Corporate Event: Planungskonzept und organisatorische Umsetzung

1 Inhaltsverzeichnis

2 Abbildungsverzeichnis

3 Briefing

4 Leistungsausschreibung/Pflichtenheft an die Gewerke
4.1 Ton
4.1.1 BrassMachine
4.1.2 DJ-Love
4.1.3 Aquarelos do Brasil
4.1.4 FoolPool
4.1.5 Redner
4.1.6 Moderator
4.2 Licht
4.3 Projektion
4.4 Pyrotechnik
4.4.1 Bühnenfeuerwerk
4.4.2 Böllerschützen
4.4.3 Outdoor Höhenfeuerwerk
4.5 Bühne

5 Kostenermittlung der Gewerke
5.1 Tontechnik
5.2 Lichttechnik
5.3 Projektionstechnik
5.4 Pyrotechnik
5.4.1 Bühnenfeuerwerk
5.4.2 Böllerschützen
5.4.3 Outdoor Höhenfeuerwerk
5.5 Bühne
5.6 Personal
5.7 Gesamt

6 Bedarfsermittlung Sicherheitsdienst

7 Bedarfsermittlung Sanitätskräfte

8 Genehmigungen
8.1 Versammlungsstätten Verordnung.
8.2 Weitere Vorschriften

9 Veranstaltungsorganisation
9.1 Bundesgesetze
9.2 Sonstige Gesetze

10 Berechnung GEMA-Gebühren

11 Anhang

12 Quellenverzeichnis

2 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Punkteerhebung zur Berechnung eines Einsatzplanes für einen Sanitätswachdienst

Abbildung 2 - Berechnung der Gesamtpunkte

Abbildung 3 - Bewertungsfaktor

Abbildung 4 - Bemessung des Einsatzpersonals

Abbildung 5 - GEMA

Abbildung 6 - Lavaliermikrofon

Abbildung 7 - Unterschied zwischen Hyperniere und Superniere

Abbildung 8 - Tabelle Pyrotechnik

Abbildung 9 - Bühnenplan

Abbildung 10 - Toilettenräume

3 Briefing

Diese Projektarbeit befasst sich mit dem Planungskonzept und der organisatorischen Umsetzung eines Corporate Events. Nachfolgend werden die Rahmendaten und Vorgaben für diese Veranstaltung aufgezeigt.

Die Gallus GmbH feiert ihr 30 jähriges Betriebsjubiläum. Desweiteren sind der Neubau des Verwaltungsgebäudes, des Containerlagers und des Lagers und die Übergabe des Betriebs an die nächste Generation Teil dieses Festes. Hierfür sind folgende Produktionsvorgaben gestellt worden:

· 850 geladene Gäste (kein Eintrittsentgelt)
· Veranstaltungsort: Landkreis Erding
· Lagerhalle I des Unternehmens
· Hallengröße 1.575 m²
· Termin Juli 2013
· Aufbau : 3 Tage
· Dauer der Veranstaltung: 18:00 – 02:00 Uhr
· Abbau: 0,5 Tage

Die übrigen Vorgaben betreffen das Programm am Abend selbst:

· 4 Redner
· 1 Moderator
· Coverband BrassMachine
· Sambatanztruppe Aquarelos do Brasil
· Animationstruppe Foolpool
· DJ LOVE
· Bühnenfeuerwerk Klasse T1
· Outdoor Höhenfeuerwerk Klasse 4
· 6 Böllerschützen (Outdoor)
· Content- und Liveprojektion auf Bildwände
· Zuspielung Audio
· Videodokumentation der Veranstaltung (HD-Recording)
· Cateringzelt (200 m²)
· Stromversorgung

4 Leistungsausschreibung/Pflichtenheft an die Gewerke

Es werden sowohl die einzelnen Leistungsausschreibungen als auch die Pflichtenhefte an die unterschiedlichen Gewerke aufgezeigt, die für dieses Event benötigt werden. Die Gewerke sind Ton, Licht, Projektion und Pyrotechnik.

