Controlling im Gaststättengewerbe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung

2 Kurzvorstellung der Branche
2.1 Definition der Begrifflichkeit Gaststättengewerbe
2.2 Absatzmarkt im Gaststättengewerbe
2.3 Beschaffungsmarkt im Gaststättengewerbe
2.4 Die mittelständische Ausprägung

3 Prozessanalyse im Gaststättengewerbe
3.1 Einführung in die sukzessive Vorgehensweise
3.2 Definition von Prozessen
3.3 Festlegung der notwendigen Prozesse

4 Steuerung eines Unternehmens
4.1 Wichtige Kennzahlen erkennen
4.2 Controlling
4.2.1 Kennzahlenkreislauf
4.3 Die wichtigsten operativen Kennzahlen im F&B
4.4 Verhältnis von Getränke- und Speisenumsatz
4.5 Ermittlung eines Inklusispreises

5 Vorhandene Branchenlösungen für das Gaststättengewerbe 21
5.1 Definition Branchenlösung
5.2 Marktrecherche

6 Schlussbetrachtung 27
6.1 Zusammenfassung
6.2 Ausblick

Quellenverzeichnis

Anhang

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abb. 1 Zeitvergleich der Kennzahlen Ergebnisse

Abb. 2 Kennzahlenzahlenbeurteilung Wareneinsatz

Abb. 3 Deckungsbeitrag pro Artikel

Abb. 4 Deckungsbeitrag Gesamt

Abb. 5 Deckungsbeitragsumsatzfaktor

Abb. 6 Break-Even-Umsatz

Abb. 7 Break-Even-Gäste

Abb. 8 Break-Even-Gewinn

Abb. 9 Anzahl der Gäste

Abb. 10 Auslastung in %

Abb. 11 Umsatz pro Gast

Abb. 12 Umsatz pro Sitzplatz

Abb. 13 Umsatz pro Stunde

Abb. 14 Personalkosten pro Mitarbeiterstunde

Abb. 15 Personalkosten pro Gast

Abb. 16 Soll-Umsatz pro Mitarbeiter Stunde

Abb. 17 Anteil Getränke in %

Abb. 18 Personalkosten Küche in %

Abb. 19 Personalkosten Service in %

Abb. 20 Personalkosten Gesamt in %

Abb. 21 Wareneinsatz in %

Abb. 22 Warenkosten in € pro Gast

Abb. 23 Warenkosten Getränke in %

Abb. 24 Food-Index-Produktivität

Abb. 25 Ermittlung Inklusivpreis

Abb. 26 Funktionale Muss Kriterien

Abb. 27 Funktionale Kann Kriterien

Abb. 28 Nicht funktionale Muss Anforderungen

Abb. 29 Nicht funktionale Kann Anforderungen

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Unternehmen aller Branchen streben eine Sicherung ihrer Liquidität zu jeder Zeit an. Existenzsicherung und –optimierung gewinnen im umkämpften Markt immer mehr an Bedeutung. Um diese strategischen Ziele im operativen Geschäft umzusetzen, gehören im Gaststättengewerbe neben der Kundenbindung durch einen hochwertigen Service und dem Angebot von qualitativen Produkten, auch das Knowhow dazu, wie man ein Unternehmen führt. Der Umgang mit Kennzahlen und Teilbereichen wie dem Rechnungswesen stellen Gastronomen oftmals vor große Herausforderungen.

