Der Einsatz von Web Content Management Systemen bei Kleinst- und Kleinunternehmen im Dienstleistungsbereich

INHALTSVERZEICHNIS

1 Einleitung
1.1 Danksagung
1.2 Wissenschaftliche Vorgehensweisen und Fragestellungen
1.3 Problemstellung
1.4 Zusammenfassung
1.5 Abstract
1.6 Begriffserklärung
1.6.1 Was sind „Kleine und Mittlere Unternehmen“?
1.6.2 Was ist „Content“?
1.6.3 Was ist „Content Management“?
1.6.4 Was ist ein „Web Content Management System“?
1.6.5 Grundlagen von Web Content Management Systemen
1.6.6 Wozu Web Content Management Systeme?

2 Content-Management bei Kleinstunternehmen
2.1 „Content“ und „Assets“
2.2 Typen von Informationen und Änderungsfrequenzen
2.2.1 Statische Informationen
2.2.2 Dynamische Informationen
2.2.3 Semidynamische Informationen
2.2.4 Beispiele aus der Praxis
2.3 Content-Quellen
2.3.1 Interne Content-Quellen
2.3.2 Externe Content-Quellen
2.4 Metadaten
2.5 Web Content Management für Kleinstunternehmen
2.6 Newsletter für Kleinstunternehmen
2.7 Conclusio, oder: „WCMS - das Gelbe vom Ei?“

3 Web Content Management Systeme
3.1 Der Zweck von Web Content Management Systemen
3.1.1 Optimierung des Publishingprozesses
3.1.2 Effizientes Informationsmanagement
3.1.3 Wertschöpfung und Kostensenkung
3.2 Techniken für WCMS
3.2.1 Skriptsprachen
3.2.2 XML, Extensible Markup Language
3.2.3 XHTML, Extensible Hypertext Markup Language
3.2.4 CSS, Cascading Style Sheets
3.2.5 MySQL, My Structured Query Language
3.2.6 Zope, Z Object Publishing Environment
3.3 Arten von WCMS-Lösungen
3.3.1 Die WCMS-Feature-Matrix von Jörg Dennis Krüger
3.3.2 Klassifizierung von WCMS
3.4 Lizenzformen
3.4.1 Open Source
3.4.2 Kommerzielle Lösungen

4 Open Source Lösungen
4.1 Einleitung
4.2 TYPO
4.2.1 Einleitung
4.2.2 Technik
4.2.3 Funktionsumfang
4.2.4 Erweiterbarkeit
4.2.5 Zielgruppe
4.2.6 Vorteile von TYPO
4.2.7 Nachteile von TYPO
4.2.8 Referenzen
4.3 Contenido

5 Kommerzielle Lösungen
5.1 Einleitung
5.2 webEdition
5.2.1 Einleitung
5.2.2 Technik
5.2.3 Funktionsumfang
5.2.4 Erweiterbarkeit
5.2.5 Zielgruppe
5.2.6 Vorteile von webEdition
5.2.7 Nachteile von webEdition
5.2.8 Referenzen
5.3 Weblication

6 Die Bedeutung von WCMS für Kleinst- und Kleinunternehmen
6.1 Die Kriterien bei der Auswahl des „richtigen“ WCMS
6.2 Wirtschaftliche Aspekte
6.2.1 Praxisbeispiel
6.3 Operative Aspekte und Change Management
6.3.1 Warum scheitern WCMS-Projekte?
6.3.2 Die sieben Todsünden einer WCMS-Implementierung

7 Umfrage
7.1 Einleitung
7.2 Fragenkatalog
7.3 Ergebnisse

8 Conclusio

9 Verzeichnisse
9.1 Abkürzungsverzeichnis
9.2 Abbildungsverzeichnis
9.3 Tabellenverzeichnis
9.4 Literaturverzeichnis
9.4.1 Bücher
9.4.2 Internet

1 EINLEITUNG

1.1 DANKSAGUNG

Zwanzig Jahre Ausbildung - auf diesem Weg hat mich meine Mutter stets, nicht nur mit Rat und Tat, sondern natürlich auch finanziell unterstützt. Für sie mag es zwar selbstverständlich sein, doch nun möchte ich ihr meinen herzlichsten Dank dafür aussprechen.

Der zweite Dank gilt meiner Freundin Margit - auch sie unterstützt mich jederzeit mit Ratschlägen und gibt mir die Möglichkeit, mich in meiner Freizeit zu entspannen und sich gegenseitig zu unterhalten.

Die Personen, die am Gelingen meines Praktikums und meiner Diplomarbeit maßgeblich beteiligt waren, sind mein Betreuer Mag. Michael Grill MSc und meine Firmenbetreuerin bei e-flow, Frau Mag. Katharina Geyer MAS(lis). Herrn Mag. Grill danke ich dafür, mir stets die Richtung auf dem Wege durch die Diplomarbeit, angefangen bei der Findung eines Themas bis hin zum Feinschliff, gezeigt zu haben. Frau Mag. Geyer hat mich bei e-flow sehr herzlich aufgenom- men und ein äußerst angenehmes Arbeitsklima geboten, wofür ich ihr sehr dank- bar bin.

1.2 WISSENSCHAFTLICHE VORGEHENSWEISEN

UND FRAGESTELLUNGEN

Im Zuge meines Studiums wurden mir verschiedene Bereiche des Informations- managements, oder der Elektronischen Informationsdienste generell, näher vorge- stellt. Der Bereich Web Content Management hat mich davon am Meisten interes- siert.

So beschloss ich, mein Praktikum in diesem Bereich zu absolvieren und fand in der Internetagentur e-flow ein ausgezeichnetes Betätigungsfeld. Ich konnte diesen Bereich des E-Business nun nicht nur in der Theorie, sondern nun auch in der Praxis kennen lernen - dass dieser meine Diplomarbeit beherrschen wird war mir sehr bald klar. Bisher war E-Business zum Großteil ein Betätigungsfeld von grö- ßeren Unternehmen, doch auch KMU finden stetig mehr Interesse daran. Da e- flow Internetlösungen speziell für kleine und mittlere Unternehmen umsetzt, konnte ich sehr genau die Anforderungen, die diese Betriebe an E-Business- Lösungen stellen, erfahren.

