Alles über PDF - Adobe Acrobat 6

Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG

2 DAS PDF-FORMAT
2.1 Was ist PDF?
2.2 Entwicklung
2.3 Merkmale von PDF
2.4 Zusammenfassung

3 WARUM EIN PORTABLES DATENFORMAT?
3.1 Trends und Entwicklungen
3.2 Vorteile von PDF
3.2.1 Plattformunabhängigkeit
3.2.2 Datenkomprimierung & Transferkosten
3.2.3 „ePaper Lösung“
3.2.4 Sicherheit und Verschlüsselung
3.2.5 Vergleich von HTML und PDF
3.3 Nachteile von PDF

4 DARSTELLUNG IM WEB-BROWSER

5 ADOBE PROGRAMME UND IHRE FUNKTIONEN / MÖGLICHKEITEN
5.1 Adobe Reader
5.2 Acrobat Distiller
5.2.1 Erzeugen von PDF-Dokumenten
5.2.2 Komprimierung mit dem Distiller
5.2.3 Einbetten von Schriften
5.2.4 Farbe
5.3 Adobe Acrobat
5.3.1 Überblick
5.3.2 Adobe Acrobat in Action
5.3.2.1 PDFMaker
5.3.2.2 Web-Capture
5.3.2.3 eFormulare
5.3.2.3.1 Erstellen von PDF-Formularen
5.3.2.3.2 Nutzung von PDF-Formularen
5.3.2.3.3 Werkzeugleiste - Feldtypen von PDF-Formularen
5.3.2.3.3.1 1. Schaltflächen (Push Buttons)
5.3.2.3.3.2 2. + 5. Checkboxen und Radio Buttons
5.3.2.3.3.3 3. Comboboxen
5.3.2.3.3.4 4. Listboxen
5.3.2.3.3.5 6. Textfelder
5.3.2.3.3.6 7. Digitale Unterschrift
5.3.2.3.4 Beispiel eines Formulars in PDF
5.3.2.3.5 Optionen für das Senden von Formulardaten-Export
5.3.2.3.6 Verarbeiten von PDF-Formularen
5.3.2.4 Dokumentenschutz
5.3.2.4.1 Öffnen und Bearbeiten einschränken
5.3.2.4.2 Einschränkungen und Sicherheit anzeigen
5.3.2.4.3 Konvertierungseinstellungen in Office-Anwendungen
5.3.2.5 Multimediaelemente
5.3.3 Weitere Programmteile
5.3.3.1 Werkzeugleiste
5.3.3.2 Zusammenfügen von mehreren Dokumenten
5.3.3.3 Lesezeichen
5.3.3.4 Piktogramme
5.3.3.5 Kommentare
5.3.3.5.1 1. Notiz-Werkzeug
5.3.3.5.2 2. Textbearbeitung
5.3.3.5.3 3. Stempel
5.3.3.5.4 4. Text hervorheben
5.3.3.5.5 5. + 6. + 7. + 8. Werkzeugleiste - Erweitertes Kommentieren
5.3.3.6 Suchfunktion
5.3.3.7 Digitale Signatur
5.4 LaTeX
5.4.1 Was ist LaTeX?
5.4.2 Was soll ich damit?
5.4.3 Was brauche ich?
5.4.4 Der Weg eines LaTeX-Dokumentes
5.4.5 Die erste TeX-Datei
5.5 Ghostview / Ghostscript
5.5.1 Was ist Ghostview überhaupt?
5.5.2 Wie erzeuge ich PostScript-Dateien?
5.5.3 PS-Druckertreiber
5.6 PDF
5.7 PDF Mailer
5.8 Kostenlose PDF-Erstellung durch Adobe