Die meisten Unternehmen des Gaststättengewerbes lassen ihre Buchführung von einem Steuerberater abwickeln. Es ist ratsam, dass sich die Gastronomen jedoch auch mit dieser Thematik beschäftigen und über Wissen in diesem Bereich verfügen. Sie sind die Fachkräfte und wissen, welche Kennzahlen aussagekräftig sind und ausgewertet werden sollten, während Steuerberater in der Regel über kein Fachwissen im Bereich Gastronomie verfügen (Vgl. Kammerer 2005, 13). Es gilt eine passende Branchenlösung zu finden, welche optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Die unterschiedlichen Abteilungen, welche für den Erfolg der Gastronomie agieren, gilt es zu verbinden, um die Kommunikation zu vereinfachen und die Mitarbeiter zu entlasten. Am Ende eines jeden Geschäftstages sollen Buchungen vorgenommen werden und eine nötige Transparenz für Administratoren vorhanden sein. Welche Software jedoch die richtige für ein Unternehmen ist, stellt Gaststättengewerbe oftmals vor eine schwierige Wahl. Bei der Entscheidungsfindung gilt es diverse notwendige Schritte „abzuarbeiten“, um eine optimale Lösung zu erhalten.

1.2 Gang der Untersuchung

Im folgendem wird zunächst das Gaststättengewerbe als Branche vorgestellt. Hierbei wird auf den Absatzmarkt sowie die Beschaffung eingegangen. Die besondere mittelständische Ausprägung wird hervorgehoben. Die Kernprozesse des Gaststättengewerbes werden definiert und im Detail vorgestellt. Danach werden die Steuerungselemente der Branche erläutert. Hierbei liegt der Fokus im Bereich Controlling auf den branchenspezifischen Kennzahlen. Die Kernprozesse und die Schnittstellen in das Rechnungswesen werden im folgendem dargestellt. Abschließend werden die aktuellen Branchenlösungen, welche am Markt angeboten werden, aufgezählt und miteinander verglichen. Diese Ausarbeit soll Gaststätten bei der Suche nach einer optimalen Software unterstützen und als Leitfaden dienen. Schritt für Schritt werden die gängigen Projektschritte erläutert und der Reihe nach bearbeitet

2 Kurzvorstellung der Branche

2.1 Definition der Begrifflichkeit Gaststättengewerbe

Laut Gaststättengesetz §1 betreibt eine Person ein Gaststättengewerbe, wer im stehenden Gewerbe Getränke oder zubereitete Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle verabreicht, wenn der Betrieb jedermann oder bestimmten Personenkreisen zugänglich ist. Ferner wird ein Gaststättengewerbe betrieben, wenn im Reisegewerbe von einer Dauer von einer für die Veranstaltung ortsfesten Betriebsstätte aus Getränke und Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle durch selbstständige Gewerbetreibende verabreicht werden. Dieser Betrieb muss auch jedermann oder bestimmten Personenkreisen zugänglich sein (Vgl. Motz und Fechteler 2008, 6).

Hierzu zählen beispielsweise Restaurants, Cafés, Bistros, Imbissstuben und Weinstuben (Vgl. http://bit.ly/tZj9P4 , 02.01.2011).

Nicht jeder Mensch darf ein Gaststättengewerbe eröffnen, denn es wird diesbezüglich eine behördliche Erlaubnis benötigt (Vgl. http://bit.ly/s8Fs4B , 26.12.2011). Diese Erlaubnis wird Konzession genannt. Um eine solche Konzession zu erhalten müssen unter anderen folgende Dinge beim Fachbereich „Öffentliche Ordnung“ abgegeben werden:

- Führungszeugnis (Nicht älter als sechs Monate)
- Unterrichtungsnachweis (IHK) / Alternativ Nachweis über eine Ausbildung in diesem Bereich
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Stadtkasse, Finanzamt
- Pachtvertrag / Eigentumsvertrag
- Nachweis über eine mängelfreie Bauabnahme

(Vgl. http://bit.ly/tfJLsf , 26.12.2011).

