Materialmanagement

Inhaltsverzeichnis

1. Material Management als übergreifendes Modul

2. Organisationsstrukturen
2.1 Aufbau der Organisationseinheiten
2.2 Organisationseinheiten in der MM

3. Stammdaten des Material Management
3.1 Einteilung der Stammdaten
3.1.1 Materialstammdaten
3.1.2 Lieferantenstammdaten
3.1.3 Einkaufsinfosatz
3.1.4 Orderbuch
3.1.5 Quotierung
3.1.6 Stücklisten
3.1.7 Konditionen
3.2 Klassifizierung der Stammdaten

4. Prozesse des Material Management
4.1 Materialdisposition
4.1.1 Dispositionsverfahren
4.1.1.1 Materialprognose
4.1.1.2 Bestellpunktdisposition
4.1.1.3 Stochastische Disposition
4.1.1.4 Rhythmische Disposition
4.1.2 Nettobedarfsrechnung
4.1.3 Losgrößenverfahren
4.1.4 Dispositionsergebnis
4.2 Einkauf
4.2.1 Bestellanforderung (Banf)
4.2.2 Ermittlung der Bezugsquelle
4.2.3 Bestellung
4.2.4 Bestellüberwachung
4.2.5 Lieferantenbeurteilung
4.2.6 Auswertungen im Einkauf
4.3 Bestandsführung
4.3.1 Belegkonzept
4.3.2 Warenbewegungen
4.3.2.1 Wareneingang
4.3.2.2 Warenausgang
4.3.2.3 Umbuchung und Umlagerung
4.3.3 Bestandsarten
4.3.3.1 Reservierungen
4.3.3.2 Sonderbestände
4.3.3.3 Qualitätsprüfbestände
4.3.4 Bestandscontrolling
4.3.5 Inventur
4.4 Lagerverwaltung
4.4.1 Kennzahlen in der Lagerverwaltung
4.4.2 Lagerstruktur
4.4.3 Lagerstrategien
4.4.3.1 Einlagerungsstrategien
4.4.3.2 Auslagerungsstrategien
4.4.4 Innerbetriebliche Warenbewegungen
4.4.5 Lagereinheitenverwaltung
4.5 Rechnungsprüfung
4.5.1 Aufgaben der Rechnungsprüfung
4.5.2 Ablauf der Rechnungsprüfung
4.5.2.1 Durchführung der Rechnungsprüfung
4.5.2.2 Sperrung und Freigabe der Rechnung
4.5.2.3 Buchung der Rechnung
4.6 Materialbewertung
4.6.1 Bewertungsvorgänge
4.6.2 Bilanzbewertung
4.7 Kommunikationsinstrumente

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Anwendungsmodul MM 7(Quelle: Keller/Teufel, S.87)

Abbildung 2: Schnittstellen des MM

Abbildung 3: Organisationsstrukturen

(Quelle: Funktionen im Detail, S. 2-1)

Abbildung 4: Sichten auf einen Materialstammsatz

(Quelle: Wenzel, S.303)

Abbildung 5: Datenstruktur des Materialstammsatzes

(Quelle: Functions in Detail, S.3-4)

Abbildung 6: Beschaffung für Lager

Abbildung 7: Beschaffung für Verbrauch

Abbildung 8: Konditionen

(Quelle: Functions in Detail, S. 3-14)

Abbildung 9: Hierarchische Klassenstruktur

(Quelle: Functions in Detail, S.3-12)

Abbildung 10: Beschaffungsprozess

Abbildung 11: Kreditorenabwicklung

Abbildung 12: Bestellpunktdisposition

(Quelle: Functions in Detail, S. 4-3)

Abbildung 13: Bestandsführung im Überblick

Abbildung 14: Wareneingang

Abbildung 15: Lagerbereich und Lagerplatz

(Quelle: Functions in Detail, S. 9-5)

Abbildung 16: Innerbetriebliche Warenbewegung

(Quelle: Functions in Detail, S. 9-8)

