Projektmanagement – Theorie und Praxis

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Die Theorie des Projektmanagements

3. Die Praxis des Projektmanagements – die „Homepage-Gruppe“
3.1 Projektbeschreibung (Phase I und II)
3.2 Konzeptentwicklung (Phase III)
3.3 Konzeptverfeinerungen und Projektrealisierung (Phase IV und V)
3.4 Rückblickend: Probleme (Phase IV)

4. Fazit – Gedanken zum Abschluss

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Diese Studienarbeit soll die im Seminar „ Praxisseminar zur Sprach- und Literaturvermittlung und Mündlichkeit“ durchgeführte Aufgabe zum Thema „Projektmanagement“ abschließend darlegen.

Die Aufgabe meiner Gruppe war die Konzeption einer Internetpräsenz, die als Metaebene fungieren sollte. Wir hatten es uns zum Ziel gesetzt, die Ergebnisse der übrigen Gruppen des Seminars gestalterisch anspruchsvoll für die Öffentlichkeit aufzuarbeiten. Der hier vorliegende Text soll die dabei abgelaufenen Arbeitsschritte zusammenfassend veranschaulichen. Dabei gehe ich auch auf die Probleme in den einzelnen Phasen ein und möchte am Ende eine abschließende Evaluation aus subjektiver Sicht geben.

Bevor ich jedoch zum konkreten Projekt „Homepage“ komme, möchte ich in einem vorangehenden Theorieteil kurz erläutern, auf welcher Grundlage die Arbeit fußt. Was ist ein Projekt und was Projektmanagement? Welche Anforderungen stellt man ein solches Unterfangen und welche Struktur ist die Geeignetste? Sind diese Fragen geklärt, wird der zweite Teil sich mit der Praxis beschäftigen und zeigen, inwiefern das Projekt „Homepage“ im Rahmen dieser Theorie tatsächlich ans Ziel gelangte und in welchen Punkten Probleme auftraten.

In einem Fazit werde ich dann abschließenden meine Gedanken zum Projekt, dessen Verlauf und Ergebnis formulieren und benennen, an welchen Punkte für künftige Projekte noch Entwicklungspotential zu finden ist.

2. Die Theorie des Projektmanagements

Auf den ersten Blick mag man etwas stutzen. „Projekt“, „Management“, „Gruppe“, „Aufgabe“ - das alles sind Begriffe, die jeder Mensch im Alltag benutzt und deren Definition daher doch jedem klar ist. Dies ist jedoch nicht der Fall. „Unsere Nachlässigkeit beim Sprechen und Schreiben führt immer wieder zu Unklarheiten und folgenreichen Missverständnissen.“¹ Für diese Arbeit ist es daher unerlässlich, das theoretische Fundament des Projektmanagements kurz zu umreißen.

Projekte sind Vorhaben, die durch „Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzung der Ressourcen […], Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben [und . Anmerkung des Verfassers] projektspezifischer Organisation“ gekennzeichnet sind.² Sie zeichnen sich zudem durch ihre „Einmaligkeit [sowie eine . Anmerkung des Verfassers] hohe Komplexität“ aus.³ Nach Zöllner ist ein Projekt „ein gemeinschaftliches Handeln“ mehrerer Personen. Es ist von seiner Natur aus ein einmaliges Unterfangen, dessen Dauer aber natürlich variiert. Bereits vor der Themenfindung muss man sich zwei wesentliche Fragen stellen. Zum einen, welchen „Nutzen“⁴ soll das Projekt dem Umfeld bringen, und zum anderen, welche „Konsequenzen“⁵ finanzieller oder sozialer Art kann ich im Vorfeld bereits erkennen? Diese Fragen werde ich im Praxisteil am konkreten Projekt „Homepage“ ausführlich beantworten. Ein Projekt besteht aus drei Dingen: „Projektgegenstand (Objekt), Projekttätigkeiten (Prädikate) [sowie . Anmerkung des Verfassers] Projektbeteiligte (Subjekte)“.⁶ Der Projektgegenstand ist allerdings noch nicht das Projekt, auch wenn beide Termini in der Umgangssprache gern synonym verwendet werden. Doch während das Projekt das Gesamtvorhaben ist, müssen wir den Projektgegenstand eben als jenen Gegenstand sehen, mit dem wir uns beschäftigen. Der Projektgegenstand ist nur ein Teil des Projektes und wird gemeinsam mit den Prädikaten und Subjekten erst zum Projekt. Das Projekt besteht also „aus einer Vielzahl von Handlungen der unterschiedlichen Beteiligten, die miteinander vernetzt sind“.⁷ Und da mehrere Individuen vernetzt arbeiten müssen, ist ein professionelles Management unabdingbar, um das Unternehmen zum Ziel zu führen. Ein „Management kann als Funktion und als Prozess verstanden werden. [Es erfüllt Funktionen wie . Anmerkung des Verfassers] Ressourcenbeschaffung, die Schaffung und Anpassung von Organisationsstrukturen, Steuerung und die Regelung“.⁸ Die berühmten 5-W-Fragen gelten auch für die Managementplanung. „' Wer, Was, Wie, Wann und Wo erledigt? ' sind der Grundsatz der Management-planung. Jede Frage muß so früh wie möglich für jeden Organisations- /Arbeitsbereich eindeutig geklärt sein.“ [sic!]⁹

Projektmanagement im Speziellen ist nun genau jenes Management, „das erforderlich ist, um ein Projekt einer bestimmten Art, in einer bestimmten Zeit, mit bestimmten Ressourcen, zu einem bestimmten Ergebnis zu bringen.“¹⁰ Dabei gibt es in der Theorie konkrete einzelne Phasen.¹¹ Es beginnt mit der Projektidee (Phase I). Hierbei geht es darum, das konkrete Thema auszuwählen, das man im Team bearbeiten will. Nach dieser Themenfindung tritt man in die Projektvorbereitung ein (Phase II). Dabei erfasst man die konkrete Situation. Das impliziert Fragen wie: Wer arbeitet mit? Wer hat vielleicht ein Spezialgebiet? Wo arbeiten wir? Was ist unser konkretes Ziel? Dann folgt die Konzeptionsphase (Phase III), in der ein Ablaufplan erstellt wird, erste feste Aufgabenblöcke kreiert werden, eine Aufgabenverteilung erfolgt und vor allem die Kommunikationsbasis gesichert wird. Da eine Gruppe von Menschen während der Dauer des Projektes im Netzwerk arbeiten wird, muss diese Basis gesichert werden, zum Beispiel durch den Austausch von E-Mail-Adressen. Phase IV ist die Spezifikationsphase, die auch Gestaltungsphase genannt wird. Es geht hierbei um die Feinkonzeptionierung, in der Details, die während der groben Arbeitsverteilung noch fehlten oder unbetrachtet blieben, bearbeitet werden. Anschließend, teilweise natürlich auch parallel zu Phase IV erfolgt die Realisationsphase (Phase V). Nun werden die Ideen umgesetzt. Die einzelnen Gruppenteilnehmer arbeiten einzelne Aufgaben ab und führen die Ergebnisse am Ende zusammen. Bei diesen „Handlungsausführungen“ gibt es drei Aspekte: Erstens die „Annahme und Übernahme der Inputs [, dann die . Anmerkung des Verfassers] eigentliche Ausführung der Handlung [und zum Schluss die . Anmerkung des Verfassers] Bereitstellung und Vermittlung der Outputs“.¹² Es erfolgen Gruppentreffen zum Besprechen der aktuellen Outputs und gegebenfalls auch neuer Inputs. Gerade hier können unter den Subjekten Probleme auftreten, die im konkreten Fall des Projektes „Homepage“ auch auftraten. Doch dazu komme ich im Kapitel 3.4 Rückblickend: Probleme (Phase IV). Am Ende steht die Implemtierungsphase (Phase VI), in der das Projekt zu einem Abschluss gebracht wird. Das Verfassen dieser Studienarbeit ist im Grunde neben der erfolgten letzten Sitzung vom 23.07.2010 die Implementierungsphase. Die Projektergebnisse werden präsentiert und abschließend in einer Dokumentation festgehalten.

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¹ Zöllner, Uwe: Praxisbuch Projektmanagement. Das neue, umfassende Handbuch für Führungskräfte und Projektmitarbeiter. Galileo Press GmbH. Bonn 2003. S. 18.

² Winkelhofer, Georg; Keßler Heinrich: Projektmanagement. Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten. Springer-Verlag. Berlin 2002. S. 9.

³ Eschlbeck, Dieter: Basiskompetenz Projektmanagement. MoveYourMind Media. München 2002. S. 9.

⁴ Zöllner, Uwe: Praxisbuch Projektmanagement. S. 75.

⁵ Ebd., S. 75.

⁶ Ebd., S. 19.

⁷ Ebd., S. 20.

⁸ Winkelhofer, Georg; Keßler Heinrich: Projektmanagement. S. 9.

⁹ Madauss, Bernd J.: Handbuch Projektmanagement. Mit Handlungsanleitung für Industriebetriebe, Unternehmensberater und Behörden. Schäffer-Poeschel Verlag. Stuttgart 1995. S. 124.

¹⁰ Winkelhofer, Georg; Keßler Heinrich: Projektmanagement. S. 9.

¹¹ zu den Phasen vgl.: Ebd., S. 125.

¹² Zöllner, Uwe: Praxisbuch Projektmanagement. S. 286.