Reflektion der Praxisarbeit: Wechselwirkungen zwischen Studium und Arbeit

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Ziel des Praxisberichts
1.2 Aufbau des Berichts

2. Berufliches Umfeld
2.1 Das Xxx
2.2 Berufliche Tätigkeiten

3. Das Projekt Einführung eines Xxx nprogramms
3.1 Ausgangssituation und Problemanalyse
3.2 Die Vorgehensweise im Projektmanagement
3.2.1 Definition Projekt
3.2.2 Situationsanalyse
3.2.3 Problemanalyse
3.2.4 Zieldefinition
3.3 Die Implementierung des Xxx nprogramms
3.3.1 Projektstruktur
3.3.2 Projektmanagement
3.3.3 Einführungsstrategie
3.3.4 Key-User-Prinzip
3.3.5 Datenmigration
3.3.6 Offene-Punkte-Liste
3.3.7 Verwaltungseigene Dokumentation
3.3.8 Abschluss des Projektes

4. Einfluss des MPA-Studiums
4.1 Blickwinkel: Verwaltungsinnovationen
4.1.1 Fallbetrachtung
4.1.2 Die Begrifflichkeiten Effektivität und Effizienz
4.2 Blickwinkel: Verwaltungsmarketing
4.2.1 SWOT-Analyse
4.2.2 Definition
4.2.3 Organisationsanalyse
4.2.4 Umweltanalyse
4.2.5 Anwendungsbeispiel
4.2.6 Schlussbetrachtung

5. Fazit

Quellenverzeichnis

Anlage

Wortanzahl: 5.400

Abbildungen

Abbildung 1 - Organisationsstruktur Bundesministerium der Verteidigung

Abbildung 2 - Organisationsstruktur der Xxx e

Abbildung 3 – Ausgangssituation

Abbildung 4 – Problemanalyse

Abbildung 5 - SMART-Ziele (eigene Darstellung)

Abbildung 6 - Projektgebundene SMART-Ziele (eigene Darstellung)

Abbildung 7 - Auszug aus der Open-Point-List […] des Xxx nprogramms

Abbildung 8 - Zusammenhang von Strategie, Unternehmens- und Umweltfaktoren

Abbildung 9 - SWOT-Analyse-Matrix

Abbildung 10 - Vergleich der eigenen Unternehmenssituation mit denen […] Wettbewerber

Abbildung 11 - SWOT-Matrix zur Einführung des Xxx nprogramms

1 Einleitung

1.1 Ziel des Praxisberichts

Der vorliegende Praxisbericht dient der Reflektion der im Studium Master of Public Administration (MPA) theoretisch erworbenen Kenntnisse im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit des Verfassers. Hierbei soll aufgezeigt werden, inwieweit Wechselwirkungen zwischen Studium und Arbeit bestanden haben und welche Rolle das erlernte Wissen für die praktische Arbeit des Verfassers gespielt hat.

1.2 Aufbau des Berichts

Im zweiten Kapitel des Berichts wird das berufliche Umfeld des Verfassers, einschließlich dessen Aufgabengebiete dargelegt und ein Überblick über die Behörde gegeben werden. In den sich anschließenden Kapiteln werden die theoretisch erworbenen Kenntnisse des Studiums anhand eines Praxisbeispiels angewandt. Dabei soll dargestellt werden, inwieweit die Studienkenntnisse die Praxisarbeit beeinflusst haben. Zur Betrachtung eines Projektes wird dieses näher beschrieben und im Nachgang dieser aus den Blickwinkeln verschiedener erlernten Themenfelder näher erläutert. Abschließend wird ein Fazit gezogen.

2. Berufliches Umfeld

2.1 Der Arbeitgeber

Der Verfasser ist seit sechs Jahren beim xxx als Xxx nleiter beschäftigt. Das xxx gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) und ist dem Organisationsbereich der xxx (Referat xxx) zugeordnet.

Das Referat xxx ist zuständig für:

- xxx der xxx, dazu gehören die allgemeinen Organisations- und Personalangelegenheiten der xxx in den Streitkräften
- IT-Koordination der xxx
- Bewirtschaftung des Gerichtskostentitels
- Wehrbeschwerde- und Wehrdisziplinarordnung sowie entsprechende Rechtsverordnungen sowie
- Disziplinargnadensachen der Soldaten.

