Das Teammeeting - Ablauf und Informationen des Projektcontrollers

I Inhaltsverzeichnis

II Abbildungsverzeichnis

III Anhangsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Ziel der Arbeit
1.2 Aufbau der Arbeit

2 Das Projektmeeting
2.1 Definition
2.2 Abgrenzung unterschiedlicher Arten von Meetings
2.3 Ablauf des Jour-Fixe

3 Informationen des Projektcontrollers
3.1 Definition Projektcontrolling
3.2 Aufgaben des Projektcontrollers
3.3 Informationen des Projektcontrollers im Meeting
3.3.1 Leistungskontrolle – Meilensteintrendanalyse
3.3.2 Zeitkontrolle – Projektplan
3.3.3 Kostenkontrolle – Istkosten vs. Plankosten

4 Praxis
4.1 Tatsächlicher Ablauf eines Jour-fixe
4.2 Projektcontrolling am praktischen Beispiel der Earned-Value-Analyse

5 Fazit
5.1 Delta zwischen Theorie und Praxis
5.2 Schlussfolgerung

IV Literaturverzeichnis

V Anhang

II Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Meilensteintrendanalyse

Abbildung 2: Balkendiagrammtechnik (Soll-Werte)

Abbildung 3: Kumulierte Kostenkurve

Abbildung 4: Beispieldaten für die Earned-Value-Analyse

Abbildung 5: Diagramm für Earned-Value-Analyse

III Anhangsverzeichnis

Anhang 1: Tools zum Projektmanagement

Anhang 2: Website: Daily Scrum Meeting

Anhang 3: Website: Kick-off Meeting

1 Einleitung

1.1 Ziel der Arbeit

Die vorliegende Arbeit soll dem Leser den theoretischen Ablauf eines Projektmeetings näher bringen und diesbezüglich wichtige Bestandteile hinreichend beleuchten. Diese theoretischen Aspekte werden mit praktischen Erfahrungen verglichen, um ein Verbesserungspotential in Form eines Deltas herauszuarbeiten.

Des Weiteren wird der Themenkomplex Projektcontrolling in den Fokus gerückt und damit Aufgaben, Instrumente und Informationen des Projektcontrollers aufbereitet. Hier werden die zunächst theoretisch ausgearbeiteten Informationen an einem praktischem Beispiel angewendet um auch hier ein umfassendes Bild zu vermitteln und etwaige Schwierigkeiten in der Umsetzung aufzuzeigen.

1.2 Aufbau der Arbeit

Das Projektmeeting stellt die Ausgangsbasis der Arbeit dar und ist somit erster Hauptgliederungspunkt. Hier wird der Themenkomplex Projektmeeting definiert, bevor unterschiedliche Arten von Meetings gegeneinander abgegrenzt werden. Das Unterthema „Ablauf des Jour-fixe“ soll einen Einblick in die einzelnen Tagesordnungspunkte eines Standard-Projektmeetings bieten und einen tieferen Einstieg ermöglichen.

Im dritten Teil wird auf den Themenkomplex des Projektcontrollings näher eingegangen. Es erfolgt zunächst eine Definition, die ein Verständnis für das Projektcontrolling schaffen soll, bevor die Aufgaben des Projektcontrollers vorgestellt werden. Die „Informationen des Projektcontrollers im Meeting“ sollen in Leistungs-, Zeit- und Kostenkontrolle untergliedert und mit Techniken/Instrumenten gefestigt werden.

Erfahrungen aus der Praxis werden ebenfalls mit eingebracht und im vierten Punkt zum besseren Verständnis mit Beispielen belegt. Bevor das Projektcontrolling am praktischen Beispiel Demonstration findet, wird der tatsächliche Verlauf erlebter Meetings näher gebracht.

Abgerundet wird die Arbeit mit einem Fazit, indem zunächst ein Delta zwischen Theorie und Praxis diskutiert wird. Auf Basis dieser Diskrepanz werden Theorie und Praxis kritisch bewertet und das Ergebnis in einer Schlussfolgerung aufgezeigt.

2 Das Projektmeeting

2.1 Definition

Das Projektmeeting ist eine Besprechung, an der alle Mitarbeiter des Projekts teilnehmen und Informationen austauschen. Es werden offene Punkte angesprochen und über den Stand des Fortschritts informiert.^[1] Ein regelmäßiges Projektmeeting ist nicht als Arbeitsmeeting zu sehen, sondern als Statusmeeting.

Projektteam-Meetings sollten strukturiert und regelmäßig (als Jour-Fixe) durchgeführt werden und eine Dauer von zwei Stunden nicht überschreiten – besser kürzer und häufiger als länger und seltener.^[2] Die Verantwortung des Einladens aller Teilnehmer und etwaiger weiterer Personen (z.B. Berater) liegt dabei beim Projektleiter, während die einzelnen Teilnehmer in der Pflicht sind, relevante Informationen ihrerseits passend aufzubereiten.

Identifizierte Fragen und Probleme werden thematisiert und die Klärung eingeleitet. Dabei werden Themenbereiche, die nicht das komplette Team betreffen, vom Projektteam-Meeting in separate Meetings zur Klärung ausgelagert. Infolgedessen ist ein Protokoll empfehlenswert um Beschlüsse, offene Punkte oder Zuständigkeiten festzuhalten und zu verwalten.^[3]

Insgesamt haben Projektmeetings die Funktion Abstimmungsarbeit zu leisten, neue Informationen auszutauschen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten.^[4]

2.2 Abgrenzung unterschiedlicher Arten von Meetings

Nicht jedes Meeting im Projekt zielt darauf ab alle drei oben genannten Funktionen abzudecken, oft geht es auch nur darum, einen einzelnen oder eine Gruppe schnell zu informieren – dafür ist kein Projektteam-Meeting notwendig. Dementsprechend unterscheidet man zusätzlich weitere Formen von Meetings, von denen nachfolgend die wichtigsten kurz von einander abgegrenzt werden.

- Kick-Off Meeting: Das Auftaktmeeting zum Projektstart, bei dem alle Projektmitarbeiter über Ziele, Bedeutung und Vorgehen informiert werden um bei ihnen die notwendige Motivation und Orientierung zu schaffen.^[5]
- Kick-Out Meeting: Das Projektabschlussmeeting mit Danksagungen, Soll-Ist-Vergleich, evtl. Erfahrungssicherung und Auflösung des Projekts.
- Focus Group: Das Problemlösungsmeeting eines zwei- bei vierköpfigen Expertenrats für Schwierigkeiten die nicht in „normalen“ Meetings gelöst werden können.^[6]
- Progressmeeting: Eine schnelle Form des Zusammentreffens aller Teammitglieder um alle über den Stand des Fortschritts zu informieren und eine Agenda zu erarbeiten.^[7] Eine populäre Form ist das Daily-Scrum, ein tägliches 15-minütiges Statusmeeting, das alle aktiven Teilnehmer im Stehen durchführen.^[8]
- One-to-One: Ein Informationsaustausch zwischen zwei Personen (Schnittstellen) z.B. als Folge eines Progressmeetings, oft aber auch spontan und informell.^[9]
- Brainstorming: Mehrere Teilnehmer bringen ihre Ideen zu einer neuen Aufgabe frei und unvermittelt ein und bilden daraus einen Ideenkatalog (sehr freie Meetingform).^[10]
- Reporting-Meeting: Ein Informationsgeber präsentiert Fakten an seine Teammitglieder um sie mit neuem Wissen zu Versorgen.

2.3 Ablauf des Jour-Fixe

Das in Punkt 2.1 gezeigte Projektmeeting erfolgt i.d.R. als Jour-Fixe, also in regelmäßigem Turnus. Die Literatur ist sich weitestgehend einig wie ein solches Jour-Fixe abzulaufen hat.

Bereits vor dem eigentlichen Meeting müssen einige Vorbereitungen getroffen werden. So muss in der Regel der Projektleiter dafür sorgen, dass alle relevanten Personen zum Meeting eingeladen werden und die Räumlichkeiten vorhanden sind.^[11] Um eine passende Vorbereitung zu gewährleisten, ist es außerdem ratsam die Agenda vorab an alle zu versenden.^[12]

Ein möglicher Ablauf des Jour-Fixe könnte folgendermaßen aussehen:

- Kurze Begrüßung durch den Projektleiter/Moderator, ggf. Anwesenheit feststellen
- Informationen über den Stand der Arbeit und der Störungen jedes einzelnen Mitarbeiters. Dabei kommt reihum jeder zwei bis fünf Minuten zu Wort, damit alle aktiv am Meeting teilnehmen und gleich zu Beginn „aufgeweckt“ werden.^[13]
- Wichtige Punkte aus der Runde, die noch klärungsbedürftig sind, werden direkt an einem rollenden Live-Protokoll (z.B. Flipchart, Whiteboard) festgehalten^[14]
- Die Agenda wird Punkt für Punkt abgearbeitet – dazu zählen:
- Information zu Fortschritt-, Termin- und Kostensituation (Projektcontroller)
- Berichte über Ergebnisse separater Meetings
- Informationen aus etwaigen Teilprojekten
- Aufklären von Änderungen, Abweichungen, Problemen und Risiken
- Dringliche, klärungsbedürftige Themen und evtl. neue Themen (z.B. Aufgabenpakete, neue Teilprojekte, Reporting)
- Offene Punkte aus vorigen Meetings, die erledigt werden sollten^[15]
- Beantwortung aller noch offenen Punkte (Live-Protokoll o.ä.) durch die drei W-Fragen
- Was ist zu tun?
- Wer tut es?
- Wann liegt das Ergebnis vor?^[16]
- Zusammenfassung des weiteren Vorgehens und Nennung anstehender Termine
- Schließen des Projektteam-Meetings

Wie in Punkt 2.1 bereits aufgegriffen, sollte für jedes Projektteam-Meeting aufgrund der Fülle an Informationen und Beschlüssen ein Protokoll angefertigt werden. Dabei ist es eine probate Technik den Protokollant bei jedem Meeting zu wechseln (z.B. alphabetische Folge) um die zusätzliche Arbeit gleichmäßig zu verteilen. Das erstellte Protokoll sollte im Anschluss an das Meeting schnellstmöglich sowohl an alle Teilnehmer, als auch an Personen, die verhindert waren, versendet werden. Dadurch besitzt das gesamte Team die gleiche Ausgangsbasis und keiner läuft Gefahr etwas zu versäumen.

[...]

^[1] vgl. Reichert 2009, S. 132

^[2] vgl. ebd.

^[3] vgl. ebd.

^[4] vgl. Niermeyer 2012, S. 101

^[5] vgl. Pavlik 2011

^[6] vgl. Niermeyer 2012, S. 102 f.

^[7] vgl. ebd., S. 103

^[8] vgl. Kriegisch 2010

^[9] vgl. Niermeyer 2012, S. 103

^[10] vgl. Wischnewski 2001, S. 75

^[11] vgl. Kraus/Westermann 2010, S. 174

^[12] vgl. Niermeyer 2012, S. 108

^[13] vgl. Wischnewski 2001, S. 73

^[14] vgl. ebd.

^[15] vgl. Reichert 2009, S.127 (Tools zum Buch)

^[16] vgl. Wischnewski 2001, S. 73