Workflow Systeme

Inhaltsverzeichnis

1. Rechtfertigung der Themenstellung

2. Workflow Systeme
2.1 Funktionen
2.2 Beschreibung mittels Action Workflow
2.3 Nutzen

3. Lotus Notes
3.1 Notes und Workflow

4. Workflow am Beispiel der EAM AG

5. Zusammenfassung und Resümee

6. Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis:

Abbildung 1: Referenzmodell der Workflow Management Coalition Frank J. Rump, Geschäftsprozessmanagement auf der Basis ereignisgesteuerter Prozessketten, 1999,

Abbildung 2: Hauptelemente von Action-Workflow Klaus Götzer, Workflow, 1997,

Abbildung 3: Vorteile durch gleichzeitige Optimierung von Organisation und Technik Klaus Götzer, Workflow, 1997, S.186

1. Rechtfertigung der Themenstellung

Unternehmen müssen heute eher denn je auf Änderungen der Marktbedingungen reagieren. „Zunehmende Globalisierung, internationaler Wettbewerb, steigendes Innovationstempo und damit verknüpft ein steigender Kostendruck wird in Zukunft die Wirtschaft in zunehmenden Maße beeinflussen. Nur die Unternehmungen, die die Kostenstruktur in den Griff bekommen und Kosten senken, wird es gelingen, weiterhin erfolgreich am Markt präsent zu sein.“^[1] Erschwerend hinzu kommen permanente technische Neuerungen und Innovationen, welche immer wieder eine Anpassung des Unternehmens an die Marktgegebenheiten erfordern. Zu nennen ist hier zum Beispiel das Internet, welches u.a. als Informationsquelle und virtuelles Einkaufszentrum einen immer größer werdenden Anteil der Transaktionen auf sich verbucht. Ziel muss es hier sein, einen nicht nur temporären Prozess anzustoßen, welcher Informationen aller Art und unterschiedlichster Herkunft am richtigen Ort zusammenführt, und dies auch noch schnell, um auch langfristig mögliche Kostensenkungspotenziale auszunutzen.

„Für die Unternehmen bedeutet dies auf der einen Seite, Produktionsbedingungen zu schaffen, die der hohen Entwicklungsdynamik ihres Produktprogramms entsprechen und sie befähigen, bedarfsgerecht und termingerecht die Kundenanforderungen zu erfüllen. Auf der anderen Seite gilt es Arbeitsstrukturen zu schaffen, die die Einbeziehung der Mitarbeiter ermöglichen und deren Kreativität fördern.“^[2]

„Früher blieb die Ablauforganisation bei einer Umorganisation meistens unverändert, heute steht diese unter dem Schlagwort „Business Process Reengineering“ im Mittelpunkt der Betrachtung.“^[3]

Der Focus dieser Hausarbeit soll auf dem praktischen Bezug von Workflow-Systemen und ihrer Dringlichkeit für eine schlanke, zeitgerechte Unternehmung liegen. Dabei sollen die Funktionen von Workflow-Systemen und ihre Anwendungsbereiche näher betrachtet werden und somit die Notwendigkeit der aus dem Einsatz von Workflow resultierenden Geschäftsprozessoptimierung herausgestellt werden.

2. Workflow-Systeme

2.1 Funktionen

Der folgende Überblick soll der Systematisierung der Funktionen dienen, da man ein Workflow-System in verschiedene logische Bestandteile zerlegen kann um die Funktionalität zu beschreiben, die tatsächliche Implementierung aber anders erfolgen kann.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 soll die prinzipielle Architektur eines Workflow-Systems sichtbar machen.

„Ein Workflow-System soll eigentlich nie zum Einsatz kommen, ohne dass die Abläufe zuvor genauer untersucht und optimiert werden. Schon im Sinne des Lean-Office-Gedankens sollte man die gesamte Organisation einer Analyse unterziehen und auf die neue Philosophie ausrichten.“^[4]

„Die zentrale Komponente eines Workflow-Managementsystems bilden die Workflow-Ausführungsdienste, die die Dienste für die Erzeugung, Verwaltung und Ausführung von Workflow-Instanzen bereitstellen. Die Ausführungsdienste bestehen dabei aus einer oder mehreren kompatiblen Workflow-Maschine(n), die jeweils die Ausführungsumgebung für eine oder mehrere Instanzen bilden und interoperabel sind. Gekapselt werden die Dienste durch ein Workflow-API und Austauschformate, die über fünf Schnittstellen die Verbindung zu den anderen Komponenten bereitstellen.“^[5] „Das Workflow-API besteht dabei aus parametrisierbaren Funktionsaufrufen.“^[6]

„Die Schnittstelle 1 (Workflow Definition Interchange) stellt die Verbindung zwischen der Definitions- und Laufzeitumgebung eines Workflow-Managementsystems her. Somit können die mit dem Modellierungswerkzeug eines Herstellers beschriebenen Workflows an ein Workflow-Managementsystem eines anderen Herstellers zur Ausführung übertragen werden.“^[7]

Die Workflow-Client-Applikationen als Schnittstelle 2 oder auch Benutzersystem genannt, wickeln die Abarbeitung der einzelnen Arbeitsschritte beim User ab, bilden also gewissermaßen die dezentrale Komponente eines Vorgangsabwicklungssystems nach. So sind speziell der Aufruf und die Konfiguration der Vorgänge, die Identifizierung der Vorgangstypen, die Steuerung der Eingangspost, die Verfolgung von Vorgängen, das Erkennen des Dokumentationstyps sowie die Zuordnung der entsprechenden Applikation und das Wiedervorlagesystem als Funktionen hierbei miteinander verbunden.^[8] So kann der Endanwender mit der Laufzeitumgebung kommunizieren, ihm werden dabei über eine Arbeitsliste die von ihm zu bearbeitenden Aufgaben angezeigt. Die zur Bearbeitung der Aufgabe entsprechende Applikation mit den entsprechenden Daten wird gestartet, welche jeweils im Workflow-Schema definiert sind. Nebenan muss die Workflow-Client-Applikation Funktionen zur Zurückstellung, Wiedervorlage und Delegation von Aufgaben bereitstellen.^[9]

Schnittstelle 3 stellt dabei die bidirektionale Kommunikation zwischen den Ausführungsdiensten und den externen Applikationen her. Als externe Applikation soll hier schon bestehende und wieder in den Prozess mit einzugliedernde Alt-Software bezeichnet werden.

„Über die Schnittstelle 4 ist die Kommunikation zu weiteren Workflow-Ausführungsdiensten möglich, die jeweils wieder mehrere Workflow-Maschinen haben können.“^[10] Durch diese Schnittstelle und deren Definition soll die Interoperabilität verschiedener Workflow-Managementsysteme gewährleistet werden.

Der Administrator ist für das reibungslose systemtechnische Funktionieren im Alltag verantwortlich. Über die Schnittstelle 5 kann eben dieser einheitlich auf die Laufzeitumgebung zugreifen, sie bietet eine Übersicht über aktuelle Vorgänge, gibt den Bearbeitungsstatus eines Ablaufes wieder, führt Soll-Ist-Vergleiche durch, entwirft Historien und Statistiken und bietet eine Benutzerverwaltung und Dokumentation der Prozesse.^[11]

2.2 Beschreibung

Um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können, sollte die verwendete Prozessbeschreibung für alle Beteiligten klar und verständlich sein. Der Mitarbeiter soll die organisatorische Korrektheit beurteilen können und sich darin in der täglichen Arbeit wiederfinden. Dazu sollten sich möglichst viele zentrale Aspekte der Abläufe in der Methodik grafisch darstellen lassen, da sie nur so in der Diskussion transparent sind. Diese Methodik zwingt dazu, Abläufe auf ihre logische Konsistenz hin zu überprüfen, wenn bestimmte unlogische Vorgänge sich nicht abbilden lassen. Eine in sich geschlossene Methodik lässt sehr gut erkennen, ob der darzustellende Prozess sinnvoll und möglich ist.^[12]

Einen Ansatz zur Beschreibung der Methodenunterstützung stellt die Action Workflow Methodology dar. Sie basiert auf der Theorie der Sprechakte und geht davon aus, dass es bei jedem Prozess im Kern zwei Hauptbeteiligte gibt: Den Kunden (Customer) und den Ausführenden (Performer). Diese beiden agieren miteinander.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Den Anfang bildet die Vorbereitungsphase, in welcher ein Vorschlag für eine Sache ausgearbeitet wird. Im Anschluss daran folgt die Verhandlungsphase, in welcher die durch den Performer zu erbringende Leistung ausgehandelt wird, gefolgt von der Durchführung durch den Performer. Zum Abschluss wird dem Customer das Ergebnis vorgestellt, welcher dieses dann überprüft und akzeptiert, falls es in Ordnung ist.^[13]

„Jede einzelne dieser Phasen kann wieder durch einen eigenen Zyklus (Loop) abgewickelt werden. So ist es möglich, dass zum Beispiel der Performer die Durchführungsphase wiederum an einen Dritten delegiert. In diesem Moment wechselt der Performer seine Rolle. In bezug auf den zweiten Loop wird er nun Customer und der von ihm Beauftragte zum Performer. Auf diese Art und Weise lassen sich beliebig komplexe Abläufe darstellen.“^[14]

Interessant dabei ist, dass nun schon eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeit für den gesamten Prozess beim Main-Performer eintritt. Einem vorgefundenen Prozess wird durch dieses System eine Umorganisation vorgeschrieben. Der Customer und der Performer handeln die jeweiligen Ergebnisse aus, zum Schluss findet eine Überprüfung und Abnahme des Ergebnisses statt. Diese genannten Aspekte spiegeln eine hohe Eigenständigkeit und Eigenverantwortlichkeit aller Beteiligten wieder.^[15]

[...]

^[1] Köhler-Frost, Wilfried, Electronic Office Systeme, 1998, S.113

^[2] Bullinger/Warschat, Forschungs-und Entwicklungsmanagement, 1997, S.V

^[3] Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.14

^[4] Klaus Götzer, Workflow, 1997, S. 68

^[5] Rump, Frank J., Geschäftsprozessmanagement auf der Basis ereignisgesteuerter Prozessketten, 1999, S. 40

^[6] Houy, Chrsitian, Datenmanagement für Workflowprozesse, 1996, S.33

^[7] Rump, Frank J., Geschäftsprozessmanagement auf der Basis ereignisgesteuerter Prozessketten, 1999, S. 40

^[8] vgl. Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.72

^[9] vgl. Rump, Frank J., Geschäftsprozessmanagement auf der Basis ereignisgesteuerter Prozessketten, 1999, S. 40

^[10] Rump, Frank J., Geschäftsprozessmanagement auf der Basis ereignisgesteuerter Prozessketten, 1999, S. 40

^[11] vgl. Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.70

^[12] vgl. Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.81

^[13] vgl. Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.84

^[14] Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.84

^[15] vgl. Götzer, Klaus, Workflow, 1997, S.85