E-Procurement - Neue Optionen für das öffentliche Beschaffungswesen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen des E-Procurements
2.1. Begriffsbestimmung
2.2. Besonderheiten der öffentlichen Beschaffung
2.2.1. rechtlicher Rahmen
2.2.2 politische Aufsicht und Steuerung

3. Einsatzmöglichkeiten des E-Procurements im öffentlichen Beschaffungsprozess
3.1 elektronische Informationsbeschaffung
3.2. elektronische Vergabe
3.3. elektronische Transaktion
3.4. elektronische Bestellabwicklung

4. Die Inverse Auktion als Möglichkeit der Auftragsvergabe für die öffentliche Hand
4.1. Definition
4.2. Abgrenzung zu traditionellen Auktionen
4.3. Verfahren
4.4. Vorteile/Nachteile

5. Chancen und Rahmenbedingungen für E-Procurement in der öffentlichen Beschaffung
5.1. Ziele und Nutzenpotentiale
5.2. Erfolgskriterien für die Implementierung

6. Zusammenfassung und Ausblick

Anhang

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Die Bedeutung der Informations- und Kommunikationstechnologie für Wirtschaft und Gesellschaft nimmt unaufhaltsam zu. Während in privatwirtschaftlichen Unternehmen Schlagwörter wie E-Business und E-Commerce Einzug halten, spielt für den öffentlichen Sektor das Gebiet des E-Governments eine zunehmend wichtige Rolle.

„E-government (abgeleitet vom englischen electronic government) umfasst alle Prozesse der öffentlichen Willensbildung, der Entscheidungsfindung und Leistungserstellung in Politik, Staat und Verwaltung, soweit diese unter weitestgehender Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien stattfinden.“¹ Eine wichtige Entwicklung im Rahmen des E-Governments ist

E-Procurement, die elektronische Beschaffung, welche in öffentliche Institutionen aufgrund des hohen Beschaffungsvolumen und der hohen Optimierungspotenziale zukünftig eine zentrale Rolle spielen könnte. Die Vorreiter in der Privatwirtschaft haben die Potenziale zur Steigerung der Effizienz durch Internettechnologien unlängst erkannt und setzen seit einiger Zeit vermehrt internetbasierte Lösungen zur Beschaffung ein, durch die in der Regel deutliche Prozesskosten- sowie Preisersparnisse erreicht werden. Fraglich ist, inwiefern E-Procurement Anwendungen auch im öffentlichen Beschaffungswesen angewendet werden können und welche Nutzenpotentiale sich aus der elektronischen Bestellabwicklung v.a. für öffentliche Verwaltungen ergeben.

Die vorliegende Hausarbeit soll sich dieser Fragestellung widmen und aufzeigen, inwiefern E-Procurement neue Optionen für das öffentliche Beschaffungswesen bieten kann. Hierzu werden mögliche Einsatzfelder des E-Procurements im öffentlichen Beschaffungsablauf vorgestellt und erklärt, welche Chancen, aber auch Risiken sich aus internetbasierten Beschaffungsverfahren ergeben. Anhand der inversen Auktion, die eine Möglichkeit der netzbasierten Auftragsvergabe für die öffentliche Hand darstellt, wird anschließend ein Beispiel für eine E-Procurement Anwendung näher diskutiert. Schließlich gilt es am Ende der Arbeit zu klären, welche Ziele und Nutzenpotentiale dank E-Procurement erreicht werden können und welche Rahmenbedingungen notwendig sind, damit E-Procurement sinnvoll und effizient in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann.

