Einführungskonzept für neue Angestellte am Beispiel einer öffentlichen Verwaltung


Diplomarbeit, 2011
50 Seiten, Note: 5.5 (in der Schweiz)

Leseprobe

1. Inhaltsverzeichnis

2. Abkürzungsverzeichnis / Hinweis auf Verzicht der doppelten Ansprache

3. Tabellen- und Abbildungsverzeichnis

4. Zusammenfassung

5. Ausgangslage und Problemstellung
5.1 Ausgangslage
5.2 Problemstellung

6. Zielsetzung der Arbeit und Abgrenzungen
6.1 Zielsetzung der Arbeit (nach dem Prinzip SMART)
6.2 Abgrenzungen

7. Methodisches Vorgehen

8. Umsetzung
8.1 Fragebogen, Erhebung des IST-Zustandes
8.1.1 Erstellung des Fragebogens
8.1.2 Auswertung des Fragebogens
8.2 GAP-Analyse
8.2.1 Definition GAP-Analyse
8.2.2 Durchführung der GAP-Analyse
8.2.3 Zielerreichung (Schliessung der Ziellücke)
8.3 Modellierung des Hauptprozesses, unterteilt in drei Teilprozesse
8.3.1 Vorgehensweise
8.3.2 Teilprozess 1: Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
8.3.3 Teilprozess 2: Der erste Arbeitstag
8.3.4 Teilprozess 3: Vom zweiten Tag bis zum Ablauf der Probezeit
8.3.4 Erläuterung zum Hauptprozess und den Teilprozessen
8.4 Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen für den Gemeinderat

9. Ausblick

10. Selbständigkeitserklärung

11. Literatur-, Quellen- und Internetverzeichnis
11.1 Literatur- und Quellenverzeichnis
11.2 Internetverzeichnis

12. Anhang

2. Abkürzungsverzeichnis / Hinweis auf Verzicht der doppelten Ansprache

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Hinweis auf Verzicht der doppelten Ansprache

Hinweis an die Leserinnen und Leser dieser Diplomarbeit:

In vielen Texten werden Frauen und Männer getrennt angesprochen. Oft leidet darunter die Flüssigkeit und Verständlichkeit des Textes. Aus diesem Grund wird in dieser Diplomarbeit auf die doppelte Ansprache verzichtet.

3. Tabellen- und Abbildungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Bei sämtlichen erstellten Grafiken, Tabellen und Abbildungen handelt es sich um selbsterstellte, also „eigene Grafiken“. Aus Gründen der Flüssigkeit und Verständlichkeit des Textes wurde darauf verzichtet, dies bei jeder einzelnen Darstellung aufzuführen.

4. Zusammenfassung

Die Auswahl und Einarbeitung von qualifiziertem Personal ist mit hohen Kosten und viel Aufwand verbunden. Es ist sehr erstaunlich, dass ein Arbeitgeber in einer öffentlichen Verwaltung, mit über 100 Angestellten, weder über einen Einführungsprozess, noch über ein Einführungskonzept verfügt. Die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter geschieht somit teilweise unsystematisch und ist sehr stark von der jeweiligen Abteilungsleitung abhängig.

Gerade die Einführung und die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen haben einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg seiner zukünftigen Arbeit, die Länge seiner Beschäftigung und seine Identifikation mit dem Unternehmen.

Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, ein Einführungskonzept zu erarbeiten.

Dabei wird zuerst der IST-Zustand mittels eines Umfragebogens erhoben. Bei diesem Umfragebogen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich anonym zu ihrem Start zu äussern. Die Auswertung dieses Fragebogens bildet die Basis für die anschliessende GAP-Analyse.

Mit diesem Instrument aus dem strategischen Controlling wird der Soll-Zielwert definiert und mit dem IST-Zustand abgeglichen.