Neben den Erfahrungen, welche ich während des Praktikums ansammeln konnte, bildeten qualitative Inhaltsanalysen in einschlägiger Fachliteratur sowie umfang- reiche Recherchen auf diversen Websites, allen voran www.contentmanager.de und die Webseiten der erwähnten WCMS-Lösungen, die Grundlage für meine Arbeit.

Um einen Praxisbezug der theoretischen Betrachtungen herstellen zu können, wählte ich als Methode die Umfrage mit anschließender quantitativer Analyse - eine telefonische Umfrage unter Kleinst- und Kleinunternehmen aus dem Dienst- leistungssektor.

1.3 PROBLEMSTELLUNG

„ T Äglich werden mehr Gesch Äfteüber das Web abgewickelt. Wie viele aber genau, vermag keiner zu sagen. Selbst wenn es jemand für einen bestimmten Augenblick sagen könnte, w Äre es bereits im n Ächstenüberholt. “ ¹

So beschreibt Daniel Amor, der Autor der Buches „Die E-Business-(R)Evolution“ die Problematik um die Erhebung von Statistiken über das E-Business. Nimmt man aber konkrete, zu fixen Zeitpunkten messbare Werte als Quelle, so ist es zumindest teilweise möglich, die Entwicklung des Internets und damit des E- Business zu bestimmen. Einer dieser Werte ist die Anzahl der Hosts, also der Domains im Internet. Diese wird regelmäßig über die internationale Auswertung des Domain Name System (DNS) statistisch erhoben welche das Internet Systems Consortium (ISC) durchführt. Die folgende Tabelle zeigt die Entwicklung in den vergangenen zehn Jahren.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Entwicklung der Anzahl der Internethosts von 1994 bis 2004 ²

Auf Österreich entfallen, wenn man die Domains „.at“, „.co.at“ und „.or.at“ zu- sammenzählt, 327.042 Hosts3, das sind etwa 0,14% aller Hosts³ weltweit (Stand: 24.03.2004).

Die grafische Darstellung dieser Entwicklung zeigt einen stetigen und steilen Anstieg.

Abbildung 1: Entwicklung der Anzahl der Internethosts von 1994 bis 2004⁴

Aus dieser Statistik wird deutlich, dass E-Business in der heutigen Zeit einen zunehmend höheren Stellenwert hat. Laut einer Studie der Statistik Austria⁵ hatten im Jänner 2003 62,6% der Unternehmen in der Größenklasse von zehn bis 49 Angestellten eine Website. Sei es als Geschäftsfeld, oder „nur“ als Visitenkarte des Unternehmens. Diese Zahl wird auch in den kommenden Jahren stetig wachsen, bis heute ist kein Ende in Sicht.

Wie aus diesen Zahlen zu sehen ist, werden die Websites immer zahlreicher. Bei diesem Konkurrenzdruck ist es nun notwendig, die eigene Internetpräsenz aktuell und informativ zu halten. Schon bei geringem Umfang und längeren Aktualisie- rungszyklen wird die Wartung der Website aufwändig und verlangt einerseits nach hohen Ausgaben, andererseits nach speziellem Know-how und Arbeitszeit.

Web Content Management Systeme (WCMS) können hier einiges an Arbeit und Aufwand abnehmen, indem sie viele Tätigkeiten automatisieren und somit verein- fachen. Auch der Markt an WCMS-Lösungen wird immer breiter. Die Liste reicht von kostenlosen „Homepage-Baukästen“ bis hin zu teuren Cross-Media- Publishing fähigen Content Management Systemen jenseits der 10.000 Euro- Marke.

Im alltäglichen Leben lautet eine gängige Weisheit: „Was nichts kostet ist nichts wert“ - Doch trifft diese Aussage auch auf den WCMS-Markt, speziell auf kostenfreie Open Source Produkte zu?

Nicht nur das Spektrum an WCMS-Lösungen ist breit gefächert, sondern auch der Funktionsumfang. Manche kostenfreien Open Source Produkte übersteigen die Funktionsliste kostenpflichtiger WCMS bei weitem.

Diese Arbeit soll die möglichen Entscheidungskriterien und Beweggründe für Kleinst- und Kleinunternehmen bei der Wahl eines Web Content Management Systems beleuchten und den zwei Fragen nachgehen: „Sind Open Source Lösun- gen wirklich ‚günstiger’?“ und „Sind Lizenz-Lösungen wirklich ‚teurer’?“. Denn bei der Wahl darf nicht nur auf den Preis des Produkts geachtet werden - ein wichtiges Augenmerk ist auch auf die nötige Einarbeitungszeit, die Erweiterbar- keit, den Funktionsumfang und die Kompatibilität mit der übrigen IT-Infrastruktur zu legen. Wird darauf nicht geachtet, können weitere Folgekosten entstehen, die das jeweils andere Produkt möglicherweise nicht nach sich gezogen hätte. Die Kriterien bei der Wahl des WCMS müssen also den Bedürfnissen des Unterneh- mens und der Website angepasst werden.

1.4 ZUSAMMENFASSUNG

E-Business erhält nach den großen Konzernen nun auch bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) einen stetig höheren Stellenwert. Viele Firmen erkennen das Potential, welches in Internetpräsenzen steckt. Marktvorteile werden jedoch nur dann erzielt, wenn Unternehmen ihre Inhalte regelmäßig aktualisieren.

Diese Tätigkeiten werden durch den Einsatz von Web Content Management Systemen (WCMS) vereinfacht. In der vorliegenden Diplomarbeit werden sowohl wirtschaftliche als auch operative Aspekte dieses Themengebietes genauer be- trachtet.

