Prozesskostenrechnung als Instrument des operativen Controlling


Projektarbeit, 2010

43 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen der Prozesskostenrechnung
2.1 Definition
2.2 Historische Entwicklung
2.3 Aufgaben und Ziele
2.4 Anwendungsbereiche und Einsatzmöglichkeiten

3. Aufbau einer Prozesskostenrechnung
3.1 Tätigkeitsanalyse und Aufstellung einer Prozesshierarchie
3.2 Bestimmung der Kostentreiber
3.3 Bestimmung der lmi-Teilprozessmengen
3.4 Kostenzuordnung zu Teilprozessen
3.5 Berechnung von Teilprozesskostensätzen
3.6 Aggregation von Teilprozessen zu Hauptprozessen
3.7 Kalkulation mit Prozesskosten

4. Klassische Zuschlagskalkulation und prozessorientierte Kalkulation im Vergleich
4.1 Grundkonzept der traditionellen Vollkostenrechnung
4.2 Schwächen der Zuschlagskalkulation
4.3 Informationsvorteile der Prozesskostenrechnung und ihre Effekte
4.3.1 Allokationseffekt
4.3.2 Komplexitätseffekt
4.3.3 Degressionseffekt

5. Schwachstellen der Prozesskostenrechnung

6. Fazit

III. Literaturverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Produktkostenanteile nach Kostenarten

Abbildung 2: Einsatzbereich der Prozesskostenrechnung

Abbildung 3: Abbildung einer Prozesshierarchie

Abbildung 4: Teilprozesse und deren mögliche Kostentreiber

Abbildung 5: Kostenzuordnung zu Teilprozessen

Abbildung 6: Kostenzuordnung zu Teilprozessen

Abbildung 7: Kalkulationsschema im Rahmen der Prozess- kostenrechnung

Abbildung 8: Vorschlag für ein prozessorientiertes Kalku- lationsschema

Abbildung 9: Aufbau eines Betriebsabrechnungsbogens

Abbildung 10: Kalkulationsschema für die differenzierende Zuschlagskalkulation

Abbildung 11: Allokationseffekt

Abbildung 12: Komplexitätseffekt

Abbildung 13: Beispiel: Bearbeitung eines Kundenauftrages im Vertrieb

Abbildung 14: Kostenvolumen bei Kalkulation mit Prozess- kostensätzen

1. Einleitung [Marianne Virnau]

Infolge des technischen Fortschritts sowie neuer Marktentwicklungen hat sich in den letzten Jahrzehnten der Anteil der Gemeinkosten an den Gesamtkosten und damit die Kostenstruktur stark verändert. Der Wandel von einem Verkäufer- in einen Käufermarkt zieht ein heterogenes Produktprogramm nach sich.

Größere Variantenvielfalt im Zusammenhang mit differenzierten Kundenwünschen, kürzere Produktlebenszyklen sowie gestiegene Qualitätsanforderungen sind nur ein Teil der Ursachen für diese Entwicklung.

Demzufolge haben planende, steuernde und überwachende Tätigkeiten, wie z.B. im Bereich Forschung und Entwicklung oder Qualitätssicherung, immer mehr an Bedeutung gewonnen.

Vor allem jene Gemeinkosten verursachenden indirekten Leistungsbereiche stellen für die Unternehmen ein Problem dar, denn diese Kosten können weder verursachungsgerecht erfasst noch verrechnet werden. Die Aussagefähigkeit traditioneller Kostenrechnungssysteme gerät dadurch stark in die Kritik.

