Optimierung des Bewerbermanagement der XXX Hannover durch die Implementierung eines E-Recruiting Systems


Projektarbeit, 2010

31 Seiten, Note: 1,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung: Projektbegründung und -abgrenzung

2 Projektbeschreibung: Planung und Durchführung des Projektes „Implementierung eines E-Recruiting Systems“
2.1 Festlegung der Projektziele
2.2 Projektinhalte: Differenzierung nach Arbeitsphasen
2.3 Zentrale Projektpläne
2.4 Projektrisikoanalyse
2.5 Projektdurchführung: Realisierungsschritte

3 Projektreflexion: Ergebnisanalyse und Verbesserungsoptionen
3.1 Ansatzpunkte und Methoden des Projektcontrolling
3.2 Ergebnisanalyse und -interpretation
3.3 Erfahrungsauswertung und transferierbares Verbesserungspotenzial auf andere Projekte

4 Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Anhang A

Anhang B

Anhang C

Anhang D

Anhang E

Ehrenwörtliche Erklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Der DMAIC-Zyklus

Abbildung 2: Kostenanalyse

Abbildung 3: Project Charter

Abbildung 4: Scoring Card – eRecruitment

Abbildung 5: Zeitplan

1 Einleitung: Projektbegründung und -abgrenzung

In Zeiten unbeständiger Wirtschaftslagen und zunehmender Globalisierung unterliegen Unternehmen einem immensen Konkurrenzdruck, welcher sie zwingt effiziente Wettbewerbsstrategien zu entwickeln und so die Arbeitsabläufe innerhalb des gesamten Unternehmens zu optimieren. Im Mittelpunkt stehen hierbei nicht nur die operativen Auftragsabwicklungsprozesse mit den Aufgaben Beschaffung, Produktion und Absatz, sondern auch unterstützende Aktivitäten wie die Personalwirtschaft.

Hierbei wird vor allem der Personalbeschaffung eine enorme Bedeutung zugesprochen. Die Anforderungen der Unternehmen an die sozialen und fachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter steigen bei den heutigen Marktgegebenheiten deutlich. Folglich ergibt sich ein bedeutender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, die sowohl ein hohes Maß an Popularität auf dem Arbeitsmarkt aufweisen als auch über einen zeiteffizienten und transparenten Bewerbungsmanagementprozess verfügen.

Diese Tatsache hat der Automobilzulieferer XXX im Jahre 2006 verinnerlicht und in Form der Implementierung eines E-Recruiting Systems im Standort Hannover für sich verwirklicht. Der Begriff E-Recruiting beschreibt „die Personalbeschaffung via Internet“[1]. XXX hat vor allem die Zeit- und Kosteneinsparungspotenziale, die mit einem E-Recruiting System verbunden sind, erkannt und daher den gesamten Bewerbungsmanagementprozess mithilfe des Systems d.vinci digitalisiert. Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich demgemäß mit dem entsprechenden Projekt „Implementierung eines E-Recruiting Systems“.

In Kapitel zwei der Arbeit steht die Planung und Durchführung des Projektes im Fokus. Hier sollen nach einer kurzen Definierung der Projektziele, die Projektinhalte differenziert nach Arbeitsphasen dargestellt werden. Außerdem werden die zentralen Projektpläne sowie auch Maßnahmen, die XXX im Rahmen des Risikomanagements ergriffen hat, erläutert. Zuletzt soll auf die vorherigen Punkte aufbauend schließlich die Realisierung des Projektes aufgezeigt werden. Im dritten Kapitel soll ein reflektiver Bezug zum Projekt genommen werden. Dabei werden zunächst die Techniken des Controllings des behandelten Projektes dargestellt. Anschließend werden dann die Projektergebnisse analysiert und interpretiert um zum Abschluss die gewonnenen Erfahrungen auszuwerten und auf andere Projekte zu beziehen.