Das Ergebnis der GAP-Analyse wird für die Modellierung des Einarbeitungsprozesses verwendet. Der Einarbeitungsprozess wird in drei Teilprozesse unterteilt:

Teilprozess 1 Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag

Teilprozess 2 Der erste Arbeitstag

Teilprozess 3 Vom zweiten Tag bis zum Ablauf der Probezeit

Damit in Zukunft nach diesem Einführungskonzept gearbeitet wird, muss der Gemeinderat dieser Umsetzung zustimmen. Aus diesem Grund wird in dieser Arbeit ebenfalls die Vorbereitung für den Gemeinderatsbeschluss erarbeitet.

Als weiteres Ergebnis dieser Diplomarbeit entsteht ein Dossier (Einführungsprozess neuer Mitarbeiter), welches allen Abteilungsleitern abgegeben wird. Dieses bildet das Gerüst und die Wegleitung für den neuen, systematischen und zielgerichteten Einführungsprozess.

5. Ausgangslage und Problemstellung

5.1 Ausgangslage

Informationen über die Gemeinde Birsfelden:

Birsfelden liegt eingebettet zwischen Hardwald, Rhein und Birs auf einer Höhe von 259 m.ü.M.Auf einer überschaubaren Fläche spielt sich hier an der Mündung der Birs ein lebhaftes Miteinander ab. Rund 10'500 Menschen aus über 80 Nationen lebenhier, in einer der urbansten Gemeinden des Kantons Basel-Landschaft.

Die Wege sind kurz in Birsfelden. Wohnungen und Häuser an guten Wohnlagen, Einkaufsmöglichkeiten, Schulen und Naherholungsgebiete liegen in unsererGemeinde dicht beieinander. Vielfältige und altersgerechte Freizeit-, Sport- und Kulturangebote machen Birsfelden lebens- und liebenswert.

Naherholungsgebiete an Rhein und Birs sind zu Fuss oder mit dem Velo in kürzester Zeit erreichbar. Von Birsfelden in die Stadt nach Basel ist es nur einenKatzensprung über die Birs.Auch die weitere Umgebung wie Deutschland und Frankreich oder die Jurahöhen sind in greifbarer Nähe - bei schönem Wetter sieht man bis zum Feldberg undweit in Richtung Elsass und Leimental.

Birsfelden ist die jüngste Gemeinde des Baselbiets. Erst im Jahre 1875 trennte sich Birsfelden von der Nachbargemeinde Muttenz und erhielt dieSelbständigkeit zugesprochen. Mit grossem Selbstbewusstsein und unter Beibehaltung des eigenen Charakters hat sich das Dorf von einst zur modernenVorstadtgemeinde weiterentwickelt.

Untrennbar mit der Gemeinde verbunden ist der Birsfelder Hafen. Schiffe aus ganz Europa legen im Rheinhafen an und verströmen einen Hauch von Fernweh.Birsfelden ist eine wichtige Drehscheibe im internationalen Gütertransport und für die Landesversorgung der Schweiz.Die Gemeinde Birsfelden unterstützt Gewerbetreibende, die mit ihrem Handwerk und spezialisierten Angeboten zum Wohlbefinden der Bevölkerung beitragen unddas Einkaufen vor Ort ermöglichen. Und damit die Einwohnerinnen und Einwohner sich jederzeit sicher und zu Hause fühlen können, verfügt die Gemeinde übereine schlagkräftige Feuerwehr und eine eigene Gemeindepolizei.

(www.birsfelden.ch, Portrait, 2011)

Informationen über den Autor:

Nach dem KV bei der Schweizerischen Post und der anschliessenden kaufmännischen Berufsmatura erfüllte ich mir meinen „Bubentraum“ und absolvierte im Jahr 2004 die Polizeischule der Polizei Basel-Landschaft. Von 2005 bis 2008 arbeitete ich während vier Jahren für das Team des Polizeipostens Birsfelden und war Mitglied bei der nautischen Bootseinheit SE Taifun. Im Jahr 2008 entschloss ich mich dazu, das berufsbegleitende Studium zum Dipl. Betriebswirtschafter/HF aufzunehmen und wechselte zur Gemeindepolizei Birsfelden. Nur dank diesem Wechsel war es mir aufgrund der regelmässigen Arbeitszeiten möglich, das Studium in Angriff zu nehmen.

