Projektcontrolling mit SAP ERP

Inhaltsverzeichnis

1 Projektcontrolling in SAP ERP als Chance für erfolgreiche Projekte

2 Grundlegende Begriffe des Projektmanagements

3 Integrationsaspekt in SAP ERP
3.1 Grundlagen zu SAP ERP
3.2 Verdeutlichung des Integrationsaspektes anhand der Projektsystem- Komponente in SAP ERP

4 Projektmanagement in SAP ERP
4.1 Grundlegende Stammdaten zur Durchführung eines Projekts
4.2 Grundlagen der SAP Terminologie
4.3 Projektcontrolling innerhalb der wesentlichen Projektphasen

5 Projektcontrolling als hilfreiches Instrument bei der Projektdurchführung

6 Unternehmensszenario
6.1 Systemumsetzung des Unternehmensszenarios
6.2 Anlegen der Stammdaten
6.2.1 Hierarchiebereich für die Kostenstellen
6.2.2 Anlegen des Profit Center
6.2.3 Anlegen der Kostenstellen
6.2.4 Anlegen einer Kostenstellengruppe
6.2.5 Anlegen der Leistungsarten und Verrechnungskostenarten
6.2.6 Anlegen einer Leistungsartengruppe
6.2.7 Anlegen der Arbeitsplätze
6.2.8 Auswahl Projektverantwortlicher und Antragssteller
6.3 Planung
6.3.1 Planung der Leistungserbringung
6.3.2 Planung der Kostenarten und Leistungsaufnahmen
6.3.3 Plantarif-Ermittlung ausführen
6.3.4 Kostenstellenbericht
6.4 Projekt
6.4.1 Anlegen eines Projektes (Projektdefinition)
6.4.2 Projektstruktur anlegen (Projektstrukturplan)
6.4.3 Netzplan anlegen
6.4.4 Vorgänge im Netzplan anlegen
6.4.5 Meilensteine anlegen
6.5 Projektdaten im Easy Cost Planning
6.6 Projektplanung
6.6.1 Budgetierung
6.6.2 Planung der Kosten
6.6.3 Freigabe des Projekts
6.7 Projektrealisierung
6.7.1 IST Kosten einbuchen / rückmelden
6.7.2 IST-Termine / -Meilensteine einbuchen / rückmelden
6.7.3 Sachkontenbeleg erfassen
6.8 Projektcontrolling
6.8.1 Meilensteintrendanalyse
6.8.2 Berichte zur Abweichungskontrolle

7 Anhang

8 Literaturverzeichnis

9 Bearbeiterverzeichnis

1 Projektcontrolling in SAP ERP als Chance für erfolgrei che Projekte

Aufgrund der schnellen, dynamischen und komplexen Umwelt sind Unternehmen aufgefordert, den laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht zu halten und kontinuierlich wettbewerbserhaltende Weiterentwicklungen durchzuführen.¹ Traditionelle Linienorganisationen mit routinierten Aufgabengebieten erfüllen diese Anforderungen nicht oder nur unzureichend.² In diesem Kontext gewinnen Projekte immer mehr an Bedeutung: Mit Hilfe von Projekten können die mit den Anforderungen verbundenen Veränderungsprozesse objektorientiert und fachübergreifend realisiert und dabei das Unternehmen bei der Verfolgung verschiedener Ziele unterstützt werden.³

Analysen der Deutsche Bank Research prognostizieren für das Jahr 2020, dass 15% der deutschen Wertschöpfung in Projekten generiert werden wird (2007 lediglich 2%). Weitere Untersuchungen der Technischen Universität Berlin ergaben, dass jedes dritte Projekt erfolglos endet.⁴

In betriebswirtschaftlichen Vorgängen, wie dem Rechnungswesen, dem Vertrieb, der Materialwirtschaft und der Produktionswirtschaft, kristallisieren sich unterschiedliche Faktoren heraus, die einen beeinflussenden Effekt auf Projekte besitzen. Diese können unter Umständen auch als Ursache für das Scheitern von Projekten identifiziert werden. Es müssen kontinuierlich Analysen mit geeigneten Instrumenten stattfinden, um beispielsweise Kosten-, Budget-, Erlös-, und Terminabweichungen frühzeitig zu erkennen.