2. Grundlagen

2.1. Begriffsbestimmung

Unter Electronic Procurement, kurz E-Procurement ( dt. elektronische Beschaffung) versteht man „die Ausschöpfung der Möglichkeiten der elektronischen Hilfsmittel, insbesondere des Internets, zur effizienten und kostengünstigen Abwicklung des gesamten Beschaffungsablaufs.“1 „E-Procurement ist der Oberbegriff für den Einsatz verschiedenster, idealerweise aufeinander abgestimmter Informatiklösungen zur Unterstützung des Beschaffungsablaufs und der Beziehungen der verschiedenen Akteure untereinander.“²

Unter Einbeziehung der öffentlichen Komponente wird oft auch von „Public E-Procurement“ gesprochen, der elektronischen Abwicklung der öffentlichen Beschaffung. ³ „Öffentliche Beschaffungen liegen vor, wenn ein öffentlicher Auftraggeber mit einem Privaten ein zweiseitig entgeltliches Rechtsgeschäft über die Güterbereitstellung oder Leistungserbringung abschließt.“ ⁴ Neben anderen Initiativen⁵ der öffentlichen Hand, ist Public E-Procurement eines der wichtigsten Vorhaben im Bereich der öffentlichen Beschaffung.

2.2. Besonderheiten der öffentlichen Beschaffung

Sowohl private Unternehmen als auch die öffentliche Verwaltung sind gehalten, mit beschränkten Ressourcen ein Optimum an Leistung zu erbringen. Dies gilt auch für den Beschaffungsbereich. Umfeld und Rahmenbedingungen des öffentlichen Beschaffungswesens unterscheiden sich jedoch in einigen wichtigen Punkten vom privaten Beschaffungswesen:

2.2.1. Rechtlicher Rahmen

Öffentliche Beschaffungsstellen sind im Gegensatz zu privaten Unternehmen an das öffentliche Beschaffungsrecht gebunden. Vor allem bei der Vergabe von Aufträgen gilt es, das umfangreiche Regelwerk des Vergaberechts zu beachten. „Das Vergaberecht umfasst die Gesamtheit aller Regeln und Vorschriften, die ein staatlicher oder staatsnaher Träger bei der Beschaffung von sachlichen Mitteln und Leistungen, die er zur Erfüllung von Verwaltungsaufgaben benötigt, zu beachten hat. Dem Vergaberecht kommt die Aufgabe zu, durch objektive Regeln die Verschwendung oder unkontrollierte Verwendung von staatlichen Mitteln zu verhindern und zugleich die wirtschaftslenkende Wirkung der Vergabe zu ordnen.“ ⁶

Das Vergaberecht leitet sich wesentlich aus dem europäischen Rechtsrahmen zum öffentlichen Auftragswesen ab und ist in einer Vielzahl von nationalen Gesetzen niedergelegt, z.B. das Vergaberechtsänderungsgesetz (VgRÄG), die Vergabeordnung (VgV), die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A, VOL/B) und die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB/A, VOB/B). Diese Gesetze regeln die grundlegenden Prinzipien öffentlicher Beschaffung: Wettbewerbsgrundsatz, Transparenzgebot, Gleichbehandlungsgrundsatz, Berücksichtigung mittelständischer Interessen. Es ist daher u.a. gesetzlich festgehalten, dass Beschaffungen von Gütern und DL ab einem bestimmten Schwellenwert öffentlich ausgeschrieben werden müssen oder dass dem abgewiesenen Anbieter Rechtsmittel zur Verfügung stehen, mit welchen er die Verletzung von Vergabenormen rügen kann.¹ Damit ist das Verhältnis zwischen Anbieter und Beschaffungsstelle weitgehend verrechtlicht.

2.2.2. Politische Aufsicht und Steuerung

Öffentliche Beschaffungsstellen sind Teil des politisch-administrativen Systems und sind damit auch durch die Politik mit beeinflusst. Es zeigt sich, dass das öffentliche Beschaffungswesen, insbesondere das E-Procurement als Kernmodul des E-Governments, zunehmend auch als politisch zu gestaltender Bereich angesehen wird.

Nicht zu unterschätzen ist auch die volkswirtschaftliche Bedeutung der öffentlichen Beschaffung, deren Anteil in der BRD rund 13 % des Bruttoinlandproduktes beträgt und etwa 25 % der Staatsausgaben ausmacht.²

Neben sozialpolitischen Aspekten wird unter anderem auch die Berücksichtigung ökologischer Anliegen und die KMU-freundliche Weiterentwicklung des öffentlichen Beschaffungswesens verlangt. Politische und volkswirtschaftliche Interessen müssen mit den betriebswirtschaftlichen Zielen einer effizienten und kostengünstigen Verwaltung in Einklang gebracht werden.