Im Jahr 2009 wurde ich zum Stellvertreter der Abteilung Sicherheit ernannt und im Jahr 2010 übernahm ich die Leitung der Abteilung Sicherheit zuerst ad interim und einige Monate später definitiv. Ich leite die Abteilung Sicherheit inkl. der Gemeindepolizei und bin Fachbereichsleiter der Abteilung Verkehr (Verkehrssicherheit und Tag- und Nachtparking). Zur Abteilung Sicherheit gehören die Gemeindepolizei, die Feuerwehr, der Zivilschutz, der Gemeindeführungsstab, das Marktwesen und die Arbeitssicherheit.

Im Jahr 2011 wurde ich zum Gemeindeverwalter Stv. ernannt und leite zurzeit zusammen mit dem Abteilungsleiter Finanzen die Gemeindeverwaltung ad interim.

5.2 Problemstellung

An meinem ersten Arbeitstag musste ich feststellen, dass mein Eintritt ungenügend organisiert war. Von einigen Arbeitskollegen, aus völlig unterschiedlichen Abteilungen, erfuhr ich, dass der Start vielerorts ebenfalls nicht ganz reibungslos geklappt hat.

Die Gemeinde Birsfelden verfügt weder über ein Einführungskonzept für neue Mitarbeiter, noch über einen einheitlichen Einführungsprozess.

Ich möchte meine Diplomarbeit dazu nutzen, diesen Umstand zu ändern und ein Einführungskonzept für neue Mitarbeiter der Gemeinde Birsfelden entwerfen.

Für jeden neuen Mitarbeiter kann der zukünftige Job in der ersten Phase mit Stress verbunden sein. Nicht selten ist davon ebenfalls das private Umfeld betroffen. Ein neuer Job bedeutet in den meisten Fällen ein neuer Lebensabschnitt und eine neue Herausforderung. Es können Ängste wie, bin ich dieser Herausforderung gewachsen, oder werde ich von meinem zukünftigen Team überhaupt aufgenommen, entstehen.

Somit kann eine Zeit der Verunsicherung auftreten. Genau in dieser Zeit kann die Gemeinde Birsfelden als zukünftiger Arbeitgeber mit wenig Aufwand viel erreichen. Wenn genau in dieser Zeit der Verunsicherung im Briefkasten des neuen Angestellten ein Dossier mit viel klärenden Informationen eintrifft oder wenn in dieser Zeit der Abteilungsleiter telefonisch mit dem zukünftigen Angestellten Kontakt aufnimmt, um nachzufragen, ob es zur Zeit noch offene Fragen gibt, kann dies die Unsicherheit dämmen oder im Optimalfall die Vorfreude steigern.

Bereits am ersten Arbeitstag und während der Probezeit können mit vielen einfachen Mitteln die Weichen für eine tolle, langjährige Zusammenarbeit gestellt werden.

Der erste Eindruck ist oft ein bleibender und dieser kann auch nur schwer revidiert werden. Wenn der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag vom Abteilungsleiter persönlich in Empfang genommen wird und einen toll organisierten ersten Arbeitstag erlebt, wird dieser sicher positiver in Erinnerung bleiben, als wenn noch nichts organisiert war und der ganze Tag improvisiert werden musste.

Zusammen mit dem ersten Arbeitstag bilden die ersten Wochen in einem neuen Unternehmen die Grundlage für den Erfolg oder Misserfolg der zukünftigen Arbeit.

Deshalb sollte auch die Einführungsarbeit für den Abteilungsleiter nicht bereits nach dem ersten Arbeitstag zu Ende sein. Der Abteilungsleiter soll den Einführungsprozess auch weiterhin begleiten und beobachten; selbst dann, wenn ein „Götti“ für die Einarbeitung bestimmt wurde.

Das Ergebnis dieser Diplomarbeit, ein Dossier für die Abteilungsleiter, soll somit ein Gerüst und eine Wegleitung für den ganzen Einführungsprozess für neue Angestellte darstellen.

6. Zielsetzung der Arbeit und Abgrenzungen

6.1 Zielsetzung der Arbeit (nach dem Prinzip SMART)

Ich möchte diese Diplomarbeit dazu nutzen, ein Einführungskonzept für neue Angestellte der Gemeinde Birsfelden zu entwickeln. Das Ziel wird nach dem Prinzip SMART formuliert.

Festgelegte Ziele sind:

Spezifisch = (konkret auf ein erwünschtes Ergebnis bezogen)

Messbar = (durch Zahlen, Daten, Fakten und andere Kriterien überprüfbar)

Attraktiv = (motivieren und anregend, sie setzten Energien frei)

Realistisch = (in der vorgegebenen Zeit erreichbar, aber gleichzeitig auch herausfordern)

Terminiert = (mit einem festen Erledigungsdatum versehen)

(Duden Projektmanagement, 2011, S. 7)

Ziel für meine Arbeit nach dem Prinzip SMART:

Mit dieser Diplomarbeit soll ein nachhaltiger Nutzen für die Gemeindeverwaltung Birsfelden entstehen. Das Ziel ist in ein Haupt- und ein Sub-Ziel unterteilt:

Hauptziel:

Nach Rücksprache mit dem Personaldienst und den Abteilungsleitern erarbeite ich bis zum 31.08.2011 einen Einführungsprozess für neue Angestellte.

Die Diplomarbeit bildet dabei die Entscheidungsgrundlage für den Gemeinderat.

Sub-Ziel:

Der Gemeinderat beschliesst, das erarbeitete Einführungskonzept und den Einführungsprozess für neue Angestellte der Gemeinde Birsfelden per 01.01.2012 einzuführen. Sämtliche neuen Angestellten, welche den Arbeitsvertrag nach dem 01.01.2012 unterzeichnet haben, werden nach diesem Konzept eingearbeitet.

6.2 Abgrenzungen

Folgende Punkte werden in dieser Diplomarbeit nicht behandelt:

- Ein Einarbeitungskonzept speziell für Lehrlinge
- Ein Einarbeitungskonzept für Kaderangestellte
- Ein Einarbeitungskonzept für das Reinigungspersonal

7. Methodisches Vorgehen

Fragebogen, Erhebung des IST-Zustandes

Sämtliche Angestellte der Gemeinde Birsfelden erhalten einen Fragebogen. Die Mitarbeiter sollen anonym die Möglichkeit erhalten, Fragen zu Ihrem Start bei der Gemeinde Birsfelden zu beantworten.

Der Fragebogen wird sowohl offene wie auch geschlossene Fragen enthalten. Das Ziel ist es, möglichst viele Fakten und Daten zu sammeln und diese zu analysieren. Grosses Interesse gilt, was die Mitarbeiter in den ersten Tagen und Wochen als negativ, störend oder verbesserungswürdig empfunden haben.

GAP-Analyse

Es wird eine GAP-Analyse durchgeführt.

Die GAP-Analyse ist ein Instrument aus dem strategischen Controlling. Dieses Modell wird angewendet, um die IST-Situation, welche mittels des Fragebogens ermittelt wird, mit der

Soll-Situation zu vergleichen. Das Ergebnis der GAP-Analyse wird für die Modellierung des Einarbeitungsprozesses verwendet.

Modellierung des Hauptprozesses, unterteilt in drei Teilprozesse

Hauptprozess Einarbeitungsprozess à dargestellt als Prozessablauf

Teilprozess 1 Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag

Erstellung einer Checkliste

Teilprozess 2 Der erste Arbeitstag

Erstellung einer Checkliste

Teilprozess 3 Vom zweiten Tag bis zum Ablauf der Probezeit

Erstellung einer Checkliste

Für die Darstellung der Prozesse wird die Software DiPP verwenden, da sämtliche Prozesse der Gemeindeverwaltung Birsfelden seit dem Jahr 2010 mit dieser Software erfasst werden.

Sämtliche erfassten Prozesse und Checklisten sollen am Schluss ein einziges Dossier ergeben, welches den Abteilungs- und Teamleitern als Stütze und Wegleitung dienen soll.

Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen für den Gemeinderat

Erstellung des Gemeinderatsbeschlusses gemäss den Vorgaben des Gemeinderates. Dem Gemeinderatsbeschluss wird eine Kopie dieser Diplomarbeit beigelegt.

Beschliesst der Gemeinderat dieses Konzept anzunehmen, werden sämtliche neuen Angestellten, welche den Arbeitvertrag nach dem 01.01.2012 unterschreiben, nach diesem Konzept eingearbeitet.

Dossier Einführungsprozess neuer Mitarbeiter

Als weiteres Ergebnis dieser Diplomarbeit entsteht ein Dossier (Einführungsprozess neuer Mitarbeiter), welches allen Abteilungsleiter abgegeben wird. Dieses bildet das Gerüst und die Wegleitung.

Schulung der Abteilungsleiter

Beschliesst der Gemeinderat das Konzept anzunehmen, erhalten die Abteilungsleiter eine Schulung. Darin werden das Konzept, der Einführungsprozess und das Dossier (Einführungsprozess neuer Mitarbeiter) vorgestellt und erklärt.

8. Umsetzung

8.1 Fragebogen, Erhebung des IST-Zustandes

8.1.1 Erstellung des Fragebogens

Der Glaube, ein Fragebogen sei im Nu gestrickt, ist ein Irrtum.

(Dr. S. Kirchhof, Dr. S. Kunt, P. Lipp, S. Schlawin, 2010, S. 19)

Die Mitarbeiter sollen die Möglichkeit erhalten, mittels eines Fragebogens ihre Meinung zu ihrem Start bei der Gemeinde Birsfelden zu äussern.

Das Ziel ist es, möglichst viele Fakten und Daten zu sammeln und diese zu analysieren. Der Fragebogen soll den IST-Zustand repräsentieren und somit die Grundlagen für die

GAP-Analyse bilden.

Damit beim Fragebogen ein möglichst hoher Rücklauf verzeichnet werden kann, und damit die Auswertung die gewünschten Ergebnisse liefert, muss ein systematischer Aufbau sowie eine geeignete Frageform und Antwortmöglichkeit gewählt werden.

Für den Aufbau des Fragebogens wurde folgendes Vorgehen gewählt:

- Der Fragebogen ist chronologisch konzipiert
- Der Fragebogen soll klar strukturiert sein
- Der Fragebogen ist in Themenschwerpunkte unterteilt
- Der Fragebogen soll sowohl geschlossene wie auch offene Fragen enthalten
(Dr. S. Kirchhof, Dr. S. Kunt, P. Lipp, S. Schlawin, 2010, S. 19-22)
- Der Fragebogen soll anonym ausgefüllt werden können
- Es soll eine Beteiligungsquote von 70-90% erreicht werden
- Es soll eine gerade Anzahl Antwortmöglichkeiten vorhanden sein, damit ein Ausweichen auf den goldenen Mittelweg nicht möglich ist

(M. Hermann, C. Pifko, 2009, S. 156-160)

Entstanden ist ein Fragebogen mit 17 Fragen. Dieser kann in max. 10 Minuten ausgefüllt werden und ist in drei Teilbereiche aufgeteilt. Der Fragebogen kann völlig anonym abgegeben werden.

[...]

Ende der Leseprobe aus 50 Seiten

Details

Titel
Einführungskonzept für neue Angestellte am Beispiel einer öffentlichen Verwaltung
Note
5.5 (in der Schweiz)
Autor
Jahr
2011
Seiten
50
Katalognummer
V266958
ISBN (eBook)
9783656577218
ISBN (Buch)
9783656577171
Dateigröße
2025 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
Schlagworte
Einführungskonzept, Neue Mitarbeiter, Öffentliche Verwaltung, Gemeindeverwaltung, Gemeinde, Erster Arbeitstag, Konzept, Mitarbeiter, Einführung
Arbeit zitieren
Samir Stroh (Autor), 2011, Einführungskonzept für neue Angestellte am Beispiel einer öffentlichen Verwaltung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/266958

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Einführungskonzept für neue Angestellte am Beispiel einer öffentlichen Verwaltung


Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden