondern auch strategische Entscheidungsprozesse unterstützen können.[83]
Rödl & Partner zeigt auch, wie wichtig es ist, über die rein technische Seite der Digitalisierung hinauszuschauen. Durch die Digitalisierung und den Einsatz von KI erfolgt eine grundlegende Veränderung der Unternehmenskultur bezüglich der Arbeitsweise und im Umgang mit Mandanten. Die Berater müssen in der Lage sein, nicht nur steuerliche Aspekte zu bearbeiten, sondern auch die betrieblichen Prozesse ihrer Mandanten zu verstehen und zu unterstützen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis für die neuen Technologien sowie eine ständige Weiterbildung, um die Qualität der Dienstleistungen auf dem neuesten Stand zu halten.[84]
Die Erfahrungen von Rödl & Partner zeigen deutlich, dass die Digitalisierung in der Steuerberatung weit mehr ist als nur ein Trend. Es ist eine Notwendigkeit, die sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich bringt. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv annehmen und gestalten, können sich erhebliche Wettbewerbsvorteile in einer sich schnell verändernden Branche sichern. Rödl & Partner ist ein Beispiel dafür, wie mittelständische Steuerberatungskanzleien diese Herausforderungen erfolgreich meistern können, indem sie neue Technologien und digitale Arbeitsweisen nicht nur akzeptieren, sondern aktiv in ihre Geschäftsstrategie integrieren.[85]
- Quote paper
- Alex Czycholl (Author), 2024, Entwicklungsstand und Perspektiven der Digitalisierung in der mittelständischen Steuer- und Unternehmensberatung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1659339