2 Projektbeschreibung: Planung und Durchführung des Projektes „Implementierung eines E-Recruiting Systems“

2.1 Festlegung der Projektziele

Durch das dargelegte Projekt sollen diverse Ziele und Nutzenkomponenten im Rahmen eines optimierten Bewerbermanagements realisiert werden. Es lassen sich drei große Zielblöcke voneinander abgrenzen. Insbesondere sollenKosteneinsparungenerzielt werden, aber auchImageverbesserungenundWertschöpfungspotenzialewerden als Folge der Einführung eines E-Recruiting Systems angestrebt bzw. verwirklicht.[2]

DieKosteneinsparungenerstrecken sich vor allem auf die Personal- und Medienkosten. Sie sollen durch die Einführung der Software-Lösung um etwa 55.000 € pro Jahr reduziert werden. Dies entspricht einer Kostenreduktion von 15,2%.[3]

Da das Internet in den letzten Jahren zu einem bedeutsamen Medium für die Stellensuche geworden ist, kann E-Recruiting als die marktgerechteste Form der Personalbeschaffung angesehen werden. Es bietet dem Bewerber mehr Markttransparenz sowie eine enorme Vereinfachung des Bewerbungsprozesses mit deutlich weniger Kosten- und Zeitaufwand, wodurch die Attraktivität des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt steigt und folglich einImagegewinnerzielt werden kann.[4]

Diese Tatsache trägt unter Anderem zur Realisierung vonWertschöpfungspotenzialenbei, denn durch die verbesserte Reputation steigt die Anzahl an Bewerbungen, womit sich auch die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sich in dem Bewerberpool kompetente Kandidaten und damit qualifizierte, zukünftige Mitarbeiter befinden.[5]Zudem kann eine erhebliche Erhöhung der Durchlaufgeschwindigkeit des Personalauswahlprozesses erreicht werden. Die Personalbeschaffungs-Software verfügt beispielsweise über eine automatisierte Korrespondenz, welche die Kommunikation mit den Bewerbern stark vereinfacht, indem sie es z.B. ermöglicht beliebig viele Vorlagen für Serienbriefe und E-Mails zu hinterlegen.[6]Zudem erfolgt eine direkte Anbindung des Systems an die elektronische Personalakte, wodurch alle Daten des zukünftigen Mitarbeiters automatisch archiviert werden.[7]Insgesamt soll eine Verkürzung der Durchlaufzeit um etwa 11% erzielt werden.[8]

2.2 Projektinhalte: Differenzierung nach Arbeitsphasen

Da sich die Arbeitsweise der Firma XXX stark an der Qualitätsstrategie SixSigma orientiert, basieren alle Projekte auf einer einheitlichen, definierten Vorgehensweise, dem so genanntenDMAIC-Zyklus. Er besteht aus den fünf ProjektphasenDefine, Measure, Analyze, ImproveundControl.[9]In Abbildung 1 wird diese Herangehensweise nochmals veranschaulicht und im Folgenden werden die Handlungen innerhalb des Projektes „Implementierung eines E-Recruiting Systems“ entsprechend der DMAIC-Methode den einzelnen Arbeitsphasen zugewiesen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Der DMAIC-Zyklus

Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Nietz, M. (2007), S. 12.

Im Fokus derDefine-Phase steht die Projektdefinition und -planung. Hierzu wird ein Projekt Charter erstellt, welcher das geplante Start- und Enddatum, die Erfassung der zentralen Projektziele und die Projektteamzusammensetzung beinhaltet. Beginn des behandelten Projektes ist gemäß Projekt Charter der 1. März 2006. Als geschätztes Enddatum wird hier der 23. Dezember 2006 festgehalten. Zudem werden in dem Charter die in Abschnitt 2.1 dargestellten Ziele gesammelt und zehn Teammitglieder identifiziert, die allesamt in dem Bereich Human Resources beschäftigt sind. Im Anhang B auf Seite 23 befindet sich der Projekt Charter, welcher im Rahmen des Projektes „Implementierung eines E-Recruiting Systems“ angefertigt wurde.[10]