Zu Beginn erfolgt eine Untersuchung der Typen von Informationen bei kleinen und mittleren Unternehmen sowie deren Aktualisierungsintervallen. Darauf aufbauend werden die Grundlagen und Arten von Web Content Management Systemen definiert. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Vergleich kostenloser Open Source Lösungen und kommerzieller Systeme.

In den beiden darauf folgenden Abschnitten werden vier WCMS-Produkte, welche bei KMU stark verbreitet sind, vorgestellt.

Eine Diskussion über die wichtigsten Aspekte, sowie die Ergebnisse einer empirischen Untersuchung über den Einsatz von Web Content Management Systemen bei KMU bilden den Abschluss der Betrachtungen.

1.5 ABSTRACT

Following larger companies, e-business has become increasingly attractive to small and mid-size enterprises. Many companies recognize the potential of web- sites, but market opportunities only arise if businesses update their contents regu- larly.

Site management is facilitated by web content management systems (WCMS). Therefore, the present thesis examines in detail the economic as well as the operational aspects of this topic.

The thesis starts with an investigation of the types of information in small and mid-size enterprises as well as their update practices. Based on this, it goes on to define the fundamentals and classes of web content management systems, with special attention to the comparison of open source solutions and commercial systems.

The following two sections present four WCMS products which are very common in small and mid-size enterprises. The last part of this thesis discusses the most important aspects as well as the results of a field study of the implementation of web content management systems in small and mid-size enterprises.

1.6 BEGRIFFSERKLÄRUNG

Diese Einleitung hat den Zweck, grundlegende Begriffe im Voraus zu klären um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Weiters soll eine genaue Abgrenzung der beobachteten Kapitel vorgenommen werden.

1.6.1 Was sind „Kleine und Mittlere Unternehmen“?

Der Begriff „Kleine und Mittlere Unternehmen“, kurz auch als „KMU“ bezeichnet, hat derzeit keine allgemeingültige Definition. Einziger Anhaltspunkt ist derzeit eine „Empfehlung der [Europäischen, d. Verf.] Kommission vom 3. April 1996 betreffend die Definition der kleinen und mittleren Unternehmen“⁶, welche bis zum Inkrafttreten der „Empfehlung betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen“ am 1. Jänner 2005 zur Einteilung der Unternehmen nach ihrer Größe dient.

In dieser Empfehlung werden insgesamt vier Beurteilungskriterien angeführt, nach welchen Unternehmen einzuteilen sind:

- Anzahl der unselbständig Beschäftigten
- Umsatz
- Bilanzsumme
- Unabhängigkeit

Unternehmen werden anhand dieser Kriterien in vier Kategorien unterteilt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Bewertungskriterien für KMU^{7 8}

Aufgrund meiner praktischen Erfahrungen möchte ich in dieser Arbeit besonders die Kleinst- und Kleinunternehmen, also Unternehmen von 1 bis 49 unselbständigen Mitarbeitern, als Zielgruppe definieren. Unternehmen dieser Größe sind für meine Betrachtungen besonders interessant, da sie derzeit vermehrt E-Business- Strategien - wie beispielsweise die Erstellung einer eigenen Website zur Firmenpräsentation oder Direktmarketing per Newsletter - verfolgen, um mit den Entwicklungen des Marktes Schritt halten zu können.

1.6.2 Was ist „Content“?

„Content is King!“ lautet ein Schlagwort aus dem Bereich E-Business, doch was ist „Content“ eigentlich?

Natürlich ist „Content“ die wörtliche Übersetzung von „Inhalt“. Dazu zählen: Texte, Bilder, Grafiken, Daten etc. Dieser Inhalt wird über diverse Medien zugänglich gemacht: Beispielsweise über Printmedien wie Bücher, Zeitungen, Zeitschriften oder über Digitalmedien wie CD-ROMs und Server im Internet bzw. Intra- oder Extranet einer Firma.

In dieser Arbeit behandle ich ausschließlich digitalen Content auf Servern, speziell auf Webservern im Internet, also Content auf Websites.

Der Studie „How Much Information? 2003“⁹, durchgeführt von der Universität Berkeley, zufolge belief sich der Gesamtumfang an Internet-Inhalten im Jahre 2002 auf unglaubliche 533 Exabyte: 440 Exabyte davon auf Emails und „nur“ 0,167 Exabyte auf das oberflächliche, statische Web. Der Rest umfasst ca. 92 Exabyte des sog. „Deep Web“ (nicht direkt zugängliche, dynamische Inhalte in Datenbanken) und 0,274 Exabyte aus Instant Messaging.

Somit ist das jüngste Medium für Informationsfluss, das Internet, das am schnellsten wachsende Medium aller Zeiten und verlangt nach einem entsprechenden Management - dem „Content Management“.

1.6.3 Was ist „Content Management“?

Content Management hat zur Aufgabe, Webseiten entlang des „Content-Life- Cycles“ zu erstellen, zu kontrollieren, frei zu geben, zu publizieren oder zu archi- vieren.

Stahl und Maass fassen die Aufgaben des Content Managements in den folgenden acht Punkten¹⁰ zusammen:

- Erstellung von Content
- Speicherung von Content
- Bereitstellung von Content
- Präsentation von Content
- Verwaltung von Content
- Kontrolle von Content
- Verbreitung von Content
- Abruf von Content

Diese Aufgaben werden mithilfe einer bestimmten Software realisiert. Diese Software wird als „Content Management System“, bei Erstellung von Contents im Internet speziell als „Web Content Management System“, bezeichnet.

1.6.4 Was ist ein „Web Content Management System“?

Laut Koop, Jäckel und Offern kann ein Content Management System wie folgt definiert werden:

„ Ein Content Management-System (CMS) ist ein IT-basiertes System zur Organisation, Verwaltung und Durchführung des Content Managements, letztendlich also nichts anderes als ein (elektronisches) Tool für das Content Management. “ ¹¹

Neben Systemen, die diese Aufgaben umsetzen, werden oft auch Programme als „Web Content Management System“ bezeichnet, die weitere Funktionen, wie beispielsweise Weblogs, Foren, Webshops, Newsletter, Banner-Management etc. erfüllen.