Das SAP ERP System eröffnet dem Unternehmen die Chance, durch das spezifische Controlling-Modul und mit der integrierten ProjektsystemKomponente entsprechende Instrumente anzuwenden. Dadurch können Abweichungen erkannt und anschließend geeignete Maßnahmen eingeleitet werden, damit das Projekt erfolgreich gestaltet und abgewickelt werden kann.⁵

2 Grundlegende Begriffe des Projektmanagements

In der Literatur existiert eine Vielzahl von Definitionen des Begriffes Pro- jekt. Das Deutsche Institut für Normung definiert den Begriff in seiner DIN 69901 wie folgt: „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe; zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation."⁶ Daraus ableitend besitzt das Projekt eine Vielzahl von charakteristischen Merkmalen, die es vom normalen Geschäftsbetrieb unterscheiden:⁷

Projekte werden zwar nach gewissen Grundmustern abgewickelt, jedoch wird jedes Projekt auf eine andere Art und Weise einzigartig beziehungsweise einmalig: Ein neuer Kunde mit individuellen Anforderungen, neue Rahmenbedingungen und verändernde Umwelteinflüsse spielen mitunter eine Rolle. Zudem ist das Ziel sinnvoll und eindeutig zu definieren: Es muss die Chance bestehen, das Ziel bis zum Projektende erreichen und es quantitativ und qualitativ messen zu können.⁸ Dieses Ziel und die Veränderung sollten dabei innerhalb eines fest definierten Start- und Enddatums erreicht und der normale Geschäftsbetrieb dann in neuer Form fortgeführt werden. Charakterisierend ist außerdem die Begrenzung von zeitlichen, finanziellen, personellen und räumlichen Ressourcen, auf die das Projekt zugreifen möchte: Projekte sind in der Regel personalintensiv. Verschärft wird dieser Engpass dadurch, dass oftmals hoch qualifizierte Personalkräfte benötigt werden. Die Integration mehrerer Themen in einen Lösungsansatz erfordert entsprechende Organisations- und Koordinationsleistung. Diese lassen Projekte entsprechend komplex werden. Durch den Projektgegenstand selbst und die internen und externen Einflüsse auf das Projekt können Unsicherheit als auch das Risiko einer möglichen, vorher nicht erkennbaren Verfehlung der Projektziele entstehen.⁹

Projektmanagement ist nach DIN 69901 „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts“.¹⁰ Es durchläuft grundsätzlich vier Phasen: Projektvorbereitung, Projektplanung, Projektrealisierung und Projektabschluss. In der ersten Phase wird über die Durchführung des Projekts entschieden und eine erste, grobe Planung durchgeführt. Darauf folgt eine detaillierte Planung in der nächsten Phase. Anschließend folgt die Realisierungsphase, in der es zur Durchführung des Projekts kommt. In der Abschlussphase finden eine Projektabnahme und eine anschließende Bewertung statt. Beim Durchlaufen dieser Phasen spielt die „Kontrolle einzelner Projektaktivitäten hinsichtlich Zeit, Kosten, Qualität und Ressourcenbereitstellung“¹¹ eine wichtige Rolle.

Innerhalb des SAP ERP Systems ist das Tool Projektsystem (PS) zuständig für das Management von Projekten. Durch den Einsatz dieses Tools ist eine Planung der zahlreichen Detailaktivitäten möglich. Der Projektverantwortliche kann somit die termin-, kosten- und leistungsgerechte Durchführung des Projekts sicherstellen und die notwendigen Ressourcen und Finanzmittel optimal bereitstellen.¹²

Das Projektmanagement gewinnt immer mehr an Bedeutung, da viele Projekte durch mangelnde Projektplanung scheitern.¹³ Des Weiteren spricht ein immer größer werdender Umsatzanteil, der über Projekte abwickelt wird, für das Projektmanagement.¹⁴ Nach Bea, Scheurer und Hesselmann ist Projektmanagement heute als Führungskonzeption zu verstehen. Wenn dies der Fall ist, „so bedeutet dies, dass die Ziele, die Aufgaben und die Methoden des Projektmanagements unmittelbar mit der strategischen Entwicklung des Unternehmens verknüpft werden müssen.“¹⁵