2.2 Absatzmarkt im Gaststättengewerbe

Die derzeitige Marktsituation wird als Käufermarkt bezeichnet. Demnach übersteigt das Angebot die Nachfrage und die Preise für Produkte und Dienstleistungen sinken. Kunden können qualitativ hochwertige Produkte zu marktegerechten Preisen vielerorts erwerben und stehen vor der Entscheidung zwischen nahezu austauschbaren Produkten eine Auswahl zu treffen (Vgl. Hinterhuber und Matzler 2009, 607 ff.). Kunden haben beispielsweise die Möglichkeit zwischen diversen Lieferservices zu wählen, um sich schnell und unkompliziert regionale, nationale oder internationale zubereitete Speisen nach Hause zu ordern. Im Bereich Food und Beverage hat der Endkonsument weiter bereits die Möglichkeit online Lebensmittel zu erwerben. Zum Beispiel bietet Amazon die Kategorie „Lebensmittel und Getränke“ an. Die Produktpalette reicht hierbei von Kaffee, Pasta, Gemüse und Gewürzen bis Käse, Bioprodukte und Babynahrung (Vgl. http://amzn.to/m9YDu5 , 23.12..2011). Der Einkauf von Nahrungsmitteln wird daher immer einfacher und Bedarf nur noch weniger Mausklicks. Gaststätten müssen ihren Gästen daher einen Mehrwert bieten. Neben dem Sättigen der Gäste in einem angenehmen Ambiente, nimmt die Servicequalität bei der Erbringung einer Dienstleistung eine tragende Rolle ein.

„Unter Absatzmarkt versteht man den Markt, auf dem Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens potentiellen und tatsächlichen Käufern angeboten werden“ (http://bit.ly/sVuUwN, 15.12.2011).

Zu den Kunden einer Gastronomie gehören Gäste, welche vor Ort, am POS ihre Speisen und Getränke verzehren. Die Serviceleistung, wie das Servieren der Speisen gehört oftmals zur angebotenen Leistung des Gaststättengewerbes und ist im Preis inklusive. Diesbezüglich variieren oftmals je nach Aufwand die Preise. Es handelt sich hierbei um B2C Geschäfte, sprich Geschäfte mit einem Endkunden / Konsumenten (Vgl. http://bit.ly/vq9jEO , 15.12.2011). Je nach Spezialisierung der Gastronomie werden oftmals unterschiedliche Zielegruppen im Sinne einer Erlebnisgastronomie angesprochen (z.B. Touristen, Fischliebhaber, Schnellrestaurants für eilige Gäste, Familiengerechte Restaurants).

2.3 Beschaffungsmarkt im Gaststättengewerbe

„Als Beschaffung sind alle Tätigkeiten eines Betriebes zu verstehen, die der Bereitstellung jener Mittel dienen, die der Betrieb zur Erfüllung seiner gestellten Ziele benötigt. Als Beschaffungsmarkt wird hier vor allem der Waren- und Dienstleistungsmarkt gesehen, wo Betriebsmittel (Anlagegüter), Werkstoffe (Roh- und Hilfsstoffe, Halbfertigprodukte) und Handelswaren bezogen werden. Diese Aufgaben werden in der Regel von einer Einkaufsabteilung wahrgenommen“ (http://bit.ly/sSlwEw , 15.12.2011).

Eine Gaststätte benötigt Lebensmittel, um ihre Speisen zuzubereiten. Manche Speisen (Convenience Food) gehen auch ohne größeren zusätzlichen Aufwand in der Zubereitung an den Gast weiter. Zudem werden Getränke bestellt, welche dem Gast serviert werden und außerdem auch für einige Rezepturen benötigt werden. Kandis, Lutscher für die Kinder; der Bedarf eines Restaurants an Waren ist in vielerlei Art vorhanden. Zudem werden auch Non Food Produkte benötigt wie Kerzen, Servietten, Gewürzständer, Glühbirnen, etc. Gerätschaften wie Salamander, Konvektomaten, Eiswürfelmaschine, und Seifenspender sind für einen reibungslosen Ablauf auch von Nöten.

All diese Dinge müssen beschafft werden. Sie müssen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge vorhanden sein (Vgl. Posluschny, 2010,02.01.2012). Ein Nichtvorhandensein, bedeutet einen evtl. Produktionstop in der Küche und hätte die Unzufriedenheit des Gastes zur Folge. Hierbei werden die Artikel über unterschiedliche Lieferanten bezogen. Die Wahl des Lieferanten ist sehr wichtig. Neben den Kosten (Skonto, Rabatte, Vergleiche mit Mitbewerber im Markt) ist die Zuverlässigkeit wichtig. Gemüse wird beispielsweise über den örtlichen Gemüsehändler geordert. Über den cash and carry Großmarkt C&C Shaper, welcher zur Metro Gesellschaft gehört, werden Food und Non Food Artikel erworben. Getränkelieferanten, wie Ahlers und Harlos beliefern viele Gastronomien in der Norddeutschen Region (Vgl. http://bit.ly/vdoMZP , 02.01.2012). Brot und Kuchen können über die Bäckerei des Vertrauens erworben werden und gegen einen Mehrwert an den Kunden verkauft werden. Über Messen wie die Internorga oder die Anuga können neue Produkte getestet und neue Kontakte geknüpft werden (Vgl. http://bit.ly/vZIBIT , 26.12.2011). Zu beachten ist, dass in Sinne einer Nachhaltigkeit die Lieferanten nicht den Vorgaben eines Restaurants, welche nach außen zum Kunden getragen werden, wiedersprechen sondern konform sind.

In der Regel tätig jede Abteilung (Service, Küche, Buchhaltungsbüro) seine eigenen Einkäufe telefonisch oder via Fax. Die Rechnung wird dann in die Abrechnung zu Händen der Buchhaltung gegeben. Ein passendes Warenwirtschaftssystem mit Benutzerrechten kann diese Arbeit erleichtern, beschleunigen und transparenter werden lassen. Durch Verträge, wie dem Bierlieferungsvertrag werden die Bedingungen der Bestellungen von Bier und anderen Getränken zwischen Brauerei und Gastronomie festgehalten. Oftmals erhalten die Gastronomie auch gesamte Tresenbereiche und / oder Bierzapfgerätschaften sowie Gläser zur Verfügung gestellt, wenn ein Vertrag eingegangen wurde (vgl. http://bit.ly/rq7bIA , 15.12.2011).

Der Kostenablauf kann ergänzend und abschließend wie folgt beschrieben werden: Einkauf, Warenannahme, Lagerung, Warenausgabe, Grundvorbereitung, Zubereitung, Service und buchhalterische Erfassung (Vgl. Schaetzing, 2004, 38).

2.4 Die mittelständische Ausprägung

Kleine und mittelgroße Unternehmen werden oftmals sehr unterschiedlich definiert. Anhand von Kriterien wie der Jahresumsatz und die Mitarbeiterzahl werden sie von großen Unternehmen und Konzernen abgegrenzt. Im Durchschnitt zählen 98% aller Unternehmen zählen zu den KMUs (Vgl. http://bit.ly/v2kHjE , 02.01.2012). Demnach ist es nicht überraschend, dass das Gaststättengewerbe zu den eher kleineren Unternehmen zählt. Sofern diese nicht zu riesigen standardisierten Restaurantketten oder Systemgastronomien wie Maredo, Pizza Hut oder Mc Donalds gehören sind es in aller Regel kleine Unternehmen. Diese Kenntnis ist bei der Definition der Geschäftsprozesse und Wahl der passenden Unternehmenssoftware zu berücksichtigen. Dies bedeutet nämlich, dass keine Schnittstellen zu anderen Restaurants geschaffen werden müssen, beziehungsweise Bereiche nicht in Shared Service Centern unternehmensintern abgewickelt werden (Vgl. http://bit.ly/vfHfcb , 26.12.2011).

3 Prozessanalyse im Gaststättengewerbe

3.1 Einführung in die sukzessive Vorgehensweise

Um letztlich eine passende Unternehmenssoftware für seine Gaststätte zu finden gilt es zunächst den aktuellen Status quo (Ausgangssituation) der Gastronomie festzulegen. Es gilt zu klären, welche wertschöpfenden und unterstützenden Prozesse des Unternehmens vorhanden sind Weiter ist zu bestimmen, welche IT im Unternehmen bereits vorhanden ist und welche Verbesserungen mit der Software angestrebt werden. Das verfügbare Budget und ein Zieltermin sind festzulegen und zudem ob dieses auf einmalige Anschaffungskosten oder auf laufende jährliche Kosten bezogen werden. Das Unternehmen muss sich bewusst sein, welche Wettbewerbsverbesserungen erreicht werden möchten. Im Rahmen der Prozessanalyse werden die Geschäftsprozesse festgelegt. Hierbei werden die Anforderungen darauf aufbauend festgelegt. Für die Auswahl der Software ist es wichtig, dass zwischen Kann (Kriterium muss nicht zwingend von der Software abgedeckt werden) und Muss Kriterien (Kriterium muss von der Software abgedeckt werden) unterschieden wird, beziehungsweise zwischen funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen. Funktionale Anforderungen sind Eigenschaften, welche es zu erfüllen gilt (Funktionsumfang), um die Geschäftsprozesse zu unterstützen. Nicht funktionale Anforderungen beziehen sich auf grundlegende Eigenschaften einer Software, wie beispielsweise Qualitätsanforderungen. In der Regel wird zur Unterstützung zu diesem Zeitpunkt ein Lastenheft erstellt. Es folgt abschließend eine Marktrecherche über die angebotenen Softwarepakete am Markt und ein Screening dessen. Die zwei Software, die am ehesten zutreffen werden im Detail auf seine Muss und Kann Kriterien geprüft werden. Lieferumfang und Abnahmekriterien müssen vor einer endgültigen Auswahl und Entscheidung geklärt werden (Vgl. http://bit.ly/spiEMv und http://bit.ly/rZFaE7 , 02.01.2012).

3.2 Definition von Prozessen

Als Geschäftsprozess bezeichnet man eine Menge miteinander verknüpfter Aktivitäten, welche in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um letztlich ein festgelegtes Ziel zu erreichen. Die Aktivitäten können sowohl sequentiell als auch parallel ausgeführt werden (Vgl. Hansen und Neumann 2001, 245). Bei den Geschäftsprozessen unterscheidet man Kern- von Serviceprozessen. Kernprozesse erbringen die eigentliche Wertschöpfung und beziehen sich daher auf die Bereiche Einkauf, Produktion und Vertrieb. Die Serviceprozesse, als unterstützende Prozesse, beziehen sich auf das Controlling, Personalmanagement, die EDV-Abteilung und die Rechtsabteilung (Vgl. http://bit.ly/usDS8u , 29.11.2011).

3.3 Festlegung der notwendigen Prozesse

Im folgendem werden die notwendigen Prozesse, welche die potentielle Software erfüllen soll aufgeführt. Unterschieden wird hierbei nach Abteilungen, Muss und Kann und funktionalen und nicht funktionalen Kriterien. Zu betonen ist, dass im Gaststättengewerbe oftmals nicht zwingend die Abteilung Marketing, Personal oder Qualitätsmanagementvorhanden ist, sondern von einzelnen Aufgabenträgern (Mitarbeiter, Eigentümer) neben den regulären Aufgaben bewältigt werden (Oder outgesourct). Zwecks Übersichtlichkeit, werden sie jedoch gesondert aufgeführt.

- Zu den funktionalen Muss Kriterien im Bereich Personal zählen:
Arbeitszeiterfassung, Erstellung der Gehaltsabrechnung, Schnittstelle zum ReWe, Speicherung der Fehl- und Urlaubszeiten, Mitarbeiterinformationen erfassen
- Zu den funktionalen Kann Kriterien im Bereich Personal zählen:
Bewerbungen verwalten, Personalstatistiken erstellen
- Zu den funktionalen Muss Kriterien im Bereich Marketing zählen:
Optimale Verkaufspreise ermitteln
- Zu den funktionalen Kann Kriterien Im Bereich Marketing zählen:

Newsletter und Flyer erstellen, Einrichten einer Homepage, Kundenbefragungen, Marktanalysen, Konkurrenzanalysen, Massenmails versenden

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