1.6.5 Grundlagen von Web Content Management Systemen

Bevor ich näher auf die Funktionsweisen von WCMS eingehe, möchte ich den Begriff „Web Content Management System“ analysieren und erklären. Das Portal Contentmanager.de definiert Web Content Management Systeme als „Lösungen und Systeme für die Verwaltung und Bereitstellung von digitalen Inhalten.“¹²

Web

Unter dem Begriff „Web“ werden hier die drei Gebiete verstanden, wo Web- Technologien zur Anwendung kommen: das Internet, das Intranet und das Extra- net.

- Internet - ein internationales Netz mit öffentlich zugänglichen Inhalten.
- Intranet - unternehmensinternes Netz zur Information der Mitarbeiter. Meist nur aus dem Firmennetz oder über VPN direkt zu erreichen und nur mit Identifikation und Passwort einzusehen.
- Extranet - Internetapplikationen für die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und Außenstellen oder Kunden, beispielsweise Customer Relationship Management (CRM) oder Projekt-Plattformen. In all diesen Bereichen gibt es Inhalte, also Content.

Content

Als „Content“ wird, wie bereits erläutert, die Gesamtheit der digitalen Assets bezeichnet. Dazu zählen u.a. Texte, Bilder und Grafiken. Schon bei simplen Inhal- ten wie Texten kommen die Vorteile von Web Content gliedern und so beispielsweise festzulegen, was eine Überschrift, was eine Einlei- tung und was der Textkörper ist. Dadurch können Texte sehr einfach für Daten- banken aufbereitet und die Anzeige dieser Texte in Suchmaschinen optimiert werden. Durch diese Strukturierung ist es mithilfe von WCMS ein Einfaches, einen Text an mehreren Stellen einer Website zu verwenden, ohne in mehrmals zu erstellen und damit redundant ablegen zu müssen. Der Content unterliegt gewis- sen Verwaltungsaufgaben, wie Workflow, Strukturierung, Aufbereitung, die zu dem Begriff „Content Management“ zusammengefasst werden.

Management

„Management“ bezeichnet die Funktionen zur Umsetzung des Workflows von der Content-Erstellung bis hin zum Veröffentlichen der Inhalte auf Webseiten. Essen- ziell für diese Funktionen ist ein Rechtesystem, welches Benutzergruppen verwal- ten kann.

Die folgende Grafik soll die drei Säulen eines Web Content Management Systems darstellen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Begriffsbestimmung von Web Content Management Systemen¹³

1.6.6 Wozu Web Content Management Systeme?

1.6.6.1 „Klassisches“ Webpublishing

Der „klassische“ Publishingprozess ohne die Verwendung eines WCMS verläuft typischerweise nach folgendem Prinzip:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Der Publishingprozess ohne WCMS¹⁴

Mehrere Redakteure, Abteilungen und Content-Lieferanten erstellen Inhalte. Hinzu kommen externe Content-Zulieferer, wie Grafiker und Fotographen. Deren Inhalte werden zentral an einen Techniker, den „Webmaster“, weitergeleitet, der daraus dann die Website erstellt und die Dateien meist per FTP auf den Server lädt.

Bei dieser Vorgehensweise entstehen folgende Probleme:

- „ Flaschenhals Webmaster “ - Die aktuellen Inhalte und Änderungen kön- nen nur so schnell publiziert werden, wie es sich für den Webmaster zeitlich ausgeht. Ist dieser überfordert, so werden die Publishingaktivitäten der Autoren gehemmt.
- Dynamik von Inhalten - Ein einzelner Webmaster ist meist nicht in der Lage, eine umfangreiche statische Webseite aktuell zu halten.
- Umst Ändliche Korrekturen - Da bei statischen Webseiten Inhalte und Prä- sentation nicht voneinander zu trennen, und Korrekturen umständlich sind.
- Redundante Inhalt e - Statische Webseiten greifen nicht auf eine zentrale Datenbank für Inhalte zu. Sind Informationen mehrmals zu verwenden, so sind diese auch mehrmals abzulegen.
- Wissen und Know-how - Bei Änderungen wird stets Wissen über den Aufbau von HTML-Dokumenten benötigt um die Struktur und Gültigkeit zu wahren.
- Konsistenzproblematik - Bei statischen Webseiten besteht keine einheitli- che Lösung zur zentralen Verwaltung von Verknüpfungen.
- Software und IT-Infrastruktur - Um Webseiten ohne ein WCMS zu erstel- len, wird bestimmte Software benötigt, beispielsweise HTML-Editoren und FTP-Programme.
- Workflow - Kommt bei der Erstellung und Wartung einer Website kein WCMS zum Einsatz, so kann der Workflow nur begrenzt umgesetzt werden. Die Inhalte müssen entweder einzeln als Dateien oder per E-Mail weitergeleitet werden.

1.6.6.2 Webpublishing mit Web Content Management Systemen

Kommt bei der Erstellung und Wartung einer Website ein WCMS zum Einsatz, so erfährt der Publishingprozess eine gravierende Veränderung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Der Publishingprozess mit WCMS¹⁵

Alle Redakteure, sowie interne und externe Content-Lieferanten können nun ihre Inhalte zentral und direkt im WCMS erstellen. Die einzige Aufgabe, die der Webmaster wahrzunehmen hat, ist die eines „Administrators“, welcher die Kon- trolle und Qualitätssicherung der erstellten Inhalte durchführt. Da ein WCMS ein komplexes System zu Umsetzung des Content-Life-Cycles beinhaltet, können die Inhalte den jeweiligen Redakteuren innerhalb des WCMS weitergeleitet werden. Der Administrator entscheidet, ob und wann ein Inhalt veröffentlicht wird.