Die Prozesskostenrechnung als Instrument des operativen Controlling versucht diesem Problem auf den Grund zu gehen. Sie soll strategische Fehlentscheidungen vermeiden, indem sie statt primär über Kostenstellen und zweifelhaften Zuschlagssätze über kostenstellenübergreifende Prozesse verrechnet.[1]

Dieser Ansatz soll im Rahmen dieser Projektarbeit näher erläutert und kritisch hinterfragt werden. Dementsprechend werden zu Beginn im zweiten Kapitel die Grundlagen der Prozesskostenrechnung dargelegt. Das dritte Kapitel soll einen Überblick über den Aufbau einer Prozesskostenrechnung verschaffen. Dabei werden die einzelnen Verfahrensschritte zur Vorgehensweise anschaulich erklärt. Im vierten Kapitel sollen durch eine Gegenüberstellung der prozessorientierten und der klassischen Kalkulation die Informationsvorteile im Zusammenhang mit den Effekten der Prozesskostenrechnung herausgestellt werden. Darüber hinaus sollen im fünften Kapitel die Schwachstellen hervorgehoben werden, bevor das Fazit schließlich den inhaltlichen Abschluss dieser Projektarbeit bildet.

2. Grundlagen der Prozesskostenrechnung

2.1 Definition [Marianne Virnau]

Der Begriff „Prozesskostenrechnung“ ist ein Oberbegriff für die Kostenrechnungssysteme „Prozesskostenmanagement“, „Vorgangs- oder Aktivitätsorientierte Kostenrechnung“ oder „Prozessorientierte Kostenrechnung“. Weiterhin stellt es ein Äquivalent zum amerikanischen Begriff „Activity Based Costing“ dar, der neben „Transaction-related Costing System“ und „Cost Driver Accounting System“ am häufigsten im amerikanischen Sprachgebrauch verwendet wird.

Die Prozesskostenrechnung ist ein Kostenrechnungsverfahren für die Gemeinkostenverrechnung in den indirekten Bereichen eines Unternehmens, d. h. jenen Leistungsbereichen außerhalb der direkten Fertigung. Diese Bereiche gewinnen durch Marktentwicklungen und den technischen Fortschritt sowie die damit verbundenen veränderten Kostenstrukturen immer mehr an Bedeutung.

Die in den indirekten Leistungsbereichen verstärkt anfallenden und immer weiter steigenden Gemeinkosten gilt es nun zu analysieren und den Produkten verursachungsgerecht zuzurechnen.

Hierbei ist maßgebend, dass die Verrechnung der Gemeinkosten nicht über Kostenstellen bzw. Einzelkosten stattfindet, sondern leistungsorientiert auf Basis der in Anspruch genommenen Prozesse durchgeführt wird.

Unter einem Prozess versteht man die Abfolge logisch zusammenhängender Arbeitsschritte bzw. Tätigkeiten, die einen speziellen Input in einen speziellen Output umwandeln.

Das Hauptziel der Prozesskostenrechnung, Kostentransparenz zu schaffen, wird erreicht durch das Finden von Kostentreibern.

Ein Kostentreiber („Cost Driver“) ist eine Maßgröße, die die Anzahl der Prozessdurchführungen angibt und somit die Kosten verursacht.

In diesem Zusammenhang ist es von Vorteil, wenn ein Kostentreiber also möglichst viele Kosten eines Unternehmensbereiches als bezugsgrößenabhängige Einzelkosten erfassen und verrechnen kann, um den „anonymen“ Gemeinkostenblock so weit wie möglich zu reduzieren.

Demzufolge wäre ein Beispiel für einen Kostentreiber die Anzahl der Bestellungen im Prozess Materialbeschaffung.

Die Vorgehensweise dieses Kostenrechnungsverfahrens besteht darin, den Ressourceneinsatz, den die einzelnen Prozesse verursachen, auf eben diese Prozesse zu verrechnen und die dadurch entstandenen Prozesskosten auf diejenigen Kostenträger zu übertragen, die diesen Prozessen auch tatsächlich zuzuordnen sind.

Die so entstandenen Prozesskosten werden anschließend Teil von prozessorientierten Kalkulationen und Ergebnisrechnungen.