In Folge der zunehmenden Bedeutung des E-Procurements haben sich im öffentlichen Beschaffungswesen vielfältige Einsatzfelder¹ herausgebildet, die in den folgenden Abschnitten überblicksartig vorgestellt werden sollen.

3.1. elekronische Informationsbeschaffung

Wenn eine öffentliche Beschaffungsstelle ein Produkt oder eine Dienstleistung beschaffen möchte, so steht sie als erstes vor der Aufgabe, sich einen Überblick über die möglichen Anbieter zu verschaffen. Das Internet kann hier bereits vor der

eigentlichen Bestellabwicklung unterstützend bei der Bedarfsermittlung und Lieferantenauswahl eingesetzt werden, da es weltweite Suchmöglichkeiten und umfangreiche Informationsbestände bietet. So stehen dem Einkäufer zur digitalen Informationsbeschaffung die Lieferanten- und Produktinformationen in elektronischen Katalogen oder in diversen Datenbanken zur Verfügung.²

Einen weiteren informationsorientierten Ansatz bietet E-Procurement infolge digitaler Kommunikationsmöglichkeiten, sowie dem elekronischen Datenaustausch.

Digitale Kommunikation zwischen Einkäufer und Lieferant kann via E-Mail oder noch fortschrittlicheren Lösungen, wie digitalem Dokumentenaustausch oder Desktop-Videoconferencing, erfolgen. Diese Wege des Informationsaustausches können

schneller, sicherer und effizienter als die traditionellen Informationswege, d.h. Post, Telefon, Fax sein.³

„Der klassische elektronische Datenaustausch ist die Versendung von Dokumenten, welche früher manuell verschickt wurden, auf elektronische Art zwischen Lieferant und Einkäufer.“ ⁴ Typische Informationen, welche im E-Procurement Bereich ausgetauscht werden können, sind z.B. Produktanfrage, Übermittlungen der Bestellungen an die Lieferanten, Bestellungsbestätigung, Auftragsstatusanforderung, Lieferterminzusage vom Lieferanten, Lieferschein und Rechnungen des Lieferanten.⁵

3.2. elektronische Vergabe

Im öffentlichen Beschaffungswesen werden zur Ermittlung des geeigneten Unternehmens und der optimalen Konditionen größere Beschaffungsvorhaben ausgeschrieben. Diese Ausschreibungsverfahren sollen zukünftig durch E-Vergabe vollständig über das Internet abgewickelt werden, einschließlich Vorbereitung, Bekanntmachung, Entscheidungsfindung und Auftragserteilung durch das Internet.

E-Procurement- Anwendungen unterstützen den Ausschreibungsprozess dann z.B. von der Publikation der Ausschreibung, der Verteilung der Pflichtenhefte, der Übermittlung und Evaluation der Offerten bis hin zum Vertragsabschluss.⁶

3.3. elektronische Transaktion

Den Schwerpunkt des E-Procurements bilden v.a. die transaktionsorientierten Ansätze. In weiterem Sinne fallen hierunter die elektronischen Ausschreibungen und Auktionen (s. 3.2. u. 4.), v.a. jedoch das Beschaffungsverfahren des Desktop-Purchasing, die dezentrale Beschaffung auf der Basis elektronischer Produktkataloge. „Unter einem Desktop Purchaising System wird eine Softwareapplikation verstanden, welche die automatisierte Abwicklung von Beschaffungstätigkeiten von Gütern mit geringer strategischer Bedeutung und einem hohen Automatisierungspotential ermöglicht.“ ¹