6 FAZIT

7 QUELLENVERZEICHNIS
7.1 Literatur
7.2 Weitere Quellen

1 Einleitung

Der Austausch von Dokumenten auf elektronischem Wege ist heute gängige Praxis. Die Zeiten, als Daten ausschließlich per Post, Fax oder Telefon übermittelt wurden, sind längst vorbei. Zum einen können Dokumente per E-Mail versendet werden, zum anderen lassen sie sich im Internet hinterlegen und von dort herunterladen. Insbesondere moderne und zeitgemäße Unternehmen nutzen das Internet, um mit Geschäftspartnern und Kunden weltweit elektronische Dokumente schnell und einfach online auszutauschen. Aber was nützt der schnellste Datenaustausch, wenn der Empfänger das Dokument nicht öffnen kann, weil er nicht die erforderliche Software auf seinem PC installiert hat oder gar mit einem anderen Betriebssystem (UNIX, Linux, OS/2, Mac OS) arbeitet. Adobe schreibt auf seiner Web-Seite: „Selbst bei denselben Anwendungen kann es sein, dass Dokumente nicht korrekt geöffnet werden können. Es wurden verschiedene Versionen verwendet, oder die Schriftarten, die bei der Erstellung des Dokuments verwendet wurden, fehlen. In diesem Fall kann das, was man sieht, sich vom Originaldokument stark unterscheiden, und das kann möglicherweise die Firmenidentität oder das Markenbild beeinflussen.“

Zur Vermeidung solcher Probleme bei der elektronischen Weitergabe von Dokumenten hat die Firma Adobe einen weltweiten „Standard“ geschaffen: das PDFFormat (Portable Document Format). Dieses stellt die ideale Lösung zum Austausch von Dokumenten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens, innerhalb eines Netzwerkes sowie im Internet dar.

Zum Lesen und Drucken von PDF-Dateien genügt der kostenlose „Adobe Reader“, welcher für alle gängigen Betriebssysteme online verfügbar ist.

Zum Erstellen von PDF-Dokumenten wird allerdings das kostenpflichtige Programm Adobe Acrobat benötigt, auf dessen Funktionen später genauer eingegangen wird.

2 Das PDF-Format

2.1 Was ist PDF?

„Adobe PDF (Portable Document Format) ist der bereits seit über 10 Jahren weltweit erfolgreich eingesetzte De-facto-Standard für den zuverlässigen und sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten aller Art. Adobe PDF ist ein universelles Dateiformat, das Schriftarten, Bilder, Grafiken und Layout jedes Ausgangsdokuments beibehält, unabhängig von der Anwendung und der Plattform, die zur Erstellung verwendet wurden.“ So stellt der Hersteller sein Produkt vor. Mit Hilfe von PDF können alle auf Papier basierenden Dokumente in elektronische Form umgewandelt werden, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass das Original-Layout in irgendeiner Weise verfälscht wird. Dabei ist es egal, ob es sich um ein gescanntes Bild, eine aufwendige Grafik oder um eine Broschüre handelt, alle Dokumente können in PDF beschrieben werden.

Ein PDF-Dokument kann neben reinem Text verschiedene weitere Elemente aufweisen, wie z.B. Grafiken, Bilder, Audio- und Video-Dateien, und andere Multimedia-Elemente. Weiterhin können auch „technische Informationen“ enthalten sein, die beispielsweise die Navigation innerhalb eines Dokumentes erleichtern. Dazu zählen Sprungmarken, also interne Links, sowie externe Links und miniaturisierte Seitenvorschauen, so genannte Piktogramme.

PDF muss aber in erster Linie als „Endformat“ angesehen werden, das heißt PDF steht üblicherweise am Ende der Bearbeitungskette. Die Dokumente werden in einem Textverarbeitungs- oder Publishing-Programm erstellt und dann zur Veröffentlichung, Archivierung oder Verteilung in PDF umgewandelt.

2.2 Entwicklung

Die Entwicklung von PDF hat, wie schon viele andere Erfindungen, im Silicon Valley in Kalifornien ihren Ursprung. In den 80er Jahren entwickelten Dr. Chuck Geschke und Dr. John Warnock die Seitenbeschreibungssprache PostScript (PS), die als mächtige Sprache zur hardwareunabhängigen Beschreibung gedacht war. Sie wurde 1985, drei Jahre nach der Gründung der Firma Adobe Systems Inc., auf den Markt gebracht.

Während bis dahin im Druckbereich ein großes „Sprachgewirr“ herrschte, da jeder Drucker seine eigenen Programme und Treiber benutzte, um die Buchstaben und Zeichen des Computers auf Papier zu bringen, gab es damit zum ersten Mal einen Standard, der nicht von einem Druckerhersteller stammte. Obwohl die Druckerhersteller - auch heute noch - zur Verwendung von PostScript Lizenzgebühren an Adobe entrichten müssen, wurde schnell eine große Akzeptanz und eine daraus folgende schnelle Verbreitung dieses Formats erreicht. Dies ging sogar so weit, dass das PostScript-Format zu einem Industriestandard wurde.

Eine „revolutionäre“ Neuerung war, dass die Seite bei PostScript nicht mehr als Sammlung von Druckpunkten übertragen wird, sondern als Vektoren, die ein zu zeichnendes Objekt beschreiben. Wenn eine DIN-A4-Seite vorher aus einem Megabyte Bildpunkten beschrieben wurde, so reicht es nun, für eine Hintergrundfläche die vier Eckkoordinaten eines Rechtecks zu übergeben. Der im Drucker eingebaute PostScript-Interpreter ermittelt dann die Druckpunkte der zu druckenden Seite. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass eine so beschriebene Seite unabhängig von einem Gerät ist und auch beliebig skaliert, also vergrößert oder verkleinert werden kann, ohne dass unschöne Rastereffekte auftreten.

PDF ist eine Weiterentwicklung von PostScript und wurde 1993 zum ersten Mal der Öffentlichkeit vorgestellt. Seitdem ist es auch tatsächlich Standard. Auf Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede zwischen den beiden Formaten wird im Folgenden Kapitel eingegangen.

2.3 Merkmale von PDF

Da das PDF-Format auf dem bewährten PostScript-Format aufbaut, gibt es natürlich Gemeinsamkeiten:

- PDF arbeitet mit dem gleichen Grafikmodell, wie PostScript.
- PostScript-Dateien lassen sich sehr einfach in PDF-Dateien konvertieren und umgekehrt.
- PDF und PostScript sind darauf optimiert, die Seiten exakt zu beschreiben, um unter jedem Betriebssystem, auf jedem Rechner und von jedem Hardwareinterpreter identisch wiedergegeben zu werden. In den neueren Versionen von PDF lässt sich eine sehr hohe Qualität erreichen, so dass man beide in der Druckvorstufe verwenden kann.
- Auch das PDF-Format ist für Gerätehersteller lizenzpflichtig, d.h. wenn sie PDF nutzen wollen, müssen sie Lizenzgebühren bezahlen.

Trotz dieser Übereinstimmungen gibt es wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Dateitypen. PDF besitzt im Vergleich zu PostScript viele neue und innovative Eigenschaften, die es in den meisten Anwendung gegenüber PostScript überlegen machen. Einige werden im Folgenden näher erläutert.

PDF ist zwar im Gegensatz zu PostScript keine Programmiersprache - es gibt keine Schleifen, Abfragen und andere Kontrollstrukturen - und daher ist PDF nicht ganz so flexibel wie PostScript, aber es ist effizienter: die erzeugten Dateien sind kleiner und lassen sich leichter auswerten.

PDF-Dateien sind objektorientiert aufgebaut: jedes Objekt wird als einzelnes Element des Dokumentes behandelt und somit werden auch seine individuellen Eigenschaften gespeichert. Der Inhalt einer PDF-Datei ist stark gegliedert: Es gibt Verzeichnisse für alle enthaltenen oder erforderlichen Elemente; so ist beispielsweise für jede Seite leicht zu ermitteln, welche Schriften oder Bilder benötigt werden. Werden Objekte mehrfach verwendet, müssen sie trotzdem nur einmal in der Datei gespeichert werden. Am Ende der Datei befindet sich das Haupt- Inhaltsverzeichnis, in dem die absoluten Byte-Positionen der enthaltenen Objekte gespeichert sind. Objekte können an beliebigen Stellen gespeichert sein, beispielsweise können die Teile der ersten Seite über die ganze Datei verstreut sein. Durch die hierarchische Struktur der Datei können sie jedoch schnell „eingesammelt“ werden. Das Hauptverzeichnis verweist auf die Seitenverzeichnisse, diese wiederum auf untergeordnete oder allgemeine Verzeichnisse, usw.

PostScript-Dateien hingegen sind sequentiell aufgebaut: Die Daten folgen nacheinander in der Reihenfolge, wie sie benötigt werden, jedoch ohne gegenseitige Zuordnung. Sie müssen daher von Anfang bis Ende abgearbeitet werden. Folglich können einzelne Seiten einer PS-Datei nur schwer editiert oder gar entnommen werden.

Das PDF-Format ist offen gelegt, so dass die Entwicklung von Software-Werkzeugen rund um PDF jedermann möglich ist. Dazu liefert Adobe eine Development Kit und für zahlreiche Funktionen gibt es Zusatzmodule als Plugins.

Darüber hinaus können PDF-Dokumente Objekte für Interaktionen, wie zum Beispiel Hyperlinks und Multimediaeffekte, enthalten. Dieses ist bei PostScript-Dokumenten nicht möglich.

2.4 Zusammenfassung

Insgesamt lässt sich sagen, dass alle Vorteile von PostScript in das PDF-Format übernommen wurden, aber ohne seine Nachteile. Einen abschließenden Vergleich zwischen beiden Formaten bietet die folgende Tabelle.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3 Warum ein portables Datenformat?

3.1 Trends und Entwicklungen

Geschäftsprozesse im Zeitalter von Internet und E-Mail werden zunehmend online abgewickelt und damit bewegt sich eine Vielzahl von papierbasierenden Dokumenten Schritt für Schritt in das Internet, wie z.B. Formulare, Verträge, Mitteilungen, Broschüren, Präsentationen, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Bezüglich dieser Dokumente ist es wichtig, dass diese weiterhin lesbar bleiben, sicher sind und den Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht werden. Bei der Digitalisierung gibt es aber einige wichtige Bereiche zu beachten:

- Heterogene Arbeitsumgebungen:
Konflikte zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen und Anwendungen verhindern das Öffnen von Dokumenten oder machen diese unbrauchbar, da entscheidende Elemente, wie Schriftarten, Bilder oder Tabellen, fehlen.
- Zuverlässigkeit:
Die optische Integrität des Dokumentes muss erhalten bleiben. Unterschiedliche Arbeitsumgebungen dürfen nicht zu einer veränderten Bildschirm- oder Druckdarstellung führen.
- Sicherheit:
Dokumente sollten vor unerlaubten Zugriff, vor Manipulation oder unerlaubter Vervielfältigung geschützt werden können.

Mit dem Einsatz von PDF erhalten die Anwender einen gemeinsamen Standard für den Dokumentenaustausch.

3.2 Vorteile von PDF

Dass sich das PDF-Format sehr rasch verbreitete und zu einem Standard wurde, hat es nicht zu letzt seinen Vorteilen zu verdanken. Diese sind vor allem beim Web- Publishing der Grund, warum es sich auch in diesem Bereich mehr und mehr durchsetzt.

3.2.1 Plattformunabhängigkeit

Da sich neben Microsoft Windows immer mehr Betriebssysteme wie Linux oder MacOS etablieren, ist es wichtig auf Formate zu setzen, die ohne langwierige Konvertierungen, bei denen es zu Layoutveränderungen oder gar zu Informationsverlusten kommen kann, auf jedem System gelesen oder erstellt werden können.

So gibt es zwar inzwischen Office Programme wie OpenOffice, das für die gängigsten Plattformen verfügbar ist und beispielsweise Microsoft Office Dateien wie Word lesen und schreiben kann, jedoch treten auch hier noch Darstellungsfehler auf.

