Einführung von Projektcontrolling bei der Labtec GmbH

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung und Ziel der Projektarbeit
1.1 Abgrenzung der Projektarbeit
1.2 Ablauf des Projektes

2. Theoretische Grundlagen
2.1 Projekte
2.2 Projektmanagement
2.3 Projektcontrolling
2.4 Controlling-Regelkreis

3. Die Projektplanung
3.1 Projektantrag
3.2 Projektstrukturplan (PSP)
3.3 Projektablaufplan (PAP)
3.3.1 Vorgangsliste
3.3.2 Netzplan
3.4 Meetings
3.4.1 Kick-off
3.4.2 Lenkungsausschuss Meeting
3.4.3 Meilenstein
3.4.4 Jour Fixe
3.4.5 Projektstatusbericht
3.4.6 Meilensteintrendanalyse (MTA)

4. Projektdurchführung
4.1 Produktstammdaten (PSD)
4.1.1 Produkt A - Fersedativ Buccalfilm (Teilprojekt 1)
4.1.2 Produkt B - Pragnestop Transfilm®; Ostpharm OOO
4.1.3 Produkt C - Histablock Rapidfilm® (Teilprojekt 2)
4.2 Risikoerkennung und Risikobewertung
4.3 Identifikation potentieller Risiken
4.4 Risikobewertung
4.4.1 Budgetdurchsprache
4.4.2 Budgetdurchsprache - Produkt A
4.4.3 Budgetdurchsprache - Produkt B
4.4.4 Budgetdurchsprache - Produkt C
4.5 Problemanalyse und Produktbewertung
4.5.1 Produkt A
4.5.2 Produkt B
4.5.3 Produkt C
4.6 Zeitlicher Ablauf der Entwicklung von Arzneimitteln

5. Ergebnisse und Bewertung
5.1 Einführung von Projektcontrolling bei der Labtec GmbH
5.2 Projektarbeit

Literaturverzeichnis

Hilfsmittel

Abbildungsverzeichnis

Die Autoren

Formelle Informationen

Eidesstattliche Erklärung

Freigabe zur Veröffentlichung

1. Einleitung und Ziel der Projektarbeit

Ziel der Projektarbeit ist die Einführung von Projektcontrolling als Managementwerkzeug¹. Durch Projektcontrolling wird der tatsächliche Projektablauf hinsichtlich Kosten, Terminen und Ergebnissen so gut wie möglich in Übereinstimmung mit dem geplanten Projektablauf gehalten. Die Einführung des Projektcontrollings ist ein eigenes Projekt. Für die Zeit der Controlling Testphase übernehmen die Mitglieder des Projektteams die Aufgaben eines Controllers.

Im Projektcontrolling werden Entscheidungen mit Hilfe von Modellen optimiert und die Transparenz von wirtschaftlichen Vorgängen durch Instrumente verbessert. Dies geschieht in einem Umfeld, in dem sich die Anforderungen und Bedingungen ständig ändern. Zum optimalen Projektablauf werden die Chancen und Risiken des Projektes ermittelt und so für das Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit gesichert.

Die Labtec GmbH ist ein pharmazeutisches Forschungs- und Entwicklungsunternehmen mit einem Schwerpunkt auf transdermalen therapeutischen Systemen (TTS), topischen Systemen, sogenannte Transfilme®, sowie sich schnell auflösenden oralen Filmen, sogenannten RapidFilmen®. Sie ist eine Tochtergesellschaft der tesa SE und ein Teil der Beiersdorf Gruppe. Labtec ist damit der pharmazeutische Spezialist in einem globalen Konzern.² Am Standort in Langenfeld sind derzeit 45 Mitarbeiter beschäftigt. Die Fertigung und Produktion ist in Hamburg ansässig.

Zur Steuerung der Projekte ist ein umfassendes Projektcontrolling notwendig. Dies ist die Aufgabe dieser Projektarbeit.

Das Projektcontrolling soll neu eingeführt werden. In der Pilotphase werden drei Projekte bearbeitet. Eine klassische Auftragsentwicklung, die auf Stundenbasis abgerechnet wird, eine Eigenentwicklung mit einem Vertragspartner und eine selbstfinanzierte Eigenentwicklung ohne Vertragspartner.

