Das vorliegende Werk beschreibt anschaulich und vollständig, wie ein Standardprozess für die Digitalisierung von Dokumenten aufgebaut werden kann. Zur Beschreibung des Prozesses dient das ARIS Konzept.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Motivation
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau
2 Grundlagen
2.1 Dokumentendigitalisierung
2.1.1 Prozessplattformen
2.1.2 Dokumententrennblätter
2.1.3 Dokumentenstruktur
2.2 Prozessmodellierung / Prozessoptimierung
2.3 ARIS
2.3.1 Das ARIS-Konzept
2.3.2 Beschreibungssichten
2.3.2.1 Funktionssicht
2.3.2.2 Leistungssicht
2.3.2.3 Datensicht
2.3.2.4 Organisationssicht
2.3.2.5 Steuerungssicht / Prozesssicht
2.3.3 Beschreibungsebenen
2.3.4 EPK
2.3.5 ARIS-Express
3 Beschreibung der Ausgangslage
3.1 Ausgangslage in Unternehmen mit variablen Kundenanforderungen
3.2 Vorgehen bei der Dokumentendigitalisierung
3.2.1 Prozessschritte der physischen Dokumente
3.2.1.1 Indizierung / Vorerfassung
3.2.1.2 Registrierung / Check-In
3.2.1.3 Arbeitsvorbereitungen
3.2.1.4 Scannen
3.2.1.5 Qualitätssicherung
3.2.1.6 Zwischenlagerung
3.2.1.7 Rückheftung
3.2.1.8 Check-Out
3.2.1.9 Langzeitarchivierung / Rückgabe
3.2.2 Prozessschritte der Daten
3.2.2.1 Aufbau der Dokumentenstruktur
3.2.2.2 Indizierung / Nacherfassung
3.2.2.3 Bildoptimierung
3.2.2.4 Ausgabemedien erstellen
3.2.2.5 Signatur
3.2.2.6 Datenexport
3.3 Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten
4 Geschäftsprozessmodellierung
4.1 Festlegen der Anforderungen an den Prozess
4.1.1 Fachliche Anforderungen
4.1.2 Technische Anforderungen
4.2 Festlegen von Einschränkungen für den Prozess
4.2.1 Fachliche Einschränkungen
4.2.2 Technische Einschränkungen
4.3 Prozessmodellierung
4.3.1 Beschreibung der Funktionssicht
4.3.2 Beschreibung der Leistungssicht
4.3.3 Beschreibung der Datensicht
4.3.4 Beschreibung der Organisationssicht
4.3.5 Beschreibung der Steuerungssicht
5 Prozessbetrachtung
5.1 Betrachtung der Prozessoptimierungen
5.1.1 Betrachtung des Erfüllungsgrades der Anforderungen
5.1.2 Betrachtung der Optimierungen
5.1.3 Einschränkungen des neuen Prozesses
5.2 Kritische Würdigung des entworfenen Prozesses
5.2.1 Beurteilung der Chancen
5.2.2 Beurteilungen der Risiken
6 Schlussbetrachtung
7 Fazit
Zielsetzung & Themen
Das primäre Ziel dieser Arbeit ist die Entwicklung eines standardisierten Prozessmodells für die Dokumentendigitalisierung, um die Effizienz zu steigern, Fehlerquellen zu minimieren und eine bessere Skalierbarkeit für unterschiedliche Kundenprojekte zu ermöglichen.
- Analyse der aktuellen Marktsituation und Herausforderungen von Digitalisierungsdienstleistern.
- Strukturierung und Modellierung der Teilprozesse mithilfe der ARIS-Architektur.
- Einsatz von ARIS-Express zur grafischen Darstellung und Prozessmodellierung.
- Gegenüberstellung von Ausgangssituation und neuem Standardprozess zur Identifikation von Optimierungspotentialen.
- Diskussion von Chancen und Risiken bei der Implementierung eines solchen Standardprozesses.
Auszug aus dem Buch
1.1 Motivation
Unternehmen, die im Bereich der Digitalisierung von Dokumenten arbeiten, stehen täglich einer Vielzahl verschiedener Anforderungen gegenüber, die ihnen durch ihre Kunden gestellt werden. Auf den ersten Blick erscheinen die Kunden und deren Anforderungen sehr individuell, weshalb die Dienstleister ebenso individuelle Prozesse für die Lösungen der Kundenprojekte erarbeiten. Bei einer genaueren Betrachtung stellen die meisten Anforderungen jedoch Variationen von immer wiederkehrenden Anforderungen an die Digitalisierung dar. Die Erarbeitung der individuellen Prozesse steht demnach wiederholt sehr ähnlichen Problemen, Aufgaben und Lösungen gegenüber.
Neben diesem hohen Potential zur Standardisierung der Abläufe findet auf dem Markt für die Digitalisierung gleichzeitig ein Wandel statt, der die Dienstleister dazu zwingt ihre Prozesse zu optimieren, um Kosten einsparen zu können. Dieser Wandel zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass die Anzahl der Projekte steigt, während die Losgrößen der einzelnen Projekte rückläufig sind. Durch den geringeren Umfang der Projekte wächst in den Kunden zudem eine steigende Erwartungshaltung in Bezug auf eine verkürzte Bearbeitungsdauer.
