Integration eines Arbeitsschutzsystems in die bestehende Organisation eines kleinen Dienstleistungsunternehmens

Inhaltsverzeichnis

1) Ausgangssituation und Problemstellung

2) Zielsetzung für die Praktikumsaufgabe

3) Vorgehensweise:
3.1) Arbeitsschutzpolitik
3.1.1) Konkrete Zielvereinbarung
3.2) Organisation
3.2.1) Mitarbeiter informieren
3.2.2) Ressourcen
3.2.3) Verantwortlichkeiten festlegen
3.2.4) Informationsbeschaffung
3.2.5) Dokumentation
3.2.6) Unterweisung
3.2.7) Mitarbeiter weiterbilden
3.2.8) Kommunikation und Zusammenarbeit

4) Planung und Durchführung
4.1) Festlegen der Arbeitssysteme und der Elemente
4.2) Exemplarisches Durchführen des Handlungszyklus am Beispiel Büroarbeitsplatz
4.2.1) Gefährdungsanalyse
4.2.2) Beurteilung
4.2.3) Durch-/ Umsetzung
4.2.4) Kontrolle

5) Schlussfolgerungen für den Betrieb

6) Schlussfolgerungen für die Tätigkeit als Fachkraft für Arbeitssicherheit

7) Quellen, Anlagen

1) Ausgangssituation und Problemstellung

Aufgrund eines altersbedingten Wechsels der Geschäftsleitung soll nun ein systematischer Arbeits- und Gesundheitsschutz in die bestehende Organisation des Betriebes integriert werden. Er soll Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sein, der nach dem Kaizen-Prinzip die Optimierung der Qualität, Leistung und Produktivität sowie die Reduzierung der Betriebskosten zur Folge hat. Eine damit einhergehende Verbesserung des Betriebsklimas und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sind erwünscht.

Unter der alten Führung des Unternehmens war das Thema „Arbeitsschutz“ zwar vorhanden, aber nicht explizit etabliert. Die neue Geschäftsführung, welche nach modernsten betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen agiert, misst diesem Bereich weitaus höhere Bedeutung zu.

Es stellt sich nun einerseits die Frage, wie die bestehende Organisationsstruktur den neuen Unternehmenszielen angepasst werden soll, andererseits muss mit Skepsis und Akzeptanzproblemen bei den Mitarbeitern gerechnet werden.

Im Folgenden soll erörtert werden, wie ein wirksames Arbeits- und Gesundheitsschutzsystem im Unternehmen etabliert werden kann. Es werden dabei insbesondere die aufbau- und ablauforientierte Organisationsstruktur sowie die Interaktionen zwischen den einzelnen Systemelementen betrachtet.

2) Zielsetzung für die Praktikumsaufgabe

Die angehende Fachkraft für Arbeitssicherheit wendet die erworbenen Kenntnisse bei der Lösung des obengenannten Arbeitsschutzproblems in der Praxis an. Dabei wird gezeigt, dass sie in der Lage ist, ihr Handeln kritisch zu beurteilen und zu bewerten.

Das von der Geschäftsleitung geforderte Resultat ist ein auf Systemsicherheit geprüfter Arbeits- und Gesundheitsschutz, der mittelfristig (ca. binnen 1 Jahr) und dauerhaft folgende Nutzeffekte mit sich bringt:

- Sensibilisieren der Mitarbeiter für sicheres und gesundheitsgerechtes Verhalten,
- Steigerung der Arbeitsqualität und der Leistung durch gesundes Arbeiten
- deutliche Senkung arbeitsbedingter Unfälle und Erkrankungen,
- vermeiden von Kosten durch Erkrankungen, Ausfälle, Betriebsstörungen,
- sinnvolles ineinander greifen der Arbeitsschutzelemente,
- kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsschutzes,
- Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften,
- Steigerung der Motivation, Verbesserung des Betriebsklimas, Mitarbeiterbindung.

Diese allgemein formulierten Entwicklungen sollen im Folgenden zusammen mit der Geschäftsführung zu konkreten Zielen formuliert werden.

3) Vorgehensweise

Die Verantwortung für die Organisation des Arbeitsschutzes hat der Arbeitgeber. Er übernimmt die Führungsrolle, entwirft die Arbeitsschutzpolitik und bindet die Beschäftigten in das System ein.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Elemente des Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS)

3.1) Arbeitsschutzpolitik

- Schutz und Verbesserung von Sicherheit und Gesundheit aller zur Organisation „Betrieb“ Angehörigen durch Verhütung von Unfällen, vermeiden von Gefährdungen und menschengerechte Gestaltung er Arbeit.
- Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften, des jeweiligen Standes der Technik und der Arbeitsmedizin.
- Einbeziehen aller Beschäftigten in das AMS.
- Kontinuierliche Verbesserung des AMS.