Die Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. Für einen Projekterfolg ist eine angemessene und sichere Projektplanung wichtig.¹⁶ Sowohl Termin- und Kosteneinhaltung als auch Leistungserfüllung hängen in entscheidendem Maße von der Qualität der Projektplanung ab.¹⁷ Die wichtigsten Aufgaben der Projektplanung sind: Projektpläne erstellen, Meilensteine definieren, Budgetplanung, Aufgaben zuordnen, Ressourcen beschaffen. Für Vorbereitungs- und Planungsphasen beim Managen eines Projekts sind diese und weitere Aufgaben relevant.

Da Intensität und Sorgfalt der Planung zu Projektbeginn maßgeblichen Einfluss auf den gesamten Projekterfolg haben, ist das Betreiben eines ausreichend hohen Planungsaufwand das Ziel hierfür. Am Beginn der Projektplanung steht die Strukturplanung; in dieser werden die Produktstruktur, die Projektstruktur und die Kontenstruktur festgelegt.¹⁸

Jede Projektplanung basiert auf einem so genannten Projektstrukturplan (PSP), der das Projekt zeitlich (Terminierung), nach Aufgaben (Projektstruktur) und kaufmännisch (Budgetplanung) gliedert. In diesem Sinne müssen die Abläufe abgestimmt, Termine aufeinander angepasst und das Budget berechnet und freigestellt werden. Hierbei kann jede Abweichung vom Plan, Auswirkungen auf die verschiedensten Bereiche haben. Die Projektplanung findet vor der eigentlichen Projektrealisierung statt und wird während der Projektdurchführung kontinuierlich verfeinert, d.h. der Beginn der Projektrealisierung darf kein Ende der Planung darstellen. „Der Produktstrukturplan bildet das Fundament für die gesamte Projekt- und Produktplanung, sowohl für die Planung der Termine, Kosten und Einsatzmittel als auch für die Festlegung der Leistungsmerkmale. Von ihm gehen alle wesentlichen Projektpläne aus.“¹⁹ Das Ergebnis der Projektplanung ist ein (schriftlicher) Projektplan. Die Orientierung der Planung stellt sich an den W-Fragen dar - beispielsweise was / warum etwas getan wird?, wann die Aufgabe erledigt sein muss?, wie ebenso wer dafür zuständig ist?.²⁰ Demnach dient der Projektplan der Projektrealisierung als Grundlage für Fortschrittskontrollen und Projektbewertungen, die ohne einen solchen Plan unmöglich wäre.

Mit dem Projektsystem können viele verschiedene Aspekte geplant werden, wie z.B. Ressourcen, Termine, Materialien, Kosten, Erlöse, Kapazitäten und Budget, die mit dem PS-Modul übersichtlich verwaltet werden können.²¹ Eine Projektplantafel ist eine graphische Oberfläche, die auf einer interaktiven SAP Balkenplantafel basiert, mit der Sie alle Daten für ein Projekt angelegen, bearbeiten und auswerten können.²² Desweiteren bietet die Projektplantafel folgende Funktionen, wie planen, überprüfen und ändern der Termine, terminieren, planen und überprüfen der Ressourcen, ebenso Arbeit festlegen und verteilen als auch Kapazität und Kosten abgleichen. Der Project Builder ist eine weitere Schnittstelle, die für die Planung und Terminierung verwendet wird.

Der Terminus Projektcontrolling lässt sich in die beiden Einzelbegriffe Projekt und Controlling aufsplitten. Mit Hilfe des Controllings kann zum einen das Management eines Unternehmens bei der Planung und Kontrolle unterstützt werden und zum anderen garantiert es die Informationsversorgung der Führungsebene.²³ Weiterhin gilt die Koordination zwischen den genannten Bereichen Planung, Kontrolle und der Versorgung des Mana- gements mit wichtigen Informationen als eine der bedeutendsten Aufgaben des Controllings.²⁴

