Im Rahmen des e-Procurements, also des Einsatzes moderner Informations- und Kommunikationstechnologien im Beschaffungsbereich zur Realisierung von Einsparpotenzialen, spielen katalogbasierte Beschaffungslösungen eine bedeutende Rolle. Hierbei handelt es sich um die systemgestützte Beschaffung aus elektronischen Produktkatalogen, womit eine Prozessautomatisierung einhergeht.
Die Erschließung der vorhandenen Einsparpotenziale erfordert ein entsprechendes Controlling-Konzept, das die konsequente Umsetzung der definierten Ziele überwacht. Die Überwachung der Zielerfüllung erfolgt im Zuge einer Fortschritts- und Ergebniskontrolle, als abschließende Phase eines Controlling-Konzeptes. Demgemäß dient die Ermittlung von Soll-Ist-Abweichungen der Aufdeckung potenzieller Ursachen für Abweichungen von Soll-Vorgaben.
Die vorliegende Arbeit thematisiert die Bedeutung der Fortschritts- und Ergebniskontrolle bei der Einführung katalogbasierte Beschaffungslösungen sowie die daraus resultierenden Einsparpotenziale. Neben dem Potenzial der Kosteneinsparungen, werden auch Zeitersparnisse und Qualitätssteigerungen untersucht.
Vor dem Hintergrund der Zielsetzung lässt sich der folgende Aufbau der Arbeit ableiten: Der thematische Einstieg in die Arbeit erfolgt in Kapitel 2. Dieses beinhaltet zunächst eine begriffliche Bestimmung des Terminus „katalogbasierte Beschaffungssysteme“, was dem Verständnis dienen soll. Daraufhin wird eine Betrachtung der Funktionsweise eines Desktop-Purchasing-Systems vollzogen, um eine der drei Formen der katalogbasierten Beschaffung zu verdeutlichen.
Die Fortschritts- und Ergebniskontrolle im Rahmen des Controllings von katalogbasierten Beschaffungslösungen ist Inhalt des dritten Kapitels, welches den Hauptteil der Arbeit bildet. In diesem Kontext erfolgt eine Betrachtung der Gegenstandsbereiche der Fortschritts- und Ergebniskontrolle und den damit einhergehenden Einspar- und Verbesserungspotenzialen sowie den Kontrollmöglichkeiten.
In Kapitel 4 werden die zentralen Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Begriff und Funktionsweise katalogbasierter Beschaffungssysteme
2.1 Bestimmung des Terminus „katalogbasierte Beschaffungssysteme“
2.2 Funktionsweise eines Desktop-Purchasing-Systems
3 Fortschritts- und Ergebniskontrolle im Rahmen des Controllings von katalogbasierten Beschaffungslösungen
3.1 Controlling von katalogbasierten Beschaffungslösungen
3.2 Kontrollphase
3.2.1 Fortschrittskontrolle
3.2.2 Ergebniskontrolle
4 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Bedeutung der Fortschritts- und Ergebniskontrolle bei der Einführung von katalogbasierten Beschaffungssystemen, um das volle Potenzial dieser Lösungen im Rahmen moderner IT-gestützter Beschaffungsprozesse (e-Procurement) zu realisieren.
- Grundlagen und Definitionen katalogbasierter Beschaffungssysteme
- Funktionsweise und Prozessabläufe von Desktop-Purchasing-Systemen
- Ganzheitliche Controlling-Konzepte für e-Procurement-Projekte
- Methoden der Fortschrittskontrolle während der Implementierungsphase
- Messgrößen der Ergebniskontrolle für Zeit-, Qualitäts- und Kosteneinsparungen
Auszug aus dem Buch
3.2.1 Fortschrittskontrolle
Das im vorherigen Abschnitt erwähnte Phasenmodell dient einer möglichst optimalen Zielerreichung. Bevor diese jedoch kontrolliert werden kann, ist während der Umsetzungsphase eine Überprüfung des Projektfortschritts auf die Erfüllung festgelegter Termine in Form einer Fortschrittskontrolle vonnöten. Sie dient der Messung des aktuellen Status sowie der Feststellung von Planabweichungen während der Einführung katalogbasierter Beschaffungslösungen. Im Rahmen eines Fortschrittsberichts kann der Terminfortschritt festgehalten und eine Prognose in Form einer Meilensteintrendanalyse abgegeben werden.
Das Ziel der Fortschrittskontrolle besteht in erster Linie in der Aufdeckung von kritischen Entwicklungen. Diesbezüglich werden Plan- und Ist-Werte gegenübergestellt, wobei sämtliche Aktivitäten, die eine Übereinstimmung der laufenden Tätigkeiten mit dem Plan sicherstellen, in den Bereich der Fortschrittskontrolle fallen. Dies ermöglicht sowohl eine rechtzeitige Reaktion auf Abweichungen, als auch den zielgerichteten Einsatz korrigierender Maßnahmen. Demnach hat die Fortschrittskontrolle nicht nur eine Feststellungs- und Vergleichsfunktion, sondern auch eine Aufklärungs- und Beeinflussungsfunktion.
Als Grundlage für die Fortschrittskontrolle fungiert die sogenannte Roadmap, welche die Aufgabendefinition sowie die dazugehörigen Fertigstellungstermine umfasst. Im Falle von Abweichungen während der Projektumsetzung gilt es die Einflussgrößen mittels geeigneter Abweichungsanalysen zu identifizieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen. Eine besondere Bedeutung kommt der Informiertheit aller Beteiligten über die Aufgaben sowie dazugehöriger Termine zu, da dies eine zielgerichtete Arbeitsweise und eine Verantwortungszuordnung ermöglicht.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung erläutert die Relevanz von e-Procurement zur Prozessautomatisierung und führt in die Notwendigkeit eines Controlling-Konzepts mittels Fortschritts- und Ergebniskontrolle ein.
2 Begriff und Funktionsweise katalogbasierter Beschaffungssysteme: Das Kapitel definiert katalogbasierte Beschaffungssysteme und veranschaulicht die praktische Funktionsweise anhand eines Desktop-Purchasing-Systems.
3 Fortschritts- und Ergebniskontrolle im Rahmen des Controllings von katalogbasierten Beschaffungslösungen: Hier werden Controlling-Konzepte als Steuerungsinstrumente sowie spezifische Kontrollmechanismen für den Projektfortschritt und die erzielten Ergebnisse erläutert.
4 Fazit: Das Fazit fasst die Bedeutung der untersuchten Kontrollphasen für den Projekterfolg zusammen und unterstreicht das Einsparpotenzial durch systemgestützte Beschaffung.
Schlüsselwörter
e-Procurement, Beschaffungscontrolling, Katalogbasierte Beschaffungssysteme, Desktop-Purchasing-System, Prozessautomatisierung, Fortschrittskontrolle, Ergebniskontrolle, Soll-Ist-Vergleich, Kosteneinsparung, Prozessqualität, Projektmanagement, Kapitalwertmethode, Lieferantencontrolling, Meilensteintrendanalyse, Wirtschaftlichkeit
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Hausarbeit befasst sich mit der Implementierung von katalogbasierten Beschaffungssystemen und der notwendigen Kontrolle dieser Projekte durch ein systematisches Controlling.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder umfassen die Definition und Funktionsweise von E-Procurement-Systemen, das Controlling der Projektumsetzung sowie die Messung der daraus resultierenden Einsparpotenziale.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, die Bedeutung einer kontinuierlichen Fortschritts- und Ergebniskontrolle aufzuzeigen, um die Ziele bei der Einführung von Beschaffungslösungen effizient zu erreichen.
Welche wissenschaftlichen Methoden werden verwendet?
Die Arbeit nutzt Literaturanalysen und Managementmodelle wie das Phasenmodell des Controllings sowie die Kapitalwertmethode zur Bewertung wirtschaftlicher Einspareffekte.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die begriffliche Einordnung der Systeme, die Erläuterung von Desktop-Purchasing-Systemen und die detaillierte Darstellung des Controlling-Prozesses.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen zählen E-Procurement, Controlling, Fortschrittskontrolle, Ergebniskontrolle und Kosteneinsparungspotenziale.
Warum ist ein "Gutschriftverfahren" für den Beschaffungsprozess wichtig?
Es erhöht die Effizienz, da die Rechnungsstellung seitens des Lieferanten und die Rechnungsprüfung durch das Unternehmen entfallen, sobald der Betrag im Zuge der Wareneingangsbuchung gutgeschrieben wird.
Warum erweist sich die Warengruppenintegration oft als schwierig?
In der Praxis führt sie häufig zu Terminüberschreitungen zwischen Einkauf, IT und Lieferanten, was eine strikte Überwachung mittels Soll-Ist-Vergleichen erforderlich macht.
Wie unterscheidet sich Kontrolle im engeren und weiteren Sinne?
Kontrolle im engeren Sinne zielt auf den messbaren Handlungserfolg ab, während die Kontrolle im weiteren Sinne zusätzlich die Ursachenforschung für Abweichungen durch Abweichungsanalysen umfasst.
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- Iris Schüler (Autor), 2012, Einführung von katalogbasierten Beschaffungslösungen. Fortschritts- und Ergebniskontrolle, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/212859