Dies bietet einige Vorteile:

- Der „ Flaschenhals Webmaster “ entf Ällt - Die Redakteure können ihre In- halte selbst erstellen und gestalten, der Webmaster wird entlastet.
- Dynamik von Inhalten - Da jeder Autor die Inhalte aus seinem Ressort ei- genhändig aktualisieren kann, sind diese wesentlich aktueller und exakter wodurch ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann.
- Einfache Korrekturen - Da WCMS Inhalte und Vorlagen voneinander trennen, muss bei Korrekturen oder Aktualisierungen von Informationen nicht mehr darauf geachtet werden, dass das Design und Layout des Arti- kels gewahrt bleibt.
- Inhalte zentral gespeichert - Informationen und Texte können bei WCMS zentral gespeichert und so mehrmals auf einer Website verwendet werden, ohne sie redundant ablegen zu müssen.
- Wissen und Know-how - Bei Aktualisierungen von WCMS-gestützten Websites ist nur geringes Basiswissen über den Aufbau von HTML- Dokumenten nötig, da hier der Inhalt getrennt von der Struktur und dem Layout bearbeitet werden kann.
- Konsistenz - WCMS bieten eine zentrale Verwaltungsmöglichkeit und
Konsistenzprüfung von Verknüpfungen. Hyperlinks können so einfach aktuell gehalten werden.
- Software und IT-Infrastruktur - Bei der Verwendung eines WCMS wer- den die Webseiten direkt auf dem Server erstellt. Es werden also keine HTML-Editoren auf lokalen Computern benötigt, genauso entfallen FTP- Clients zum Transferieren der Dateien auf den Server.
- Workflow - Durch die Umsetzung des Content-Life-Cycles kann ein Workflow zwischen Redakteuren und Administratoren verwirklicht werden. Weiters können veraltete Inhalte auf einfache Art und Weise offline genommen und archiviert werden.

Speziell für kleine Unternehmen bieten WCMS einen großen Vorteil: Kleinunternehmen erlangen mehr Unabhängigkeit gegenüber Fremddienstleistern wie Internet-Agenturen, Programmierern oder Redakteuren da jeder Mitarbeiter seinen Bereich selbst pflegen kann.

2 CONTENT-MANAGEMENT BEI

KLEINSTUNTERNEHMEN

Bevor ein Unternehmen die Entscheidung trifft, ob ein WCMS nötig ist oder nicht, muss der Inhalt der Website genauer kategorisiert und untersucht werden. Zuerst ist festzulegen, welche Arten von Content auf der Website angeboten werden sollen, wie hoch die Aktualisierungsrate der jeweiligen Inhalte ist und welche Personalressourcen zur Verfügung stehen. Durch den Einsatz eines WCMS kann erheblich Zeit und Geld gespart werden, jedoch müssen die Anforderungen, die ein WCMS stellt, abgedeckt sein.

2.1 „CONTENT“ UND „ASSETS“

Der Inhalt einer Website gliedert sich in mehrere so genannte „Assets“. Dieser Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Aktivposten“ oder „Anlagengegenstand“. Asset ist hierbei der Oberbegriff aller Contents, also aller Inhalte, und deren Rechte. Content gliedert sich weiter in Substanz, die eigentli- chen Inhalte wie man sie kennt, und die dazu gehörigen Metadaten. Frau Dr. Sabine Baumann, Leiterin des Content Management Centers bei der arvato systems GmbH - Bertelsmann erklärt diese Begriffe wie folgt:

„ Content setzt sich aus der Substanz, dem Inhalt im engeren Sinne, sowie einem assoziierten Metadatensatz zusammen. Me- tadaten sind Informationenüber den Inhalt wie beispielsweise Name des Erstellers, Titel, Erstellungsdatum, eine Beschreibung des Inhalts mit Hilfe von Schlagwörtern usf. Unter Asset wird hier die Kombination aus Inhalt, also Content, und den dazuge- hörigen Publikationsrechten, unabh Ängig vom Medium, ver- standen. Erst wenn ausser [sic] dem eigentlichen Inhalt auch die Nutzungsrechte vorliegen, wird aus dem Content ein wertbe haftetes Asset. “ ¹⁶

Die folgende Grafik soll diese Beziehungen verdeutlichen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Assets, Content, Rechte, Substanz und Metadaten¹⁷

Auf der heutigen Entwicklungsstufe des Internets können Assets nach folgenden Kriterien klassifiziert¹⁸ werden:

- Übliche Webinhalte
- Multimediale Assets
- Applikationsgebundene Assets
- Transaktionelle Assets
- Community-Assets

Übliche Webinhalte

Als „übliche Webinhalte“ werden die klassischen Content-Formen bezeichnet, wie etwa Text, Bilder oder Links. Diese Inhalte bilden die Grundstruktur einer Website.

Multimediale Assets

„Multimediale Assets“ sind Inhalte, die durch die Verwendung von Plugins für Webbrowser zu De-facto-Standards wurden. Zu diesen multimedialen Assets zählen Animationen wie Macromedia Flash oder Real Audio- und Video-Dateien.

Applikationsgebundene Assets

„Applikationsgebundene Assets“ sind Inhalte, die in Webbrowsern nicht darstellbar sind und daher das Programm, mit dem sie erstellt wurden, benötigen. Solche Assets werden oft in Intranets von Unternehmen zum Download bereitgestellt. Das Web übernimmt hier also nur die Aufgabe der Verteilung, nicht aber der Darstellung. Solche applikationsgebundenen Assets entstammen oft Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word, Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel oder sind Präsentationen aus Powerpoint. Auch proprietäre Dateiformate wie PDF-Dateien von Adobe Acrobat oder PSD-Dateien aus Adobe Photoshop sind häufige Vertreter dieser Gruppe von Assets.

Transaktionelle Assets

In Zeiten des E-Commerce und E-Banking spielt eine Form von Assets eine bedeutende Rolle, die „transaktionellen Assets“. Diese Assets sind Informationen über Transaktionen eines Users, während er sich auf einer Website befindet und dabei beispielsweise eine Bestellung oder eine Überweisung tätigt. In diese Kategorie von Assets fallen „Sessions“, die den Website-Besuchern für die Dauer ihres Aufenthalts auf der Website eine eindeutige Kennung verleihen. Diese Sessions sind besonders wichtig für eine genaue Erfolgskontrolle und ermöglichen personalisierbare Inhalte auf Websites.

Ein weiterer wichtiger Vertreter der Klasse „transaktionelle Assets“ sind Profile, in welchen ein User seine Interessen und Daten speichern kann.

Community-Assets

„Community-Assets“ sind Inhalte, die dynamisch durch die Interaktion von Besu- chern der Website entstehen. Dabei schaffen die Mitglieder einer Community eigene Inhalte. Solche Interessens- und Nutzergemeinschaften, bilden einen im- mer wichtiger werdenden Faktor für erfolgreiche Websites. Beispiele für Com- munity-Assets sind Foren, Kommentare und Chats. Besonders bei dieser Art von Assets muss auf die veröffentlichten Inhalte wert gelegt werden. Werden diese vor ihrer Publizierung nicht kontrolliert, kann es leicht zu wirtschaftlichen, strategi- schen oder rechtlichen Problemen für den Betreiber der Website kommen.

All diese Inhalte verlangen spezielle Behandlungen durch eine Online-Redaktion. Manche müssen täglich, ja sogar stündlich oder minütlich aktualisiert werden, andere wieder bleiben in ihrem ursprünglichen Zustand erhalten. Contents haben also unterschiedliche Änderungsfrequenzen.

2.2 TYPEN VON INFORMATIONEN UND

ÄNDERUNGSFREQUENZEN

Um eine effektive und effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Assets zu gewährleisten, ist eine genaue Kategorisierung und Klassifizierung vorzunehmen. Eine grundlegende Differenzierung der Inhalte kann anhand des Änderungsbe- darfs und der allgemeinen Gültigkeitsdauer der jeweiligen Assets durchgeführt werden. Die Summe der Assets können drei Typen von Informationen zugeordnet werden:

- Statische Informationen
- Dynamische Informationen
- Semidynamische Informationen

2.2.1 Statische Informationen

„Statische Informationen“ bleiben, wie die Bezeichnung schon ausdrückt, statisch - sie werden also nicht verändert und behalten ihren Ursprungszustand bei. Solche Informationen haben einen dokumentarischen Charakter und müssen von dynami- schen Prozessen, wie Datenbanken, isoliert werden um ihren beständigen Charak- ter zu wahren.

Zu statischen Informationen zählen unter anderem:

- Historische Ereignisse und Biographien verstorbener Personen - Diese

werden, so weit erforscht und bekannt, dokumentiert und erfahren keine nachträglichen Änderungen. Andernfalls würde die Geschichte umge- schrieben werden. Biographien sind umfassende Berichte über das Leben und Wirken bedeutender Persönlichkeiten und orientieren sich ebenfalls an vergangenen Ereignissen.

- Anschrift, Anfahrtsskizzen und Telefonnummern - Die heutige Welt wird

zwar immer schnelllebiger, dennoch stehen Übersiedlungen eines Unter- nehmens nicht an der Tagesordnung. Die Anschrift, eine Anfahrtsskizze und Telefonnummern bleiben daher in einem überschaubaren Zeitraum statisch.

- Produktdokumentationen und Gebrauchsanweisungen - Diese Dokumente werden während der Produktentwicklung erstellt. Änderungen an einem Produkt müssen aufgrund von internationalen Industriestandards durch unterschiedliche Versionsnummern gekennzeichnet werden. Jede dieser Versionen bedingt eine eigenständige Dokumentation.

- Betriebswirtschaftliche Dokumente - Nachträgliche Änderungen von be- triebswirtschaftlichen Dokumenten, wie Verträgen, Aufträgen und Rechnungen widersprechen deren Charakter als Dokumentation der betriebswirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens. Als solche können Änderungen rechtliche Konsequenzen bringen. Diese Dokumente müssen statisch bleiben. Bei Rechnungen ist besonders darauf zu achten, dass diese unabhängig von Datenbanken sind - aktuelle Preisänderungen dürfen also nicht in bestehende Rechnungen übernommen werden.

- Gesetzestexte und gerichtliche Urteile - Gesetzestexte werden inhaltlich ausformuliert und als unveränderlich verabschiedet. Änderungen in der Legislative finden lediglich in Form von Abänderungsbeschlüssen statt. Gerichtliche Urteile werden, sind sie gesprochen, dokumentiert und archi- viert. Diesem Urteil mag zwar in einer übergeordneten Instanz widersprochen werden, das ursprüngliche Urteil wird dadurch jedoch nur ungültig nicht aber verändert.

- Veröffentlichte Nachrichten und Pressemitteilungen - Eine Pressemittei- lung, die von der PR-Abteilung eines Unternehmens veröffentlicht wird ist unveränderbar. Als „statisch“ ist hier allerdings nur der eigentlich Inhalt einer Mitteilung zu sehen, Nachrichten selbst müssen natürlich aktuell, al- so dynamisch sein.

2.2.2 Dynamische Informationen

Bei „dynamischen Informationen“ ist ein hoher Grad an Aktualität erforderlich. Dies bedeutet, dass hier eine sehr hohe Änderungsfrequenz nötig ist und die Inhalte regelmäßig starke Änderungen erfahren. Dynamische Informationen stellen also einen hohen Anspruch an die Verarbeitung der Inhalte.

Beispiele für dynamische Informationen sind:

- Börsenkurse - Börsenkurse ändern sich mehrmals im Tagesverlauf. Für den Handel ist es nötig, dass die Kurswerte ständig am aktuellsten Stand sind, sie müssen also sehr dynamisch aktualisiert werden. In der Praxis werden Börsenkurse oft mittels dynamisch generierter Grafiken darge- stellt.

