Mobile EDV-gestützte Pflegedokumentation der Cymed AG im St. Marien-Hospital Düren

Inhalt

Vorwort

1. Projektbeschreibung

2. Firmen- und Themenbeschreibung
2.1 Firmenvorstellung
2.2 Aufgabenstellung

3. Planung, Ist-Analyse, Konzepterstellung
3.1 Planung..
3.1.1 Zeitplanung.
3.1.2 Planung der Vorgehensweise
3.2 Ist-Analyse
3.2.1 Kosten- Nutzenanalyse
3.3 Konzepterstellung..
3.3.1 Projektablauf (Teilziele) ..
3.3.2 Informationsbeschaffung.
3.3.3 Hardware: Auswahl und Installation..
3.3.4 Formularerstellung..
3.3.5 Personalschulungen..

4. Fazit

5. Quellenverzeichnis

6. Glossar.

Anhang.

Vorwort

Kostenreduzierung ist heutzutage eine unumgängliche Thematik eines jeden Unternehmens - im Gesundheitswesen mehr denn je.

Mit der Einführung der DRG im Rahmen der Gesundheitsreform nach Ulla Schmidt im Jahr 2004 stieg der Wettbewerb von deutschen Kliniken wie erwartet an. Ein jedes Krankenhaus kämpft seither zunehmend damit, kostendeckend zu wirtschaften und Betriebskosten zu senken bei einer gleichzeitigen Steigerung der Pflegequalität, um konkurrenzfähig zu bleiben. - Nur ein Traum der Geschäftsführung? Nicht unbedingt! Den ersten Ansatzpunkt bietet im Gesundheitswesen, wie in der Wirtschaft die Effizienzsteigerung der Arbeitszeit, in diesem Projekt durch Einsatz einer EDV-Softwarelösung.

Ein vollständig EDV-gestütztes Informationssystem zwischen einzelnen Fachbereichen in deutschen Krankenhäusern, aber auch zu anliegenden Arztpraxen, ist meist nur ansatzweise realisiert. Übergreifende IT-Lösungen finden sich in nur 60 Prozent aller Krankenhäuser, obwohl 86 Prozent aller Hospitäler in Deutschland schon Elemente eines Krankenhaus-Informations-System (KIS) einsetzen. Es besteht zunehmend Bedarf, diese Lücken restlos zu füllen, denn Lücken gleichen Unterbrechungen von Prozessketten, und Unterbrechungen bedeuten Arbeitszeit, welche sich in barem Geld messen lässt.

Dieses Projekt widmet sich der Optimierung des Prozesses Pflegeplanung und Dokumentation, sowie der Umsetzung im St. Marien-Hospital Düren, welche trotz KIS noch heute mit Stift und Papier erfolgt.

1. Projektbeschreibung

Mobile EDV-gestützte Pflegedokumentation der CyMED AG im St. Marien-Hospital Düren Dieses Projekt umfasst eine Kosten- / Nutzenanalyse, die Neuanschaffung von CyMED-kompatibler Hardware und deren Netzwerkanbindung am Patientenbett an eine bestehende, funktionstüchtige Accesspoint-Infrastruktur, die Erstellung eines digitalen Formulares auf Basis einer bereits erstellten GUIEingabemaske (QS-Bogen), die Softwareinstallation und Einrichtung der mobilen Endgeräte, sowie Personalschulungen zur Handhabung des neuen CyMED QS-Bogens.

2. Firmen- und Themenbeschreibung

2.1 Firmenvorstellung

Die St. Marien-Hospital Düren gGmbH bietet acht hauptamtlich geleitete Fachabteilungen, sowie eine Belegabteilung. Insbesondere mit den Fachabteilungen Kinderheilkunde und Geriatrie bietet sie der Versorgungsregion Düren eine über das Maß der Regelversorgung hinausgehende hochwertige medizinische Fachversorgung an. Das Leistungsspektrum der Kinderklinik wird durch das Sozialpädiatrische Zentrum (SPZ) und die Kinder- und Jugendpsychiatrie erheblich erweitert und ideal ergänzt.

Der geriatrischen Abteilung ist zur weiterführenden aktivierend-mobilisierenden Behandlung eine geriatrische Tagesklinik angegliedert. Im Bereich der Geburtshilfe bietet das St. Marien-Hospital den Patientinnen und Neugeborenen eine geburtshilfliche, neonatologische Schwerpunktklinik als einzige Einrichtung der Region.