Abbildung 17: Lagereinheitenverwaltung

(Quelle: Functions in Detail, S. 9-15)

Abbildung 18: Umfeld Rechnungsprüfung

(Quelle: Markt & Technik, S. 286)

Abbildung 19: Kommunikationsinstrumente

(Quelle: Functions in Detail, S. 12-1)

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Abteilungsfunktionen(Quelle: Wenzel, S. 303)

Tabelle 2: Übersicht über die Materialarten(Quelle: Wenzel, S. 305)

Tabelle 3: Positionstypen(Quelle: Vorlesungsunterlage Logistik 1)

1. Material Management als übergreifendes Modul

Das Modul Materialwirtschaft MM hat die Aufgabe, die in der Praxis auftretenden Prozesse und Funktionen eines gesamten Beschaffungszyklus zu unterstützen. Es umfasst die Abläufe der Materialdisposition, des Einkaufs, der Bestandsführung, der Lagerverwaltung und der Rechnungsprüfung in Verbindung mit einem Logistikinformationssystem. Die Materialwirtschaft besitzt also Berührungspunkte zu fast allen anderen Modulen. Es bestehen besondere Verbindungen zur Lagerverwaltung sowie zur Produktionsplanung- und -steuerung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Anwendungsmodul MM (Quelle: Keller/Teufel, S. 87)

Im Folgenden werden Grundlagen wie Organisationsaufbau und Stammdaten sowie die genannten Prozesse der Materialwirtschaft näher erläutert.

Abbildung 2 im Anhang zeigt die Schnittstellen des MM zu anderen Modulen.

2. Organisationsstrukturen

2.1 Aufgaben der Organisationseinheiten

In SAP R/3 ist der Aufbau eines Gesamtunternehmens flexibel durch eine Vielzahl von Organisationseinheiten dargestellt. Damit kann der rechtliche und organisatorische Aufbau eines Unternehmens aus unterschiedlichen Sichtweisen (z.B. Materialwirtschaft, Vertrieb, Buchhaltung…) abgebildet werden.

2.2 Organisationseinheiten in der MM

Durch die Beziehung der organisatorischen Einheiten im R/3- System ist die folgende Unternehmensstruktur für die Materialwirtschaft vorgegeben:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mandant

Ein Mandant bildet die oberste Stufe dieses hierarchischen Aufbaus. In dieser Ebene werden mehrere rechtlich selbständige Einheiten mit identischem Zweck zusammengeschlossen (z.B. Konzern mit mehreren Tochterfirmen).

Auf der Ebene eines Mandanten wird auf die gleiche Datenbasis (z.B. Verwaltung von Lieferantenadressen oder zentralen Steuertabellen) zugegriffen. Der Mandant kann mehrere Buchungskreise umfassen, wie z.B. den zentralen und dezentralen Einkauf.

Buchungskreis

Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann.

Ein Buchungskreis kann wiederum in mehrere Unterelemente gegliedert sein, die Einkaufsorganisationen.

Einkaufsorganisation

Diese Organisationsform ist eine organisatorische Einheit, die für die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen verantwortlich ist. Sie kann sich dabei auf ein oder mehrere Werke beziehen. Zu ihrem Aufgabenbereich zählen auch die Verhandlungen mit Lieferanten über allgemeine Einkaufsbedingungen. Somit ist diese Einheit nach außen für alle Beschaffungsvorgänge verantwortlich.

Die Einstellungen des Systems können dabei flexibel erfolgen. Diese sind beispielsweise beim zentralen Einkauf (eine Einkaufsorganisation ist für die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns verantwortlich), anders als bei einem dezentralen Einkauf (unterschiedliche Einkaufsorganisationen sind für bestimmte Buchungskreise und Werke verantwortlich). In diesem Zusammenhang sind auch Mischformen möglich.

Die Einkaufsorganisationen können erneut in Einkäufergruppen unterteilt werden, wobei auch eine Gruppe für mehrere Einkaufsorganisationen verantwortlich sein kann. Diese sind für die operativen Aufgaben zuständig. Die Einkaufstätigkeiten können wiederum mehreren Einkäufergruppen oder Einkäufern zugeordnet sein.

Werk

Das Werk ist ein zentrales Element in der Materialwirtschaft. Es bildet die disponierende und bestandsführende Einheit. Einem Buchungskreis können mehrere Werke angehören, dabei müssen die Werke jedoch über alle Buchungskreise hinweg eindeutig gekennzeichnet sein. Im SAP- System ist dies durch eine fortlaufende Nummerierung realisiert.

Zu einem Werk gehören sowohl Produktionsstätte als auch die einzelnen Lagerorte.

Lagerort

Durch einen Lagerort werden innerhalb eines Werkes mehrere Lagerplätze zusammengefasst. Dadurch besteht die Möglichkeit, Materialbestände innerhalb eines Werkes nach Lagerorten differenziert zu führen. Der Lagerort wird also als räumlicher Lagerbereich verstanden. Die Nummerierung der Lagerorte wird nicht zentral geführt sondern pro Werk. So kann eine Lagerortnummer innerhalb verschiedener Werke mehrmals vorliegen.

3. Stammdaten des Material Management

Stammdaten bilden die Grundlage zur Abwicklung von Prozessen in der Materialwirtschaft. Diese Stammdaten werden in SAP R/3 in Form von Stammsätzen hinterlegt. Das System greift bei der Bearbeitung der Prozesse auf die Stammsätze und die darin gespeicherten Daten zu. Um Datenredundanzen zu vermeiden, werden die Stammdaten nur einmal angelegt und können in allen Modulen (SD, PP,…) verwendet werden. Die wesentlichen Merkmale von Stammdaten sind:

- Die Anlage eines neuen Stammsatzes wird durch den Verweis auf bestehende Stammsätze erleichtert.
- Alle Änderungen der Stammsätze werden dokumentiert und sind daher nachvollziehbar.
- Hinterlegung von verschiedenen Sprachen.
- Automatische Übernahme von Textbausteinen.
- Vereinfachung der Suchfunktion durch Matchcodes.

Der Zugriff auf die Materialstammdaten kann durch firmeninterne Regelungen eingeschränkt sein. Ein limitierter Zugang verhindert, dass nicht zuständige Personen Materialstammdaten ändern können. Einkäufer können sich zwar generell sämtliche Daten zu einem gewünschten Material anzeigen lassen, ändern dürfen sie jedoch nur einkaufsspezifische Daten. Bestimmte Benutzer können allerdings die Berechtigung erhalten, Daten zentral zu modifizieren, d.h. sie sind befugt, sämtliche Daten in einem Materialstammsatz, auch Einkaufsdaten, anzulegen und zu ändern.

3.1 Einteilung der Stammdaten

3.1.1 Materialstammdaten

Verwendung der Materialstammdaten

Im Materialstamm befinden sich Informationen sämtlicher Teile, die ein Unternehmen beschafft, fertigt und lagert. Für das Unternehmen stellt der Materialstamm die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Informationen dar. Materialstammdaten sind z.B. Materialnummer, Daten über die Konstruktion, Preise, Bewertungen, etc. Diese Daten sind in Materialstammsätzen abgelegt, wobei die Gesamtheit der Materialstammsätze den Materialstamm bildet.

Der Materialstamm und dessen Pflege sind für das Unternehmen von großer Bedeutung, da viele Fachbereiche diesen für abteilungsspezifische Funktionen nutzen. (Siehe Anhang, Tabelle 1) Jede Abteilung hinterlegt und pflegt ihre abteilungsspezifischen Informationen und erhält somit jeweils eine eigene Sicht auf die Materialstammdaten. Es können folgende unterschiedliche Sichtweisen für das gleiche Material entstehen:

- Konstruktion: Technische Angaben, z.B. Abmessungen, Werkstoff, etc.
- Einkauf: Einkäufergruppe, Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen
- Disposition: Informationen zur Materialbedarfsplanung, Dispositions-verfahren, Losgrößenverfahren, Sicherheitsbestände, etc.
- Lagerung: Lagerungsbedingungen, Verpackungsmaße
- Buchhaltung: Preisinformationen, z.B. Standardpreis, Bewertungstyp
- Prognose: Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs, z.B. Prognosemodell, Prognosezeitraum, etc.
- Qualitätssicherung: Daten zur Prüfung des Materials
- Vertrieb: Informationen zu Kundenaufträgen und zur Preisfindung, z.B. Verkaufspreis

(Siehe Anhang, Abbildung 4)

Struktur des Materialstammsatzes

Wie bereits erwähnt, ermöglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur. Aus der zentralen Rolle der Materialdaten leitet sich der hierarchische Aufbau des Materialstamms ab, in dem sich die in Kapitel 2 beschriebene Organisationsstruktur des Unternehmens widerspiegelt. In einem Materialstammsatz gibt es aus Einkaufssicht die Organisationsebenen Mandant, Einkaufsorganisation, Werk und Lagerort (Siehe Anhang, Abbildung 5).

- Mandant: Allgemeine Daten, die im gesamten Unternehmen gültig sind, z.B. Materialnummer, Lagerbedingungen, CAD-Zeichnungen.
- Werksebene: Daten, die für einzelne Betriebsstätten oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens gültig sind, z.B. Einkaufsdaten.
- Lagerortebene: Daten, die für einzelne Lager gültig sind, z.B. Bestände.

Jeder Materialstammsatz ist durch eine Materialnummer eindeutig identifiziert, die entweder intern oder extern vergeben werden kann. Interne Nummernvergabe bedeutet, dass das System den Materialien Nummern zuweist. Extern heißt, dass die Person, die den Materialstammsatz anlegt, auch die Nummer festlegt. Die Nummernvergabe wird im Rahmen des Customizing gepflegt.

Materialarten

Um die Verwaltung der Materialien zu vereinfachen, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. In diesem Zusammenhang werden die Materialien beispielsweise in Rohstoffe, Fertigerzeugnisse, Dienstleistungen, etc. unterschieden. Tabelle 2 im Anhang beschreibt die einzelnen Materialarten genauer.

In der Materialwirtschaft werden die Materialien weiterhin in Lager- und Verbrauchsmaterial gegliedert. Lagermaterial wird mengen- und wertmäßig im Bestand geführt. Dagegen findet für das Verbrauchsmaterial keine Bestandsführung statt, da dieses Material direkt der Produktion zugeführt wird.

(Siehe Anhang, Abbildungen 6 und 7)

Für die Materialart ergibt sich folgende Steuerungsfunktionen:

- Festlegung, welche Fachbereiche das Material pflegen können.
- Festlegung der Beschaffungsart (Eigen- oder Fremdbezug).
- Kriterium der Kontenfindung (bzgl. Bestandskonto)
- Festlegung der Art der Bestandsführung in den jeweiligen Werken (z.B. mengenmäßige, aber keine wertmäßige Bestandsführung)

Außerdem muss das Material einem bestimmten Industriezweig (Anlagenbau, Chemie, Maschinenbau, Pharmazie) zugeordnet werden. Dadurch können branchenspezifische Anforderungen berücksichtigt werden.

Die richtige Zuordnung des Materials zu Materialart und Branche ist unbedingt erforderlich, da die genannten SAP-Steuerungsfunktionen davon abhängen.

Chargen

Zu den Stammdaten gehören auch Chargen, die die Menge eines bestimmten Materials, die in einem einzigen Herstellungsgang produziert wird, beschreiben. Sie werden überwiegend in den Bereichen Chemie, Pharmazie, Kosmetik, usw. eingesetzt, um Teilmengen von Materialien getrennt im Bestand zu führen. Jede Charge ist gekennzeichnet durch spezifische Eigenschaften, wie z.B. pH-Wert, Viskosität, Farbwert.

3.1.2 Lieferantenstammdaten

Verwendung und Struktur des Lieferantenstammsatzes

Der Lieferantenstammsatz enthält alle Daten, die für den Umgang mit dem Lieferanten (in der Buchhaltung Kreditor genannt) benötigt werden. Da der Einkauf und die Finanzbuchhaltung den Lieferantenstammsatz benötigen, werden die Daten von beiden Fachbereichen gepflegt (zentral oder dezentral). Der Einkauf greift im Rahmen der Anfrageschreibung, Angebots- und Bestellabwicklung auf die Lieferantenstammdaten zu. Dagegen benötigt die Buchhaltung die Daten zur Rechnungsprüfung und –erfassung sowie zur Zahlungsabwicklung. Damit aber trotz des gemeinsamen Lieferantenstammsatzes jeder Buchungskreis und Einkaufsorganisation eigene Daten über einen Lieferanten (Kreditor) speichern kann, ist der Lieferantenstammsatz in folgende Bereiche unterteilt:

- Allgemeiner Bereich: Enthält Daten, die vom Einkauf und der Buchhaltung genutzt werden, z.B. Anschrift des Lieferanten
- Buchungsspezifische Daten: Daten befinden sich auf Buchungskreisebene, z.B. Informationen über den Zahlungsverkehr
- Einkaufsspezifische Daten: Daten werden auf der Ebene der Einkaufsorganisation verwaltet, z.B. Informationen zur Preisfindung

Weiterhin kann der Lieferant dem Einkauf und der Rechnungsprüfung gegenüber verschiedene Rollen einnehmen. Beispielsweise kann er als Warenlieferant auftreten während die Rechnung von der Mutterfirma ausgestellt wird. Die verschiedenen Rollen eines Lieferanten (Warenlieferant, Rechnungssteller, Zentrale und Zahlungsempfänger) können im MM System dargestellt werden. Jeder Lieferantenstammsatz ist ebenfalls durch eine eindeutige Nummer (Kontonummer des Lieferanten für die Buchhaltung) identifizierbar. Die Nummernvergabe kann ebenfalls wie beim Materialstammsatz intern oder extern erfolgen. Allerdings wird die Art der Nummernvergabe und Nummernbereiche durch die Kontogruppe bestimmt.

Kontogruppe und Abstimmkonto

Gleichartige Stammsätze werden zu Kontogruppen zusammengefasst. Es gibt z.B. Kontogruppen für Einmallieferanten, Bankverbindungen, Zentralen, etc. Daraus ergeben sich für die Kontogruppe folgende Steuerungsfunktionen:

- Art der Nummernvergabe für die Lieferantennummer
- Nummernbereich, aus dem die Lieferantennummer zu vergeben ist
- Felder, die auf dem Bildschirm angezeigt werden
- Handelt es sich um einen Einmallieferanten?

Jeder Kreditor besitzt im Stammsatz ein Abstimmkonto (z.B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen), auf das z.B. Warenanlieferungen gebucht werden können.

3.1.3 Einkaufsinfosatz

Verwendung des Einkaufsinfosatzes

Der Einkaufsinfosatz ist die wichtigste Informationsquelle über eine bestimmte Material-Lieferanten-Beziehung. Dieser enthält Informationen zu einem Lieferanten und einem dazugehörigen Material. Somit stellt der Einkaufsinfosatz die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz dar. Dadurch kann der Einkäufer jederzeit feststellen, welche Materialien ein bestimmter Lieferant bisher geliefert hat oder welche Lieferanten ein bestimmtes Material geliefert haben. Der Einkaufsinfosatz enthält z.B. folgende einkaufsrelevante Informationen: aktuelle und zukünftige Preise und Konditionen, Nummer der letzten Bestellung, Bestellmengeneinheit, Planlieferzeit, Bestellstatistik, Preisentwicklungen, etc.

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