Die vorrangig zu erledigenden Aufgaben in den XXX ‘en umfassen die Entscheidungen über Beschwerde- und Disziplinarangelegenheiten auf richterlicher Ebene sowie die verwaltungsmäßige Organisation, Vor- und Nachbereitung von Gerichts- und Kostengrundentscheidungen auf der verwaltungstechnischen Seite. Durch die Folgen der Bundeswehrstrukturreform und der damit einhergehenden Schließung von zwei der fünfzehn Standorte der Gerichtsbarkeit, wurde es zwingend notwendig, die verbleibenden Standorte trotz dislozierter Verteilung im Bereich des gemeinsamen Wissensmanagements zu verbinden, um eine gemeinsame Grundlage der Entscheidungen und der Sicherung von Wissen der Mitarbeiter^[1] zu erreichen. Die nachfolgende Abbildung zeigt die Gliederung des Organisationsbereiches der Xxx in der Bundeswehr auf.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - Organisationsstruktur BMVg^[2]

Deutlich zu erkennen ist die Trennung der Xxx vom militärischen Organisationsbereich^[3] und die Zuordnung zum zivilen Organisationsbereich des BMVg.

2.2 Berufliche Tätigkeiten

Der Verfasser arbeitet, auf Grundlage des erworbenen akademischen Grades eines Diplom-Verwaltungswirtes (FH), als Beamter im gehobenen Dienst in der Funktion eines Xxx nleiters einer Kammer des XXX ‘es Xxx .

Als Xxx nleiter obliegt dem Verfasser die Leitung der Xxx einer Kammer beim Xxx Xxx , sowie die Urkundsbeamtentätigkeit und die Unterstützung des Vorsitzenden Richters in allen Verwaltungsangelegenheiten.

Die Aufgaben umfassen hierbei, neben den o.g., zum einen den Arbeitsbereich des

- IT-Management, hierbei:
- Controlling im IT-Bestandsverzeichnis
- Umsetzung und Weiterentwicklung des IT-Rahmenkonzeptes
- Planung und Umsetzung von Systemverbesserungen im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprogramms und zum anderen
- IT-Querschnittsaufgaben, hierbei:
- Budgetverantwortung für sämtliche IT-Beschaffungen
- Planung und Durchführung von IT-Fortbildungsveranstaltungen.

Neben den dargestellten Fachaufgaben ist der Verfasser zum stellvertretenden Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten bestellt worden, wofür ca. 20% der Arbeitszeit gebunden ist. In beiden Funktionen ist der Verfasser weisungsfrei und hat direktes Vortragsrecht beim Präsidenten des Xxx es Xxx .

Seit dem Beginn des Masterstudiengangs wurden neben der praktischen Arbeit theoretische Grundkenntnisse erworben, welche im zu begleitenden Projekt „Einführung eines Xxx nprogramms“ in diesem Praxisbericht reflektiert werden sollen.

3. Das Projekt „Einführung eines Xxx nprogramms“

3.1 Ausgangssituation und Problemanalyse

Aufgrund des technischen Fortschrittes und der Einführung von Systemlaufwerken innerhalb der Bundeswehr, welche den Datentransfer und -abruf von jedem Arbeitsplatz-PC ermöglichten, wurde festgestellt, dass die bis dato in verschiedenen Medien geführten Informationen zu den jeweiligen Gerichtsverfahren zwar disloziert vorhanden sind, jedoch nicht ausreichend transparent und strukturiert für die Beschäftigten und zur Weiterverwertung in anderen Organisationen außerhalb der Bundeswehr^[4] zur Verfügung stehen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 – Ausgangssituation (eigene Darstellung)^[5]

Es wurde daher überlegt, die organisationsübergreifend vorhandenen Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort in derselben Qualität verfügbar zu machen. Nach einer Problem- und Bedarfsanalyse ergab sich die zwingende Notwendigkeit, die Informationen aus den verschiedenen Medien^[6] in einer zentralen und vor allem zur Verfügung stehenden Anwendung zusammen zu fassen.^[7] Grundlage für die technische Komponente war hier die Bereitstellung der Microsoft-Office-Produktfamilie seitens der Bundeswehr. Externe Software kam für die Migrierung angesichts der angespannten Haushaltslage nicht in Betracht.^[8]