1.1 Abgrenzung der Projektarbeit

Das Projektteam stellt aus praxisnahen Ausgangssituationen und realistischen Daten die Projektcontrolling-Situation für diese Projektarbeit dar. Bei den in der Projektarbeit angegebenen Produkten handelt es sich um verblindete Labtec-Produkte. Alle Namen und Daten sind frei erfunden. Innerhalb der Projektarbeit wird kein komplettes Projektcontrolling etabliert, sondern es werden lediglich die Voraussetzungen dafür geschaffen. In einer Testphase an drei Projekten wird die Umsetzbarkeit des Projektcontrollings als Werkzeug für spätere Projekte getestet.

1.2 Ablauf des Projektes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - Projektablauf

2. Theoretische Grundlagen

2.1 Projekte

Ein Projekt ist eine vordefinierte Aufgabe, welche durch einen Zeitraum und sachliche Rahmenbedingungen festgelegt ist. Projekte sind durch klare Ziele abgegrenzt und besitzen einen Einmaligkeitscharakter. Des Weiteren haben Projekte eine ausgeprägte Komplexität. Das Budget wird durch den Auftraggeber festgelegt. „Ein angestrebtes Projektergebnis kann nicht mit absoluter Sicherheit erreicht werden. Nur wenn die Ausführung der Projektaufgaben mit Unsicherheiten verbunden ist, wird von einem Projekt gesprochen.“³ Nach dieser Definition handelt es sich bei den Labtec-Produkten um eigene kleine Projekte. Dies bedeutet, dass ein Projektcontrolling durchgeführt wird.

2.2 Projektmanagement

Das Projektmanagement befasst sich mit der Gesamtheit von Führungsaufgaben für personelle und finanzielle Ressourcen sowie Organisationstechniken und Mitteln, die für die Abwicklung eines Projektes notwendig sind.⁴

2.3 Projektcontrolling

Das Projektcontrolling dient der Überwachung und Steuerung eines Projekts. Speziell geht es bei Projektcontrolling in der Entwicklung um Wirtschaftlichkeitsberechnungen.⁵ Dazu werden die Werte aus der Projektplanung in regelmäßigen Abständen mit den aktuell prognostizierten Werten verglichen (Soll/Ist-Abgleich).⁶ Dies kann bei der Kontrolle zur Einhaltung von Meilensteinen, Arbeitspaketen und Timelines der Fall sein. Dabei ist mit dem Begriff „Controlling“ nicht eine „Überwachung“ sondern eine „Planung“ und „Steuerung“ gemeint. Dies wird im Controlling-Regelkreis dargestellt.

2.4 Controlling-Regelkreis

Das Projektcontrolling wird laut DIN 69901 als Regelkreis angesehen und wie folgt definiert:

„ Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Zielsetzung, Soll-Ist-Vergleich, Analyse & Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung. “ ⁷

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 - Controlling-Regelkreis

3. Die Projektplanung

Am Anfang eines Projektes steht die Projektplanung. In einem Projektantrag werden Ziele und Grenzen des Projektes aufgezeigt und Verantwortlichkeiten festgelegt. Nach Freigabe des Projektes werden der Projektstrukturplan und der Projektablaufplan erstellt.

3.1 Projektantrag

Der Projektantrag ist Teil der Projektplanung. Der Projektantrag wird durch das Projektteam erstellt und vom Projektleiter beim Projektauftraggeber eingereicht. Im Folgenden ist der Projektantrag des Projektteams dieser Projektarbeit bei der Fachschule für Technik skizziert.

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3.2 Projektstrukturplan (PSP)

Um ein Projekt durchführen zu können, muss der Umfang des Projektes feststehen. Um diesen feststellen zu können, eignet sich der Projektstrukturplan. Im Projektstrukturplan wird das Projekt in kleinstmögliche Arbeitspakete aufgeteilt. Im Folgenden werden die Verantwortlichkeiten geklärt und die Arbeitspakete den verschiedenen Projektmitarbeitern zugeordnet.⁸

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 - Projektstrukturplan (PSP)

3.3 Projektablaufplan (PAP)

Wenn alle Arbeiten geplant sind, muss die Reihenfolge der Arbeiten festgelegt werden. Dazu dient der Projektstrukturplan. Im Projektstrukturplan werden die Arbeiten zeitlich festgelegt. Das Projektteam arbeitete zur Erstellung des Projektstrukturplans mit der Software Microsoft Projekt®.