In derMeasure-Phase wird der relevante Prozess gemessen und überprüft um den Status quo zu bestimmen. Das behandelte Projekt nutzt zur Darstellung des Prozesses das Six Sigma-Instrument SIPOC. Der Name SIPOC setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der betrachteten Aspeke Supplier, Input, Process, Output und Customer zusammen. Die SIPOC-Analyse bestimmt folglich die Lieferanten, die den Input für den Prozess bereitstellen; die Materialien und Daten, die für die Ausführung des Prozesses relevant sind; die einzelnen Prozessaktivitäten, die zum gewünschten Resultat führen; die Ergebnisse des Prozesses und schließlich den Kunden, der von dem Output des Prozesses profitiert.[11]

Im dargestellten Projekt gehören sowohl die Bewerber als auch die Fachabteilungen und die Personalabteilung zu den Lieferanten. Notwendige Materialien und Daten sind z.B. die Stellenausschreibung, die Personaldaten oder auch die Bewerbungsmaterialien. Der Prozess umfasst alle Prozessaktivitäten von der Publikation der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung bzw. Absage der Bewerber.[12]In einem sogenannten Rating of Importance, dem die einzelnen Prozessaktivitäten unterzogen werden, wird deutlich, dass allein der Posteingang der Bewerbungen, das Überprüfen und Bepunkten der Kandidaten und der Ablehnungsprozess 80% der Prozesszeit beanspruchen. Ähnlich werden bei einer C&E-Analyse die Prozessaktivitäten „Überprüfung der Bewerbungen“ und „Untersuchung der Bepunktung“ als diejenigen Prozessaktivitäten identifiziert, welche für den gesamten Rekrutierungsprozess am wichtigsten sind.[13]Eine weitere Analyse, die sogenannte Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA), soll das potenzielle Auftreten von Fehlern erfassen und die entsprechenden Fehlerquellen innerhalb des Prozesses identifizieren.[14]Sie zählt u.a. die manuelle Datenerfassung sowie die Prozessorganisation zu den Elementen des Rekrutierungsprozesses, welche besonders fehleranfällig sind.[15]Zu den Ergebnissen des Rekrutierungsprozesses zählt in erster Linie die Gewinnung neuer, qualifizierter Mitarbeiter. Kunden des Prozesses sind die Bewerber, die Fachabteilungen, die Personalabteilung aber letztlich auch das gesamte Unternehmen.[16]

Die Measure-Phase wird durch dieAnalyse-Phase abgelöst, welche den in der vorangegangenen Phase untersuchten Status quo mit der potenziellen optimierten Prozesslösung, ergo dem E-Recruiting-Prozess, vergleicht.[17]In diesem Sinne werden bei dem hier behandelten Projekt die zentralen Problem- und Zielaspekte Zeit und Kosten betrachtet. In Form einer Kostenanalyse werden die Personal- und Medienkosten beim ursprünglichen Rekrutierungsprozess mit denen bei einer IT-Lösung verglichen. Ebenso erfasst ein Vergleich der Prozesszeiten beider Prozessalternativen mögliche Zeiteinsparungspotenziale bei der Einführung eines E-Recruiting Systems.[18]