Zur gesundheitlichen Vor- und Nachsorge von Patienten ist ein großes Gesundheitszentrum angeschlossen.

Das Krankenhaus hat sich seit je her auch der vielschichtigen und lebhaften Pflegeberufsausbildung verpflichtet gesehen. So gehören dem Schulzentrum eine Kinderkrankenpflegeschule, eine Krankenpflegeschule, sowie ein Fachseminar für Altenpflege an.

Neben einer hochwertigen medizinischen Leistung für die Patienten steht aber auch das Leitbild der Franziskanerinnen seit der Gründung am 1. Oktober 1876 "helfen, heilen und begleiten" immer noch im Mittelpunkt der täglichen Arbeit. Es ist Verpflichtung und nicht Widerspruch der sich als moderne Dienstleister verstehenden Mitarbeiter. Die über 130-jährige Tradition der sich langsam zurückziehenden Ordensschwestern wird so weitergeführt. Heute ist die "Caritas Trägergesellschaft West gGmbH (ctw)" Träger des Hauses.

Zahlen und Daten

Planbetten: 381

Planbetten Kinderklinik: 80

Planbetten Geriatrische Klinik: 54

Stationäre Patienten: 14.030 (Stand 2004) Ambulante Patienten: 28.595

Mitarbeiter: 452

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.2 Aufgabenstellung

Die von mir zu bewerkstelligende Aufgabe liegt in der Erstellung einer übersichtlichen KostenNutzenanalyse, sowie in der kleinschrittigen Umsetzung von der Theorie des CyMED KIS PflegePlus Moduls in die alltägliche Praxis.

Durch die Gegenüberstellung der Kosten wird aufgezeigt, dass durch den Einsatz von lückenloser, EDV- gestützter Pflegedokumentation auf einen Zeitraum nach Eingewöhnungs- und Akzeptanzphase des Pflegepersonals erhebliche Einsparmaßnahmen bzw. eine enorme Steigerung der Pflegequalität zu erreichen ist.

Durch die eigens kreierten Eingabemasken und Formulare, welche optimal an die vertrauten Papiervordrucke angeglichen werden, wird das Projekt schneller die nötige Akzeptanz der Benutzer gewinnen, was für den Erfolg im Alltagsgeschäft und für ein rentables Projekt entscheidend sein wird.

3. Planung, Ist-Analyse, Konzepterstellung

3.1 Planung

3.1.1 Zeitplanung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.1.2 Planung der Vorgehensweise

Die Planung der Vorgehensweise gestaltet sich wie folgt:

Es werden sämtliche Informationen aus dem St. Marien-Hospital Düren zusammengetragen, die sich auf die Pflegedokumentation mit Hauptaugenmerk auf die damit verbundenen Kosten, u.a. Materialien und Arbeitszeit, als auch auf den aktuellen alltäglichen Arbeitsprozess beziehen. Es folgt eine Sammlung von Informationen zum CyMED-Modul PflegePlus bezüglich der Systemvoraussetzungen und eventuellen Erfahrungswerten der Firma CyMED, sowie publizierten Berichten anderer Krankenhäuser betreffend geeigneter Hardware. Zusätzlich wird versucht aufzuschlüsseln, wie viel Lizenzkosten das Modul PflegePlus jährlich verursacht.

Nach Sichtung der gesammelten Informationen und deren Auswertung wird eine Auswahl der neuanzuschaffenden Hardware getroffen.

Im Anschluss wird eine Kosten- Nutzenanalyse durchgeführt, welche darauf zielt, alle kalkulierbaren Informationen zu berücksichtigen.

Den nächsten Schritt stellt die Installation von Software und Hardware dar. Diese beinhaltet die Erstellung des Formulars auf Grundlage der bereits gefertigten Eingabemaske und die Integration in die bestehende Accesspoint-Infrastruktur zwecks Anbindung an den CyMED-Server. Ist die Funktion im Praxisbetrieb sichergestellt, wird das Stationspersonal in kleineren Gruppen geschult und peu à peu an die EDV-gestützte Dokumentation herangeführt. Erfolgt die Dokumentation in der Pilotphase neben dem CyMED KIS noch parallel auf dem Medium Papier, wird nach der letzten Schulung des Stationspersonals, inklusive der Nachtwachen, die handschriftliche Dokumentation vollständig eingestellt und ausschließlich digital getätigt.

