Urlaubs- und Krankmeldungen selbstständig und fehlerfrei bearbeiten (Unterweisung Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation)

Inhaltsverzeichnis

1. Unterweisungsort

2. Ausbildungsmittel und zeitlicher Rahmen

3. Angaben zur Auszubildenden

4. Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

5. Motivation

6. Lernziele

7. 4-Stufen-Methode

8. Arbeitszergliederung

9. Anlagen Seite

1. Unterweisungsort

Für die Unterweisung wurde ein Besprechungsraum auf dem Gang gebucht. Hier kann man sich ungestört unterhalten und man wird nicht durch klingelnde Telefone gestört. Der Raum ist mit einer Pinnwand, einem Flipchart und einer Magnetwand ausgestattet. Durch die großen Fenster wird der Besprechungsraum mit Tageslicht gut ausgeleuchtet, er wirk hell und freundlich. Die Ausstattung ist sehr modern. Besonders viel Wert wurde auf Qualität der Tische und Stühle gelegt. 15 Minuten vor der Unterweisung wurde der Raum gelüftet um ein gutes Raumklima zu schaffen. Der Auszubildende sitzt links vom Ausbilder, dass er einen guten Blick auf die Unterweisungsunterlagen hat.

2. Ausbildungsmittel und zeitlicher Rahmen

Für den Auszubildenden liegen Faserschreiber und Leuchtstifte bereit. Die Faserschreiber sind dokumentenecht. Die Leuchtstifte werden benutzt, um wichtige Details in der Übungsaufgabe zu markieren. Die Original Erfassungsbelege dienen zur Dokumentation der Fehlzeiten. Zwei Übungsbeispiele wurden vorbereitet. Das erste Beispiel wird zum Vor- und Nachmachen verwendet. Das andere bearbeitet der Auszubildende in Abwesenheit der mitausbildenden Fachkraft. Für die Ermittlung von Vorkenntnissen wurden farbige Medienkarten erstellt. Die Fehlzeiten werden gemeinsam mit der Fachkraft an der Magnetwand erarbeitet. Um die Fehlzeiten später in den Beleg eintragen zu können, wird eine Übersetzungsliste zu Paisy zur Verfügung gestellt. Um die Belege auch versenden zu können, liegen dem Auszubildenden mehrere Umschläge vor.

Für die Unterweisung sind ca. 20 Minuten geplant. Um eine hohe Konzentration von der Auszubildenden erwarten zu können, findet die Unterweisung morgens, zwischen 09:00 Uhr und 10:00 Uhr, statt. In dieser Zeit ist die Aufnahmefähigkeit am größten. Es wurde hier ein Dienstag ausgewählt. Die Auszubildende hat den Einstig in die Arbeitswoche gefunden und kann sich auf wesentliche Themen konzentrieren.

3. Angaben zum Auszubildenden

Die Auszubildende, Melanie Schmitt, ist 17 Jahre jung. Sie hat den so genannten „M-Zug“ in Scheßlitz mit gutem Ergebnis absolviert. Im September 2002 hat Sie Ihre Ausbildung begonnen und befindet sich nun im zweiten Lehrjahr. Durch Ihre schnelle Auffassungsgabe kann Sie unbekannte Sachverhalte zügig aufnehmen und umsetzen. Melanie zeichnet sich weiterhin durch Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft aus. Bei Kollegen/innen ist Melanie sehr beliebt. Sie durchschaut die betrieblichen Abläufe und kann Zusammenhänge erkennen. Theoretisches Wissen kann die Auszubildende schnell auf Praxisvorgänge übertragen. Vor fünf Monaten hat Melanie eine Unterweisung zum Thema „Ergonomie und Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz“ erhalten. Diese wurde vom Leiter der Arbeitssicherheit durchgeführt. Die Auszubildende ist seit März 2004 in der Abteilung des Personalmanagements. Hier wurde Sie zu Beginn Ihres Einsatzes zum Datenschutz verpflichtet. Weiterhin wurde Ihr mitgeteilt, dass im Hause Ausweispflicht ist und somit der Unternehmensausweis sichtbar getragen werden muss. Sie ist den Umgang mit dem Personal Computer und dessen Programme, insbesondere Excel und Word, gewohnt. Sie soll nun mit der Thematik „Erfassen und buchen von Fehlzeiten“ vertraut gemacht werden.

4. Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

§ 6.2 des Ausbildungsrahmenplanes sieht die Aufgaben der bereichsbezogenen Personalverwaltung vor. In dieser Unterweisung soll auf den Unterpunkt b) „Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten, insbesondere Urlaubs- und Krankmeldungen, bearbeiten“ eingegangen werden.

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