Ein Ziel bei der Führung von Unternehmen ist die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Mit dieser Diplomarbeit wird den Unternehmen eine Möglichkeit gezeigt, wie man diesem Ziel näher kommen kann. Ein möglicher Ansatzpunkt hierfür ist die Erhöhung der Produktivität. Im Produktionsbereich von Unternehmen wird schon seit vielen Jahren die Produktivität erfolgreich gesteigert. Dies wird erreicht, durch umfangreiche Reorganisationsmaßnahmen, z. B. durch die Automation, die auf Taylor zurückzuführen ist. Durch die Automation, verbunden mit der Reorganisation der Abläufe, ist es gelungen, in der Produktion die Qualität zu verbessern und gleichzeitig die Durchlaufzeiten zu verringern. Diese Art der Produktivitätssteigerung zielte aber hauptsächlich auf den produktiven Bereich ab, während der administrative Bereich außer acht gelassen wurde.
Im administrativen Bereich (Verwaltung) wurde durch den Einsatz von EDV-Anlagen automatisiert, was aber oft nur zu einer geringen Produktivitätssteigerung führte. Es wird zum Teil sogar die Auffassung vertreten, daß durch die Einführung von EDV-Anlagen eine Verschlechterung der Produktivität in den Verwaltungsbereichen eingetreten ist. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, daß die Automation in der Verwaltung ohne eine entsprechende Reorganisation durchgeführt wurde. Ferner werden die umfangreichen Möglichkeiten einer EDV-Anlage nur gering genutzt. Eine Besserung kann z. B. durch den Einsatz von Workflow-Systemen erzielt werden. So wird das Vorhandensein von benötigten Informationen immer wichtiger. Damit Unternehmen wettbewerbsfähig werden bzw. bleiben, müssen sie in der Lage sein, die benötigten Informationen schnell und in einer hohen Qualität zur Verfügung zu stellen. Dies wird zum Teil durch den Einsatz von EDV-Anlagen erreicht. Der Einsatz bisheriger EDV-Anlagen ist aber nicht mehr ausreichend.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Workflow - Technologie der Rechnerunterstützung von Geschäftsprozessen
2.1 Grundlagen des Workflow
2.2 Darstellung eines Unternehmens in Verbindung mit Workflow
2.2.1 Datensicht
2.2.2 Funktionssicht
2.2.3 Organisationssicht
2.2.4 Interaktionssicht
2.2.5 Prozeßsicht
2.3 Anforderungen an Unternehmen
2.4 Anforderungen an Projektmitarbeiter
2.5 Workflow-Muster
3 Workflow - Methode der Rechnerunterstützung von Geschäftsprozessen
3.1 Workflowstrategie
3.2 Geschäftsprozeß und Workflow
3.2.1 Hauptkonzept
3.2.2 Analyse
3.2.3 Business Prozeß Reengineering
3.3 Methodischer Aufbau eines Workflow-Systems
3.3.1 Workflow-Modellierung
3.3.2 Workflow-Steuerung
3.3.3 Workflow-Abwicklung
3.3.4 Workflow-Analyse
3.4 Voraussetzungen und Konzepte zur Anwendung von Workflow
3.4.1 Voraussetzung zur Anwendung von Workflow
3.4.2 Konzept zur Erstellung eines Workflow
3.4.3 Einsatz von Workflow
3.5 Schlußfolgerung
4 Workflow-Systeme in der Wirtschaft
4.1 Marktbetrachtung
4.2 SAP R/3-Workflow
4.2.1 Workflowstrategie von SAP R/3
4.2.2 Komponenten des SAP Business Workflow
4.2.3 Definitionswerkzeuge
4.2.4 Laufzeitsystem
4.2.5 Informationssystem
4.3 Einsatz von Workflow in der wirtschaftlichen Praxis
4.4 Vorteile und Risiken durch den Einsatz von Workflow
4.5 Schlußfolgerung
5 Ist-Analyse des Unternehmens
5.1 Ziel der Ist-Analyse
5.2 Vorgehensweise
5.3 Analyse des Geschäftsprozesses „Bestellauslösung“
5.4 Gegenwärtige Schwachstellen
5.5 Schlußfolgerung
6 Sollkonzept
6.1 Ziele
6.2 Vorgehensweise
6.3 Überarbeitung der Schwachstellen
6.4 Neugestaltung des Geschäftsprozesses
6.5 Schlußfolgerung
7 Realisierungskonzept
7.1 Ziel
7.2 Vorgehensweise
7.3 Schritte einer Workflowerstellung
8 Erkenntnisse
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit verfolgt das Ziel, Unternehmen den Einsatz der Komponente Business Workflow von SAP näherzubringen, um durch Prozessoptimierung und Automatisierung die Wettbewerbsfähigkeit im administrativen Bereich zu steigern. Dabei werden die theoretischen Grundlagen des Workflow-Managements sowie die praktische Umsetzung anhand des Prozesses der Bestellauslösung erläutert.
- Theoretische Grundlagen von Workflow-Technologien und Geschäftsprozessmodellierung.
- Anforderungen an Organisation und Mitarbeiter bei der Einführung von Workflow-Systemen.
- Methodik der Ist-Analyse und des Sollkonzepts zur Prozessoptimierung.
- Praktische Implementierung von Workflows im SAP R/3-System unter Nutzung des Business Workflow.
- Diskussion von Vorteilen, Risiken und betrieblichen Voraussetzungen des Workflow-Einsatzes.
