Ob im Supermarkt, in der Bank oder im Schnellrestaurant: Selbstbedienung ist aus dem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Was sich im Alltag bereits durchgesetzt hat, findet nun allmählich auch seine Umsetzung in den Personalabteilungen von Unternehmen. Die Gründe für die Umsetzung von Selbstbedienungsstrategien sind in beiden Fällen gleich. Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen auf der Seite des Anbieters einer Leistung gehen einher mit einer für den Leistungsnachfrager schnelleren und komfortableren Abwicklung eines bestimmten Vorgangs. So werden in Unternehmen immer mehr Verwaltungsaufgaben, die bisher von der Personalabteilung erledigt wurden, von den Angestellten übernommen.
In dieser Arbeit soll zunächst herausgestellt werden, was unter dem Begriff Employee Self Service zu verstehen ist. Der Begriff wird erklärt und in den Zusammenhang verwandter Begriffe eingeordnet. Es werden dann konkrete Möglichkeiten des Employee Self Service aufgezeigt, wobei sowohl Vor- als auch Nachteile dieses Konzeptes berücksichtigt werden. Außerdem werden kritischen Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung von Self-Service-Konzepten erläutert. Nach einer Betrachtung der Aspekte der Sicherheit und des Datenschutzes schließt diese Arbeit mit einem Fazit und einer Zusammenfassung bisheriger Erfahrungen auf dem Gebiet des Employe Self Service.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen
2.1 Veränderungen in der Personalarbeit
2.2 Definition Employee Self Service
2.3 Begriffserklärung / -abgrenzung
3 ESS in der Praxis
3.1 ESS-Anwendungsmöglichkeiten
3.2 Ziele
3.3 Nachteile / Probleme
3.4 Voraussetzungen für den Erfolg
3.5 Sicherheit und Datenschutz
4 Bisherige Erfahrungen und Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die vorliegende Arbeit untersucht das Konzept des Employee Self Service (ESS) als moderne Lösung zur Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse. Ziel ist es, die Funktionsweise von ESS zu erläutern, Potenziale sowie Herausforderungen bei der Implementierung zu analysieren und den Beitrag dieser Technologie zur Effizienzsteigerung und Serviceorientierung in Personalabteilungen darzustellen.
- Grundlagen und Definition von Employee Self Service (ESS)
- Abgrenzung verwandter Konzepte wie ERM, B2E und eHR
- Anwendungsmöglichkeiten und praktische Einsatzbereiche von ESS
- Kritische Erfolgsfaktoren für die Implementierung
- Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz bei der Nutzung
Auszug aus dem Buch
3.4 Voraussetzungen für den Erfolg
Es lassen sich somit einige kritische Erfolgsfaktoren für Employee Self Service erkennen:
In der Vorbereitung einer ESS-Lösung muss zunächst klar definiert werden, welche Prozesse abgebildet und welche Ziele damit erreicht werden sollen. Nur so kann gewährleistet werden, dass sich später konkrete Erfolge erkennen lassen. Ebenso unerlässlich ist die Schaffung einheitlicher technischer Voraussetzungen bei den Mitarbeitern. Bei der Firma Henkel scheiterte so beispielsweise ein MSS-Projekt bereits in der Pilotphase, da bei fast der Hälfte der Manager nicht die für das Tool erforderliche Version des „Internet Explorers“ installiert war.
Wesentlicher Faktor für ein Employee Self Service ist jedoch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Kein System, und sei es noch so gut, wird Erfolg haben können, wenn es nicht genutzt wird. Es empfiehlt sich also, die Mitarbeiter von Anfang an in die Planung einzubinden. Durch Befragungen kann zum Beispiel ermittelt werden, welche Inhalte in einem ESS-System am meisten gewünscht sind. Um das Interesse der Mitarbeiter zu wecken sollten schon vor dem Start des Systems die Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen (z. B. per E.Mail oder über Aushänge) über die Möglichkeiten der ESS-Lösung informiert werden. Ständige Kommunikation mit den Benutzern des Systems ist wichtig. Ein Misstrauen gegenüber der neu entstandenen Transparenz kann begegnet werden, indem man die Vorzüge der neuen Technik hervorhebt und deutlich macht, dass ESS kein Überwachungstool sein soll.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Einführung in das Thema Selbstbedienungskonzepte im Personalmanagement und Zielsetzung der Arbeit.
2 Grundlagen: Erörterung der Veränderungen in der Personalarbeit sowie Definition und Einordnung des Begriffs ESS im Kontext verwandter Managementkonzepte.
3 ESS in der Praxis: Detaillierte Darstellung von Anwendungsmöglichkeiten, Zielen, Problemen sowie Erfolgsfaktoren und Sicherheitsaspekten bei der Einführung von ESS-Systemen.
4 Bisherige Erfahrungen und Fazit: Analyse des aktuellen Nutzungsgrades von ESS in Unternehmen und zusammenfassende Bewertung der Potenziale für die Personalarbeit.
Schlüsselwörter
Employee Self Service, ESS, Personalmanagement, Personalarbeit, Intranet, eHR, Mitarbeiterportal, Prozessoptimierung, Datensicherheit, Personalkosten, Verwaltung, IT-System, Mitarbeiterakzeptanz, Administrationsaufwand, Effizienzsteigerung
Häufig gestellte Fragen
Was ist das grundlegende Thema der Arbeit?
Die Arbeit behandelt die Einführung und Nutzung von Employee Self Service (ESS) als Konzept zur Verlagerung administrativer Personalaufgaben auf die Mitarbeiter mittels webbasierter IT-Systeme.
Welche zentralen Themenfelder deckt die Arbeit ab?
Sie deckt die konzeptionellen Grundlagen, die praktischen Anwendungsmöglichkeiten, die Zielsetzung sowie die Herausforderungen hinsichtlich Implementierung, Akzeptanz und Datenschutz ab.
Was ist das primäre Ziel der wissenschaftlichen Arbeit?
Das Ziel ist es, das Konzept des ESS zu definieren, Vor- und Nachteile aufzuzeigen, kritische Erfolgsfaktoren zu benennen und die Auswirkungen auf die Personalarbeit zu bewerten.
Welche methodische Herangehensweise wurde gewählt?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse sowie der Auswertung von Fachzeitschriften, Studien und Internetquellen, um das Themenfeld theoretisch zu fundieren und praxisnah darzustellen.
Welche Aspekte werden im Hauptteil detailliert behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit konkreten ESS-Anwendungen, Zielsetzungen, Problemen wie hohen Implementierungskosten, Erfolgsfaktoren wie Mitarbeiterakzeptanz sowie dem essenziellen Bereich Sicherheit und Datenschutz.
Welche Schlüsselbegriffe sind charakteristisch?
Typische Begriffe sind Employee Self Service, eHR, Intranet, Prozessoptimierung und Personalarbeit.
Warum ist die Einbindung der Mitarbeiter bei der Planung entscheidend?
Die Einbindung ist entscheidend für die Akzeptanz des Systems; ohne eine frühzeitige Kommunikation und das Einbeziehen der Nutzerbedürfnisse sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass das System tatsächlich genutzt wird.
Welche Rolle spielen der Datenschutz und Sicherheitsaspekte?
Aufgrund des Umgangs mit vertraulichen persönlichen Daten (z. B. Gehaltsdaten) ist die Datensicherheit die Grundvoraussetzung für das Vertrauen der Nutzer in das ESS-System.
- Quote paper
- Jan Krömer (Author), 2004, Employee Self Service, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/26320
