Employee Self Service

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Veränderungen in der Personalarbeit
2.2 Definition Employee Self Service
2.3 Begriffserklärung / -abgrenzung

3 ESS in der Praxis
3.1 ESS-Anwendungsmöglichkeiten
3.2 Ziele
3.3 Nachteile / Probleme
3.4 Voraussetzungen für den Erfolg
3.5 Sicherheit und Datenschutz

4 Bisherige Erfahrungen und Fazit

Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: mögliche ESS-Funktionen

Abbildung 2: Urlaubsantrag per ESS

Abbildung 3: Reisekostenabrechnung per ESS

Abbildung 4: Eingabe und Kontrolle einer Adressänderung

1 Einleitung

Ob im Supermarkt, in der Bank oder im Schnellrestaurant: Selbstbedienung ist aus dem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Was sich im Alltag bereits durchge- setzt hat, findet nun allmählich auch seine Umsetzung in den Personalabteilungen von Unternehmen. Die Gründe für die Umsetzung von Selbstbedienungsstrategien sind in beiden Fällen gleich. Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen auf der Seite des Anbieters einer Leistung gehen einher mit einer für den Leistungsnachfra- ger schnelleren und komfortableren Abwicklung eines bestimmten Vorgangs. So werden in Unternehmen immer mehr Verwaltungsaufgaben, die bisher von der Personalabteilung erledigt wurden, von den Angestellten übernommen.

In dieser Arbeit soll zunächst herausgestellt werden, was unter dem Begriff Employee Self Service zu verstehen ist. Der Begriff wird erklärt und in den Zusammenhang ver- wandter Begriffe eingeordnet. Es werden dann konkrete Möglichkeiten des Employee Self Service aufgezeigt, wobei sowohl Vor- als auch Nachteile dieses Konzeptes be- rücksichtigt werden. Außerdem werden kritischen Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung von Self-Service-Konzepten erläutert. Nach einer Betrachtung der Aspekte der Si- cherheit und des Datenschutzes schließt diese Arbeit mit einem Fazit und einer Zu- sammenfassung bisheriger Erfahrungen auf dem Gebiet des Employe Self Service.

2 Grundlagen

2.1 Veränderungen in der Personalarbeit

Viele Personalabteilungen befinden sich in einem Umbruch. Die Bedeutung der Mit- arbeiter für den Erfolg eines Unternehmens wird immer mehr erkannt und stellt neue Anforderungen an die Personalabteilungen. Statt einer reinen Verwaltung des Perso- nals durch administrative Tätigkeiten wird von ihnen eine individuelle, serviceorien- tierte Betreuung der Mitarbeiter erwartet. Dadurch sollen die Mitarbeiter enger an das Unternehmen gebunden und hiermit zu einer höheren Leistung motiviert werden.¹

Gleichzeitig zwingen Kostensenkungsprogramme jedoch auch die Personalabteilungen zu Einsparungen, so dass diese sich nun in einem Dilemma befinden. Sie sollen sowohl die Betreuung der Mitarbeiter verbessern als auch die Kosten ihrer Arbeit reduzieren. Wie lässt sich dieses Problem nun lösen? Einen Ansatz hierfür bietet das Konzept des Employee Self Service.

2.2 Definition Employee Self Service

Employee Self Service (ESS) ist ein Technologiekonzept, das es Personalabteilungen ermöglicht, Prozesse zu optimieren, indem Mitarbeiter personenbezogene Daten zumindest teilweise selbst verwalten und pflegen sowie eigenständig Informationen aus dem Intranet beziehungsweise Internet abrufen.²

2.3 Begriffserklärung / -abgrenzung

ESS bedeutet also, dass zumeist in Verbindung mit einem Intranet, bestimmte Erfassungs- und Verwaltungsaufgaben von der Personalabteilung auf Mitarbeiter übertragen werden.³ Gerade die administrativen, sich wiederholenden Tätigkeiten des Personalwesens bieten sich hier bevorzugt für eine Automatisierung an. Man spricht davon, dass insbesondere die Datenerfassung dorthin verlagert wird, wo die höchste Kompetenz existiert. Bei dem Vorgang einer Adressänderung beispielsweise besteht diese "höchste Kompetenz" beim jeweiligen Mitarbeiter, der seine neue Adresse am besten kennt und diese nun direkt am Bildschirm eingeben kann. Es ist dann nicht mehr nötig, ein Formular auszufüllen und dieses an die Personalabteilung zu schicken, damit es dort weiterverarbeitet werden kann.⁴

Im Zusammenhang mit den bereits erwähnten Veränderungen in der Personalarbeit spielen außer dem Begriff ESS weitere Abkürzungen eine wichtige Rolle und werden teilweise sogar synonym verwendet. Zumindest die Begriffe ERM, B2E und eHR sind in ihrer Bedeutung auch sehr ähnlich und sollen zum besseren Verständnis hier kurz erläutert und vom Begriff ESS abgegrenzt werden.