Überträgt man diese Erkenntnisse auf das Projektcontrolling, wird deutlich, dass es sich hierbei um einen projektbegleitenden Prozess handelt, der mit Hilfe geeigneter Methoden und Instrumente eine stetige Koordination und Kontrolle der Projektphasen ermöglicht. Zu diesen Verfahren gehören unter anderem die Fortschrittsanalyse und die Meilensteintrendanalyse. Punkt 4.3. geht umfassend auf diese und weitere Kontrollinstrumente ein. Das Projektcontrolling zielt auf einen Abgleich der Realität mit dem Geplanten, um bei Abweichungen rechtzeitig entsprechende Veränderungen vornehmen zu können.²⁵

Die DIN 69901 betrachtet das Projektcontrolling als einen Regelkreis:²⁶ „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung“.²⁷

Fiedler beschreibt das Projektcontrolling als ein Verbindungselement, das Projektplanung, -steuerung und -kontrolle mit dem Unternehmenscontrolling verknüpft.²⁸ Neben der unterstützenden, koordinierenden und kontrollierenden Funktion kommen dem Projektcontrolling weitere Aufgaben zu. Laut Koreimann zählen zusätzlich beispielsweise die Beratung der Projektinstanzen sowie die Definition der Kontrollobjekte zu dem Zuständigkeitsbereich des Projektcontrollings.²⁹

3 Integrationsaspekt in SAP ERP

3.1 Grundlagen zu SAP ERP

Die kontinuierlich verändernde Umwelt, in der sich das Unternehmen befindet, erzeugt innerhalb des Unternehmens komplexe und detailreiche Prozesse. Damit ein Unternehmen langfristig und nachhaltig erfolgreich gesteuert werden kann, bedarf es ausreichender Informationen über diese Prozesse und Ressourcen, um sie optimal steuern, auswerten und kontrollieren zu können.³⁰

SAP ERP als branchenübergreifende Standard-Software der SAP AG zielt darauf ab, betriebliche Prozesse in einem System abzubilden und dabei Informationen zusammenzuführen und miteinander zu verknüpfen.³¹ Darunter versteht man die sogenannte Daten- und Funktionsintegration: Datenintegration bedeutet, dass Daten in einer einzigen Datenbank logisch zusammengeführt werden und dabei die Möglichkeit entsteht, dass Module und Komponenten auf diese Daten zugreifen können oder automatisch an diese übermittelt werden. Die Funktionsintegration verknüpft die betriebswirtschaftlichen Bereiche informationstechnisch miteinander und ermöglicht, Zusammenhänge zu bilden. Wird eine Transaktion manuell in einem Modul durchgeführt, werden zum Beispiel automatisch entsprechende weiterführende Transaktionen in einem anderen Modul ausgeführt.³² Durch diese Integration werden Arbeiten zwischen unterschiedlichen Bereichen vereinfacht und Schnittstellenprobleme im Sinne von Kommunikations- und Abstimmungsproblemen gelöst.

3.2 Verdeutlichung des Integrationsaspektes anhand der Projekt system-Komponente in SAP ERP

Das Projektsystem erreicht man sowohl über das Modul Rechnungswesen als auch über das Modul Logistik. Es ist eine integrierte Komponente des Controlling-Modules im SAP ERP System und ermöglicht eine branchenneutrale Abwicklung aller wesentlichen Aufgaben des Projektmanagements. Durch den Integrationsaspekt des SAP ERP bedient sich das Projektsystem aus allen Unternehmensbereichen. Dabei bildet der Projektstrukturplan das Zentrum des Projektes und ermöglicht von dort aus Verbindungen in andere Module.³³ Betrachtet man die nachfolgenden Module, so werden Buchungen in diesen Bereichen zunächst über das ControllingModul in der Kostenartenrechnung in Summe je Kostenart verdichtet, anschließend werden sie auf die entsprechende Kostenstelle beziehungsweise auf Elemente des Projektstrukturplanes verteilt:³⁴

Im Logistikbereich befindet sich das Modul Vertrieb, mit Hilfe dessen Waren angeboten, verkauft, kommissioniert, versendet und fakturiert werden können.³⁵ Wird ein Projekt abgeschlossen und eine Faktura für den Kunden erzeugt, werden automatisch Buchungen im Finanzwesen und im Controlling getätigt und gelangen so gleichzeitig in das Projektsystem.³⁶