3.2 Ist-Analyse

Derzeit betreut die Pilotstation dieses Projekts 1.452 Fälle im Jahr (Stand 2006), dies bedeutet 1.452 zu schreibende Pflegedokumentationen. Aus der Pflegedokumentation erstellt die Pflegekraft eine Pflegeplanung, welche die auszuführenden Maßnahmen im Rahmen einer Woche von täglich 0.00 bis 24.00 Uhr für diesen Patienten beschreibt. Für diese Dokumentation benötigt eine Pflegekraft durchschnittlich 35min (0,58 Std.).

Die Dokumentation erfolgt auf Formularvordrucken (u. A. OP 180; 97,63€ / 1000 Stk.) der Optiplan GmbH aus Düsseldorf. Die Printkosten inkl. Papier für einen Schwarz/Weiß-Druck betragen 0,05 € / Seite (Leasingverträge mit der Firma Triumph-Adler). Nach der Genesung und Entlassung des Patienten besteht für jedes Hospital eine Aufbewahrungspflicht der Dokumentation aller Patientendaten für 30 Jahre, davon die ersten drei Jahre im eigenen Haus.

Das St. Marien-Hospital Düren verfügt über ein 450m² großes Archiv auf der sechsten Etage des Haupthauses und eine vernachlässigbar kleine Fläche auf der siebten Etage des Verwaltungsgebäudes für extrem sensible Patientenakten. Da die Kapazitäten des hauseigenen Archivs den anfallenden Patientenakten aus 30 Jahren jedoch bei Weitem nicht gerecht werden können, werden die Akten nach drei bis maximal vier Jahren in ein Archiv der Firma KOBUSCH in Münster ausgelagert.

Für diese Auslagerung arbeiten jährlich 2 Aushilfskräfte im Schreibdienst durchschnittlich drei Wochen zu je 38,5 Std./Woche für 7,70 Euro pro Stunde. Das Archiv kostet die St. Marien-Hospital gGmbH jährlich ca.

72.000,00 Euro und beherbergt momentan ca. 240.000 Akten. Die Einlagerung jeder neuen Akte kostet das Haus 0,102 Euro. Wird eine archivierte Akte angefordert, fallen Kosten in Höhe von 0,55 € pro Minute für die Recherche an. Die jährliche Durchschnittsrecherchezeit beläuft sich auf 4.460 Minuten, die Anzahl der zurückgeforderten Akten auf durchschnittlich 36 Stück. Die Aufwendungen in Form von innerbetrieblicher Arbeitszeitvergütung für rückläufige Patientenakten aus Münster und betriebsinterne Logistik lassen sich nicht in Zahlen fassen, sind aber angesichts der anfallenden jährlichen Archiv-Fixkosten zu vernachlässigen.

3.2.1 Kosten- Nutzenanalyse

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.3 Konzepterstellung

3.3.1 Projektablauf (Teilziele)

-Informationsbeschaffung der für die Kosten- Nutzenanalyse der Pflegedokumentation relevanten Daten
-Auswahl der für das Projekt geeigneten Hardware
-Kosten- Nutzenanalyse des Projekts
-Installation und Einrichtung der neuen Geräte
-Formularerstellung
-Schulung des Pflegepersonals