Um die Methode der Prozesskostenrechnung anwenden zu können, ist jedoch eine detaillierte Analyse der betreffenden Bereiche sowie eine entsprechende Erfassung und Verarbeitung der Kosteneinflussgrößen für ein Unternehmen dringend erforderlich.[2]

Die Prozesskostenrechnung bedient sich der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung. Sie sollte parallel zu einem weiteren Kostenrechnungssystem betrieben werden, da neben der Steuerung der indirekten Unternehmensbereiche weiterhin Informationen über Kosten und Erlöse in den direkten Bereichen sichergestellt werden müssen.[3]

Gleichzeitig hat sie die Funktion eines permanenten Gemeinkosten-Controlling, d. h. die Sicherstellung des Kostenverursachungsprinzips in der Kostenrechnung ist nur dadurch gewährleistet, dass die Prozesskostenrechnung nicht einmalig, sondern dauerhaft durchgeführt wird.[4]

2.2 Historische Entwicklung [Marianne Virnau]

Im Gegensatz zur Prozesskostenrechnung stammen traditionelle Kostenrechnungssysteme aus einer Zeit, in der den größten Anteil der Kosten noch die Lohn- und Materialeinzelkosten darstellten und die verhältnismäßig geringen Gemeinkosten per Zuschlagssatz auf die variablen Kosten verteilt wurden.

Jedoch hat sich im Zuge des technischen Fortschritts die Kostenstruktur verschoben.[5]

Den Anstoß für die Entwicklung der Prozesskostenrechnung als „Activity Based Costing“ gaben im Jahr 1985 Miller und Vollmann in den USA mit der Veröffentlichung ihres Artikels „The hidden factory“.[6]

Hiermit sollte gezeigt werden, dass die Gemeinkosten in der amerikanischen Industrie seit mehr als 100 Jahren stetig angestiegen sind, wohingegen bei dem Anteil der Lohneinzelkosten ein ebenso stetiger Rückgang zu verzeichnen war.

Seit Ende des Zweiten Weltkrieges ist sogar ein sehr starker Anstieg der Gemeinkosten in Relation zu den Gesamtkosten zu beobachten, während sich der Anteil der Lohneinzelkosten immer stärker reduziert hat.

Auch andere Studien belegen diese Entwicklung. Beispielsweise machen laut einer Studie von Emore/Ness aus dem Jahr 1991 bei 86% der Unternehmen die Materialeinzelkosten mehr als 25% der Produktkosten aus. Gleichzeitig haben die Lohneinzelkosten bei 55% der Unternehmen einen Anteil von weniger als 10%, wohingegen die Gemeinkosten bei 50% der Unternehmen mehr als 25% der Produktkosten betragen.[7]

Die nachstehende Abbildung soll diesen Tatbestand verdeutlichen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Produktkostenanteile nach Kostenarten

[entnommen aus: Coenenberg, Adolf / Fischer, Thomas / Günther, Thomas (2009): Kostenrechnung und Kostenanalyse, 7. Auflage, Ulm, S. 147]

Als Hauptursachen für diese Entwicklung werden einerseits die Globalisierung der Märkte und der damit einhergehende verstärkte Wettbewerbsdruck betrachtet.

Neue bzw. veränderte Anforderungen der Kunden setzten Variantenvielfalt und Flexibilität in der Fertigung voraus, was wiederum zu einer zunehmenden Komplexität der internen Abläufe führte und dementsprechend die Kosten steigen ließ.

Andererseits ist die im Zuge des technischen Fortschritts eingeführte Automatisierung in der Fertigung und der damit verbundene Rückgang direkter wertschöpfender Tätigkeiten verantwortlich für sinkende Einzelkosten in Form von Fertigungslöhnen und dafür steigende Gemeinkosten, wie z.B. Anlagekosten und Abschreibungen sowie fixe Personalkosten für Planung und Steuerung.[8]

Der Artikel von Miller und Vollmann beinhaltet die These, dass die Anzahl der verschiedenen Transaktionen, die in einem Unternehmen ablaufen, maßgeblich für die Höhe der Gemeinkosten sei.

Als Belege dafür sollten die Ergebnisse einer empirischen Untersuchung dienen, welche die Wettbewerbsstrategien US-amerikanischer und japanischer Unternehmen gegenüberstellt.