Im Hinblick auf das Gewerk Tontechnik, wird der „Technical Rider“ zu Rate gezogen. Ein gut aufgebauter „Technical Rider“ zeigt dem Veranstalter, welches Equipment, in diesem Fall die Band „BrassMachine“, benötigt um auftreten zu können. Desweiteren können hier die Gesamtkosten eines Auftritts dieser Band errechnet werden^[1], da man einen Überblick über alle Geräte, Musiker etc. hat.

4.1 Ton

Das Gewerk Ton, oder die Tontechnik umfasst aufgrund der Vorgaben unterschiedliche Komponenten. Die Coverband „BrassMachine“, die sich aus elf Musikern zusammensetzt, ist eine davon. Die Vorgaben sind im Technical Rider zu finden.

Zudem sind im Technical Rider die Anforderungen des Disc Jockeys (DJ) für diese Veranstaltung zu finden. Dieser nennt sich „DJ-Love“.

Ohne Technical Rider kommen die Sambatanzgruppe „Aquarelos do Brasil“, die Animationsgruppe „FoolPool“, die 4 Redner und der Moderator aus. Für diese wird das Equipment nach eigenem Ermessen ausgewählt.

4.1.1 BrassMachine

Der Aufbau dieses Abschnitts ergibt sich aus dem Technical Rider.

Front-PA: 1x RCF 4 Pro (2 x RCF 6001 AS; 4 x RCF 8001 AS)^[2]

Pult: 1x Allen & Heath ZED-436 32+2/4/2/1

Siderack: 1x dbx 231 (Stereo- EQ 2x30 –Band)

8x BSS DPR 404 Compressor Limiter (Compressor)

1x BSS DRP-404 Vierfach-Gate (Gate)

1x TC D-Two Multi-Tap Delay (Tap Delay)

3x Yamaha SPX 990 (Multieffekt)

1x Denon DN-C615 (CD-Player)

Monitoring: 9x Duran Audio AXYS® UFM 215 (Wedges)

Bei der Mikrofonie wird zuerst das benötigte Mikrofon genannt, in den Klammern steht dann das Instrument für welches das Mikro verwendet werden wird.

Mikrofone: 1x Beta 52 (Bass Drum)

1x SM 91 (Bass Drum)

7x SM57 (Snare 1 top/bottom, Snare 2, Tom 1-4)

3x AKG C1000S MK III anstatt MK40^[3] (HiHat, Overhead L/R)

3x XLR-Out (2x EPad, Bass; bei Saxophon, Trompete und

Posaune ist bereits ein Mikrofon vorhanden)

4x DI Box passiv (Git 1 L/R, Key L/R)

1x Beta 58 (Vocal Bass; bei Vocal Git ist bereits ein Mikrofon

vorhanden)

4x UHF Shure (Vocal 1-4)

4.1.2 DJ-Love

Der DJ der Veranstaltung nennt sich „DJ Love“. Wie bereits beschrieben ist das erforderliche Equipment auch hier im Technical Rider angegeben. Die benötigten Geräte sind:

DJ-Mixer: 2x Pioneer 800

Laufwerke: 2x Technics 1200-Mk2

CD-Decks: 2x Pioneer CDJ 2000

Fullrange Monitor 1x Nexo PS 15

Der Monitor muss rechts oben auf Kopfhöhe des DJ’s angebracht werden.

4.1.3 Aquarelos do Brasil

Die Sambatanzgruppe „Aquarelos do Brasil“ benötigt lediglich einen CD-Player um ihre Tanz Musik abspielen zu können. Dieser ist bereits im Technical Rider der Gruppe „BrassMachine“ enthalten und muss daher nicht zusätzlich gemietet werden. Desweiteren wird hier nicht ausdrücklich verboten, den CD-Player auch anderweitig verwenden zu dürfen, wie es beim Mischpult von „BrassMachine“ der Fall ist.