3.3.1 Vorgangsliste

In einem tabellarischen Projektplan können die Abläufe geordnet werden. In verschiedenen Spalten werden Vorgangsnummer, Vorgangsname, Anfang und Ende des Ablaufs und Vorgänger aufgetragen.⁹

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3.3.2 Netzplan

Mithilfe der Netzplantechnik werden die Ablaufstrukturen dargestellt. Dies ist eine einfache Methode, die Vorgänge zu visualisieren. Jeder Vorgang wird als ein Kasten dargestellt und mit Pfeilen verbunden. So sind die Vorgänge vom Anfang bis zum Ende des Netzplans mit seinem Vorgänger und seinem Nachfolger verbunden. Vorgänge, die nebeneinander ablaufen, sind hier parallel dargestellt.

Wenn ein Vorgang vor Beginn des Nachfolgers abgeschlossen werden muss, liegt eine zwingende Folge vor. Verzögert sich ein Vorgang, werden auch die nachfolgenden Vorgänge verschoben. Mit der Software Microsoft Projekt® lassen sich auch sogenannte Pufferzeiten ermitteln. Dies sind die Zeitpuffer, die Verzögerungen zulassen, die nicht zur Verschiebung der Nachfolger führen. Da das Projektteam in der Planung ausreichend Pufferzeit eingerechnet hat, kam es zu keiner Verschiebung des Projektablaufplans.¹⁰

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 - Netzplan

3.4 Meetings

Im folgenden Kapitel werden die verschiedenen Arten der durchgeführten Meetings kurz erklärt.

3.4.1 Kick-off

Das Kick-off Meeting ist eine einmalige Veranstaltung und ist der offizielle Startpunkt eines Projektes („kick-off“ = englisch für „Start“). Damit endet die Phase der Projektinitialisierung.

3.4.2 Lenkungsausschuss Meeting

Treffen zwischen dem Projektteam und der Leiterin der Administration von Labtec. Hier wird der aktuelle Stand und die Umsetzung dieser Projektarbeit besprochen.

3.4.3 Meilenstein

In den Meilenstein-Meetings wird dem Auftraggeber der Status des Projektes präsentiert.

3.4.4 Jour Fixe

In sich regelmäßig wiederholenden Terminen („Jour Fixe“ = frz. „fester Tag“) hat sich das Projektteam getroffen und sich gegenseitig über den Stand der Projektarbeit informiert. Bei den Jour Fixe Terminen wurde der Projektstatusbericht aktualisiert und der Stand der Projektarbeit festgehalten.

[...]

¹ Vgl. Steinle, Claus / Bruch, Heike, Controlling, Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart, 2003.

² Vgl. Gronbach, Axel / Kerski, Sebastian, Entwicklung eines Analyseverfahrens zur Bestimmung von pharmazeutischen Kreuzkontaminationen an Laborglas und Herstellungsgeräten, GRIN Verlag, Norderstedt, 2009.

³ Steinbruch, Pitter, Projektorganisation und Projektmanagement, Friedrich Kiel Verlag. Ludwigshafen (Rhein), 2000.

⁴ Steinbruch, Pitter, Projektorganisation und Projektmanagement, Friedrich Kiel Verlag. Ludwigshafen (Rhein), 2000.

⁵ Steinle, Claus / Bruch, Heike, Controlling, Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart, 2003.

⁶ Vgl. Griga, Michael, Controlling für Dummies, WILEY-VCH Verlag, Weinheim, 2005.

⁷ Vgl. Rudolf Fiedler, Controlling von Projekten, Vieweg+Teubner, 2010.

⁸ Vgl. Fischer, Dagmar, Die Pharmaindustrie, Spektrum Akademischer Verlag, Heidelberg 2010.

⁹ Vgl Steinbruch, Pitter, Projektorganisation und Projektmanageme, Friedrich Kiel Verlag. Ludwigshafen (Rhein), 2000.

¹⁰ Vgl Steinbruch, Pitter, Projektorganisation und Projektmanagement, Friedrich Kiel Verlag. Ludwigshafen (Rhein), 2000.