In der Praxis führen all diese Faktoren zu einer Art Massenabfertigung, bei der bereits vorhandene Prozesse auf den Prozessplattformen kopiert und danach an die Kundenanforderungen angepasst werden. Dieses Vorgehen führt zu einer unüberschaubaren Menge an individuellen Prozessen, bei deren Einführung und Anpassung auch immer wieder die gleichen Fehlerquellen zu berücksichtigen sind. Um genau dieses Vorgehen und die damit verbundenen Fehler zu minimieren, soll in der vorliegenden Arbeit ein Standardprozess geschaffen werden. Dieser Standardprozess soll hierbei sowohl die verschiedenen Anforderungen in einem gemeinsamen Prozess zusammenfassen, als auch eine Möglichkeit darstellen auf die Wandlungen des Marktes zu reagieren.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel motiviert die Notwendigkeit eines Standardprozesses aufgrund steigender Projektzahlen bei sinkenden Losgrößen und erläutert die Zielsetzung sowie den Aufbau der Arbeit.
2 Grundlagen: Hier werden Definitionen zur Dokumentendigitalisierung eingeführt und die methodischen Grundlagen des ARIS-Konzepts sowie dessen Sichten und Ebenen erläutert.
3 Beschreibung der Ausgangslage: Das Kapitel analysiert die Marktsituation für Dienstleister und beschreibt detailliert die physischen und datentechnischen Prozessschritte der aktuellen Dokumentendigitalisierung.
4 Geschäftsprozessmodellierung: In diesem Hauptteil werden die Anforderungen und Einschränkungen an den neuen Standardprozess definiert und dieser anschließend in den verschiedenen ARIS-Sichten modelliert.
5 Prozessbetrachtung: Hier erfolgt eine kritische Würdigung des modellierten Prozesses hinsichtlich der Anforderungserfüllung, der Optimierungen sowie der Chancen und Risiken.
6 Schlussbetrachtung: Dieses Kapitel zieht ein Resümee über den erstellten Ansatz und bewertet die Umsetzbarkeit sowie die Grenzen der Standardisierung in der Praxis.
7 Fazit: Das Fazit fasst zusammen, dass ein Standardprozess eine wertvolle Basis bietet, jedoch als erster Schritt verstanden werden sollte, da die Digitalisierungsindustrie weiterhin stark im Wandel ist.
Schlüsselwörter
Dokumentendigitalisierung, Standardprozess, ARIS, Prozessmodellierung, EPK, Geschäftsprozessmanagement, Prozessoptimierung, Multiprojektfähigkeit, Dokumentenstruktur, Qualitätssicherung, Indizierung, Scanprozess, Produktionshandbuch, Effizienz, Fachkonzept.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Bachelorarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption eines Standardprozesses zur Dokumentendigitalisierung für Dienstleistungsunternehmen, um individuelle und fehleranfällige Abläufe durch ein einheitliches, effizienteres Modell zu ersetzen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Arbeit deckt die theoretischen Grundlagen der Dokumentendigitalisierung, die ARIS-basierte Geschäftsprozessmodellierung sowie die praktische Beschreibung von Prozessschritten und deren Optimierung ab.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist es, ein konfigurierbares Standardprozessmodell zu entwickeln, das eine Vielzahl von Kundenanforderungen abdeckt, die Prozessqualität erhöht und die Durchlaufzeiten bei der Digitalisierung reduziert.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Modellierung verwendet?
Die Arbeit nutzt das ARIS-Konzept (Architektur integrierter Informationssysteme) und Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK), um den Gesamtprozess ganzheitlich in verschiedenen Sichten zu modellieren.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die detaillierte Definition von Anforderungen und Einschränkungen für den Prozess sowie dessen anschließende Modellierung in der Funktions-, Leistungs-, Daten-, Organisations- und Steuerungssicht.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Dokumentendigitalisierung, Standardprozess, ARIS-Modellierung, EPK, Prozessoptimierung und Multiprojektfähigkeit.
Wie unterscheidet sich der neue Standardprozess von der bisherigen "Copy & Paste"-Praxis?
Anstatt jeden Kundenprozess manuell neu zu kopieren und anzupassen – was fehleranfällig und zeitintensiv ist – bietet der Standardprozess eine feste Struktur mit konfigurierbaren Parametern, die eine konsistente Qualität sicherstellen.
Welche Rolle spielt das "Produktionshandbuch" in diesem Prozessmodell?
Das Produktionshandbuch dient als zentrales Dokument für die Konfiguration der Systeme und als Anleitung für die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass jeder Schritt standardisiert ausgeführt wird.
Warum wird die Prozessoptimierung für Digitalisierungsdienstleister immer wichtiger?
Aufgrund des Wandels auf dem Digitalisierungsmarkt hin zu mehr Projekten mit kleineren Losgrößen und steigenden Kundenanforderungen an kürzere Bearbeitungszeiten ist eine Standardisierung zur Kostensenkung und Qualitätssteigerung unerlässlich.
Welche Limitationen sieht der Autor beim entwickelten Standardprozess?
Der Autor weist darauf hin, dass das Konzept sich auf der Ebene eines Fachkonzepts bewegt, die reale Umsetzung sehr aufwendig ist und dass für sehr spezielle Kundenanforderungen weiterhin individuelle Prozessanpassungen notwendig bleiben können.
- Citar trabajo
- Wolfgang Theophil (Autor), 2012, Konzeption eines Standardprozesses zur Dokumentendigitalisierung, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/201709
