Zusammenhänge der Hauptfunktionen des Projektmanagements - Planung, Kontrolle, Steuerung

Inhalt

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung

2. Begriffserklärungen
2.1. Projekt
2.2. Management
2.3. Projektmanagement

3. Hauptfunktionen des Projektmanagements
3.1. Projektplanung
3.2. Projektkontrolle
3.3. Projektsteuerung

4. Spezielle Aufgaben des Projektmanagements
4.1. Projektcontrolling
4.2. Risikomanagement
4.3. Qualitätssicherung

5. Projektbeteiligte
5.1. Projektleiter / Projektmanager
5.2. Teamleiter

6. Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

DIN Deutsches Institut für Normung e.V.

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Magisches Dreieck

Abbildung 2: Controllingprozess

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Gegenmaßnahmen und Konsequenzen

1. Einleitung

In der Zwischenzeit gibt es eine Menge an Literatur über das Thema Management. Das Thema Projektmanagement wird dabei nur selten im Detail betrachtet. Gemeinsam ist beiden Begriffen eine große Komplexität, die bereits in Ihren Definitionen zum Ausdruck kommt, die im Anschluss genauer beschrieben werden. Vielleicht ist diese Komplexität Grund dafür, dass es bis heute keinen Studiengang bzw. keine Ausbildung zum Manager bzw. Projektmanager gibt.

Im Studiengang Bachelor of Science wird zumindest auf die Grundelemente des Projektmanagements eingegangen. Jedoch gerade für Projekte und deren Management scheint es nötig zu sein, das Thema genauer zu erläutern, da viele Projekte nicht optimal verlaufen. Einige Gründe hierfür sind:

- unklare Anforderungen und Ziele
- unzureichende Planung der Ressourcen
- falsche Abschätzung der Dauer und Kosten
- mangelnde Qualifikation und Projekterfahrung
- schlechte Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien
- mangelnde Koordination der verfügbaren Ressourcen und Aktivitäten  fehlende Kontrolle des Projektverlaufs
- fehlende Qualitätskontrolle

Ein erfolgreiches Projekt zeichnet sich durch das Erreichen zweier wesentlicher Ziele aus:¹

- die definierten Projektziele wurden erreicht
- die festgelegten Ressourcen hinsichtlich Budget, Kapazitäten, Zeit und Material wurden nicht überschritten

Eine Vielzahl der Projekte scheitert am zweiten Ziel.

Diese Hausarbeit beschäftigt sich mit den Hauptfunktionen des Projektmanagements. Ziel ist es, diese aufzuzeigen und deren Zusammenhänge darzustellen.

Im ersten Abschnitt werden zunächst die grundlegenden Begriffe Projekt, Management und Projektmanagement erläutert, um eine Grundlage für die weiteren Ausführungen zu schaffen.

Im zweiten Abschnitt werden die drei Hauptfunktionen dargestellt und auf deren inhaltliche Aufgaben eingegangen.

Im letzten Abschnitt wird auf die Zusammenhänge konkret anhand von besonderen Funktionen bzw. Aufgaben, wie dem Projektcontrolling oder dem Risikomanagement eingegangen. Aber auch Projektbeteiligte beinhalten Teilmengen der drei Hauptaufgaben.

2. Begriffserklärungen

2.1. Projekt

In der Literatur gibt es verschiedene Definitionen des Begriffs Projekt. Die lateinische Übersetzung (proiectum = das nach vorn Geworfene) offenbart bereits ein wesentliches Merkmal von Projekten. In vielen wissenschaftlichen Publikationen werden insbesondere die nachfolgenden Merkmale hervorgehoben:²

- unklare Anforderungen und Ziele
- abgrenzbare Einzelvorhaben
- Anfang und Ende sind festgelegt, also zeitlich begrenzt  festgelegte Ziele
- Komplexität durch
- Zusammenarbeit von Fachleuten aus verschiedenen Sachgebieten
- Einsatz von unterschiedlichen Techniken und Methoden
- neuartige und unbekannte Probleme
- Projekte sind neuartig und stoßen oft an die Grenzen des technologisch Machbaren
- sind in technischer, wirtschaftlicher und terminlicher Hinsicht risikoreich
- hohes Risiko und große Bedeutung für das Unternehmen
- unterliegen meist einem enormen Termindruck

Nach „DIN 69901 Projektmanagement“ ist ein Projekt ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben oder eine projektspezifische Organisation“.³

Balzert definiert ein Projekt als ein „Vorhaben, das in vorgegebener Zeit und mit beschränkten Aufwand ein eindeutiges Ziel erreichen soll, wobei der genaue Lösungsweg weder vorgegeben noch bekannt ist“.⁴

Demnach wird der Begriff Projekt mit unterschiedlich vielen Merkmalen und Definitionen versehen. Einigkeit scheint über die folgenden Merkmale zu herrschen:⁵

- eindeutiges Ziel
- begrenzt
- individuell
- hohe Komplexität

2.2. Management

Der Begriff Management wird im allgemeinen Sprachgebrauch oft genutzt, jedoch bereitet deren genaue Beschreibung unerwartete Schwierigkeiten. Management kann einerseits als Funktion, zum anderen aber auch als Prozess verstanden werden. Im funktionalen Sinn wird als Management „die Leitung soziotechnischer Systeme in Personen- und sachbezogener Hinsicht unter Einbezug professioneller Methoden“ subsummiert.

Personenbezogen meint den richtigen Umgang mit allen Menschen, auf deren Kooperation das Management zur Aufgabenerfüllung angewiesen ist. Sachbezogen meint die Bewältigung der aus den Zielen abgeleiteten Aufgaben.

Management als Prozess besteht aus den Phasen der Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle. Der Prozess führt über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen.⁶

2.3. Projektmanagement

Die Kombination aus den vorhergehenden Definitionen ergibt für das Projektmanagement, dass alle Tätigkeiten, die das ausführende Arbeiten im Projekt möglich machen, als Projektmanagement verstanden werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die vereinbarten Ziele hinsichtlich der personellen, technischen, terminlichen und finanziellen Ressourcen erreicht werden. Die Aufgabe von Projektmanagern ist das Koordinieren von Abläufen, Aktivitäten, Personen und Ressourcen. Die Aufgabenerfüllung im Detail erfolgt durch beauftragte fachliche Kompetenzen.⁷

Nach DIN 69901 ist Projektmanagement „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts“.⁸

Projektmanagement wird auch als Führungskonzeption für die „Koordination von Planung, Überwachung und Steuerung bei der Abwicklung fachübergreifender Aufgaben angesehen“.⁹ Dabei bietet das Projektmanagement „der Leitungsfunktion ein Gesamtkonzept zur Durchführung“ der Aufgaben.¹⁰

Projektmanagement kann in drei unterschiedliche Aspekte unterteilt werden: dem institutionellen, dem funktionalen Projektmanagement und der Projektleitung / Projektführung.¹¹

Unter institutionellem Projektmanagement versteht man die Aufbauorganisation eines Projektes. Diese wird unterteilt in Projektbeteiligte, die Projektorganisation, das Informationssystem, das Kommunikationssystem, das Dokumentationssystem und das Sachmittelsystem.

Das funktionale Projektmanagement meint die Ablauforganisation eines Projektes. Die Aufgaben werden in ihrer logischen, mengenmäßigen, räumlichen und zeitlichen Abfolge geplant. Die drei Hauptaufgaben des funktionalen Projektmanagements werden in die Funktionen Projektplanung, Projektkontrolle und Projektsteuerung unterteilt.

Die Projektführung/-leitung wird in die Führung, den Gruppenprozess und die Kommunikation unterschieden.

3. Hauptfunktionen des Projektmanagements

Im folgenden Kapitel sollen die Hauptfunktionen des Projektmanagements näher betrachtet werden. Das Verständnis, welche Aufgaben explizit dem Projektmanagement zuzuordnen sind, wird je nachdem welche Literatur man zugrunde legt, stark unterschieden.

Grundsätzlich gelten die Aufgaben Planung, Kontrolle und Steuerung als Hauptfunktionen des Projektmanagements.

3.1. Projektplanung

Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements ist die genaue, vorausschauende Planung des Projektes. Die Planung sollte vor Projektbeginn abgeschlossen sein.

Bei neuen bzw. veränderten Anforderungen ist die ursprüngliche Projektplanung ständig an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen.

Im Rahmen der Projektplanung ist eine geeignete Projektorganisation festzulegen, das passende Vorgehensmodell zu wählen und eine Aufwandsschätzung über das gesamte Projektvolumen durchzuführen.

[...]

¹ Vgl. Keßler, H. / Winkelhofer, G. (2004), Seite 14.

² Vgl. Litke, H.-D. (2007), Seite 19; Kellner, H. (2001), Seite 11f.

³ Vgl. Deutsches Institut für Normung e.V. DIN 69901, Ausgabe 87-08, zitiert in Gaulke, M. (2002), Seite 9; Litke, H.-D. (2007), Seite 19.

⁴ Balzert, H. (2008), Seite 69.

⁵ Vgl. Kellner, H. (2001), Seite 11f.

⁶ Vgl. Keßler, H. / Winkelhofer, G. (2004), Seite 10; Litke, H.-D. (2007), Seite 20; Ulrich, P. / Fluri, E. (1984), Seite 36.

⁷ Vgl. Kellner, H. (2001), Seite 26; Litke, H.-D. (2007), Seiten 25-26; Winkelhofer, G. (2007), Seite 11.

⁸ Deutsches Institut für Normung e.V. DIN 69901, Ausgabe 87-08, zitiert in Balzert, H. (2008), Seite 18.

⁹ Heinrich, L. (1997), Seite 10.

¹⁰ Wieczorrek, H. / Mertens, P. (2007), Seite 13.

¹¹ Vgl. Jenny, B. (2001), Seite 62.