3.3.2 Informationsbeschaffung

Im ersten Schritt werden statistische Daten des Vorjahrs der ausgewählten Pilotstation gesucht. Begonnen wird mit der Zahl der behandelten Patienten auf dieser Station, im konkreten Fall die internistische Station 4 des St. Marien-Hospitals. Eine Mitarbeiterin aus dem Bereich der Patientenaufnahme liefert aus SAP heraus eine Liste aller stationären Fälle vom 01. Januar bis 31. Dezember 2006. (siehe Tabelle 1, Anhang) Die Summe der zu betrachtenden Patienten beläuft sich auf 1.452. Für die Kosten- Nutzenanalyse werden unter anderem die durchschnittlichen Lohngemeinkosten pro Stunde einer Pflegekraft benötigt. Die Personalleitung im Haus errechnet durchschnittlich anfallende Kosten in Höhe von 18,04 Euro pro Stunde. Um mit diesen Zahlen zu kalkulieren, wird die Pflegedirektion beauftragt einen Durchschnittswert für den Zeitaufwand pro Pflegedokumentation zur Verfügung zu stellen. Der Assistent der Pflegedirektion nennt eine benötigte Dauer von 35 Minuten. Diese 35 Minuten setzen sich zusammen aus der zehnminütigen Erfassung der individuellen Patientendaten, sowie der Formulierung und Verschriftlichung der Pflegedokumentation zum einen und den täglich durchzuführenden Pflegemaßnahmen zum anderen. Die Pflegedirektion des St. Marien-Hospitals rechnet damit, dass die Zeit für die EDV-gestützte Erfassung der individuellen Daten eines jeden Patienten der handschriftlichen Erfassung auf Optiplanbögen gleicht. Dieser Überlegung liegt das Faktum zugrunde, dass die Übergangszeit von der Eingewöhnung, an das neue Medium Notebook, bis hin zur Routinetätigkeit ausgeglichen wird, durch die geringeren zu dokumentierenden Informationen. Entfallende, sich wiederholende Informationen stellen z.B. Patientenname, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Hausarzt, und Einweisungsdiagnose dar, da diese bereits seit der Ankunft des Patienten an der Pforte bzw. der Patientenaufnahme im KIS hinterlegt sind. Neben den Personalkosten sind die Materialkosten für eine detaillierte Analyse entscheidend. Im bisherigen Verfahren fallen Kosten für die Formularvordrucke der Firma Optiplan (siehe Anlage 1, Anhang) an, welche durch das zu erstellende digitale Formular ersetzt werden. Die Leitung des medizinischen Sachbedarfs nennt den Kostenfaktor 97,63 Euro für 1000 Stück des Formulars OP 180. Die Stationsleitung der Station 4 bestätigt, dass ein Formular pro Patient benötigt wird. Für eine geeignete Kostengegenüberstellung wird der Wert eines schwarz/weiß bedruckten DinA4 Blattes benötigt. Der leitende EDV-Koordinator nennt 0,05 Euro als anfallende Druckkosten pro Blatt. Zur Archivierung einer jeden Patientenakte kommt bisher auf der Pilotstation eine Planettentasche (siehe Anlage 2, Anhang) zu einem Preis in Höhe von 9,61 Euro zum Einsatz, welche anteilig auf das zu ersetzende Formular herunterzurechnen ist. Zur Kostenerfassung der Auslagerung von Patientenakten vom hauseigenen Archiv in das Archiv der Firma Kobusch liefert die Buchhaltung Rechnungen aus dem Jahr 2006 (siehe Anlage 3, Anhang). Die Lohngemeinkosten für die betriebsinternen Aufwendungen in Form von Aushilfskräften im Schreibdienst zur Unterstützung bei der Archivierung stellt die Leitung der Personalabteilung bereit. Sie betragen 7,70 Euro. Die Hardwarevoraussetzungen für das Modul CyMED PflegePlus gehen auf Anfrage an support@cymed.de per E-Mail ein. Die Preise für die ausgewählte, neu anzuschaffende Hardware gehen ebenfalls per E-Mail vom DELL Vertriebsbeauftragten der CTW ein. Diese belaufen sich auf 1.125 Euro netto pro mobilem Gerät. Zur Vorlage und optimalen Umsetzung des neuen digitalen Formulars wird ein Original des Optiplan OP 180 Formulars von der Pflegedirektion zur Verfügung gestellt.

3.3.3 Hardware: Auswahl und Installation

Für den mobilen Einsatz bieten sich in der Regel PDAs an - in diesem Projekt scheint auf den ersten Blick ein Pocket-PC mit Microsoft Windows Mobile 2002/03 geeignet, da diese Geräte bereits in einem anderen Funktionsbereich auf allen Stationen des Hauses erfolgreich im Einsatz sind. CyMED bietet bisher jedoch leider keine Programmmodule für PDA Betriebssysteme, sondern ausschließlich für Microsoft Windows an. Es bleibt im mobilen Bereich also die Wahl zwischen Notebooks oder Tablet-PCs. Da das Krankenhaus vor Einführung der Pocket-PCs im Bereich der Wunschmenüerfassung negative Erfahrungen mit Tablet-PCs sammelte und eine Tastatur separat des Touchscreens in Hinblick auf den Hauptaspekt, der Texteingabe, praktikabler ist, fällt die Wahl zwischen diesen beiden Alternativen leicht. Es wird der Einsatz von zwei Notebooks beschlossen.

Die Systemvoraussetzungen für eine CyMED-Client-Workstation sind offiziell nicht durch CyMED definiert. Sinnvoll ist selbstredend ein PC, auf dem das Betriebssystem stabil, zuverlässig und schnell, bei ausreichend Ressourcen für Applikationen läuft. Im St. Marien-Hospital Düren wird Microsoft Windows XP Professional als Standard-OS auf allen Workstations eingesetzt.

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