Daneben dient das Modul Materialwirtschaft der Bestandsführung, dem Einkauf, der Bewertung und Rechnungsprüfung von Materialen.³⁷ Nimmt ein Projekt Ressourcen in Anspruch, kommt es zu Materialanforderungen: Werden Wareneingänge und -ausgänge sowie Rechnungseingänge gebucht, führt dies auch zu Buchungen im Finanzwesen und im Controlling. Fortführend kommt es zu kongruenten Belastungen im Projektsystem.³⁸

Das Modul Produktionsplanung ermöglicht Planungen und Steuerung der Kapazität, des Produktions- und Absatzprogramms sowie der Fertigungsund Dispositionsprozesse. Die zur Realisierung des Projektes nötigen Arbeiten führen zu entsprechenden Fertigungsaufträgen und Planungen im Modul der Produktionsplanung.

Das Personalwirtschaft-Modul ermöglicht es, den wichtigen Arbeitsfaktor Personal zu planen, abzuwickeln, weiterzuentwickeln und zu organisieren.³⁹ Auch hier erzeugt die monatliche Personalabrechnung automatische Buchungen im Finanzwesen und Controlling. Das Projektsystem wird zudem tangiert, wenn es in einem Projekt zum Einsatz von Arbeitskräften kommt.⁴⁰

Im Rechnungswesen befinden sich die Module Finanzbuchhaltung, Controlling und Anlagenbuchhaltung sowie das hier thematisierte Projektsystem. In der Finanzbuchhaltung werden die Haupt-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ermöglicht.⁴¹ Aufwands- und Ertragsbuchungen auf Sachkonten, wie zum Beispiel Rechnungen und Abschreibungen, haben ebenfalls Buchungen im Controlling-Modul mit entsprechendem Einfluss in das Projektsystem zur Folge.

Mit dem Modul Controlling stehen das Instrument der Kostenrechnung sowie weitere Komponenten zur Verfügung:⁴² Nimmt eine Kostenstelle von einer anderen Kostenstelle Leistungen in Anspruch, kommt es zu innerbetrieblichen Kosten- und Leistungsverrechnungen. Diese werden über das Gemeinkostencontrolling abgewickelt und fließen gleichzeitig aufgrund der Integrationsfunktion in das Projektsystem ein.⁴³ Über die Profitcenterrechnung werden alle Buchungen im Sinne einer statistischen Rechnung fortgeführt, um anschließend Auswertungen durchführen zu können. Wird ein Projekt einem Profitcenter zugewiesen, kann es zudem in eine solche Auswertung eingeschlossen werden. In der Anlagenbuchhaltung werden Abschreibungen betrieblicher Anlagen näher betrachtet.⁴⁴

Alle Module und entsprechenden Komponenten sind miteinander verbunden und greifen bei der Ausführung von Transaktionen auf dieselbe Datenbank zurück. Dadurch entfallen Doppelerfassungen und die damit ver- bundenen Erfassungsfehler. Das Controlling und insbesondere die Steuerung von Projekten wird hierdurch verbessert. Relevante Informationen zur Projektsteuerung werden einmalig an der Verursachungsstelle erfasst und automatisch zum Beispiel in dem Modul Controlling zur weiteren Aufbereitung und Analyse bereitgestellt.⁴⁵

4 Projektmanagement in SAP ERP

4.1 Grundlegende Stammdaten zur Durchführung eines Projekts

Die Organisationseinheit ist eine funktionale Einheit des Unternehmens, die vor der Planung definiert werden muss, um eine Projektplanung mit SAP ERP durchzuführen. Folgende Elemente stellen die Organisationseinheit dar:

Der Mandant ist definiert, als für sich handelsrechtlich, organisatorische und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines SAPSystems.⁴⁶ Die Mandantennummer wird durch eine individuell festlegbare, dreistellige Nummer gekennzeichnet. Dem Mandant werden alle weiteren Organisationsstrukturen untergeordnet.⁴⁷