ERM (Employee Relationship Management) steht für ein Managementkonzept, das versucht, eine möglichst optimale Gestaltung der Beziehungen zu den Mitarbeitern eines Unternehmens zu erreichen. Hierbei sollen alle Prozesse im Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen, wenn möglich, elektronisch ablaufen. ERM ist in der Wirkungsweise dem CRM (Customer Relationship Management) sehr ähnlich, nur dass hier der Mitarbeiter als Kunde betrachtet wird.

B2E (Business-to-Employee) steht für die elektronischen Kommunikationsbeziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern⁵ und bezeichnet ebenfalls den Grundgedanken einer Managementmethode, mit der Unternehmen besser auf Wünsche und Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingehen wollen.⁶ Der Mitarbeiter wird hierbei (wie auch schon beim ERM) als interner Kunde behandelt. Die Abkürzung B2E wird häufig synonym zum Begriff eHR verwendet.

Hinter der Abkürzung eHR (Electronic Human Resources) verbirgt sich jedoch viel- mehr ein konkreteres Konzept, "das die Personalabteilung von administrativen Tätig- keiten weitgehend befreit und damit Freiräume schafft für strategisches Personalma- nagement."⁷ Über ein webbasiertes IT-System sollen möglichst viele dieser administ- rativen Aufgaben automatisiert oder an Mitarbeiter und Führungskräfte delegiert wer- den.⁸ Häufig wird ein solches System in Form einer Intranet-Plattform bzw. eines Mit- arbeiterportals realisiert, über das die Benutzer zusätzlich Zugriff auf Informations- quellen verschiedener Art erhalten.

Die Hauptelemente einer eHR-Lösung sind:

- e-Learning: webbasierte Aus- und Weiterbildungsprozesse
- eRecruiting: oder auch eCruiting, die Abwicklung von Bewerbungsprozessen über das Intranet bzw. Internet
- Employee Self Service (ESS)
- Manager Self Service (MSS): hier erhalten Führungskräfte durch einen direkten

Zugriff auf die Daten ihrer Mitarbeiter die Möglichkeit, bestimmte Führungsaufgaben über das IT-System zu erledigen, so dass auch hier die Personalabteilung entlastet wird. So können Führungskräfte zum Beispiel schnell und selbstständig Anträge ge- nehmigen, Auswertungen erstellen, Beurteilungen ausfüllen oder Gesprächsprotokol- le anfertigen.⁹

Auch wenn ESS also eher als ein Unterbegriff von eHR zu verstehen ist, bedeutet dies nicht, dass ESS-Funktionen nicht auch eigenständig eingesetzt werden können. Vor allem kleinere Unternehmen integrieren zum Beispiel lediglich einzelne ESS- Prozesse, wie einen elektronischen Urlaubsantrag, in ihr Intranet. Größere Unter- nehmen setzen ESS dagegen häufiger im Rahmen eines komplexen eHR-Portals ein.

3 ESS in der Praxis

3.1 ESS-Anwendungsmöglichkeiten

ESS beinhaltet eine Vielzahl an Tätigkeiten, die von der Personalabteilung an die Mitarbeiter delegiert werden können. Die Anwendungsmöglichkeiten von ESS umfassen dabei die Änderung von Stammdaten, das Stellen von Anträgen, die Anzeige und den Druck von Bescheinigungen, aber auch reine Informationsangebote.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: mögliche ESS-Funktionen

Quelle: eigener Entwurf nach Mülder (2000), S. 18 sowie Felder / Ritter (2001), S. 371

[...]

¹ vgl. Computerwoche (2003a), S. 56

² eigene Definition in Anlehnung an Mülder (2000), S. 1 sowie Fröhlich (1998), S. 20 zitiert bei Lohse, Morzinek (2004), S. 1

³ vgl. Mülder (2002), S. 61

⁴ vgl. Mülder (2000), S. 1

⁵ vgl. Wikipedia

⁶ vgl. Hansen, Deimler (2002) S. 18

⁷ Mülder (2002), S. 61

⁸ vgl. ebd., S. 62

⁹ vgl. Rogas, Frey (2002), S. 13