Aus den Ergebnissen resultierte, dass die Anzahl der Transaktionen in US-amerikanischen Unternehmen höher war als in japanischen Unternehmen. Zudem war der Anteil der Gemeinkosten an den Gesamtkosten in US-amerikanischen Unternehmen höher angesiedelt als jener in japanischen Unternehmen, was die Autoren zu dem Schluss kommen ließ, dass lediglich die Anzahl der Transaktionen verantwortlich für die Gemeinkostenentwicklung sei.[9]

Damit rückte erstmals die hohe Bedeutung der indirekten Leistungsbereiche in den Vordergrund, welche aus Sicht der Autoren eine „verborgene Fabrik“ („hidden factory“) darstellt, deren Leistungen im Gegensatz zur tatsächlichen Fertigung eher unberücksichtigt blieben.[10]

Die von Miller und Vollmann aufgestellte These beabsichtigte also, die bisher als fix angesehenen Gemeinkosten in proportionale Kosten umzuwandeln, die abhängig von den Transaktionen sind.

Um eine Gemeinkostenreduzierung nach Miller und Vollmann herbeizuführen, ist es schließlich notwendig die Gemeinkosten treibenden Faktoren, d.h. die Anzahl der nicht notwendigen Transaktionen, zu reduzieren und im Gegenzug jene Transaktionen, die für die Leistungserstellung von Bedeutung sind, effizienter auszuführen.

Damit lieferten Miller und Vollmann allerdings kein Verfahren zur kostenrechnerischen Abbildung von Overhead-Kosten, sondern begrenzten ihre Ausführungen auf die rein verbale Beschreibung der Beziehung zwischen Transaktionen und Gemeinkosten.

Diese Ansätze wurden im Jahre 1987 von den Amerikanern Johnson und Kaplan durch die Veröffentlichung des Buches „Relevance Lost – The Rise and Fall of Management Accounting“ weiterentwickelt. Hierin wird das prinzipielle Verfahren der prozessorientierten Kostenverrechnung geschildert und diente daher den meisten nachfolgenden veröffentlichten Werken als Grundlage.

Ebenso fand das Gedankengut der Prozesskostenrechnung Anklang in vielen Unternehmen und löste eine große Anzahl von Publikationen aus, jedoch fehlten jegliche Beiträge zu einer umfassenden wissenschaftlichen Analyse aller Komponenten der Prozesskostenrechnung.

Im deutschsprachigen Raum wurde das Gedankengut der Prozesskostenrechnung erstmals im Jahre 1989 durch Horvath und Mayer mit der Veröffentlichung des Artikels „Prozesskostenrechnung – Der neue Weg zu mehr Kostentransparenz und wirkungsvolleren Unternehmensstrategien“ aufgearbeitet. Dabei ist zu bemerken, dass, anders als im US-amerikanischen Raum, sehr schnell wissenschaftliche Beiträge existierten, die das System der Prozesskostenrechnung kritisch überprüfen und überwiegend negativ bewerten - aber auch solche, die einen starken Bezug zur Praxis aufweisen und das System mehrheitlich positiv bewerten.

Diese Ungleichheit der Bewertung in Theorie und Praxis sowie der Status als „neues“ Kostenrechnungssystem macht die Prozesskostenrechnung als eines der mittlerweile am intensivsten diskutierten betriebswirtschaftlichen Themen.[11]

2.3 Aufgaben und Ziele [Katharina Platonow]

Wie bereits in 2.2 beschrieben, veränderten sich durch die Globalisierung des Marktes und den dadurch deutlich verschärften Wettbewerb die betrieblichen Leistungs- und Informationsprozesse und führten so zu einer Verschiebung der Kostenstrukturen. Die zunehmende Fixkosten- und Gemeinkostendominanz sowie die Mängel der traditionellen Kostenrechnungssysteme, die Gemeinkosten den Produkten oder Dienstleistungen nicht verursachungsgerecht zuordnen zu können, führten zu immer mehr Fehlentscheidungen durch das Management. Aufgrund dieser Unzufriedenheit mit dem üblichen Verfahren der Gemeinkostenverteilung wurde bekanntlich in den USA die Activity Based Costing Prozesskostenrechnung entwickelt, deren Aufgabe es sein sollte, durch die differenzierte Analyse aller Tätigkeiten die Mängel der bisherigen Verrechnung der Gemeinkosten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen zu beheben.

