Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in der Landesverwaltung am Beispiel der FHöVuR Güstrow

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis.

1. Einführung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung

2. Kosten-Leistungs-Rechnung
2.1 Einordnung als Teil des Rechnungswesens
2.2 Das Instrument
2.2.1 Kostenartenrechnung
2.2.2 Kostenstellenrechnung
2.2.2.1 Allgemein
2.2.2.2 Kostenverantwortung
2.2.2.3 Innerbetriebliche Leistungsverrechnung
2.2.3 Kostenträgerrechnung
2.2.3.1 Allgemein
2.2.3.2 Produkte
2.2.3.3 Arten der Kostenträgerrechnung
2.3 Leistungsrechnung

3. Die Einführung der KLR an der Fachhochschule Güstrow
3.1 Das Konzept der Landes-KLR
3.2 Die KLR in der Fachhochschule
3.3 Aufgaben der Fachhochschule

4. Probleme bei der Einführung der KLR
4.1 Abgrenzung der Probleme
4.2 Die Zeiterfassung als ein Hauptproblem
4.2.1 Ziele und Bedeutung der Zeiterfassung
4.2.2 Die Zeiterfassung an der Fachhochschule
4.2.3 Kritische Betrachtung

5. Zusammenfassung

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3

Anlage 4

Anlage 5

Anlage 6

Anlage 7

Anlage 8

Anlage 9

Anlage 10

Anlage 11

Anlage 12

Anlage 13

Anlage 14

Anlage 15

Anlage 16

Glossar

Literaturverzeichnis

Erklärung

Abkürzungsverzeichnis:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis:

Abbildung 1 „Grundlagen der KLR: Kostenstellenrechnung“

Abbildung 2 „Grundlagen der KLR: Kostenträgerrechnung“

Abbildung 3 „3-Ebenen-Konzept“

Abbildung 4 „Übersicht Kostenverrechnung“

Abbildung 5 „Der Zeiterfassungsbogen“

1. Einführung

1.1 Problemstellung

„Der öffentliche Dienst in Deutschland ist Gegenstand einer umfassenden Modernisierungsdebatte. Bei allen Beteiligten macht sich die Überzeugung breit, dass die staatliche Verwaltung den heutigen und auch den zukünftigen Anforderungen nicht mehr gewachsen und von Grund auf reformbedürftig sei. Allgemein akzeptiertes und proklamiertes Ziel der Reform ist, die Verwaltungen zu modernen, wirtschaftlich arbeitenden und an den Interessen ihrer Kunden (Bürger und Wirtschaft) ausgerichteten Dienstleistungsunternehmen zu machen.“^[1]

Nachdem sich die Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern für das Pilotprojekt „Kosten-/Leistungsrechnung“ entschieden und die dafür in Betracht kommenden Behörden festgelegt hat, begann 1999 die Einführungsphase der Landes-KLR. Zu den 3 auserwählten Pilotbehörden gehörte neben der Justizvollzugsanstalt Bützow und der Forstverwaltung, vertreten durch das Landesamt für Forsten und Großschutzgebiete in Malchin und die Forstämter Altheide und Rotemühl auch die Fachhochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege Güstrow. Gerade der Sonderstatus, den die Fachhochschule als Lehrinstitution „genießt“, führte im Laufe der Einführung der KLR zu vielen Problemen. Diese Probleme sollen im Folgenden dokumentiert werden, wobei das Hauptproblem, die Zeiterfassung, ausführlich dargestellt wird. Im Rahmen der Problemdarstellung soll zudem die Landes-KLR in einem überschaubaren Rahmen wiedergegeben werden.

1.2 Gang der Untersuchung

Die vorliegende Arbeit soll die Probleme bei der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung an der Pilotbehörde „Fachhochschule für öffentliche Verwaltung und Rechtspflege“ darstellen. Ausgangspunkt hierfür ist eine allgemeine Einführung in die KLR anhand der Einordnung der Kosten-/Leistungsrechnung als Teil des Rechnungswesens sowie der Definition von Kernbegriffen wie Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträger- und Leistungsrechnung. Praktische Beispiele der Fachhochschule sollen dabei zur Veranschaulichung der Definitionen beitragen.

Der Hauptteil der Arbeit widmet sich der Einführung der KLR an der Fachhochschule Güstrow sowie den damit verbundenen Problemen. Zunächst wird das Konzept der Landes-KLR und die Umsetzung in der Fachhochschule vorgestellt. Die Aufgaben der Fachhochschule werden ebenfalls formuliert.