Der Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens.⁴⁸ Damit ein Unternehmen, das aus mehreren Tochterunternehmen besteht, nicht nur eine allgemeine Bilanz erstellt, sondern jede rechtlich selbstständige Einheit in einem Konzern eine eigene Bilanz aufstellt, ist die Definition des Buchungskreises gesetzlich erforderlich.⁴⁹ Sie ist durch eine vierstellige Zahl erkenntlich und stellt innerhalb eines Mandanten die höchste Ebene der Unternehmensstruktur dar.⁵⁰

„Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann.“⁵¹ Der Kostenrechnungskreis kann mehrere Buchungskreise beinhalten, da sie diesen übergeordnet ist. Desweiteren sind Kostenstellen, Kostenarten und Leistungsarten zu definieren, um die verursachten Kosten in den jeweiligen Unternehmensbereichen genau zu ermitteln.⁵²

„Eine Kostenstelle ist ein Konto, um innerbetriebliche Leistungen umlegen und weiter berechnen zu können.“⁵³ Die Kostenstelle stellt einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung dar, die nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, aber dem unternehmensweiten Controlling dient.⁵⁴

„Kostenart klassifiziert den betriebszweckbezogen bewerteten Verbrauch von Produktionsfaktoren innerhalb eines Kostenrechnungskreises. Einer Kostenart entspricht eine kostenrelevante Kontenplanposition. Man unterscheidet zwischen primären und sekundären Kostenarten.“⁵⁵

Primäre Kosten entstehen durch den Kauf von Gütern auf Beschaffungsmärkten (Rohstoffe, Miete, etc.).

Sekundäre Kosten entstehen für Güter, die innerhalb des Unternehmens (in der gleichen Periode) verbraucht werden.

Die Leistungsart teilt innerhalb eines Kostenrechnungskreises die Leistungen ein, die in den Kostenstellen erbracht werden.⁵⁶ Die Leistungsarten werden in Zeit- oder Mengeneinheiten geführt. Die Bewertung der Leistungsmenge erfolgt mit Verrechnungspreisen, die aus einem fixen (arbeitsunabhängigen) und einem variablen (arbeitsabhängigen) Teil bestehen.⁵⁷

Bei diesen Daten handelt es sich um sogenannte modulübergreifende Stammdaten. Dies bedeutet, dass auch andere Teile des SAP ERP wie zum Beispiel dem Organisationsmanagement auf diese Daten zurückgreifen und auf deren Grundlage planen können. Abgesehen von diesen Stammdaten müssen ebenso modulspezifische Stammdaten angelegt und gepflegt werden. Ein Projekt in SAP ERP besteht aus einer Projektdefinition, einem Projektstrukturplan und Netzplänen.⁵⁸ Anfangs- und Endtermine werden in der Projektdefinition bestimmt, die in SAP ERP mit einer vierstelligen Zahl dargestellt wird und vorteilhaft ist, wenn die Projektart, Abteilung oder Geschäftsjahr definierend festgelegt wird.⁵⁹

4.2 Grundlagen der SAP Terminologie

Die Tätigkeiten des Projektcontrollings im Projektsystem sind die Überwachung und Steuerung des Projekts. Die Sollvorgaben der System- und Projektplanung werden in der Projektüberwachung mit den im Projektablauf erreichten Istwerten fortlaufend verglichen, überprüft und eventuelle Planabweichungen festgestellt. „Die Überwachung bezieht sich einerseits auf den Projektgegenstand und andererseits auf den Projektablauf.“⁶⁰ Die Überwachung der Kennzahlen ist in eingesetzte Finanzmittel, Termine, Ressourcen als auch in Fortschritt gegliedert. Die Informationen über den Fortschritt des Projektes werden als Ergebnis der Projektüberwachung gegeben. Viele verschiedene Methoden und Kennzahlen zur Analyse eines Projektes gibt es für das Projektcontrolling. Projektstrukturpläne als zentrale Projektmodelle erlangen eine große Bedeutung und stellen die operative Basis für Planung, Kontierung und Fakturierung im Projektsystem dar. Zudem können Budgets und Kosten in diesem System eingepflegt und verwaltet werden. Netzpläne ermöglichen die Terminüberwachung des Projektes.