Im Gegensatz dazu sind PDF-Dateien völlig unabhängig von Programmen und Betriebssystemen, auf denen sie erstellt wurden. Denn alle in einem Dokument verwendeten Elemente werden integriert, so gibt es z.B. die Möglichkeit sämtliche Schriften in ein Dokument einzubetten.

Ein Dokumentenaustausch von einem Windows- auf einen Linux-Rechner kann problemlos ausgeführt werden. Mit Hilfe des Acrobat Readers, der für alle gängigen Betriebssysteme kostenlos verfügbar ist, können die PDF-Dateien im Originalerscheinungsbild inklusive der Grafiken und Schriften angezeigt, nach Wörtern durchsucht und ausgedruckt werden.

3.2.2 Datenkomprimierung & Transferkosten

Beim Austausch elektronischer Dokumente, vor allem beim Web-Publishing spielt die Datenmenge eine entscheidende Rolle. Eine Broschüre mit vielen Bildern ist schnell einige hundert Megabyte groß und damit für den Austausch, auch heutzutage bei immer schneller werdenden Internetverbindungen, ungeeignet.

Das PDF-Format ist optimal für Komprimierungen ausgerichtet. Durch eine Reihe von Kompressionstechniken reduzieren PDF-Dateien die Dateigröße im Vergleich zu PostScript um bis zu ca. 90%. Sogar Word-Dateien und reine Text-Dateien werden durch verschiedene Kompressionsalgorithmen, die nicht nur Grafiken, sondern auch Text, reduzieren, komprimiert. Dadurch kann die Datei wesentlich leichter archiviert und übermittelt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mit der Verwendung von PDF lassen sich nicht nur die Portokosten für den herkömmlichen Posttransfer einsparen, sondern sogar die Transferkosten über das Internet bei merklich schnellerer Übermittlung minimieren. Beispielsweise würde der Transfer einer 100 MB großen PostScript-Datei mit einer DSL-Verbindung (768 kbit/s) ca. 16 Minuten dauern. Die gleiche in PDF konvertierte Datei - jetzt nur noch 12 MB groß - würde jedoch nur ca. 2 Minuten in Anspruch nehmen.

Auch beim Druck ist die Datenkomprimierung von Vorteil: Denn es muss nur ein Bruchteil der Datenmenge an das Ausgabegerät gesendet werden.

3.2.3 „ePaper Lösung“

Obwohl immer mehr Dokumente und Informationen digitalisiert werden, bietet Papier im Vergleich zu elektronischen Medien immer noch einige Vorteile im Handling. Auf Papier lässt sich schließlich schreiben und das Geschriebene ohne irgendwelche Voraussetzungen lesen. Doch der große Nachteil liegt in den hohen Kosten für die Übermittlung von Papierdokumenten. Das Duplizieren und Verteilen solcher Dokumente geschieht mit großen Personalaufwand; sie müssen per Hand kopiert außerdem per Post oder Kurier versandt, gefaxt oder auch manuell im Unternehmen verteilt werden. Diese enorme Arbeitsleistung ist oft damit verbunden, dass Informationen gar nicht verteilt werden oder bestenfalls mit einem Zeitverzug bei den Empfängern eintreffen. Folglich fehlen dem Unternehmen, dem einzelnen Mitarbeiter oder gar dem Kunden wichtige Informationen. Mit den Möglichkeiten von PDF wird diese Informationsbarriere überwunden und eine Brücke zwischen digitalen und auf Papier basierenden Informationen geschaffen, das so genannte ePaper (zu deutsch: elektronisches Papier). Verschiedene Informationen werden elektronisch gespeichert und in leicht zugänglichen PDF-Dateien online an den oder die Empfänger weitergegeben. Dies alles geschieht mit geringem Kosten- und Zeitaufwand, setzt man dabei die herkömmliche Verteilung per Papier als Maßstab an. Die Benutzer haben aber weiterhin die Möglichkeit mit den Dokumenten fast so zu arbeiten, als seien sie auf Papier gedruckt.

Zudem hilft PDF den Unternehmen Druck- und Distributionskosten einzusparen oder zu minimieren, wenn es darum geht, Dokumente zu verteilen, die häufig aktualisiert oder geändert werden müssen. Als bestes Beispiel dienen hierfür Handbücher, Broschüren oder Preislisten. Mit Hilfe von PDF können derartige Dokumente komprimiert und in einheitlicher Form im Internet veröffentlicht werden. Somit kann je nach Bedarf die aktualisierte Information herunter geladen, angesehen oder ausgedruckt werden. Dabei ist eine plattformunabhängige und originalgetreue Darstellung auf dem Bildschirm und beim Druck gewährleistet, was bei der Anwendung des HTML-Formats nicht der Fall wäre, da hier unterschiedliche Browser und diverse Einstellungen zu Verfälschungen des Originals führen können.

Mittlerweile werden sogar Bücher auch als so genannte „eBooks“, also Bücher, die sich am Bildschirm oder in kleinen Standalone-Geräten lesen lassen, angeboten. Der Kunde hat die Möglichkeit sich das Buch nicht in herkömmlicher Papierform, sondern als elektronische Version, die dann aus dem Internet herunter geladen werden kann, zu bestellen. Die dadurch entstehenden Kosteneinsparungen werden dabei teilweise an den Kunden weitergegeben. Als Nachteil stellt sich jedoch die (fast) unkontrollierbare Weitergabe der eBooks dar. Zur Bezahlung der aus dem Internet bezogenen Bücher wurde zwar ein aufwendiges Digital-Rights-Managment geschaffen, durchgesetzt hat es sich aber trotz aller Anstrengungen bis heute nicht. Folglich kann die Weitergabe diese mit Restriktionen versehenen Dateien an sich nicht vollständig unterbunden werden.

3.2.4 Sicherheit und Verschlüsselung

Beim Datenaustausch und insbesondere beim Web-Publishing spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Änderungen an dem Original sind meist unerwünscht. Und auch nicht jede Information ist für jedermann bestimmt. Mit HTML- oder Word- Dokumenten ist man hiermit nicht auf der sicheren Seite. Zwar können Word- Dokumente mit einem Passwort gesperrt werden, jedoch gibt es nicht Möglichkeit Änderungen am Dokument zu unterbinden, auch wenn der Benutzer das Passwort kennt. Außerdem werden alle Anwender ausgeschlossen, die nicht das teure Microsoft Office-Programm auf dem Rechner installiert haben. Überdies geht von HTML- und Word-Dokumenten eine nicht zu unterschätzende Viren-Gefahr aus. Das PDF-Format ist bis auf einen Vorfall vor solchen Viren verschont geblieben.

Adobe Acrobat bietet die Möglichkeit wichtige Dokumente zu schützen. Mit Hilfe der so genannten „Kennwortsicherheit“ können PDF-Dateien verschlüsselt und durch Passwort mit Beschränkungen versehen werden, um zu verhindern, dass unbefugte Personen das Dokument öffnen oder ändern. Des Weiteren kann man bestimmte Teilfunktionen, wie z.B. Drucken, Kopieren von Text oder Grafik, Konvertieren in andere Formate oder Hinzufügen von Anmerkungen, verbieten.

Als Verschlüsselung setzt Adobe Acrobat den „RC4-Algorithmus“ ein. Adobe lizenzierte dieses undokumentierte Verfahren der Firma „RSA Data Security“. Eine detaillierte Spezifikation wurde jedoch nie veröffentlicht. Dies jedoch stellt sich als Nachteil für Dritthersteller heraus, da sie nicht die Möglichkeit haben, Programme zu entwickeln, die so verschlüsselte PDF-Dokumente öffnen können.

3.2.5 Vergleich von HTML und PDF

Die konzeptionellen Unterschiede der Formate HTML und PDF sind heutzutage weiterhin spürbar, obwohl sich beide immer mehr annähern. Beispielsweise ist die Hypertext-Funktionalität bei beiden Formaten sehr ausgeprägt. Durch einen Vergleich von HTML und PDF ergeben sich einige Nachteile von HTML, die zugleich als Vorteile von PDF gelten können.

Das Dokumentenformat HTML (Hypertext Markup Language) entstand aus der Sprache SGML und ist relativ einfach gehalten. Es eignet sich allerdings nicht zum Strukturieren umfangreicherer Dokumente z.B. kompletter Bücher, denn Strukturmerkmale lassen sich nur sehr begrenzt damit darstellen und sind meist eng mit Layout-Konventionen verknüpft, die einem Strukturelement, wie einer Kapitelüberschrift, eine ganz bestimmte Darstellung zuordnen. Aber es war auch gar nicht das Ziel, mit HTML komplexe Layouts von Dokumenten zu beschreiben.

HTML ist darauf optimiert, möglichst wenig Übertragungsbandbreite zu beanspruchen, so dass die Dokumente relativ klein sind. Ein HTML-Dokument besteht meist aus mehreren Ressourcen, die einzeln angefordert und übertragen werde, z.B. Bilder stellen einzelne Dateien dar. Wenn man nur die HTML-Datei speichert oder kopiert und weitergeben möchte, hat man ein unvollständiges Dokument, in dem z.B. die Bilder fehlen. In PDF stellt das jedoch kein Problem dar, hierbei werden alle Elemente, die zur Anzeige und Interaktion benötigt werden, in einer einzigen Datei gespeichert

Zudem ist HTML dafür optimiert, auf dem Bildschirm optimale Lesbarkeit zu garantieren. Das Aussehen der in HTML beschriebenen Dokumente ist nicht eindeutig festgelegt, es variiert zwischen den verschiedenen Browsern, bei unterschiedlichen Bildschirmauflösungen und natürlich unter verschiedenen Betriebssystemen. Überdies sind durch diese Optimierung für Bildschirme Ausdrucke, vor allem mit Bildern, qualitativ eher schlecht. Da keine Schriften eingebettet werden sind die Gestaltungsmöglichkeiten in diesem Bereich zusätzlich noch sehr begrenzt. Auch in diesem Bereich kann PDF punkten, da man mit diesem Format Optimierungen für verschieden Bereiche vornehmen kann.

3.3 Nachteile von PDF

Wie schon erwähnt, sollte PDF als „Endformat“ angesehen werden und nicht als Format, das der Weiterverarbeitung dient. Und das aus gutem Grund. Ein Nachteil ist nämlich, dass große, seitenweise Änderungen an PDF-Dokumenten nur schwer vorgenommen werden können, da kaum Strukturinformationen in einer PDF-Datei gespeichert werden, also einfach nicht vorhanden sind. Text ist dort größtenteils eine Ansammlung von Zeilen. Z.B. werden beim seitenübergreifenden Kopieren eventuell vorhandene Fußzeilen einfach mitkopiert. Auch gestaltet sich das Einfügen von weiteren Zeilen als recht schwierig, da z.B. kein automatischer Seitenumbruch vorgenommen wird. Änderungen am Layout sind sogar gänzlich unmöglich.

Jedoch arbeitet Adobe an dem Problem der Strukturinformationen, so dass in der jetzigen Version 6 schon Ansätze von Struktur in Dokumenten vorhanden sind. Zudem ist in zukünftigen Versionen vorgesehen, noch mehr Informationen dieser Art einzubringen.

4 Darstellung im Web-Browser

Wird ein PDF-Dokument direkt über einen Link im Web-Browser aufgerufen, erhält man durch ein Dialog-Fenster die Möglichkeit, die Datei auf Festplatte zu speichern oder durch eine so genannte „Helper Application“, also ein externes Programm, aufzurufen. In den meisten Fällen wird es sich dabei um den „Adobe Reader“ handeln. Das externe Programm, das aufgerufen wird, erkennt der Browser anhand des MIME-Type „application/pdf“, über den festgelegt ist, welches Dateiformat mit welchem Programm geöffnet werden soll.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass über ein Plugin bzw. ein ActiveX-Control das PDF- Dokument geladen und angezeigt wird. Dabei wird die PDF-Datei direkt durch Tags in HTML eingebettet. Beim Internet Explorer sind das entweder der <object>-Tag oder der <iframe>-Tag und bei Netscape / Mozilla der <embed>-Tag. Opera unterstützt leider keine Plugins oder ActiveX-Controls zum Anzeigen von PDF- Dateien.

Möchte man eine „browserübergreifende“ Lösung erzielen, muss man die Tags schachteln, wie im Screenshot zu sehen ist. Dabei wird der <embed>-Tag in den <object>-Tag eingeschachtelt. Netscape / Mozilla wertet nur den <embed>-Tag aus, und der Internet Explorer ignoriert den <embed>-Tag.

Beim Drucken der Web-Seite gibt es immer noch nicht die Möglichkeit, dass das eingebettete PDF-Dokument mitgedruckt wird. Anstelle des PDF-Dokuments erscheint eine weiße Fläche auf dem Ausdruck. Die PDF-Datei muss also gesondert gedruckt werden.

Durch die Byte-Serving-Technologie, bzw. das „Byte Range Retrieval Extension to HTTP“-Protokoll ist es möglich PDF-Dokumente auch seitenweise von einem Web- Server zu laden bzw. das Dokument „im Hintergrund“ zu laden, während die erste Seite betrachtet wird. Damit dieser Vorgang erfolgreich ablaufen kann, müssen jedoch verschiedene technische Voraussetzungen erfüllt sein. Sowohl eingesetzter Web-Browser wie auch der Web-Server müssen die Byte-Range-Technologie unterstützen. Dies ist jedoch bei allen Netcape-/ Mozilla-Browsern und dem Microsoft Internet Explorer der aktuellen Generation, sowie bei den aktuelle Web- Server der Fall. Zu guter Letzt müssen auch die PDF-Dokumente so strukturiert sein, dass sie ein seitenweises Laden ermöglichen. Diese sehr sinnvolle und zeitsparende Technik ist also überall möglich und eine derartige Optimierung ist inzwischen in fast allen PDF-Dokumenten vorhanden.

5 Adobe Programme und ihre Funktionen / Möglichkeiten

Im Zusammenhang mit PDF-Dateien gibt es zwei grundverschiedene Arten von Programmen: Die Anzeige-Programme, mit denen sich erstellte PDF-Dateien auf Computer darstellen lassen, und Programme zum Erzeugen von PDF. Die Firma Adobe hat zum Erstellen von PDF-Dateien eine Programmpalette namens „Acrobat“ auf den Markt gebracht. Adobe Acrobat gibt es in den Versionen „Standard“ und „Professional“, zusätzlich für Großunternehmen noch die Version „Elements“, die sich in Funktionalität und Preis unterscheiden.

Des Weiteren stellt Adobe mit dem „Adobe Reader“ ein entsprechendes Anzeigeprogramm kostenlos zur Verfügung. Im Folgenden wird auf einzelne Teile der Palette eingegangen.

5.1 Adobe Reader

Adobe Reader, früher bekannt als Acrobat Reader, ist eine spezielle Software zum Lesen von PDF-Dateien und ist für nahezu alle Betriebssysteme im Internet unter der Adresse http://www.adobe.de/products/acrobat/readstep.html kostenlos erhältlich. „Derzeit befinden sich“, laut Adobe, „weltweit über 500 Millionen Exemplare von „Adobe Reader“ im Einsatz.“ Mit Hilfe des Adobe Readers kann man sowohl lokal auf dem eigenen PC gespeicherte PDF-Dateien als auch mit Unterstützung eines WebBrowsers online im Internet angebotene PDF-Dateien betrachten.

Doch der Adobe Reader ist letztendlich mehr als nur ein Betrachtungswerkzeug. Der Benutzer kann sich mit Hilfe von Lesezeichen und Sprungverweisen bequem im gesamten Dokument bewegen. Durch Anklicken des Lesezeichens im linken Navigationsfenster wird die entsprechende Seite angezeigt.

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