Fortfahrend erfolgt eine Abgrenzung der Probleme. Dem schließt sich dann das eigentliche Kernthema der Arbeit, die Zeiterfassung, an. In diesem Rahmen werden Ziele und Bedeutung der Zeiterfassung herausgearbeitet sowie die praktische Umsetzung an der Fachhochschule vorgestellt. Eine kritische Betrachtung meinerseits beendet den Hauptteil.

2. Kosten-Leistungs-Rechnung

2.1 Einordnung als Teil des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen ist das älteste, am stärksten ausgebaute und differenzierteste Subsystem der Informationsversorgung. In der historischen Entwicklung der Controllingfunktion stellt es den Ausgangspunkt dar und bildet auch heute einen Kernbereich der Controllertätigkeit. Es liefert die für die Entscheidungshandlungen im Rahmen von Planung, Steuerung und Kontrolle benötigten formalzielorientierten Informationen. Seine Informationsverarbeitungsaufgaben umfassen alle Phasen des Informationsprozesses.^[2]

Zusammenfassend kann man daher sagen:

„Das Rechnungswesen spannt sich gleichsam wie ein Netz über den gesamten Leistungserstellungs- und -verwertungsprozess und versucht, den Betriebsablauf so abzubilden, dass Erkenntnisse über seinen bisherigen Ablauf und zu seiner zukünftigen Gestaltung gewonnen werden können.“^[3]

Jedes Rechnungswesensystem ist grundsätzlich ein Dokumentationssystem. Die darin enthaltenen Daten dienen darüber hinaus zur Planung, Steuerung und Kontrolle. Üblicherweise wird das Rechnungswesen nach dem Adressatenkreis in ein externes und ein internes Rechnungswesen unterteilt.^[4]

Aufgabe des externen Rechnungswesens ist es, Informationen für Außenstehende zu liefern. Im öffentlichen Bereich sind dies u.a. die Bürger und die Wirtschaft.^[5] Demgegenüber ermöglicht das interne Rechnungswesen, Informationen für Betriebsinterne zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen müssen geeignet sein, die Aufgaben des Rechnungswesens erfüllen zu können.

Das Instrumentarium des internen Rechnungswesens besteht aus der Kosten- und Leistungsrechnung sowie aus Ergänzungen in Form von Einzelrechnungen. Die Kosten- und Leistungsrechnung liefert für die Entscheidungsträger die wesentlichen Informationen, um der Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgabe gerecht zu werden.^[6]

Insgesamt bleibt damit festzuhalten, dass die Kosten- und Leistungsrechnung das klassische Instrument des Rechnungswesens ist, um in die Behörde hineinzusehen, d.h. in anderen Worten, um die Wirtschaftlichkeit frei von irgendwelchen Zufälligkeiten zu beurteilen.^[7]

2.2 Das Instrument

2.2.1 Kostenartenrechnung

„Die Kostenartenrechnung^[8] ist der Ausgangspunkt der KLR. Sie erfasst systematisch entsprechend einem Kostenartenplan, welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind, d.h. welche Werteverzehre im Leistungsprozess entstanden sind. Ergebnis der Kostenartenrechnung ist die Kostenartenübersicht. Diese ermöglicht bereits erste Kostenanalysen, z.B.:

- Information über die Zusammensetzung der Kostenarten
- Vergleiche (Zeit-, Betriebs- und Soll-Ist-Vergleiche) bestimmter Kostenarten.“^[9]

Der Landeskontenrahmen der Standard-KLR^[10] gibt die Kosten- (und Leistungs-)arten verbindlich vor. Auf dieser Grundlage erarbeitet die jeweilige Behörde ihren Kosten-/Leistungsartenplan.

„Neben dieser systematischen Gliederung gibt es weitere wichtige Differenzierungen von Kosten nach Arten. Wichtig ist die Unterscheidung nach:

- Verhalten bei Beschäftigungsänderungen: variable - fixe Kosten. Variable Kosten ändern sich bei schwankender Kapazitätsauslastung, fixe nicht. Diese Unterscheidung ist u.a. wichtig für Produktentscheidungen und Gebührenkalkulationen,
- Zurechenbarkeit auf die Produkte: Einzel- Gemeinkosten. Einzelkosten werden direkt auf die Produkte (Kostenträger) weiterverrechnet, die Gemeinkosten indirekt über die Kostenstellenrechnung.“^[11]

2.2.2 Kostenstellenrechnung

2.2.2.1 Allgemein

„Kostenstellen^[12] sind die Orte, an denen Kosten entstehen und Leistungen erbracht werden, deshalb spricht man von Kosten- und Leistungsstellen.“^[13] Aufgabe der Kostenstellenrechnung ist die Verrechnung der Gemeinkosten sowie die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit^[14]. Die Wirtschaftlichkeit bemisst sich nach dem Verhältnis der tatsächlich angefallenen Kosten zu den geringstmöglichen Kosten, die der entsprechende Mitarbeiter beim aktuellen Stand der Technik und unter Berücksichtigung der organisatorischen Rahmenbedingungen erreichen kann.^[15]

2.2.2.2 Kostenverantwortung

Entscheidend für die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit ist die Zuweisung von Kostenverantwortung. Dies erfordert, dass die Kostenstellen nach Verantwortungsbereichen gegliedert und dass durch Übernahme personifizierter Verantwortung „Kümmerer“ für Kosten und Leistungen etabliert werden. Der Entwurf des Kosten-/Leistungsstellenplans orientiert sich im ersten Schritt an der bestehenden Aufbauorganisation, bei nicht eindeutiger Zuordnung von Verantwortungen muss ggf. die Aufbauorganisation geändert werden. Wenn die Beziehungen zwischen Leistungserstellung und Kostenverursachung sichtbar gemacht werden können, entsteht Gemeinkostentransparenz.

2.2.2.3 Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist das klassische Instrument zur Verrechnung von Gemeinkosten auf Kostenträger.^[16]

Abbildung 1:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

„Die KL-Stellen der Zentralen Verwaltung^[17] nennt man Hilfskostenstellen, weil sie Leistungen erbringen, die vor allem intern nachgefragt werden (z.B. Schreibdienst, Stundenplanung, Personalverwaltung). Die KL-Stellen der Fachbereiche und Institute^[18] nennt man Hauptkostenstellen, weil sie in erster Linie extern nachgefragte Leistungen erbringen (z.B. Vorlesung, Fortbildungskurs).“^[19] Während bei Hauptkostenstellen die Kosten direkt auf die Kostenträger verrechnet werden, erfolgt bei den Hilfskostenstellen eine Umlegung auf andere Kostenstellen.^[20] Letztlich müssen die Kosten der Hilfskostenstellen über die Hauptkostenstellen auf die Kostenträger weiter verrechnet werden.

Abbildung 2:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Betriebsabrechnungsbogen, eine Matrix aus Kostenarten und Kostenstellen, dient zur Verrechnung. Die Betriebsabrechnung kennt drei Abrechnungsschritte:

- Verteilung der primären (Gemein-)Kosten auf Hilfs- und Hauptkostenstellen
- Kostenumlage der Hilfs- auf die Hauptkostenstellen
- Bilden von Verrechnungssätzen, mit denen die Gemeinkosten auf die Kostenträger kalkuliert werden können.

Die Gemeinkosten der Hilfskostenstellen werden auf (andere) Hilfs- und auf die Hauptkostenstellen weiter verrechnet, bis alle Hilfskostenstellen entlastet sind (Sekundärkostenrechnung). Durch geeignete Bezugsgrößen, z.B. Umlageschlüssel, will man einerseits einer verursachungsgerechten Zurechnung möglichst nahe kommen, andererseits sich aber aus Wirtschaftlichkeitsgründen auf wenige Bezugsgrößen beschränken.

Anzustreben ist statt der indirekten eine möglichst direkte Verrechnung, z.B. nach Inanspruchnahme von Leistungen, wie gefahrene Kilometer oder IT-Stunden. Mit zunehmender Praxis wird man - zu Lasten einer verfeinerten Kostenstellenrechnung - mehr über interne Produkte steuern. Erhält eine Kostenstelle von den Leistungsempfängern weniger Kosten „gutgeschrieben“, als sie verursacht hat, entsteht eine Kostenunterdeckung - ein Hinweis, dass hier die Wirtschaftlichkeit zu verbessern ist.^[21]

2.2.3 Kostenträgerrechnung

2.2.3.1 Allgemein

Die Kostenträgerrechnung^[22] ist die letzte Stufe der Kostenrechnung. Nachdem die Kosten nach Faktorarten erfasst und dann auf die Kostenstellen verteilt wurden, gilt es jetzt, auf die Kostenträger die durch sie verursachten Kosten zu verteilen. Die Fragestellung der Kostenträgerrechnung lautet also: „Wofür sind die Kosten angefallen?“.^[23]

2.2.3.2 Produkte

Ein Produkt^[24] ist ein nach Möglichkeit messbares Ergebnis mit einem definierten Wert oder Nutzen für einen externen oder internen Empfänger. Kriterien zur Unterscheidung von externen und internen Produkten^[25] sind der Leistungscharakter (Kernleistungen, also solche Leistungen, zu deren Erstellung die Behörde errichtet wurde) und ferner der Adressat (außerhalb oder innerhalb der Behörde).

