Unsere Wirtschaftsunternehmen und Dienstleistungseinrichtungen sind bestens organisiert, haben klare Organisationen und sind leistungsfähig. Auf der anderen Seite prägen Firmenpleiten, Massenentlassungen, Management-Fehlleistungen, laufende Reorganisationen und Umstrukturierungen, Trends wie Re-engineering, Lean Management, Time Based Competition, Supply Chain Orientierung die Nachrichten. Wie passt dies zusammen? Warum gibt es so viele Ansätze, sich auf die Geschäftsprozesse zu konzentrieren und diese zu verbessern? Wie funktionieren eigentlich Prozesse oder Abläufe im Unternehmen? Gibt es wesentliche Unterschiede zwischen Groß-, Mittel-, Klein- und Kleinstunternehmen?
Je größer ein Unternehmen, desto stärker ist es in Funktionen gegliedert. Umso schwerer können Prozesse identifiziert und gesteuert werden. Umso schwieriger ist Kundenorientierung durchzusetzen. Da die Leistungserbringung für den Kunden (Geldquelle) im Unternehmen in Prozessen (Abläufen) erfolgt, ist die Betrachtung der eigenen Prozesswelt unerlässlich – unabhängig von der Größe. Für produzierende Unternehmen ist dies bereits relativ geläufig. Dienstleistungsunternehmen haben hier noch stärkeren Nachholbedarf.
Teil 4 hat den Schwerpunkt der sanften Prozessoptimierung und der radikalen Prozessänderung. Neben den Vorgehensweisen wird die Auswirkung auf die Organisation diskutiert. Eine Prozessorganisation wird vorgestellt.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Vorgehen zum Optimieren von Geschäftsprozessen
3 Rahmenkonzepte für die Prozessoptimierung
4 Prozesse gestalten durch Prozessoptimierung
5 Prozesse ändern durch Prozess Re-engineering
6 Vergleich Prozessoptimierung und Prozess Re-engineering
7 Prozessorganisation
8 Zusammenfassung
9 Literaturverzeichnis
Autor: Dr. Robert Freidinger, Ginsterweg 10, 71263 Weil der Stadt
http://www.freidinger.de
Tel. privat 07033-34448
Fax 07033-33792
E-Mail Robert@freidinger.de
1 Einleitung
Da die Leistungserbringung für einen Kunden in funktionsübergreifenden Prozessen erfolgt, ist zur Optimierung der Unternehmensleistung die Ausrichtung auf die Geschäftsprozesse notwendig. Diese sind zu identifizieren, messbar zu machen und hinsichtlich ihres Wertschöpfungspotenzials zu optimieren.
Grundlage jeder Arbeit mit Geschäftsprozessen ist die richtige Erkennung und Beschreibung der Kernprozesse. Die wichtigen Kunden für den Prozess sind zu identifizieren und der Prozess ist optimal auf die Bedürfnisse dieser Kunden auszurichten. Diese Ausrichtung kann sanft und kontinuierlich oder aber radikal und in größerem Umfang vorgenommen werden. Entsprechend muss die Organisation der beteiligten Funktionen an die neue Prozessorganisation angepasst werden.
2 Vorgehen zum Optimieren von Geschäftsprozessen
Wesentlich für die Umsetzung von Prozessoptimierungen sind kritische Erfolgsfaktoren. Diese kritischen Erfolgsfaktoren können auch als erkannte Schwachpunkte gesehen werden, die wirklich weh tun und die Verbesserungspotenzial darstellen. Sie sind die Treiber der Umgestaltung. Beispiele für kritische Erfolgsfaktoren:
- Bestehende Differenzen zwischen der eigenen Leistung und den Leistungen der Mitbewerber oder den Kundenerwartungen
- Unzureichende Position im Wettbewerb, sinkender Marktanteil
- Erkannte, existenzgefährdende Schwächen des Unternehmens
- Zu erwartende Differenzen zwischen eigenen Leistungen und Kundenerwartungen
- Eine Gelegenheit, Wettbewerbsvorteile zu schaffen oder auszubauen.
Es müssen alle drei Grundregeln für den kritischen Erfolgsfaktor gelten:
- ,,Keine Differenz (Delta) zwischen IST und SOLL --> kein kritischer Erfolgsfaktor"
- ,,Kein Leidensdruck --> kein kritischer Erfolgsfaktor"
- ,,Keine Unterstützung durch das Management --> kein kritischer Erfolgsfaktor".
Ohne Delta, Leidensdruck und laufende Unterstützung durch das Management macht das Umsetzen von größeren Optimierungen keinen Sinn. Drastisches Re-engineering ist ohne permanent vorhandene kritische Erfolgsfaktoren nicht möglich. Nur über die Erkenntnis, dass ein Delta da ist, sowie über den Leidensdruck und die Unterstützung des Managements können die zwangsläufigen Widerstände bei Optimierungen überwunden werden.
Für die Umsetzung der Verbesserung bzw. Neugestaltung von Geschäftsprozessen gibt es mehrere Vorgehensweisen. Unabhängig davon, welches Konzept gewählt und verfolgt wird, sind einige Fußangeln zu beachten. Wesentliche Problembereiche, die jede Prozessverbesserung stark gefährden:
- Ungenügende Berücksichtigung der Unternehmensstrategie
- Keine klare Verantwortung für Durchführung und Ergebnis
- Keine klare Zielsetzung
- Keine Einbindung des Top-Managements
- Nachlassen der Aufmerksamkeit des Top-Managements während der Laufzeit
- Vollständige Überarbeitung der Prozesse in einem Schritt, ohne Rücksicht auf Bestehendes („Total Re-engineering doesn’t work“)
- Ungenügende Berücksichtigung der Auswirkungen der Prozessänderungen auf den Rest des Unternehmens – oder ungenügende Einbindung der entsprechenden Process Owner
- Zu lange Projektlaufzeiten, zu umfangreicher Ansatz – „Wenn alle reorganisieren, wer arbeitet dann?“
- Verzicht auf geeignetes System zur Messung und Verfolgung der Änderungen und Verbesserungen – Rückfall in alte Verhaltensweisen droht immer.
Der Ablauf einer Prozessoptimierung ist weitgehend unabhängig von der eingesetzten Vorgehensweise. Die notwendigen Schritte zum Design von Prozessen zeigt das nächste Bild. Je nach Art der Vorgehensweise, nach Grad der Umsetzung hat das Design von Prozessen Auswirkungen auf die funktionale Gliederung des Unternehmens. Die Einführung von neuen Prozessen oder von Prozessmanagement zieht meist Organisationsanpassungen nach sich.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
3 Rahmenkonzepte für die Prozessoptimierung
Je nach Art und Umfang der Änderungen und den hauptsächlich Beteiligten können drei grundlegende Rahmenkonzepte unterschieden werden.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung wird am ehesten durch KAIZEN erreicht. Getragen von der Unternehmensbasis – den Mitarbeitern – werden laufende Qualitätsverbesserungen funktionsübergreifend umgesetzt. KAIZEN vereint in heutiger Sicht verschiedene Ansätze unter einem gemeinsamen Schirm. Das Unternehmen wird ganzheitlich betrachtet. Es herrscht das Evolutionsprinzip. Die Verbesserungen werden in kleinen Schritten laufend umgesetzt. Das Konzept ist langfristig angelegt, große Änderungen in kurzer Zeit sind damit nicht zu erreichen. Ursprünglich kommt KAIZEN aus der japanischen Kultur, es bedeutet „laufende Verbesserung“.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
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