4.3 Projektcontrolling innerhalb der wesentlichen Projektphasen

„Eine Projektphase ist ein definierter Abschnitt im Projekt mit einem wichtigen Teilergebnis. Jede Projektphase hat ein klares Ziel im Gesamtablauf und eine bestimmte Anzahl von Arbeitsschritten.“⁶¹ Der ideale Ablauf eines Projekts erfolgt in vier aufeinanderfolgenden Projektphasen: Projektvorbereitung, Projektplanung, Projektrealisierung und Projektabschluss.

Ein erfolgreicher Projektablauf hängt maßgeblich von der Ausrichtung innerhalb des Projekts, also den Zielen, die auf den Kunden- und Projektanforderungen basieren, ab.⁶²

Die P rojektvorbereitung bildet also die Basis von Projekten. Sie beginnt mit der Projektidee und endet mit einer Entscheidung über den Projektstart. Es wird über die Projektwürdigkeit des Vorhabens entschieden. Ziele dieser Phase sind: Die Grobdefinition der Aufgaben und Ziele des Projekts, die Abschätzung des Nutzens aber auch der Kosten des Projekts, die grobe Planung des Budgets sowie der benötigten Ressourcen, der Entwurf des Projektablaufs⁶³ und die Zusammenstellung des Projektteams. Außerdem sollten in dieser Phase die Rahmenbedingungen für das Projekt, mögliche Risiken und eventuelle Alternativen bedacht werden.

Die Planungsphase baut auf der Vorbereitungsphase auf und dient dazu, von der Grobplanung ins Detail der Projektverlaufsplanung zu gehen. Dabei bestimmt der Nutzer durch die Eingabe der Werte, wie detailliert er seine Planung benötigt. Erster Schritt in der Projektplanung sollte die Projektstrukturplanung sein. Diese dient „dazu, Projekte anhand bestimmter Kriterien in Teilpakete zu gliedern und sie damit überschaubarer und besser planbar zu machen.“⁶⁴ Im SAP-System wird ein Projektstrukturplan (PSP) angelegt, um Kosten, Erlöse und Termine planen, erfassen und überwachen zu können.⁶⁵ Er stellt ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs für alle Projektteammitglieder sicher.⁶⁶ Ein PSP beginnt mit dem Projekt selbst auf der obersten Ebene und ist auf den unteren Ebenen in mehrere PSP-Elemente aufgeteilt. Im SAP-System werden Projekte mit Hilfe des Project Builders gepflegt, PSP-Elemente, Netzpläne, Meilensteine und andere Objekte angelegt, geändert oder gelöscht.⁶⁷ Zur Erstellung eines PSP werden vorab ein Kostenrechnungskreis sowie ein Buchungskreis mit sämtlichen abhängigen Einstellungen, wie Kontenplan, Geschäftsjahresvariante, Währung, etc., benötigt.⁶⁸ Außerdem besteht die Möglichkeit, dem Projekt ein Werk zuzuordnen. Bei der Erstellung des PSP werden dann eine Projektdefinition, eine eindeutige Projektnummer und einige Voreinstellungen, wie Währung, Steuerungsparameter, etc., erforderlich.⁶⁹ Die Zeit-, Kosten-, und Kapazitätsplanung sowie die Budgetierung sind ebenfalls Teil der Projektplanung und bilden die Grundlage für das Projektcontrolling.

Der oben beschriebene PSP dient dazu, Aussagen über das Gesamtprojekt treffen zu können. Um eine entsprechende Ablauf- und Terminplanung durchführen zu können, werden den PSP-Elementen Netzpläne zugeordnet. Diese dienen dazu, die Zeitplanung eines Projekts darzustellen.⁷⁰ Netzpläne bestehen aus einem Netzplankopf, in dem Vorschlagswerte und Steuerungsparameter vorgegeben werden, und aus Vorgängen, die miteinander verknüpft sind.⁷¹

[...]

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¹ vgl. Office of Government Commerce [PRINCE2 ™] 3

² vgl. Litke [Projektmanagement] 17

³ vgl. Bea/Scheurer/Hesselmann [Projektmanagement] 3

⁴ vgl. Handelsblatt [Radikalkur für Projekte] 1 ff.

⁵ vgl. Friedl/Hilz/Pedell [Controlling mit SAP] 25

⁶ Bernecker/Eckrich [Projektmanagement] 56 f.