Von externen Produkten spricht man, wenn Kernleistungen nach außen abgegeben werden (z.B. Lehr- und Fortbildungsveranstaltungen, Prüfungsklausuren, Klausurenkurse, BOS-Veranstaltungen), von internen Produkten, wenn Leistungen für interne Stellen erzeugt werden (z.B. Pförtner- und Botendienste, Telefonvermittlung, Fahrdienst, zentrale Beschaffung, Materialverwaltung). Es gibt aber auch Kernleistungen, denen kein externer Empfänger zugeordnet werden kann (z.B. Erzeugen von Informationen in Datensammlungen, die danach nicht in ein externes Produkt einfließen). Diese bezeichnet man als fachspezifische interne Produkte .^[26]

Die Definition der Produkte ist einer der wichtigsten und zeitaufwendigsten Aufgaben bei der Einführung der KLR, weil zum ersten Mal output- und steuerungsorientiert gedacht wird, was mit der Sinnfrage „Wofür sind wir da?“ verbunden ist. Für die Gliederung der Produkte^[27] bietet sich eine dreistufige Hierarchie mit dem Produkt als unterste Ebene an, die ggf. durch sog. Einzelaufträge noch differenziert werden kann.

2.2.3.3 Arten der Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung beinhaltet die Kostenträgerstück- und die Kostenträgerzeitrechnung. „Die Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) zielt darauf, die Herstell- und Selbstkosten der erzeugten Leistungen zu ermitteln. Die wichtigsten Kalkulationsverfahren sind die

- Divisionskalkulation (Gesamtkosten in €/Stück)
- (differenzierende) Zuschlagskalkulation (Einzelkosten werden den Produkten direkt zugerechnet, die Gemeinkosten werden indirekt über Zuschlagssätze auf die Einzelkosten verrechnet).

[...]

---

^[1] Nau/Wallner, Verwaltungscontrolling für Einsteiger, 1. Auflage 1998, 15.

^[2] Vgl. Horváth, Péter, Controlling, 8. Auflage, 422.

^[3] Seeger/ Walter/ Liebe/ Ebert, Kosten-, Leistungsrechnung und Controlling, 216.

^[4] Klümper/ Zimmermann, Die produktorientierte Kosten- und Leistungsrechnung, 1.

^[5] Vgl. Klümper/ Zimmermann, a.a.O., 1.

^[6] Vgl. Klümper/ Zimmermann, a.a.O., 3ff.

^[7] Vgl. Schuster, Kommunale Kosten- und Leistungsrechnung, 9.

^[8] Vgl. Anlage 1.

^[9] Mundhenke, Erhard, Controlling / KLR in der Bundesverwaltung, 3. Auflage, 24.

^[10] Vgl. Anlage 2.

^[11] O.V., Elemente der Kosten- und Leistungsrechnung, www.fhbund.de/fhbund/dz/klr/kap.2-2-2,2-2-2-1.htm vom 20.04.2003.

^[12] Vgl. Anlage 3.

^[13] Mundhenke, Erhard, a.a.O. 28.

^[14] Vgl. Anlage 4.

^[15] Vgl. Schmidt, Andreas, Kostenrechnung, 2. Auflage, 17.

^[16] Vgl. Mundhenke, Erhard, a.a.O., 28 ff.

^[17] Vgl. Anlage 3.

^[18] Vgl. Anlage 3.

^[19] Fachhochschule Güstrow (Hrsg.), aus: Auflistung „Die Kostenstellen der Fachhochschule Güstrow“,1.

^[20] Vgl. Haberstock, Lothar, Kostenrechnung I, 10. Auflage, 113.

^[21] Vgl. o.V., Kostenstellenrechnung, www.fhbund.de/fhbund/dz/klr/kap2-2-2-2.htm vom 14.04.2003.

^[22] Vgl. Anlage 5.

^[23] Vgl. Haberstock, Lothar, a.a.O., 143.

^[24] Vgl. Produkte der Fachhochschule, Anlage 6.

^[25] Vgl. Anlage 7.

^[26] Vgl. o.V., Kostenträgerrechnung, www.fhbund.de/fhbund/dz/klr/kap2-2-2-3.htm vom 12.04.2003.

^[27] Vgl. Anlage 8.