Ziel der Einführung des elektronischen Xxx nprogramms war die produktive Integration in die täglichen Arbeitsprozesse der Mitarbeiter, um möglichst Einarbeitungskosten zu sparen und den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr als nötig zu belasten. Im Endeffekt bedeutete dies, dass die traditionellen Informationsablagen (Karteikarten) und Vorgangsbearbeitungsformen (nur auf dem Papier) durch ein neues, elektronisches Bearbeitungssystem abgelöst werden mussten. Ein Parallelbetrieb^[9] sollte bis zur endgültigen Funktionalität beibehalten werden. Bei der Einschätzung der zu bewältigenden Aufgabe^[10] zeigte sich, dass aufgrund der Komplexität der IT-technischen Probleme^[11], der voraussichtlich benötigten Ressourcen sowie der Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit, das Vorhaben nur im Rahmen eines Projektes zu bewältigen war.^[12]

3.2 Die Vorgehensweise im Projektmanagement

3.2.1 Definition Projekt

Nach DIN 69901^[13] ist ein Projekt ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen und Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation. Wendet man diese Definition auf das o.g. Vorhaben, die Einführung des elektronischen Xxx nprogramms an, so kommt man zu dem Schluss, dass es sich hierbei um ein Projekt handeln muss, da die Neuerrichtung ein einmaliger Vorgang ist und klare Zielvorgaben mit zeitlichen, finanziellen und personellen Beschränkungen gegeben sind. Hiermit grenzt sich das vorliegende Projekt eindeutig von der Linienorganisation ab, zumal auch hierfür eine Projektgruppe gegründet wurde.

3.2.2 Situationsanalyse

Die Situationsanalyse, welche ein wichtiger Teilprozess der Initiierung ist, ist eine Lagebeurteilung, welche die Projektidee im Hinblick auf das Projektumfeld untersucht, strategisch einordnet und Konsequenzen für die Realisierung prognostiziert^[14]. Es ist wichtig, dass hierdurch der IST-Zustand erkannt wird, denn nur auf Grundlage dessen, ist es möglich, einen Startpunkt zu ermitteln und etwaige Probleme im Vorfeld zu erfassen. Hier stellen sich u.a. Fragen wie: „Wo stehen wir? Was ist der Auslöser des Projektes? Wer ist vom Projekt betroffen? Was sind kritische Erfolgsfaktoren?“^[15] Angewandt auf das vorliegende Beispiel ergibt sich als Auslöser des Projektes die Weisung der Dienststellenleitung zur Implementierung eines elektronischen Xxx nprogramms. Die Mitarbeiter sind in diesem Fall diejenigen Betroffenen, welche im Vorfeld des Projektes die Daten hauptsächlich in Papierform zur Verfügung hatten und welche nach Umsetzung des Projektes mit dem neuen IT-Programm möglichst verzugslos in die neue Aufgaben-, Anforderungs- und IT-Infrastruktur eingebunden werden müssen. Die einzelnen Projektziele spezifizieren sich anhand konkreterer Fragestellungen, wobei die Kernfrage des Projektes lautet: Wie kann ich das bisherige Wissen vollständig in elektronische Medien integrieren und wie schnell können alle betroffenen Mitarbeiter mit dem neuen Programm arbeiten.

Bezogen auf das vorliegende Projekt soll die Implementierung der vorhandenen Daten (Wissensmanagement^[16]) über einen Zeitraum von sechs Monaten, durch schrittweises Übertragen der Alt- und gleichzeitiges Einpflegen der Neu-Daten, erfolgen. Parallel dazu soll im gleichen Zeitraum die Einarbeitung der Mitarbeiter durch Schulung von Multiplikatoren durchgeführt werden, all dies mit dem vorhandenen IT-Fachpersonal, umfassend je 1 Mitarbeiter pro Aufgabenbereich des XXX .^[17]

Der idealtypische Ablauf einer Situationsanalyse gestaltet sich wie folgt:

- Einholen von Basisinformationen
- Festlegen einer Untersuchungsstrategie
- Datenerfassung
- Erhebung primärer Entwicklungsfaktoren (z. B. notwendige Technologien)
- Untersuchung der dispositiven Bereiche (Ressourcen, Logistik).^[18]

3.2.3 Problemanalyse

„Problemlösen ist das, was man tut, wenn man nicht weiß, was man tun soll“.^[19] Ausgehend von dieser Gedankengrundlage sollte eine Analyse des Problems folgende Anhaltspunkte enthalten:

- die Diskussion des Soll-Zustands (Zielvorstellung),
- die Analyse des Ist-Zustands und
- die Bewertung der Abweichung.^[20]

Eine detaillierte Problemanalyse ist in der Regel bereits ein entscheidender Teil des Problemlösungsprozesses, denn schon in dieser Phase werden erste Lösungsansätze deutlich.