Wesentliche Zielsetzungen der Prozesskostenrechnung liegen in der effizienten Erfassung und leistungsorientierten Verrechnung der Gemeinkosten, besonders in den indirekten (nichtproduktiven) Leistungsbereichen. Durch die detaillierte Abbildung der Unternehmensprozesse und Analyse aller anfallenden Tätigkeiten soll die Kostentransparenz in den Gemeinkostenbereichen gesteigert werden. Es soll also aufgezeigt werden, welche Gemeinkosten in den Kostenstellen für welche Aktivitäten (Prozesse) anfallen. Mit den beschafften Informationen ist es dann möglich, Kostensenkungsmaßnahmen für die indirekten Leistungsbereiche zu ergreifen.[12]

Das Hauptziel der Prozesskostenrechnung ist also eine verursachungsgerechte Gemeinkostenverrechnung herzustellen, die durch die Kosten- und Leistungstransparenz in den Gemeinkostenbereichen und somit einer Optimierung der Prozesse selbst ermöglicht wird. Dazu sollen Aktivitäten, die nicht der Wertschöpfung und dem Kundennutzen dienen sowie Wettbewerbsnachteile fördern (non-value activities oder Nichtwertaktivitäten), im Rahmen der Tätigkeitsanalyse erkannt und vermieden bzw. auf ein Minimum reduziert werden, ohne den Nutzen der Leistungserstellung für den Kunden zu beeinträchtigen. Hierzu lassen sich unterstützend folgende Fragen anführen:

- „Welchen Beitrag leistet diese Tätigkeit zur Leistungserstellung?“
- „Wie kann der Prozess wirtschaftlicher durchgeführt werden?“

Somit wird eine rationellere Prozessdurchführung angestrebt. Ebenso wird ein effizienter Ressourcenverbrauch sichergestellt und die Kapazitätsauslastung optimiert.

Als weitere Zielsetzung der Prozesskostenrechnung gilt die Steigerung von Effizienz und Effektivität. Durch eine effiziente Planung und Kontrolle der Gemeinkosten können die Kosten der indirekten Bereiche mit einer vergleichbaren Genauigkeit geplant werden wie die Kosten der direkten Bereiche, sodass eine Wirtschaftlichkeitskontrolle sowohl innerhalb einzelner Kostenstellen als auch innerhalb kostenstellenübergreifender Prozesse ermöglicht wird.

[...]


[1] Vgl. Joos-Sachse, T. (2006), S. 320 f.

[2] Vgl. Remer, D. (2005), S. 3ff.

[3] Vgl. Götze, U. (2010), S. 219

[4] Vgl. Preißler, P. (2007), S. 174

[5] Vgl. Remer, D. (2005), S. 3 ff

[6] Vgl. Braun, S. (2007), S. 15 ff.

[7] Vgl. Coenenberg, A. /Fischer, T. / Günther, T. (2009), S. 146 f.

[8] Vgl. Remer, D. (2005), S. 9 ff.

[9] Vgl. Braun S. (2007), S. 15

[10] Vgl. Zimmermann, W. / Fries, H.-P. / Hoch, G. (2003), S. 234

[11] Vgl. Braun, S. (2007), S. 16 ff.

[12] Vgl. Steger, J. (2006), S. 540

Ende der Leseprobe aus 43 Seiten

Details

Titel
Prozesskostenrechnung als Instrument des operativen Controlling
Hochschule
Verwaltungs- und Wirtschafts- Akademie VWA gemeinnützige GmbH, Kassel
Note
1,3
Autoren
Jahr
2010
Seiten
43
Katalognummer
V169158
ISBN (eBook)
9783640872633
ISBN (Buch)
9783640872213
Dateigröße
899 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Prozesskostenrechnung, Kostenrechnung, Controllinginstrument
Arbeit zitieren
Marianne Virnau (Autor)Katharina Platonow (Autor), 2010, Prozesskostenrechnung als Instrument des operativen Controlling, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/169158

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