Das Ziel der anschließendenImprove-Phase ist es die optimale Lösung zu entwickeln und umzusetzen.[19]Im Rahmen dieser Phase werden Bewerbermanagementsysteme unterschiedlicher Anbieter miteinander verglichen. XXX beschränkt sich hierzu auf die vier Systeme d.vinci der Firma Delphi, rexx der Firma Epharmexx, Persis der gleichnamigen Firma Persis und E-Recruitment der Firma People Soft. Um die vier E-Recruiting Systeme miteinander zu vergleichen, werden zunächst in Form eines Pflichtenhefts Merkmale definiert, über die das System verfügen sollte um den Anforderungen XXXs gerecht werden zu können.[20]Mit Hilfe einer Nutzwertanalyse wird anschließend geprüft, welches System die Anforderungen des Unternehmens am Besten erfüllt. Zur Veranschaulichung befindet sich diese im Anhang C auf Seite 24.[21]Gleichermaßen werden die Implementierungskosten der verschiedenen Systeme miteinander verglichen. Eine weitere Entscheidungshilfe bieten Befragungen unterschiedlicher Referenzkunden zu der Zufriedenheit mit den jeweiligen E-Recruiting Systemen. Nach genauer Prüfung fällt die Entscheidung auf das System d.vinci der Firma Delphi.[22]Nachdem die Anbieterauswahl erfolgt ist, wird der eigentliche Projekt-Zeitplan erstellt. In diesem sind die verschiedenen Meilensteine verzeichnet, aber auch die Zuständigkeiten XXXs und Delphis werden hier deutlich. Der Plan ist in Anhang D auf Seite 25 ersichtlich.[23]

Die letzte Projektphase, dieControl-Phase, hat die Aufgabe zu überprüfen, ob eine Erreichung der geplanten Verbesserungen vorliegt.[24]Innerhalb dieser Phase wird dementsprechend erneut eine FMEA gefahren, in der deutlich wird, dass sich die Fehlerquellen hauptsächlich reduziert haben. Zudem wird zur Erleichterung des Projektcontrollings eine Online-Datenbank eingerichtet, womit jederzeit ein Abruf der wichtigsten Werte des neuen Prozesses möglich ist.[25]

[...]


[1]Golembowski, K. (2002), S. 3.

[2]Vgl. Bertoli, M. (2009), S. 17.

[3]Vgl. o.V. (2006b).

[4]Vgl. o.V. (2006b).

[5]Vgl. Tiefen, T. (2009), S. 18.

[6]Vgl. o.V. (2006c).

[7]Vgl. o.V. (2006a).

[8]Vgl. o.V. (2006d).

[9]Vgl. Kletti, J., Brauckmann, O. (2004), S. 124.

[10]Vgl. o.V. (2006e).

[11]Vgl. Toutenburg, H., Knöfel, P. (2007), S. 51.

[12]Vgl. o.V. (2006f).

[13]Vgl. o.V. (2006g).

[14]Vgl. Kamiske, G.F., Brauer, J.P. (2008), S. 73.

[15]Vgl. o.V. (2006h).

[16]Vgl. o.V. (2006f).

[17]Vgl. Töpfer, A. (2009), S. 132.

[18]Vgl. o.V. (2006d).

[19]Vgl. Magnusson, K., Kroslid, D., Bergman, B. (2003), S. 137.

[20]Vgl. o.V. (2006i).

[21]Vgl. o.V. (2006j).

[22]Vgl. o.V. (2006i).

[23]Vgl. o.V. (2006k).

[24]Vgl. Köhler, P.T. (2007), S. 14.

[25]Vgl. o.V. (2006l).

Ende der Leseprobe aus 31 Seiten

Details

Titel
Optimierung des Bewerbermanagement der XXX Hannover durch die Implementierung eines E-Recruiting Systems
Hochschule
Leibniz Akademie Hannover - Berufsakademie Hannover
Note
1,0
Autor
Jahr
2010
Seiten
31
Katalognummer
V204404
ISBN (eBook)
9783656309925
ISBN (Buch)
9783656311584
Dateigröße
832 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
Schlagworte
E-Recruiting, E-Recruitment, Online-Recruiting, Internetrekrutierung, d.vinci, Rekrutierung, Bewerbermanagement, Bewerbermanagementsystem, Recruting System, Rekrutierungssystem
Arbeit zitieren
Laura Parlabene (Autor), 2010, Optimierung des Bewerbermanagement der XXX Hannover durch die Implementierung eines E-Recruiting Systems, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/204404

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Optimierung des Bewerbermanagement der XXX Hannover durch die Implementierung eines E-Recruiting Systems



Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden