Kommunikationskonzept "Uni Bewegt" der Universität Heidelberg

Inhalt

Kommunikations-Konzept

Ausgangslage „Uni bewegt“ (Kommunikationsproblem)

Auswertung der Befragung der potentiellen Teilnehmer/Innen
Fragestellug
Vorgehensweise
Ergebnisse
Fazit

Ziele des Kommunikationskonzepts (Problemlösungsvorschlag)

Zielgruppen
Zielgruppen der lehrenden und wissenschaftlichen Einrichtungen
Universitätsklinikum
Lage der Einrichtungen
Universitätsverwaltung
Dezernate
Stabs- und Geschäftsstellen
Lage der Einrichtungen
URZ
Mensen
Zwischenfazit
Mindmap - Zielgruppen

Positionierung

Kommunikative Leitidee

Kommunikationswege

Auszubildende
Dozenten/Professoren
Hausmeister
Reinigungspersonal
Technischer Dienst
Verwaltungsmitarbeiter
Wissenschaftliche Mitarbeiter
Beschäftigte der Mensen
Beschäftigte der Bibliotheken

Kommunikationsmittel
Medium: Homepage
Medium: E-Mail
Medium: Plakate
Medium: Werbe-/ Infotage
Medium: Mund-zu-Mund Informationen
Medium: Ansprechpartner an Instituten
Medium: Facebook
Medium: Flyer/Handzettel
Medium: Twitter

Maßnahmen

Zeitplanung/Meilensteine

Umsetzung des Kommunikationskonzepts

Projektplan: Kommunikationskonzept "Uni bewegt"

Fazit

Kommunikations-Konzept

- nach Schmidbauer und Knödler-Bunte^[1] -

Steht man am Anfang einer Kommunikationsplanung ist das Konzept Mittelpunkt der Arbeit. Das Konzept verbindet strategische sowie kreative Ansatzpunkte für eine kommunikationspolitische Lösung zielgerichtet mit der Organisation der Instrumente und Ressourcen, die zum Einsatz kommen sollen.

Die Kommunikationskonzeption ist letztlich ein Planungspapier, das methodisch entwickelt und übersichtlich gegliedert ist. Im engeren Sinne sollte es immer auch aus der Perspektive des Marketings betrachtet werden, da die schriftlich ausgearbeitete Konzeption eine Angebots- oder beinahe auch Verkaufsbroschüre darstellt, die ein Leistungsangebot für eine Kommunikationsaufgabe mit möglichst stringenten Argumenten in attraktivem Erscheinungsformat enthält.

Das übergeordnete Ziel eines Konzepts ist es, eine Brücke zwischen Kommunikationsproblem und Problemlösung zu bilden. Die Aufgabenstellung ergibt sich aus dem vorliegenden Kommunikationsproblem des Auftraggebers, welches möglichst wirksam und effizient gelöst werden sollte.

Konkrete Inhalte eines Kommunikationskonzepts sind im Allgemeinen beispielsweise Folgende:

- strategische Wege und Netze für die Kommunikation aufbauen,
- situationsspezifische griffige Kommunikationslösungen finden,
- praktische Handlungsoptionen ausarbeiten, vergleichen und bewerten,
- die personellen und finanziellen Ressourcen berücksichtigen und deren Einsatz optimieren,
- Entscheidungsprozesse vorbereiten und strukturieren,
- Risiken vermeiden oder minimieren.

Ausgangslage „Uni bewegt“ (Kommunikationsproblem)

Im Rahmen des Landesprogramms „Gesundheitsmanagement in der Landesverwaltung“ bringt die Universität Heidelberg ihre Beschäftigten seit 2011 durch verschiedene Maßnahmen in Bewegung.

