Facility Management

Inhaltsverzeichnis

1. WAS IST FACILITY MANAGEMENT?
1.1. WOHER KOMMT FACILITY MANAGEMENT
1.2. GRÜNDE FÜR FACILITY MANAGEMENT

2. TECHNISCHES FACILITY MANAGEMENT
2.1. ANLAGENBEWIRTSCHAFTUNG
2.1.1. Verwaltung
2.1.2. Technische Betriebssicherung
2.1.3. Schutz der Anlagen
2.1.4. Stoffewirtschaft und Umweltschutz
2.2. AUFGABEN DER INSTANDHALTUNG
2.3. INSTANDHALTUNGSSTRATEGIEN
2.4. INSTANDHALTUNGSKENNZAHLEN
2.5. ENERGIEMANAGEMENT
2.6. TECHNISCHES GEBÄUDEMANAGEMENT

3. INFRASTRUKTURELLES FACILITY MANAGEMENT
3.1. FLÄCHENMANAGEMENT
3.1.1. Flächenarten
3.1.2. Flächenkennzahlen
3.2. MITARBEITERBELEGUNGS- UND UMZUGSPLANUNG
3.3. INFRASTRUKTURELLES GEBÄUDEMANAGEMENT
3.3.1. Reinigungsdienst
3.3.2. Revisionspläne

4. KAUFMÄNNISCHES FACILITY MANAGEMENT
4.1. CONTROLLING
4.2. INVENTARVERWALTUNG

5. COMPUTER AIDED FACILITY MANAGEMENT
5.1. SYSTEMVARIANTEN
5.2. SYSTEMVERGLEICH

6. AUSBLICK

1. Was ist Facility Management?

In vielen Unternehmen wird häufig der Begriff Facility Management (FM) verwendet ohne jedoch eine genaue Begriffsdefinition hierfür zu haben. Der Begriff "Facilities" bedeutet zunächst wörtlich übersetzt technische Einrichtungen oder Anlagen. Hierzu zählen Sachressourcen wie Grundstücke, Gebäude, Infrastrukturanlagen sowie Kommunikations- und Energieversorgungsnetze aber auch Maschinen und Arbeitsplätze.

Die GEFMA (German Facility Management Association), der Deutsche Verband für Facility Management, definiert Facility Management als:

„Facility Management ist ein unternehmerischer Prozeß, der durch die Integration von Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung bei Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen (Facilities) und unter Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Arbeitsumfeld eine verbesserte Nutzungsflexibilität, Arbeitsproduktivität und Kapitalrentabilität zum Ziel hat. Facilities werden als strategische Ressourcen in den unternehmerischen Gesamtprozeß integriert.“¹

FM umfasst somit Sachmittel und Dienste, die erforderlich sind, um Mitarbeiter in ihrem Kerngeschäft zu unterstützen. Hieraus wird schon ersichtlich, dass sich FM nicht nur auf die Verwaltung von Gebäuden und Anlagen beschränkt, sondern die Aufgabenbereiche viel umfangreicher sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Die Aufgaben des FM²

FM basiert auf drei Kernelementen, den drei Säulen des FM. Diese sind die Ganzheitlichkeit, der Lebenszyklus der betrachteten Sachressourcen sowie die Transparenz innerhalb des Unternehmens.

Ganzheitlichkeit bezeichnet die Betrachtung der Sachressourcen über die Bereichsgrenzen hinaus. Die einzelnen Sachressourcen werden in den jeweiligen Bereichen aus verschiedenen Blickwinkeln gesehen. Eine isolierte Sichtweise wird dadurch vermieden.

FM wirkt über den gesamten Lebenszyklus eines Objektes hinweg - angefangen mit der integrierten Planung und Erstellung, über das technische, kaufmännische und infrastrukturelle FM - bis zur Umnutzung oder zum Abriß. Die Objektnutzungsphase bildet den Schwerpunkt, da hier anteilsmäßig die höchsten Kosten entstehen. Transparenz ist die dritte Säule des FM. Ziel ist ein transparentes Unternehmen, in dem alle Informationen über Sachressourcen und deren Bewirtschaftung, Organisation und Verwaltung bei Bedarf zur Verfügung stehen.

1.1. Woher kommt Facility Management?

Die Entwicklung des FM begann Ende der 70er Jahre in den USA. Zu dieser Zeit bekam der damals weltgrößte Möbelhersteller, die Herman Miller Corperation, Schwierigkeiten mit seinen Kunden. Seine Büromöbelsysteme waren zu schwerfällig geworden um sie den Kundenanforderungen entsprechend schnell und unkompliziert einsetzen zu können. Aus diesem Grund wurden von der Herman Miller Coperation 1978 die bedeutendsten Kunden zu einer Konferenz eingeladen um diese Problematik zu überdenken.

Diese Konferenz legte den Grundstein zur Gründung des Facility Management Institutes (FMI) in Ann Arbor, Michigan, im Juni 1979. Im Oktober 1980 ging hieraus die International Facility Management Association (IFMA) als unabhängiger Verband hervor. Dieser Verband hat sich bis heute weltweit etabliert und besitzt mittlerweile mehrere Unterverbände auf der ganzen Welt, wie die GEFMA in Deutschland.

1.2. Gründe für Facility Management

Durch eine zunehmende Globalisierung und Internationalisierung der Märkte in den letzten Jahren steigen auch in hohem Maße die Anforderungen an Unternehmen neue Kosteneinsparungspotentiale zu erschließen. Ein härter werdender Wettbewerb, zunehmende Markttransparenz, Ressourcenknappheit usw. führen zu einem immer stärker werdenden Kostendruck. Eine wichtige Maßnahme zur Rentabilitätssteigerung ist es daher die Ausgaben zu minimieren um auf den umkämpften Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben.

In vielen Unternehmen sind die Strukturen und Verantwortungsbereiche historisch gewachsen. Daher werden Ausgabenposten heute oft dezentral in den einzelnen Bereiche betrachtet und für sich optimiert. Solche Unternehmen sind heute oft nicht in der Lage konkrete Betriebskosten für ihre Gebäude inklusive technischer Anlagen und Büroausstattung zu nennen. Durch eine umfassende Beurteilung von Infrastrukturen in Gebäuden, Werken und auf Arealen lassen sich aber Optimierungspotentiale ermitteln, die bei punktueller Betrachtung häufig nicht zu erkennen sind.

Der Großteil der Gebäudekosten entsteht nicht beim Bau sondern durch die Unterhaltskosten. Bei einer angenommenen Nutzungsdauer eines Bürogebäudes von 50 Jahren entsteht z.B. ein Verhältnis der Gebäudekosten von 10 % Baukosten gegenüber 90 % Unterhaltskosten³. Diese Kosten fließen über den Betriebsabrechnungsbogen in die Gemeinkosten mit ein, die wiederum durch die Gemeinkostenzuschlagssätze Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens belasten.

Hier liegt der Ansatzpunkt für FM in Unternehmen. Durch ein zentrales Managementsystem lassen sich jederzeit Informationen zu den im gesamten Unternehmen eingesetzten Ressourcen liefern. Diese Informationen werden nun über den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes zentral verwaltet. Abbildung 2, auf der folgenden Seite, zeigt den möglichen Verlauf des Informationsgehaltes eines Gebäudes mit und ohne FM über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Informationsstand über die Objektnutzungsphase hinweg⁴

Im Laufe der Objektnutzung wird die Datenhaltung durch mehrere Faktoren beeinflußt. Solche Faktoren können z.B. Umbauten, Kompetenzverlagerungen oder auch Mitarbeiterfluktuation sein. Durch all diese Vorgänge können während der Objektnutzung Informationen verloren gehen, die für das ökonomische Bewirtschaften eines Gebäudes nötig sind.

Der Grundgedanke des FM liegt also darin, durch eine kontinuierliche Informationsauswertung Schwachstellen aufzudecken und diesbezügliche Änderungen einzuleiten. Hierbei werden auch solche Informationen betrachtet, die im Augenblick vielleicht unwichtig erscheinen, sich im nachhinein aber als durchaus wichtig herausstellen.

Z.B. ist ein gutes Flächenmanagement bei einer ausgewogenen Raumsituation von untergeordnetem Interesse. Bedeutend wird es erst, wenn so viel Raum zur Verfügung steht, das man diesen vermieten könnte, oder wenn der Raum knapp wird und die Arbeitsbedingungen darunter zu leiden drohen. Der Belegungsgrad⁵ ( m² / Mitarbeiter ), der vom FM zu jedem Zeitpunkt abgerufen werden kann, zeigt hier zukünftige Trends auf und sorgt für eine gleichmäßige und wirtschaftliche Flächenverteilung, innerhalb einzelner Abteilungen und Bereiche. Er kann aber auch ein frühes Warnsignal sein, dass Fläche fehlt und angemietet werden muß bzw., dass mit Flächen zu großzügig umgegangen wird und Kosten eingespart werden können.

2. Technisches Facility Management

In diesem Kapitel erfolgt zunächst eine Abgrenzung der einzelnen Teilbereiche des FM, wobei der Schwerpunkt jedoch auf der Betreuung und Bewirtschaftung der Anlagen liegt.

2.1. Anlagenbewirtschaftung

Die Kosten für das Bewirtschaften (Bedienen und Instandhalten) und der Energienutzung von Anlagen rücken immer stärker ins Blickfeld. Eine schonende Betriebsführung der Anlagen vermindert den Verschleiß und verlängert deren Lebensdauer über die betriebsgewöhnliche Nutzungszeit hinaus. Hieraus verringert sich der Bedarf an Ersatzinvestitionen im Betrieb.

2.1.1. Verwaltung

Die Verwaltung betrifft das administrative Ordnen und Zuordnen aller Anlagen nach vorgegebenen einheitlichen Richtlinien. Anlagenverwaltung bezeichnet das verursachungsgerechte Zuordnen der entstehenden Kosten zu den betreffenden Kostenträgern und Kostenarten sowie Zuordnung der Maschinen zu den jeweiligen Kostenstellen. Da sich die Gebäudefläche auf einzelne Maschinen aufteilen lässt ist es möglich die gesamten Gebäudekosten auf die entsprechenden Kostenstellen zu verteilen. Dadurch ist eine komplett verursachungsgerechte Zuordnung aller Anlagenkosten möglich.

2.1.2. Technische Betriebssicherung

Zu den Aufgaben der Betriebssicherung gehören die Störungsverhütung durch Inspektion, Zustandserhaltung und Schwachstellenbeseitigung. Die Betriebssicherung soll bedarfsgerecht zu möglichst geringen Kosten stattfinden. Kostensenkungen ergeben sich aus der Anwendung rationeller Verfahren, vermeiden von Leerlauf, gute Organisation und Arbeitsvorbereitung sowie Bevorratung der kritischen Teile und Abbau unwirtschaftlicher Vorräte. Der Instandhaltung kommt hierbei eine wichtige Rolle zu, daher wird auf dieses Thema in den folgenden Kapiteln näher eingegangen.

2.1.3. Schutz der Anlagen

Der Anlagenschutz richtet sich gegen alle von außerhalb der Objekte kommenden Störungen. Dazu gehören unter anderem Blitz, Feuer, Diebstahl und Sabotage. Mit der steigenden Empfindlichkeit der Anlagen für Störungen durch kompliziertere Technik und höheren DV-Einsatz entstehen zunehmend neue Risiken. Durch eine Analyse und Bewertung der Anlagen lassen sich die Risiken für Schäden an den Objekten, Sachverluste, Schäden durch Betriebsunterbrechung und Know-how Verlust bewerten. Durch die Analyse und Bewertung ist es möglich Maßnahmen zur Überwachung und zum Schutz der Anlagen abzuleiten.

2.1.4. Stoffewirtschaft und Umweltschutz

Die Stoffewirtschaft erfaßt alle in das Werk eingehenden Stoffe und Medien einschließlich Energien und verfolgt diese - soweit sie nicht in ein Produkt eingehen bis zum Austritt aus dem Werk. Das Ziel liegt in der Optimierung des Verbrauchs beziehungsweise der Entsorgung. Der Umweltschutz ist in die Stoffewirtschaft integriert.

2.2. Aufgaben der Instandhaltung

Die Instandhaltung begleitet verschiedene Einrichtungen und Ausrüstungsobjekte über ihre gesamte Nutzungsdauer hinweg, wobei ihre Bedeutung mit zunehmender Nutzungszeit wächst. Die Art und Weise ihrer Durchführung und ihre Verknüpfung mit der Modernisierung bestimmt die Nutzungsdauer einer Anlage wesentlich mit. Die Instandhaltung hat folgende spezifische Aufgaben zu erfüllen. Zur Erhaltung der ursprünglichen Gebrauchseigenschaften werden Pflege- und Wartungsmaßnahmen durchgeführt, die das Maß der Abnutzung von Anlagen auf einem technisch normalen Niveau halten sollen. Hierzu zählen z.B. das Abschmieren eines Gurtbandes oder Vorwarten von Dampfleitungen. Diese Aufgaben der Pflege und Wartung werden jedoch mehr der Bedienung als der Instandhaltung zugeordnet. eine Verminderung der Gebrauchseigenschaften lässt sich hieraus allerdings nicht ausschließen.

Um diese Solleigenschaften sicherzustellen werden vorbeugende Instandsetzungen bzw. Schadensbeseitigungen durchgeführt. Hierbei fallen verschiedene Arten von

Tätigkeit an, wie das Inspizieren, Austauschen, Ausbessern oder Aufarbeiten einzelner Bauteile.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Aufgaben der Instandhaltung⁶

2.3. Instandhaltungsstrategien

Die Zielsetzung der Instandhaltung ist eine optimale Verfügbarkeit zu erreichen. Zum einen müssen bei der Instandhaltung langfristig absehbare Eingriffe vorgenommen werden, die unter anderem auch vom Gesetzgeber gefordert werden und andererseits auch die durch zufällige Ausfälle entstehende Abnutzung der Anlagen in einem vertretbarem Maß gehalten werden. Die Art und Weise in der Instandhaltungsarten, -umfänge und Zeitpunkte der Durchführung gewählt werden ergibt eine entsprechende Instandhaltungsstrategie.

Es gibt verschiedene Arten der Instandhaltung, die sich grob wie folgt gliedern lassen.

Die wiederherstellende Instandhaltung ist weitestgehend zufallsbeeinflusst. Weder der Zeitpunkt der Anforderung, noch der Umfang lassen sich exakt vorbestimmen. Bei dieser Vorgehensweise werden Anlagenteile immer nur nach ihrem Ausfall ersetzt, d.h. der Ausfall bzw. die Unterschreitung einer geforderten Minimalleistung werden abgewartet.

[...]

¹ Quelle: GEFMA Homepage

² Quelle: Praxis des Objektmanagements, Henzler/Heidbreder

³ Quelle: b.i.g.- Homepage

⁴ Quelle: Facility Management, Braun/Oesterle

⁵ siehe dazu Kapitel 3.1.2. Flächenkennzahlen

⁶ Quelle: Instandhaltung von Anlagen, Beckman/Marx