3.1.1) Konkrete Zielvereinbarung

Aus der Arbeitsschutzpolitik werden messbare Ziele abgeleitet, die innerhalb einer bestimmten Frist erreicht werden sollen und zwischen Unternehmensleitung und Belegschaft vereinbart:

- Reduzieren von berufsbedingten Erkrankungen, Verletzungen, Mitarbeiterausfällen und dadurch entstehenden Betriebsstörungen auf 0-Niveau, Frist: 1 Jahr.
- Standart des Arbeitsschutzes: mindestens gesetzliche Vorgaben, Frist: 1 Jahr.
- Zwischen den einzelnen Elementen und Systemen soll Zielkomplementarität herrschen.
- Zwischen Linien-, Querschnitts-, und Stabsfunktionen sollen funktionierende Kommunikationsbeziehungen eingerichtet werden, Frist: 1 Jahr.
- Das neue System soll die bestehende Ablauforganisation nicht stören, sondern positive Synergieeffekte hervorrufen, Frist: 1 Jahr.
- Höhere Produktivität, reduzieren von Fehlern und Kundenreklamationen gegen „null“. Frist: 1 Jahr.
- Einrichten eines Kontrollsystems zur kontinuierlichen Verbesserung des Arbeitsschutzsystems. Ziel: keine Systemfehler, Frist 1 Jahr.

3.2) Organisation

3.2.1) Mitarbeiter informieren

Um Wiederstand seitens der Belegschaft zu vermeiden, ist es wichtig, diese, von Anfang an, an der Entwicklung des neuen Arbeitsschutzsystems zu beteiligen. Nur so lassen sich spätere Resistanzen vermeiden. Dem Mitarbeiter wird gezeigt, dass auf seine Meinung, Erfahrung und Ideen wert gelegt wird. Es wird ein wichtiger Beitrag zum positiven Betriebsklima und zur Mitarbeitermotivation geleistet.

Zunächst zeigte sich, dass die Einführung des Arbeitsschutzsystems auf Skepsis stieß. Der Mitarbeiter hat erfahrungsgemäß Vorurteile gegen jegliche Veränderung seines gewohnten Arbeitsalltags, insbesondere, wenn er die Gründe nicht kennt. Daher werden die Mitarbeiter von Beginn an in das Projekt mit einbezogen:

- gemeinsame Erarbeitung mess- und erreichbarer Ziele unter Fristsetzung (s.3.1.1),
- überzeugen, dass sicherheitsgerechtes und gesundheitsbewusstes Arbeiten sich positiv auf die Qualität der Arbeit, auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt und somit zum Erhalt des Arbeitsplatzes beiträgt,
- deutlich machen, dass Arbeitsschutz auf allen Hierarchieebenen ernst genommen und gelebt wird,
- auch schriftlich über Ziele und Entwicklungsstand des Projektes informieren,
- Mitarbeiter einladen, Ideen, Anregungen, Vorschläge einzubringen, dafür auch Anerkennung und Lob aussprechen,
- Dem Mitarbeiter klarmachen, was beim Arbeitsschutz von ihm erwartet wird, auf seine diesbezüglichen Rechte und Pflichten hinweisen (s. unter 3.2.6).

Durch Einhalten dieser Grundsätze wird später die Akzeptanz des neuen Systems erleichtert.

3.2.2) Ressourcen

Der Arbeitgeber muss zur Erfüllung der Arbeitsschutzaufgaben

- finanzielle Mittel (z.B. für Anschaffung von PSA, Betriebsarzt, Wartung, etc...),
- Personen (Fachkraft für Arbeitssicherheit),
- Zeit (z.B. für Wahrnehmung der Aufgaben der FASI, für Unterweisungen der Mitarbeiter),
- Informationen (z.B. Vorschriften) bereitstellen.

3.2.3) Verantwortlichkeiten festlegen

Zunächst eine Darstellung des Organigramms des Unternehmens:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Unternehmer ist verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen und eine stete Verbesserung des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten anzustreben (Grundpflichten des Arbeitgebers). Er ist für die Durch- und Umsetzung des AMS zuständig und muss erforderlichenfalls Verstöße maßregeln (z.B. Abmahnung).

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat die Aufgabe, den Arbeitgeber bei allen Fragen der Arbeitssicherheit zu unterstützen. Sie wird gem. BGV A6 schriftlich bestellt und hat für das Unternehmen eine jährliche Betreuungszeit von 2 Stunden zu erbringen, (s. Anlage „Bestellung der Fachkraft für Arbeitssicherheit“). Der betreffende Mitarbeiter befindet sich derzeit in der Ausbildung zur FASI. Ziel ist es, den Arbeitsschutz auf allen Ebenen zu verankern. Hierzu werden alle Beteiligten über ihren Beitrag zum Arbeitsschutz informiert und unterwiesen. Die Verantwortlichkeiten werden dokumentiert, zur Personalakte (s. Stellenbeschreibung) hinzugefügt und durch eine Hausmitteilung offengelegt. Die Kontrolle der Durch- und Ausführung wird festgelegt.

Die Mitarbeiter werden gemäß Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, nach ihren Möglichkeiten und gemäß der Anweisung des Arbeitgebers zur Arbeitssicherheit beizutragen. Dazu zählt auch die bestimmungsgemäße Benutzung der Arbeitsmittel. Durch Betriebsvereinbarung wird festgelegt, dass die Beschäftigten die vorgeschriebenen Gesundheitsuntersuchungen (z.B. G 37 „Bildschirmarbeitsplätze“) und die betrieblichen Unterweisungen wahrzunehmen haben. Es wird festgelegt, wie bei Verstößen gegen Schutzmaßnahmen verfahren wird.

Ein Arbeitsmediziner ist als Betriebsarzt schriftlich bestellt worden gemäß Arbeitssicherheitsgesetz. Er hat den Unternehmer arbeitsmedizinisch zu beraten und Untersuchungen an den Arbeitnehmern durchzuführen. Die jährliche Betreuungszeit beträgt 80 Minuten, (s. Anlage „Bestellungsurkunde Betriebsarzt“).

3.2.4) Informationsbeschaffung

Aufgabe der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist es nun, festzustellen, welche gesetzlichen Vorgaben für das Unternehmen relevant sind. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt, der Berufsgenossenschaft, dem Gewerbeaufsichtsamt, der IHK und dem Berufsverband.

Die wesentlichen Vorschriften sind:

- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
- Arbeitssicherheitsgesetz (AsiG)
- Betriebssicherheitsgesetz (BetrSichG)
- Arbeitsstättenverordnung, ArbeitsstättenRili
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
- Berufsgenossenschaftliche Vorschriften (BGV):
- BGV A1 „Allgemeine Vorschriften“
- BGV A4 „Arbeitsmedizinische Vorsorge“
- BGV A5 „Erste Hilfe“
- BGV A6 „Fachkräfte für Arbeitssicherheit“
- BGV A7 „Betriebsärzte“
- BGV A8 „Sicherheits- und Gesundheitskennzeichnung am Arbeitsplatz“
- Bildschirmarbeitsplatzverordnung (BildscharbV)
- Gefahrstoffverordnung (GefStoffV)
- Lastenhandhabungsverordnung
- PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV)
- Sozialgesetzbuch VII – Gesetzliche Unfallversicherung u.v.m.

Diese Vorschriften werden, sofern im Betrieb nicht vorhanden, besorgt. Sie sind stets griffbereit zu halten. Für eine ständige Aktualisierung wird gesorgt (Aktualisierungssoftware, Ergänzungslieferungen etc...).

Wichtig sind auch Erkenntnisse aus den Informationsschriften der Berufsgenossenschaft, die wertvolle Hinweise für die Umsetzung des Arbeitsschutzes im Betrieb geben.

Vorschriften, Regeln und Informationen werden betriebsspezifisch ausgewertet und auf die einzelnen Arbeitsplätze oder –verfahren übertragen. Sie dienen auch als Grundlage für Betriebsanweisungen.

3.2.5) Dokumentation

-6 des Arbeitsschutzgesetzes fordert, dass der Arbeitgeber Aufzeichnungen führen muss über Gefährdungsbeurteilung und ergriffene Maßnahmen. Dies gilt jedoch nicht bei Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten. Das Praktikums-Unternehmen fällt demnach nicht unter diese Regelung. Es wurde jedoch beschlossen, dies dennoch zu tun.

Begründung:

- Verantwortlichkeiten schriftlich fixieren,
- Versicherungsrechtliche Gründe,
- Transparenz und Offenlegung der Schritte zum integrierten Arbeitsschutzsystem.

Die schriftlichen Unterlagen, die im betrachteten Betrieb anfallen sind z.B.

- Übertragung von Arbeitsschutzpflichten,
- Nachweis der sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Betreuung,
- Unfallanzeigen,
- Gefahrstoffverzeichnis, Prüfprotokolle (z.B. elektrische Geräte),
- Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung,
- Nachweis der Unterweisungen.

Diese Unterlagen sind sorgfältig und geordnet aufzubewahren. Die Dokumentation ist in den Aufgabenbereich der FASI übertragen worden.

3.2.6) Mitarbeiter unterweisen

Gefährdungsbeurteilungen durchführen und Maßnahmen ergreifen ist nur eine Voraussetzung, um sichere Arbeitssysteme zu schaffen. Ebenso hängt es vom Willen, den Kenntnissen und Fähigkeiten der Mitarbeiter ab, die Maßnahmen einzuhalten.

Eine Einbindung der Angestellten in die Entwicklung des neuen Systems zur späteren Akzeptanz wurde schon erwähnt. Zugleich ist es wichtig, die Mitarbeiter für Gefahren am Arbeitsplatz zu sensibilisieren und für gesundheitsgerechtes Arbeiten zu schulen. Dies gilt auch und in besonderem Maße für Neueinstellungen. Im Praktikumsbetrieb werden Unterweisungen von der FASI, in Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt, durchgeführt.

Beispiele:

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