4.1.4 FoolPool

Die Animationstruppe „FoolPool“ benötigt für ihren Auftritt lediglich Mikrofone, da weder ein Technical Rider zur Verfügung gestellt, noch im Briefing weiteres erwähnt wird. Da die Gruppe dezentral auf der Bühne agieren wird und da die Darsteller als Animateure auftreten, kann man davon ausgehen, dass sie es begrüßen würden ihre Hände frei zu haben.

Um das gewährleisten zu können werden sogenannte Lavaliermikrofone eingesetzt, die optimal für eine unauffällige Anbringung sind. Sie werden oft bei Moderationen eingesetzt, können aber auch in diesem Fall verwendet werden. (Abbildung siehe Anhang).

Es werden 3 Lavaliermikrofone vom Typ CK97 benötigt. Für jedes Mitglied der Truppe eins.

4.1.5 Redner

Ähnlich wie bei der Animationsgruppe „FoolPool“ eignen sich für die Redner auch die Lavaliermikrofone. Man könnte auch zu drahtgebundenen Mikrofonen greifen, die den Vorteil haben, dass es zu keinen Signal-Überlagerungen kommt. Aber die Nachteile der aufwendigen Verkabelung und die eingeschränkte Bewegungsfreiheit überwiegen hier.^[4]

Somit kann das Rednerpult nach der letzten Rede abgebaut werden, ohne dass die gesamte Verkabelung für zum Beispiel Tischmikrofone entfernt werden müsste.

Die Lavaliermikrofone vom Typ CK97 werden wie bei „FoolPool“ gemietet. Dadurch, dass „FoolPool“ und die Redner nicht gleichzeitig auftreten, entsteht durch das Mieten von 7 Lavaliermikrofonen die Redundanz. Falls eines oder mehrere defekt sein sollten, sind noch ausreichend Mikrofone vorhanden.

4.1.6 Moderator

Der Moderator erhält ein drahtloses Handmikrofon damit dieser sich frei überall hinbewegen kann, falls dieser das beabsichtigen sollte. Hier wird das Shure Beta 58A genutzt. Dieses wird hauptsächlich für Gesang genutzt, kann aber auch für Reden oder Moderationen verwendet werden. Obwohl drahtlose Mikrofone tendenziell störanfälliger sind als drahtgebundene^[5], aber das Shure Beta 58A erhöht durch die Supernierencharakteristik, die Rückkopplungssicherheit.^[6]

Die Superniere ist eine spezielle Form der Hyperniere. Bei dieser wirkt der Schall von vorne und besitzt dadurch eine stärkere Richtwirkung. Dies wird vor allem bei Reden, Instrumenten, Messeständen und Produktpräsentationen eingesetzt.^[7]

Die „Nieren“ sind Konzepte der sogenannten Richtcharakteristik. Bei den Mikrofonen bedeutet das, dass

„die Membran [..] durch die im Schall ständig ändernde Differenz des Luftdrucks an vorderen und hinteren Schall-Einlassöffnungen des Korbes bewegt.“^[8]

Die Grafiken (siehe Anhang) zeigen den grafischen Unterschied der beiden.

[...]

^[1] Hogan: http://www.prosoundweb.com/article/print/maximizing_the_effectiveness_of_the_technical_rider, Zugriff v. 18.01.2013

^[2] Musikanlagenverleih, http://klamotten-klaus.de/index.html?d_5_000_Watt_PA_5_000_Watt_Buhnentonanlage_aktives_Front_PA_System_RCF_4_PRO947.htm, Zugriff v. 18.01.2013

^[3] Änderung muss mit dem Techniker abgesprochen werden

^[4] Vgl. Fürst WS 2012/13, 42

^[5] ebenda

^[6] Shure, http://www.shure.de/produkte/mikrofone/beta_58a, Zugriff v. 19.01.2013

^[7] Fürst WS 2012/13, 41

^[8] Conrad 2007, 181