Unter dem Titel „Uni bewegt“ bietet die Universität Heidelberg verschiedene Programme zur betrieblichen Gesundheitsförderung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Heidelberg und Mannheim an. Zum einen gibt es den sogenannten „PausenExpress“, bei dem die Teilnehmer unter Anleitung von Übungsleitern Mobilisations-, Kräftigungs- und Entspannungsübungen am Arbeitsplatz durchführen. Zum anderen bietet das Angebot „Schritt für Schritt zu mehr Bewegung“ die Möglichkeit, sein tägliches Bewegungspensum zu ermitteln und zu verbessern. Es gibt Gesundheitsworkshops, in denen gemeinsam mit den eigenen Kollegen Wege gefunden werden, wie man seine schlechten Gewohnheiten am Arbeitsplatz wirksam verbessert und sich somit auch Ressourcen für mehr gesundheitliche Potentiale am Arbeitsplatz erarbeitet. Bei den Gesundheitschecks haben die Mitarbeiter der Universität die Möglichkeit, an einer persönlichen Gesundheits- und Fitnessanalyse teilzunehmen. Darüber hinaus bietet das Programm von „Uni bewegt“ sogenannte „Gesundheitszirkel“ an, in denen die gesundheitliche Situation am Arbeitsplatz analysiert wird, und gemeinsam mit den Kollegen nach Verbesserungsmöglichkeiten gesucht wird. Zuletzt können sich Interessierte für verschiedene Präventionskurse wie Yoga, Aquafitness oder Nordic Walking anmelden.

Viele dieser Programme haben in der Evaluation dieses Jahres herausragend abgeschnitten. Von 330 Befragten Teilnehmern bewerteten 260 die Angebote von „Uni bewegt“ mit „sehr gut“, 64 davon mit „gut“. (Jahresevaluation „Uni bewegt“ 2012, ISSW Heidelberg) Verwunderlich ist deshalb, dass die Teilnehmerquote im letzten Jahr deutlich gesunken ist.

Eine mögliche Ursache hierfür ist eine falsche oder unzureichende Kommunikation zwischen „Uni bewegt“ und den Mitarbeitern der Universität Heidelberg. So kann es sein, dass die E-Mails, die über den Verteiler des Personalrats verschickt worden sind, nicht von allen gelesen worden sind oder die Flyer, die ausgeteilt wurden, nicht beachtet worden sind.

Auswertung der Befragung der potentiellen Teilnehmer/Innen

Fragestellung

Warum nehmen Mitarbeiter nicht an den "Uni bewegt"-Programmen teil? Inwiefern ist "Uni bewegt" überhaupt bei Mitarbeitern der Universität Heidelberg bekannt? Welche Programme werden wahrgenommen?

Vorgehensweise

Aufsuchen ausgewählter Institute (Medizinische Fakultät, Geographie, Mathematik, Universitäts-Bibliothek Neuenheim, Psychologie, Bildungswissenschaften) und stichprobenartige Befragung der Mitarbeiter (insgesamt: 75 Befragte) mittels eines halb-strukturierten Interviews:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Ergebnisse

Von den 75 Befragten kannten 59 Mitarbeiter das Programm "Uni bewegt".

41 Mitarbeiter nehmen am "Uni bewegt"-Programm teil. Das beliebteste Programm ist der “PausenExpress“ (38). Daneben wurde auch noch die Teilnahme am Yogakurs genannt (2) sowie das Krafttraining für Mitarbeiter (1).

18 Mitarbeiter kennen das "Uni bewegt“-Programm, haben jedoch kein Interesse an einer Teilnahme. Gründe für die Nicht-Teilnahme waren Folgende: keine Zeit (5), langweilig (5), genügend eigener Sport in der Freizeit/im Verein (16), Mittagspause wird zum Entspannen genutzt, sportliche Betätigung dementsprechend zu anstrengend (2), kein Grund (4).

16 Mitarbeiter kennen das "Uni bewegt"-Programm nicht.

Als Gründe dafür wurde die Tatsache genannt, dass die Informationen, die per Mail oder als Flyer über die Übungsleiter verteilt wurden, nicht gelesen werden. Dies hängt damit zusammen, dass täglich eine Vielzahl von Informationen verschiedener Institutionen gesendet wird und zu wenig Zeit besteht, diese zu lesen.

Auffällig war, dass viele der Mitarbeiter Interesse an dem "Uni bewegt"-Programm geäußert haben. In Zukunft können sie sich vorstellen an einem Gesundheitsprogramm teilzunehmen. Vor allem der Gesundheits-Check und das Schrittzähler-Programm stießen auf Zuspruch.

Fazit

Das "Uni bewegt"-Programm ist bei einem Großteil der Mitarbeitern bekannt und wird gut angenommen. Die Nicht-Teilnahme ist häufig darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeiter sich in Ihrer Freizeit viel bewegen. Die in der Freizeit aktiven Mitarbeiter sollten vermehrt auf Programme wie den "Gesundheitscheck" oder Entspannungsprogramme aufmerksam gemacht werden. Häufig sind jedoch nicht alle Facetten des Gesundheitsförderungs-programms bekannt.

Der Bekanntheitsgrad von "Uni bewegt" sollte daher in Zukunft gesteigert werden.

Ziele des Kommunikationskonzepts (Problemlösungsvorschlag)

Erinnern wir uns kurz noch einmal an die in der Einleitung genannte „allgemeine“ Zielsetzung: „Das übergeordnete Ziel eines Konzepts ist es, eine Brücke zu bilden zwischen Kommunikationsproblem und Problemlösung. Die Aufgabenstellung ergibt sich aus dem vorliegenden Kommunikationsproblem des Auftraggebers, welches möglichst wirksam und effizient gelöst werden sollte.“

Das hier vorliegende Kommunikationsproblem ist eine fehlende bzw. falsche Kommunikation zwischen „Uni bewegt“ und den Mitarbeitern der Universität Heidelberg. Um dieses Problem zu lösen, müssen neue Kommunikationswege geschaffen werden, um jeden Mitarbeiter der Universität mit dem richtigen, ihm angemessenen Kommunikationsmittel zu erreichen. Um diese Aufgabe bestreiten zu können, müssen die gesamten Mitarbeiter zuerst in Kategorien eingeteilt werden, da es viele verschiedene Arbeitsbereiche an der Universität gibt. Folglich sollen danach alle möglichen, realistischen Kommunikationsmittel gefunden werden, damit am Schluss jeder Mitarbeiter mit dem für ihn sinnvollsten Kommunikationsmittel angesprochen wird.

Folgende Arbeitsbereiche der Universität sollen mit dem Kommunikationskonzept „Uni bewegt“ erreicht werden:

- Auszubildende
- Hausmeister
- Dozenten/Professoren
- Putzfrauen
- Technischer Dienst
- Verwaltungsmitarbeiter
- Wissenschaftliche Mitarbeiter
- Beschäftigte der Bibliotheken

Um die verschiedenen Tätigkeitsbereiche der Mitarbeiter der Universität Heidelberg zu erreichen, kann auf folgende Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden:

- Homepage
- Newsletter/E-Mail
- Flyer/Infobroschüren
- Artikel in der Universitätszeitschrift „Ruperto Carola“
- Soziale Netzwerke (Facebook, Twitter etc.)
- Informationstage
- Institutsaushang/Infoplakat
- Persönlicher Kontakt
- Intranet

Zielgruppen

Die Universität Heidelberg gliedert sich in verschiedene Organe, die zum größten Teil direkt an die Universität angegliedert sind, des Weiteren gibt es aber auch Institutionen, deren Träger nicht die Universität alleine ist. Es ist dementsprechend zwingend, verschiedene Kommunikationsstrategien herauszuarbeiten.

Zentrales Interesse der Uni bewegt-Konzeption kommt hierbei natürlich den charakteristischsten Organen der Universität zu, ihrer Fakultäten und Institute. Insgesamt verfügt die Universität über zwölf Fakultäten aus den Bereichen Natur-, Geistes-, Wirtschafts- und Sozialwissenschaft, so wie je einer medizinischen Fakultät in Heidelberg und in Mannheim. Die Gesamtzahl der Institute und Seminare beläuft sich auf über 110, die über ganz Heidelberg (und teilweise auch Mannheim, z.B. ziti) verteilt sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 1. Übersicht der universitären Fakultäten mit ihrer Einordnung in Wissenschaftsbereiche^[2]

Neben diesen originären Einrichtungen verfügt der Universitätskomplex aber auch über eine Vielzahl anderer, nicht oder nur beschränkt lehrender Einrichtungen. Dazu gehören neben dem mächtigen Verwaltungsapparat, das Universitätsrechenzentrum, die Bibliotheken und der Komplex Universitätsklinikum Heidelberg-Mannheim, der in enger Zusammenarbeit mit den medizinischen Fakultäten als riesiger Arbeitgeber besteht.

Ferner dürfen auch die verschiedenen wissenschaftlichen Einrichtungen nicht ignoriert werden, die zwar der Universität angegliedert sind, aber nicht oder nur begrenzt zu bestimmten Fakultäten gerechnet werden können, da sie häufig einen interdisziplinären Forschungsauftrag verfolgen und durch Personal aus verschiedenen Fachbereichen vertreten werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab.2. Liste der wissenschaftlichen Einrichtungen2

Die detaillierte Aufzählung der einzelnen Einrichtungen und der Berücksichtigung ihrer Forschungsgebiete ist von großer Bedeutung, da dies Aufschluss über die dort beschäftigten Personengruppen gibt, an die sich die einzelnen Kommunikationsstrategien schließlich richten sollen.

Zielgruppen der lehrenden und wissenschaftlichen Einrichtungen

Wie oben erwähnt, sollen sich die einzelnen Kommunikationsstrategien nach den verschiedenen Personengruppen richten, die in den einzelnen Einrichtungen beschäftigt werden. Natürlich wird es nahezu unmöglich sein, jedes Beschäftigungsverhältnis einer jeden Universität gesondert zu erfassen, daher sollen aus den vielen Einrichtungen mehr oder weniger homogene Gruppen gebildet werden, in denen vermutlich ähnliche Arbeitsbedingungen herrschen, bzw. ähnliche Berufe ausgeführt werden.

Gewisse Personengruppen sind natürlich Einrichtungsübergreifend anzutreffen. Dazu gehören

- Reinigungspersonal
- Hausmeister
- EDV Angestellte
- Verwaltungsangestellte

die ebenso wie sie verschiedenen Arbeitsbelastungen ausgesetzt sind, auch über differenzierte Kommunikationswege erreicht werden müssen.

Ferner sind natürlich auch Professoren, wissenschaftliche Mitarbeiter, Lehrbeauftragte und Doktoranden in allen Einrichtungen vertreten, unterscheiden sich aber mit großer Wahrscheinlichkeit je nach Aufgabengebiet in Arbeitsbelastung und -bedingungen. Diesen Aspekt gilt es vor allem in der Planung möglicherweise spezifischer Interventionen zu berücksichtigen und sollte auch für die Kommunikation von Informationen im Hinterkopf behalten werden, selbst wenn hierbei keine nennenswerten Unterschiede zwischen den Instituten auszumachen wären.

Neben dieser „Standardbesetzung“ gibt es auch Personengruppen, die sich auf bestimmte Fachbereiche beschränken.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab.3. Besondere Personengruppen

[...]

^[1] vgl. Klaus Schmidbauer und Eberhard Knödler-Bunte, „Konzepte entwickeln und präsentieren“, University-Press UMC Potsdam, 2004

^[2] Quelle: www.uni-heidelberg.de