Im Gegensatz zur zentralen Beschaffung, bei der der Mitarbeiter der Verwaltung seinen Beschaffungsbedarf der Beschaffungsabteilung meldet, welche die Beschaffung dann für ihn vornimmt, kann der Mitarbeiter beim Desktop-Purchasing von seinem Arbeitsplatz aus selber Beschaffungsvorgänge auslösen und abwickeln. Desktop-Purchasing-Systeme unterstützen den gesamten Beschaffungsprozess von der Artikelauswahl und Bestellanforderung über die Bestellung und Lieferung bis hin zum Wareneingang und zur Rechnungsabwicklung. Zentraler Baustein des Desktop-Purchasing bilden elektronische Produktkataloge mit Informationen zu den verfügbaren Produkten. Dies sind typischerweise meist standardisierte Produkte, die sich durch eine hohe Bestellfrequenz und eine einfache Lager- bzw. Transportfähigkeit auszeichnen. Diese Beschreibung trifft in erster Linie auf sog. C-Artikel, wie z.B. Büromaterial, Computerzubehör, Werkzeuge oder Hygieneartikel zu. Mit zunehmender Entwicklung von Desktop-Purchasing-Systemen werden diese jedoch auch zunehmend für die Beschaffung höherwertiger, individuellerer Güter (A- und B-Artikel) und für Dienstleistungen interessant.²

3.4. elektronische Bestellabwicklung

Die Bestellabwicklung mithilfe elektronischer Verfahren ist ein Anwendungsfeld des E-Procurements, welches zur Verbesserung der Transparenz und Effizienz des Beschaffungsprozesses beitragen kann. Eine erhöhte Transparenz ergibt sich bei der digitalen Bestellabwicklung u.a. dadurch, dass jederzeit die Möglichkeit besteht über das Internet Informationen zum aktuellen Bestell- und Lieferstatus zu erhalten. Die Verwaltung kann zu jedem Zeitpunkt feststellen, in welcher Bearbeitungsphase sich ihr jeweiliger Bestellungsauftrag befindet. Diese Möglichkeit des E-Procurement wird

auch als Tracking bezeichnet und hat in vielen privatwirtschaftlichen Unternehmen, v.a. im Paketversandhandel, schon langfristig Zuspruch gewonnen.³

[...]

¹ Nekolar, E-Procurement, 2003, S.36

² vgl. Eyholzer, Zarnekow, Brenner, E-Procurement, o.J., S.49-50

³ vgl. Eyholzer, Zarnekow, Brenner, E-Procurement, o.J., S.51

⁴. Die Inverse Auktion als Möglichkeit der Auftragsvergabe für die öffentliche Hand In der lebhaften Diskussion um Möglichkeiten, die sich durch E-Procurement für die öffentliche Beschaffung in Zukunft bieten, kommt es zunehmend zur Sprache, Versteigerungen nun auch für die öffentliche Hand im Internet durchzuführen. Hierbei gerät v.a. die inverse Auktion immer mehr in den Mittelpunkt der Überlegungen.

¹ Müller/Vogt, Electronic Procurement, 2002, S.1

² Müller/Vogt, Electronic Procurement, 2002, S.2

³ vgl. Schäfer, Public E-Procurement, 2002, S. 50

⁴ Kunnert, WTO-Vergaberecht, 1998, S.9

⁵ s. Anhang I

⁶ BMWi, Dokumentation, 2001, S. 3

¹ vgl. BMWi, Dokumentation, 2001, S.3-7

² vgl. Goerdeler, E-Vergabe, 2002, S. 5

³. Einsatzmöglichkeiten des E-Procurements im öffentlichen Beschaffungsprozess

¹ s. Anhang II

² vgl. Müller/Vogt, Electronic Procurement, 2002, S.1

³ vgl. Eyholzer, Zarnekow, Brenner, E-Procurement, o.J., S.49

⁴ Nekolar, E-Procurement, 2003, S.53

⁵ vgl. Nekolar, E-Procurement, 2003, S.54 und Anhang III

⁶ vgl. Müller/Vogt, Electronic Procurement, 2002, S.2

In speziellen Fällen werden Inverse Auktionen eingesetzt. Dabei handelt es sich um ein innovatives Beschaffungsverfahren mit „Versteigerungscharakter“, auf welches in Gliederungspkt. 4 noch näher eingegangen wird.