Unternehmen müssen heute eher denn je auf Änderungen der Marktbedingungen
reagieren. „Zunehmende Globalisierung, internationaler Wettbewerb, steigendes
Innovationstempo und damit verknüpft ein steigender Kostendruck wird in Zukunft die
Wirtschaft in zunehmenden Maße beeinflussen. Nur die Unternehmungen, die die
Kostenstruktur in den Griff bekommen und Kosten senken, wird es gelingen,
weiterhin erfolgreich am Markt präsent zu sein.“1 Erschwerend hinzu kommen
permanente technische Neuerungen und Innovationen, welche immer wieder eine
Anpassung des Unternehmens an die Marktgegebenheiten erfordern. Zu nennen ist
hier zum Beispiel das Internet, welches u.a. als Informationsquelle und virtuelles
Einkaufszentrum einen immer größer werdenden Anteil der Transaktionen auf sich
verbucht. Ziel muss es hier sein, einen nicht nur temporären Prozess anzustoßen,
welcher Informationen aller Art und unterschiedlichster Herkunft am richtigen Ort
zusammenführt, und dies auch noch schnell, um auch langfristig mögliche
Kostensenkungspotenziale auszunutzen.
„Für die Unternehmen bedeutet dies auf der einen Seite, Produktionsbedingungen zu
schaffen, die der hohen Entwicklungsdynamik ihres Produktprogramms entsprechen
und sie befähigen, bedarfsgerecht und termingerecht die Kundenanforderungen zu
erfüllen. Auf der anderen Seite gilt es Arbeitsstrukturen zu schaffen, die die
Einbeziehung der Mitarbeiter ermöglichen und deren Kreativität fördern.“2
„Früher blieb die Ablauforganisation bei einer Umorganisation meistens unverändert,
heute steht diese unter dem Schlagwort „Business Process Reengineering“ im
Mittelpunkt der Betrachtung.“3
Der Focus dieser Hausarbeit soll auf dem praktischen Bezug von Workflow-
Systemen und ihrer Dringlichkeit für eine schlanke, zeitgerechte Unternehmung
liegen. Dabei sollen die Funktionen von Workflow-Systemen und ihre
Anwendungsbereiche näher betrachtet werden und somit die Notwendigkeit der aus
dem Einsatz von Workflow resultierenden Geschäftsprozessoptimierung
herausgestellt werden.
1 Köhler-Frost, Wilfried, Electronic Office Systeme, 1998, S.113
2 Bullinger/Warschat, Forschungs-und Entwicklungsmanagement, 1997, S.V
3 Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.14
Inhaltsverzeichnis
1. Rechtfertigung der Themenstellung
2. Workflow Systeme
2.1 Funktionen
2.2 Beschreibung mittels Action Workflow
2.3 Nutzen
3. Lotus Notes
3.1 Notes und Workflow
4. Workflow am Beispiel der EAM AG
5. Zusammenfassung und Resümee
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die Arbeit analysiert den praktischen Einsatz von Workflow-Systemen in Unternehmen, um deren Notwendigkeit für schlanke, zeitgerechte Geschäftsprozesse zu verdeutlichen und Möglichkeiten der Prozessoptimierung aufzuzeigen.
- Funktionsweise und Architektur von Workflow-Systemen
- Methodische Beschreibung von Prozessen (Action Workflow)
- Nutzenpotenziale durch technologische Unterstützung
- Integration von Workflow-Funktionalitäten in Lotus Notes
- Praxisbeispiel einer Workflow-Implementierung bei der EAM AG
Auszug aus dem Buch
2.3 Nutzen von Workflow-Systemen
„Workflow-Managementsysteme unterstützen die Vorgangssteuerung, indem sie an jedem beteiligten Arbeitsplatz das zu bearbeitende Dokument, die damit auszuführenden Tätigkeiten und die anschließend erforderlichen Maßnahmen (z.B. Weiterleitung an die nächsthöhere Instanz) sowie alle weiteren für die Bearbeitung benötigten Unterlagen direkt am Bildschirm anzeigen. Durch Workflow-Managementsysteme sollen die Bearbeitungsvorgänge schneller ausgeführt, die Transportzeiten zwischen den Arbeitsplätzen verkürzt und möglicherweise Einsparungen, z.B. beim Botendienst, erreicht werden. Voraussetzung ist die Vernetzung aller beteiligten Arbeitsplätze.“
„Das Problem ist die Konkretisierung und Quantifizierung des Nutzens, um eine sichere Planungsbasis für Investitionen zu erhalten.“
Zusammenfassung der Kapitel
1. Rechtfertigung der Themenstellung: Beschreibt den Anpassungsdruck durch Globalisierung und technische Innovationen, der Unternehmen zur Optimierung ihrer Abläufe zwingt.
2. Workflow Systeme: Erläutert die Architektur, Funktionen und Beschreibungsmethoden sowie den ökonomischen Nutzen von Workflow-Systemen.
3. Lotus Notes: Analysiert die Groupware-Lösung Lotus Notes hinsichtlich ihrer Workflow-Fähigkeiten und Integrationsmöglichkeiten.
4. Workflow am Beispiel der EAM AG: Detailliert die praktische Implementierung einer Workflow-Lösung zur Prozessoptimierung in der Materialwirtschaft eines Energieversorgers.
5. Zusammenfassung und Resümee: Führt die Erkenntnisse über die Bedeutung von Prozessoptimierung und technischer Unterstützung zur Bewältigung unternehmerischer Herausforderungen zusammen.
Schlüsselwörter
Workflow-Systeme, Geschäftsprozessoptimierung, Business Process Reengineering, Lotus Notes, Vorgangssteuerung, Automatisierung, Prozessmodellierung, EAM AG, Materialwirtschaft, Lean Office, Effizienz, Anwenderschnittstelle, Informationsmanagement, Unternehmensprozesse.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Bedeutung und dem praktischen Nutzen von Workflow-Systemen zur effizienten Gestaltung und Optimierung betrieblicher Abläufe.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die Architektur von Workflow-Systemen, deren methodische Beschreibung, das Potenzial zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung sowie die technische Umsetzung am Beispiel von Lotus Notes.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, die Notwendigkeit des Einsatzes von Workflow-Systemen für eine schlanke und zeitgerechte Unternehmensführung zu unterstreichen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es erfolgt eine systematische Analyse der theoretischen Grundlagen von Workflow-Management in Verbindung mit einer praxisorientierten Fallstudie.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Darstellung der Funktionsweise und Architektur, die Beschreibung mittels der Action-Workflow-Methodik, den Nutzen von Workflow-Systemen sowie die konkrete Anwendung bei der EAM AG.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Workflow-Systeme, Geschäftsprozessoptimierung, Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerung.
Warum ist die organisatorische Voroptimierung so wichtig?
Wie im Text betont wird, bringen Workflow-Systeme erst in Kombination mit einem organisatorischen Reengineering den maximalen Nutzen, da rein technische Insellösungen die Prozesskomplexität oft nicht sinnvoll adressieren.
Welche Rolle spielt Lotus Notes in der beschriebenen Lösung?
Lotus Notes fungiert als Integrationsplattform, die eine Schnittstelle zwischen Endanwendern und komplexen Systemen wie SAP R/3 bildet, um Beschaffungsprozesse zu automatisieren und transparent zu gestalten.
- Quote paper
- Stefan Zmojda (Author), 2003, Workflow Systeme, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/18195