⁷ vgl. Office of Government Commerce [PRINCE2 ™] 5

⁸ vgl. Niodusch [Projekt] 40

⁹ vgl. Demleitner [Projekt-Controlling] 4

¹⁰ Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 9

¹¹ Corsten/Corsten/Gössingen [Projektmangement] 6

¹² vgl. SAP [Projektsystem]

¹³ vgl. Parameter, Projektmanagement [Gründe für das Scheitern von Projekten]

¹⁴ vgl. Bea/Scheurer/Hesselmann [Projektmanagement] 6

¹⁵ Bea/Scheurer/Hesselmann [Projektmanagement] 5

¹⁶ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 7

¹⁷ vgl. Burghardt [Projektmanagement] 154

¹⁸ vgl. Burghardt [Projektmanagement] 155

¹⁹ Burghardt [Projektmanagement] 159

²⁰ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 7

²¹ vgl. SAP AG [Projektplanung] 735

²² vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 8

²³ vgl. Fiedler/ Gräf [Einführung in das Controlling] 3

²⁴ vgl. Hórvath [Controlling], Vgl. Küpper [Controlling. Konzeption, Aufgaben und Instrumente] 26

²⁵ vgl. DIN [Projektmanagement] 97

²⁶ vgl. Fiedler [Controlling von Projekten] 11

²⁷ Fiedler Controlling von Projekten] 11

²⁸ vgl. Fiedler [Controlling von Projekten] 14

²⁹ vgl. Koreimann [Projekt-Controlling] 65

³⁰ vgl. Bächle/Kolb [Wirtschaftsinformatik] 52

³¹ vgl. Friedl/Hilz/Pedell [Controlling mit SAP] 7

³² vgl. auch folgend Friedl/Hilz/Pedell [Controlling mit SAP] 7 f.

³³ vgl. Burghardt [Projektmanagement] 308 ff.

³⁴ vgl. Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 12

³⁵ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 39 f.

³⁶ vgl. Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 11

³⁷ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 39 f.

³⁸ vgl. Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 11

³⁹ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 39 f.

⁴⁰ vgl. Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 11

⁴¹ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 39 f.

⁴² vgl. auch folgend Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 39 f.

⁴³ vgl. Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 12

⁴⁴ vgl. auch folgend Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 12

⁴⁵ vgl. auch folgend Jurasek/Klein [Schnelleinstieg Controlling mit SAP] 12

⁴⁶ vgl. SAP AG [Kundendaten und Systemdaten]

⁴⁷ vgl. SAP AG [Unternehmensstruktur]

⁴⁸ vgl. SAP AG [Buchungskreis]

⁴⁹ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 42

⁵⁰ vgl. SAP AG [Unternehmensstruktur]

⁵¹ vgl. SAP AG [Kostenrechnungskreis]

⁵² vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 43

⁵³ Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 45

⁵⁴ SAP AG [Kostenstelle]

⁵⁵ Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 44

⁵⁶ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 45

⁵⁷ vgl. SAP AG [Leistungsart]

⁵⁸ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 94

⁵⁹ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 95

⁶⁰ Jung [Controlling] 634

⁶¹ Keßler/Winkelhofer [Projektmanagement] 123

⁶² vgl. Bickel/Böhmler/Pfaff/Schuster [Prozessorientiertes Projektmanagement] 11

⁶³ vgl. Keßler/Winkelhofer [Projektmanagement] 126

⁶⁴ Munzel/Munzel [Projektcontrolling mit SAP] 19

⁶⁵ vgl. auch fortfolgend Munzel/Munzel [Projektcontrolling mit SAP] 62

⁶⁶ vgl. Gubbels [Praxishandbuch Projektmanagement] 10

⁶⁷ vgl. Munzel/Munzel [Projektcontrolling mit SAP] 21

⁶⁸ vgl. auch folgend Munzel/Munzel [Projektcontrolling mit SAP] 27 f.

⁶⁹ vgl. Munzel/Munzel [Projektcontrolling mit SAP] 19, 27, 37

⁷⁰ vgl. Felkai/Beiderwieden [Projektmanagement für technische Projekte] 203 f.

⁷¹ vgl. auch folgend Munzel/Munzel [Projektcontrolling mit SAP] 45 f.