Die nachstehende Übersicht zeigt eine mögliche Projektanalyse bei der Einführung des Xxx nprogramms:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 – Problemanalyse (eigene Darstellung)

Hierbei wird deutlich, dass neben der möglicherweise fehlenden Software, vor allem die finanziellen Ressourcen, aber auch der Zeitmangel als Auslöser für die höchstwahrscheinlich auftretenden Probleme in Frage kommt.

Auf der Grundlage der Problemanalyse und der damit möglichen und im Vorfeld zu lösenden Probleme, kann ein weiterer Baustein im Projekt in Angriff genommen werden, die Zieldefinition.

3.2.4 Zieldefinition

Eine ausgearbeitete Zieldefinition ist der Grundstein erfolgreichen Projektmanagements. Nur wenn Ziele klar und deutlich dargestellt werden, können sie präzise und damit erfolgreich umgesetzt werden.

Ziele sollen hierbei nach dem sogenannten SMART^[21]-Prinzip definiert werden, welches wie folgt übersetzt werden kann:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5 - SMART Ziele (eigene Darstellung)

Für das vorliegende Projekt können die Prinzipien spezifiziert werden:

[...]

^[1] Im Folgenden ist auch immer die weibliche Form gemeint.

^[2] Abruf unter: http://www.bundeswehr.org/portal/a/bworg/!ut/p/c4/04_SB8K8xLLM9MSSzPy8xBz9CP3I5 EyrpHK9pPL8onQ9IE5KLUrNTM5I1S_IdlQEAA7lE4A!/

^[3] Dem Umstand geschuldet, dass die NS-Militärjustiz oftmals zu Unrecht Urteile verhängt hatte, unterliegen die Soldaten der zivilen Gerichtsbarkeit, um einer Verurteilung von Soldaten durch Soldaten vorzubeugen.

^[4] z.B. Entscheidungen, welche den xxx am xxx zugänglich gemacht werden sollten, da diese die Berufungsinstanz der XXX ‘e ist.

^[5] Alle bis dato getrennt voneinander existierenden Arbeitsfelder sollten mit Hilfe des Xxx nprogramms zusammengeführt werden.

^[6] Bis dato vorwiegend Karteikarten, teilweise Office-System.

^[7] Diese Ergebnisse wurden nach Eingabe an das Referat xxx XXX durch die IT-Beauftragten der XXX vorgelegt und mit der Bitte um Umsetzung wieder an die IT-Beauftragten zurückgegeben.

^[8] Auf Grund desHERKULES-Rahmenvertragesist der Einsatz von Sondersoftware nicht möglich.

^[9] Die Implementierung erfolgte während des laufenden Dienstbetriebes, die Einarbeitung erfolgte während der Implementierung, sodass die Mitarbeiter während dieser Phase mit beiden Systemen arbeiten mussten.

^[10] Regel- und Linienprozesse, Lessel, W., S. 11f.

^[11] z.B. Umstellung auf anderes Dateisystem, Anbindung an vorhandene Programme

^[12] DIN 69901-1 „Grundlagen“ des Deutschen Instituts für Normung e.V.

^[13] DIN 69901-1 „Grundlagen“ des Deutschen Instituts für Normung e.V.

^[14] Vgl. Peter Nausner, S. 128 ff.

^[15] Vgl. Susanne Kowalsk i, S. 23.

^[16] Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten , die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen.

^[17] Die Mitarbeiterstärke beträgt pro XXX 25 Mitarbeiter, an jeweils 3 dislozierten Standorten.

^[18] Vgl. Nausner a.a.O. S 128 f.

^[19] Zitat von G. H. Wheatley: Problem solving in school mathematics. Original: „What you do when you don't know what to do“.

^[20] Vgl. Nausner a.a.O. S. 129.

^[21] SMART ist ein Akronym für „ S pecific M easurable A ccepted R ealistic T imely“ und dient im Projektmanagement als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung.