Die Auswahl und Einarbeitung von qualifiziertem Personal ist mit hohen Kosten und viel Aufwand verbunden.
Die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter geschieht häufig unsystematisch und ist sehr stark von der jeweiligen Abteilungsleitung abhängig.
Gerade die Einführung und die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen haben einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg seiner zukünftigen Arbeit, die Länge seiner Beschäftigung und seine Identifikation mit dem Unternehmen.
Das Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, ein Einführungskonzept zu erarbeiten.
Dabei wird zuerst der IST-Zustand mittels eines Umfragebogens erhoben. Bei diesem Umfragebogen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich anonym zu ihrem Start zu äussern.
Die Auswertung dieses Fragebogens bildet die Basis für die anschliessende GAP-Analyse. Mit diesem Instrument aus dem strategischen Controlling wird der Soll-Zielwert definiert und mit dem IST-Zustand abgeglichen.
Das Ergebnis der GAP-Analyse wird für die Modellierung des Einarbeitungsprozesses verwendet. Der Einarbeitungsprozess wird in drei Teilprozesse unterteilt:
Teilprozess 1 Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
Teilprozess 2 Der erste Arbeitstag
Teilprozess 3 Vom zweiten Tag bis zum Ablauf der Probezeit
Als weiteres Ergebnis dieser Diplomarbeit entsteht ein Dossier (Einführungsprozess neuer Mitarbeiter), welches allen Abteilungsleitern abgegeben wird. Dieses bildet das Gerüst und die Wegleitung für den neuen, systematischen und zielgerichteten Einführungsprozess.
Inhaltsverzeichnis der Arbeit
5. Ausgangslage und Problemstellung
5.1 Ausgangslage
5.2 Problemstellung
6. Zielsetzung der Arbeit und Abgrenzungen
6.1 Zielsetzung der Arbeit (nach dem Prinzip SMART)
6.2 Abgrenzungen
7. Methodisches Vorgehen
8. Umsetzung
8.1 Fragebogen, Erhebung des IST-Zustandes
8.1.1 Erstellung des Fragebogens
8.1.2 Auswertung des Fragebogens
8.2 GAP-Analyse
8.2.1 Definition GAP-Analyse
8.2.2 Durchführung der GAP-Analyse
8.2.3 Zielerreichung (Schliessung der Ziellücke)
8.3 Modellierung des Hauptprozesses, unterteilt in drei Teilprozesse
8.3.1 Vorgehensweise
8.3.2 Teilprozess 1: Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
8.3.3 Teilprozess 2: Der erste Arbeitstag
8.3.4 Teilprozess 3: Vom zweiten Tag bis zum Ablauf der Probezeit
8.3.4 Erläuterung zum Hauptprozess und den Teilprozessen
8.4 Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen für den Gemeinderat
9. Ausblick
Zielsetzung und Themenfelder
Das Hauptziel dieser Diplomarbeit besteht darin, einen systematischen Einführungsprozess für neue Angestellte der Gemeindeverwaltung Birsfelden zu entwickeln und als Entscheidungsgrundlage für den Gemeinderat aufzubereiten, um die Mitarbeiterintegration nachhaltig zu verbessern.
- Analyse des IST-Zustands mittels Mitarbeiterbefragung
- Durchführung einer GAP-Analyse zur Identifikation von Optimierungspotenzialen
- Modellierung eines strukturierten Hauptprozesses in drei Teilphasen
- Erstellung praxisnaher Checklisten für Abteilungs- und Teamleiter
- Vorbereitung eines Gemeinderatsbeschlusses zur Implementierung des neuen Konzepts
Auszug aus dem Buch
8.3.2 Teilprozess 1: Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
Schon vor dem ersten Arbeitstag kann die Gemeinde Birsfelden als Arbeitgeber punkten. Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, folgen meist einige Monate bis zum Stellenantritt. Diese Zeit soll genutzt werden, um die ersten Weichen zu stellen. Sämtliche Aufgaben, welche in diesem Zeitraum bereits erledigt werden können, sollten getätigt werden. Bereits in dieser Phase gilt es mögliche Fehlerquellen zu vermeiden. Das Horrorszenario in dieser Phase könnte folgender massen aussehen: Der neue Mitarbeiter erhält in der Zeit zwischen der Vertragsunterschrift und dem erstem Arbeitstag weder Informationen über die Gemeinde, noch einen Willkommensbrief mit Angabe von Zeit und Ort des Arbeitsbeginns des ersten Arbeitstages.
Folgende Punkte müssen in der Zeit von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag erfüllt werden:
- Überprüfung oder Erstellung des Stellenbeschriebes
- Versenden Willkommensbrief inkl. folgenden Informationen:
o Datum und Uhrzeit des ersten Arbeitstages
o Ansprechpartner
o Parkmöglichkeit (Anmeldungsformular für eine Pendlerparkkarte)
o Personalreglement
o Formulare von der Personaladministration
- Einrichtung des Arbeitsplatzes:
o Überprüfung / Beschaffung des Mobiliars
o Grundausstattung an Arbeitsmitteln zusammenstellen
o Evtl. Bekleidung bestellen (Gemeindepolizei, Werkhof, Wasserversorgung)
o Schlüssel / Badge bestellen
Zusammenfassung der Kapitel
5. Ausgangslage und Problemstellung: Dieses Kapitel stellt die Gemeinde Birsfelden vor und begründet die Notwendigkeit der Arbeit durch die festgestellten Mängel im bisherigen, unsystematischen Einführungsprozess.
6. Zielsetzung der Arbeit und Abgrenzungen: Hier werden die Ziele nach dem SMART-Prinzip definiert und abgegrenzt, welche Personengruppen nicht in das neue Konzept fallen.
7. Methodisches Vorgehen: Beschreibt die Herangehensweise über eine Umfrage, eine GAP-Analyse sowie die Prozessmodellierung mit einer spezifischen Software.
8. Umsetzung: Der umfangreichste Teil der Arbeit, welcher die Erhebung des IST-Zustands, die GAP-Analyse, die detaillierte Prozessmodellierung und die Vorbereitung für den Gemeinderat umfasst.
9. Ausblick: Formuliert die nächsten notwendigen Schritte wie den Gemeinderatsbeschluss und die geplante Schulung der Führungskräfte.
Schlüsselwörter
Einführungskonzept, Gemeindeverwaltung, Birsfelden, Mitarbeiterintegration, Einarbeitung, Prozessmodellierung, GAP-Analyse, Fragebogen, Personalmanagement, Gemeinderat, Checkliste, Arbeitszufriedenheit, Probezeit, Führungskräfte, Personalprozess.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Es geht um die Entwicklung eines strukturierten Einführungskonzepts für neue Angestellte bei der Gemeindeverwaltung Birsfelden, da bisher ein einheitlicher Prozess fehlte.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Themen umfassen Personalmanagement, Prozessoptimierung, strategische Planung (GAP-Analyse) sowie die konkrete Gestaltung des Onboardings in öffentlichen Verwaltungen.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die Erarbeitung eines Einführungsprozesses, der von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit reicht, um die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit neuer Mitarbeiter zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Der Autor nutzt eine IST-Zustandsanalyse mittels anonymer Umfrage, gefolgt von einer GAP-Analyse zum Vergleich mit dem Soll-Zustand und einer anschliessenden Prozessmodellierung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil erfolgt die Erhebung und Auswertung der Umfragedaten, die Durchführung der GAP-Analyse und die detaillierte Ausarbeitung der drei Teilprozesse des Einarbeitungskonzepts.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Einführungskonzept, Mitarbeiterintegration, Gemeindeverwaltung, Prozessmodellierung und Personalmanagement.
Warum ist ein strukturierter Einführungsprozess für eine Verwaltung wichtig?
Ein strukturierter Prozess senkt die Unsicherheit bei neuen Mitarbeitern, steigert die Identifikation mit dem Arbeitgeber und stellt sicher, dass alle administrativen und organisatorischen Aufgaben einheitlich erfüllt werden.
Welchen Stellenwert nimmt die GAP-Analyse in diesem Konzept ein?
Sie dient als strategisches Controlling-Instrument, um die Ziellücke zwischen dem aktuellen Stand der Mitarbeiterzufriedenheit und dem angestrebten Zielwert von 90% im Jahr 2016 messbar zu machen.
Was passiert, wenn der Gemeinderat das Konzept annimmt?
Es folgt eine verbindliche Einführung für alle neuen Angestellten ab dem 01.01.2012, begleitet von einer Schulung der Abteilungsleiter und der Nutzung eines standardisierten Dossiers.
- Citation du texte
- Samir Stroh (Auteur), 2011, Einführungskonzept für neue Angestellte am Beispiel einer öffentlichen Verwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/266958