- Bestandsdaten und Lagerverwaltung - Herrscht ein reger Handel mit Wa- ren, so müssen ständig die aktuellen Lagerstände verfügbar, sein um einen reibungslosen Verkauf zu ermöglichen und die Kunden zufrieden zu stel- len. Ist eine Ware derzeit vergriffen, können Kunden über Verzögerungen bei der Zustellung informiert werden. Hier werden oft so genannte „ERP- Systeme“ (Enterprise Ressource-Planning), wie SAP, über definierte Schnittstellen in die Website eingebunden.

- Elektronische Briefkästen - Heute gibt es nicht mehr nur die klassischen

Webmail-Provider wie Hotmail¹⁹. Mit dem Aufschwung des Mobiltelefons war auch eine Weiterentwicklung der Kommunikation verbunden. So ge- nannte „Unified-Messaging-Services“ (UMS) sind entstanden. Neben E- Mails ist es möglich, SMS, MMS oder Fax-Nachrichten über das Internet zu versenden und zu empfangen. Zu diesen Anbietern zählen beispielswei- se GMX²⁰, Web.de²¹ oder die österreichische Plattform SMS.at²². Auch auf den Websites großer Unternehmen wird den Kunden immer öfter ein kostenloser SMS-Versand angeboten, ein Mehrwert der zusätzliche Inte- ressenten anlockt.

- Zwischenergebnisse von Sportereignissen und Sportwetten - Sportereig- nisse werden nicht mehr nur im Fernsehen live übertragen. Während Großereignissen, wie etwa der Fußball-WM oder den Olympischen Spielen werden die aktuellen Spielstände und Kurzmeldungen über den Spielverlauf in Form von Ticker-Meldungen veröffentlicht. Auch Websites für Sportwetten, wie beispielsweise die österreichische Firma betand- win.com²³, finden großen Anklang.

- Online-Auktionen - Online-Versteigerungen, wie eBay²⁴ oder OneTwo- Sold²⁵, benötigen aktuelle Preise, die sich mit jedem weiteren Gebot ver- ändern. Da bei interessanten Objekten oft mehrere Bieter gleichzeitig onli- ne sind, müssen diese Preise auch sehr dynamisch sein. Nicht selten ist ein Mitbieter um den Bruchteil um Sekunden schneller und erhält so den Zu- schlag.

2.2.3 Semidynamische Informationen

Zwischen statischen Informationen auf der einen Seite und dynamischen Informa- tionen auf der anderen Seite gibt es noch eine dritte Kategorie, die semidynami- schen Informationen, welche eine Mischform aus den beiden zuvor genannten darstellen. Diese haben, wie statische Informationen, einen dokumentarischen Charakter, unterliegen aber, wenn auch seltener als dynamische Informationen, Änderungen.

Zu den semidynamischen Informationen sind zu zählen:

- Liste der Ansprechpartner eines Unternehmens - Es ist selten geworden,

dass ein Mitarbeiter nach seiner Ausbildung bis zur Pension in einem Unternehmen angestellt bleibt, Mitarbeiter werden aber auch nicht täglich ausgewechselt. Die Kontaktliste unterliegt also gewissen Änderungen, beispielsweise wenn ein neuer Mitarbeiter aufgenommen wird oder die Telefonnummern und Durchwahlen geändert werden.

- Dienstleistungs- und Serviceangebot - Ein Unternehmen ändert die Ange-

bote in seinem Portfolio von Zeit zu Zeit. Neue Produkte werden angeboten, dafür veraltete vom Markt genommen oder ersetzt. Um mit der Entwicklung Schritt halten zu können, passiert dies, je nach Marktsegment, in unregelmäßigen Abständen jedoch auch nicht täglich oder wöchentlich, da sonst die Kunden keinen Überblick mehr hätten.

- Preislisten für Verbrauchsgüter - Preise für Verbrauchsgüter, wie etwa

Milch oder Brot, ändern sich nur in geringem Maße. Meist handelt es sich dabei nur um Inflationsanpassungen oder Angebote. Dennoch können sich die Preise oft, abhängig von diversen Faktoren, erheblich verändern, wie etwa der Benzinpreis.

Wie die folgende Grafik veranschaulicht, steigt der Verwaltungsaufwand mit der Dynamik der Inhalte.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Statische, dynamische und semidynamische Informationen und Verarbeitungsaufwand

2.2.4 Beispiele aus der Praxis

Zur Veranschaulichung ein paar Beispiele aus der Praxis für Informationen über Kleinstunternehmen. Die Änderungsfrequenzen bestimmter Informationen können jedoch teilweise von Unternehmen zu Unternehmen variieren:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 3: Informationstypen der Assets bei Kleinstunternehmen

Wie aus obiger Aufstellung hervorgeht, sind viele der grundlegenden Informationen bereits als semidynamisch einzustufen und verlangen so einen erhöhten Verarbeitungsaufwand - vorausgesetzt natürlich, ein Unternehmen will seine Website aktuell halten und nicht der Zeit hinterher laufen.

2.3 CONTENT-QUELLEN

Der Content einer Website hat oft verschiedene Quellen. Es ist also zu betrachten, wo und wie dieser erstellt wird. Nicht jede Website eines Kleinstunternehmens wird Content aus allen Quellen benötigen, da die Anforderungen und Motivationen für die Website sehr unterschiedlich sind.

Die Quellen der Inhalte können grundlegend unterteilt werden in:

- Interne Content-Quellen und
- Externe Content-Quellen

All diese Quellen, sowohl interne als auch externe, haben Vorteile, aber auch Nachteile. Diese müssen abgewogen werden, da bestimmte Anwendungsfälle den Einsatz mancher Quellen ausschließen.

2.3.1 Interne Content-Quellen

Interne Content-Quellen umfassen:

- Archive
- Mitarbeiter, Abteilungen, Bereiche
- Projektdokumentationen
- Online-Redaktionen
- Backend-Systeme und ERP-Systeme
- Präsentationen
- Memos
- E-Mail-Verkehr
- Telefonnotizen
- Protokolle

Genauer betrachten möchte ich folgende interne Content-Quellen:

- Content, der von Mitarbeitern eines Unternehmens bereitgestellt wird, die nicht in einer Online-Redaktion tätig sind und die Erstellung von Informa- tionen als Teil ihres Aufgabenbereiches wahrnehmen
- Online-Redaktionen, deren Hauptaufgabengebiet die Erstellung und Ges- taltung von Web-Content ist
- Backend-Systeme und Datenquellen, die Informationen über das Unter- nehmen und dessen Produkte enthalten

2.3.1.1 Mitarbeiter als Webautoren

Informationen aus dieser Quelle stellen relativ geringe Anforderungen an die Integration in das WCMS. Publizieren Mitarbeiter Inhalte nicht nur im Intranet, sondern auch im Internet, so sind einige Kriterien zu beachten, da es sich hier um öffentlich zugängliche und damit möglicherweise brisante Informationen handelt. Auch der Zeitpunkt der Veröffentlichung kann ausschlaggebend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens sein. Im Publishingprozess für InternetInhalte muss also eine Kontrollinstanz eingeführt werden, welche die QualitätsSicherung der Inhalte und eine Kontrolle des Informationsgehalts durchführt, um rechtliche oder strategische Gefahren abzuwehren.

2.3.1.2 Online-Redaktionen

Der spezielle Aufgabenbereich eines Web-Redakteurs liegt in der Betreuung und inhaltlichen Gestaltung von Websites. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, ist auf besondere Eigenschaften der Mitarbeiter in einer Online-Redaktion Wert zu legen. Zu diesen Skills sind die journalistischen Fähigkeiten beim Erstellen von Webinhalten, das Verständnis für Ziele und Möglichkeiten der jeweiligen Websi- te, sowie das technische Können bei der Gestaltung von Websites zu zählen. Die Fähigkeiten eines Web-Redakteurs unterscheiden sich auch von den Fähigkeiten eines Redakteurs für Printmedien. So müssen beispielsweise Texte für das Inter- net anders formuliert werden, weil diese durch deren unterschiedliche Navigati- onsmöglichkeiten auch anders rezipiert werden als Offline-Texte, wie beispiels- weise Bücher oder Magazine. Für gewisse Inhalte einer Website, wie etwa News, Benutzer-Foren, Webshops oder Börsenkurse, sind engere Beziehungen zu Con- tent-Partnern oder Kontrollfunktionen nutzergenerierten Contents notwendig. Diese Aufgaben können durch einen dedizierten Online-Redakteur effizienter betreut werden. Ob und ab wann sich für ein Kleinstunternehmen eine eigene Web-Redaktion rentiert, ist nicht allgemein gültig zu bestimmen, da diese Ent- scheidung sehr stark von der Zielsetzung des Unternehmens und der Website abhängig ist.

[...]

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¹ Amor, Daniel: Die E-Business-(R)Evolution/Das umfassende Executive-Briefing, Bonn, 2001, S.46

² URL: http://www.isc.org/ops/ds [24.03.2004] Anmerkung am Rande: Im Jahr 1981 wurden 213 Hosts von dieser Statistik erfasst Quelle: URL: http://www.isc.org/ops/ds/host-count-history.php [24.03.2004]

³ URL: http://www.nic.at/de/news/stats/st_statistiken.asp [24.03.2004]

⁴ URL: http://www.isc.org/ops/ds [24.03.2004]

⁵ URL: ftp://www.statistik.at/pub/neuerscheinungen/ecommerce_web.pdf [03.05.2004]

⁶ URL: http://europa.eu.int/comm/environment/ecolabel/pdf/sme_fees/96280_de.pdf [25.01.2004]

⁷ Der Wert des offiziellen ECU im Jahre 1994 belief sich auf ATS 13,4074.

⁸ URL: http://wko.at/statistik/KMU/def.htm [03.05.2004]

⁹ URL: http://www.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info-2003 [25.01.2004]

¹⁰ Vgl. Stahl, Florian/Maass, Wolfgang: Content Management Handbuch/Strategien, Theorien und Systeme für erfolgreiches Content Management, St. Gallen, 2003, S.206

¹¹ Quelle: Koop, Hans Jochen/Jäckel, K. Konrad/Van Offern, Anja L.: Erfolgsfaktor Content Management/Vom Web Content bis zum Knowledge Management, Braunschweig/Wiesbaden, 2001, S.16Management Lösungen zur Geltung. Mithilfe von WCMS ist es möglich, Texte zu strukturieren und zu

¹² URL: http://www.contentmanager.de/itguide/marktuebersicht.html [15.02.2004]

¹³ Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites professionell planen und betreiben, 2. Aufl., Bonn, 2002, S. 70

¹⁴ Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites professionell planen und betreiben, 2. Aufl., Bonn, 2002, S.58

¹⁵ Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites professionell planen und betreiben, 2. Aufl., Bonn, 2002, S.60

¹⁶ Quelle: Baumann, Sabine: Ganzheitliche Unterstützung der Wertschöpfungskette in Medien- Unternehmen mit Content Management Lösungen, in: Stahl, Florian/Maass, Wolfgang: Content Management Handbuch/Strategien, Theorien und Systeme für erfolgreiches Content Management, St. Gallen, 2003, S.80

¹⁷ Vgl. Baumann, Sabine: Ganzheitliche Unterstützung der Wertschöpfungskette in Medien- Unternehmen mit Content Management Lösungen, in: Stahl, Florian/Maass, Wolfgang: Content Management Handbuch/Strategien, Theorien und Systeme für erfolgreiches Content Management, St. Gallen, 2003, S. 80

¹⁸ Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites professionell planen und betreiben, 2. Aufl., Bonn, 2002, S. 40

¹⁹ URL: http://www.hotmail.com [10.02.2004]

²⁰ URL: http://www.gmx.at [10.02.2004]

²¹ URL: http.//www.web.de [10.02.2004]

²² URL: http://www.sms.at [10.02.2004]

²³ URL: http://www.betandwin.com [10.02.2004]

²⁴ URL: http://www.ebay.at [10.02.2004]

²⁵ URL: http://www.onetwosold.at [10.02.2004]