Auszug aus dem Buch
3.2.2 Analyse
Durch die Analyse wird der derzeitige Zustand im Unternehmen ermittelt. Auf der Grundlage des Ist-Zustandes kann dann beim Entwurf des Sollkonzeptes entschieden werden, welche Punkte so beibehalten werden sollen wie bisher und welche Punkte zu ändern sind. Die Analyse umfaßt:
Analyse der Aufbauorganisation: Das Unternehmen wird in seinem hierarchischen Aufbau dargestellt. Man kann die Abhängigkeiten von Abteilungen und Personen erkennen. Die Darstellung erfolgt in der Regel als Organigramm.
Analyse der Ablauforganisation: Bei der Ablauforganisation werden die Arbeitsabläufe bzw. die einzelnen Prozesse untersucht und festgehalten. Ferner erfolgt die Darstellung der Abhängigkeiten der Prozesse. Zur Darstellung wird in der Regel ein Prozeßdiagramm erstellt. Durch die Darstellung und kritische Betrachtung der Abläufe läßt sich gut erkennen, welche Prozesse auch in der Zukunft beibehalten werden können und welche Prozesse man besser neu gestalten sollte. Zur Neugestaltung der Prozesse bietet sich das Prozeß-Reengineering an.
Analyse der Informationsflüsse: Hier werden die bei den Prozessen verwendeten bzw. weitergegebenen Informationen betrachtet. Der Fluß der Informationen ist vor allem bei Arbeitsanweisungen stark an der Aufbauorganisation orientiert. Stellt man die Weitergabe der Informationen in einem Informationsflußdiagramm dar, so läßt sich erkennen, welche Abteilungen bzw. Personen wie oft mit anderen kommunizieren. Neben der Nutzung für den Workflow ist diese Information auch interessant für die Organisation des Netzwerkes.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung thematisiert die Notwendigkeit der Produktivitätssteigerung im administrativen Bereich durch den Einsatz von Workflow-Systemen und definiert die Ziele der Arbeit.
2 Workflow - Technologie der Rechnerunterstützung von Geschäftsprozessen: Dieses Kapitel erläutert die technologischen Grundlagen von Workflow-Systemen, ihre Zerlegung in verschiedene Sichten und die Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter.
3 Workflow - Methode der Rechnerunterstützung von Geschäftsprozessen: Hier werden Strategien, die Analyse von Geschäftsprozessen, die EPK-Methode zur Modellierung sowie die verschiedenen Einsatzbereiche von Workflows detailliert behandelt.
4 Workflow-Systeme in der Wirtschaft: Das Kapitel bietet einen Überblick über den Markt von Workflow-Systemen, fokussiert speziell auf den SAP Business Workflow, dessen Architektur sowie Vor- und Nachteile.
5 Ist-Analyse des Unternehmens: Es wird das methodische Vorgehen bei der Aufnahme und Analyse eines bestehenden Geschäftsprozesses, hier am Beispiel der Bestellauslösung, beschrieben.
6 Sollkonzept: Dieses Kapitel beschreibt die Ziele, Vorgehensweise und die konkrete Überarbeitung der in der Ist-Analyse identifizierten Schwachstellen im Rahmen eines Neugestaltungskonzeptes.
7 Realisierungskonzept: Hier wird das praktische Vorgehen bei der Einführung eines neuen Systems in SAP R/3, inklusive der administrativen Schritte und der Workflow-Definition, dargelegt.
8 Erkenntnisse: Die Arbeit schließt mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse, den Voraussetzungen für den Workflow-Einsatz sowie einer Einschätzung der damit verbundenen Risiken und Auswirkungen auf den Arbeitsalltag.
Schlüsselwörter
Workflow, Workflow-Management, SAP Business Workflow, Geschäftsprozesse, Prozessoptimierung, Business Process Reengineering, Ist-Analyse, Sollkonzept, Ablauforganisation, Aufbauorganisation, EPK, Informationsfluss, Automatisierung, R/3-Workflow, Wirtschaftlichkeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Einführung und Nutzung von Workflow-Systemen zur rechnerunterstützten Gestaltung und Optimierung betrieblicher Geschäftsprozesse.
Welche Themenfelder stehen im Zentrum?
Zentrale Themen sind die theoretischen Grundlagen des Workflow-Managements, die Methode der Geschäftsprozessanalyse, die Modellierung mittels EPK sowie die praktische Implementierung in SAP R/3.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, Unternehmen aufzuzeigen, wie sie durch den Einsatz von SAP Business Workflow ihre administrativen Abläufe effizienter gestalten und automatisieren können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt ein systematisches Vorgehensmodell bestehend aus Ist-Analyse, Sollkonzept und Realisierung, wobei für die empirische Datenerhebung Interviews durchgeführt wurden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in technologische Grundlagen, die detaillierte Beschreibung der Workflow-Methode, die Analyse des Marktes, die praktische Ist-Analyse eines Bestellauslösungsprozesses sowie das entsprechende Soll- und Realisierungskonzept.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Schlagworte sind Workflow, Geschäftsprozessoptimierung, BPR, SAP Business Workflow, Ist-Analyse, Sollkonzept und Prozessmodellierung.
Warum wird der Prozess der "Bestellauslösung" als Fallbeispiel gewählt?
Der Bereich der Bestellauslösung im Rechnungswesen dient als überschaubares, praxisnahes Beispiel, um Zusammenhänge bei der Workflow-Nutzung darzustellen, ohne den Rahmen der Diplomarbeit zu sprengen.
Was ist die Rolle des "debis Systemhauses" in diesem Kontext?
Das debis Systemhaus fungiert als Kooperationspartner, der Know-how bei der Einführung von SAP-Software bereitstellt und die Erstellung der Arbeit fachlich begleitet hat.
- Quote paper
- Walter Germscheid (Author), 1997, Einsatzmöglichkeiten von Workflow im Rechnungswesen in Verbindung mit der Software SAP R/3, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/185138
