Planung und Realisierung eines unternehmensweiten Intranets mithilfe eines geeigneten Content-Management-Systems

mit besonderem Schwerpunkt auf die für die KTQ-Zertifizierung notwendige TQM Dokumentation


Praktikumsbericht / -arbeit, 2006
56 Seiten, Note: 1,0

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Einleitung

1. Content-Management-Systeme im Allgemeinen
1.1. Der Content-Lebenszyklus
1.2. Was zeichnet ein Content-Management-System aus?

2. Rahmenbedingungen im HBK
2.1. Inhaltliche Rahmenbedingungen
2.2. Personengruppen und bisheriger Bearbeitungsweg der Dokumente

3. Open Source Software
3.1. Open Source Software im Praktikum
3.2. TYPO3
3.2.1. Was ist TYPO3?
3.2.2. System-Anforderungen von TYPO3
3.2.3. Bedienerfreundlichkeit für Redakteure
3.3. Wiki – „das etwas andere Content-Management-System“
3.3.1. Was ist ein Wiki?
3.3.2. System-Anforderungen von Wiki
3.3.3. Bedienerfreundlichkeit für Redakteure

4. Einsatz von TYPO3 und Mediawiki für die Intranet-Lösung

5. Mediawiki als klinikinternes Qualitätsmanagementhandbuch
5.1. Allgemein
5.2. Komponenten / Funktionen von Mediawiki
5.2.1. Suche
5.2.2. Darstellung der Inhalte / Design
5.2.3. Organisation von Inhalten
5.2.4. Benutzerhierarchie / Berechtigungssystem
5.2.5. Navigation

6. Editor
6.1. Erweiterung des FCKEditors

7. Vorgehensweise der Erstellung eines neuen Eintrags

A. Titelblatt (bisher)

B. TQM-Eingabeformular

C. Integration des Editors in die Mediawiki Software

D. Erweiterung des FCKEditors um das Signature-Plug-In

E. Auszug aus dem Stylesheet main.css

F. Glossar

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Ein geschachteltes Template-Konstrukt und dazugehörige Objekt-Hierarchie

Abbildung 2 HBK-Portal (TYPO3)

Abbildung 3 TQM-Handbuch (Mediawiki)

Abbildung 4 Hauptseite des TQM-Handbuchs

Abbildung 5 Bearbeiten-Seite mit FCKEditor und Eingabeformular zum Erstellen und Verändern von Inhalten

Abbildung 6 Beispiel eines Inhaltsverzeichnisses

Abbildung 7 Nutzer-System

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Einleitung

Das Intranet des HBK liegt bislang in Form von mehreren hundert einzelnen, durch symbolische Links verbundene (Word-) Dokumente vor, welche in einem Verzeichnisbaum im Windows-Explorer abgelegt sind. Die Pflege der Seiten des Qualitätsmanagement-Handbuches ist sehr aufwändig, denn die Mitarbeiter finden nur relativ mühsam den Weg zu einem Dokument: der Suchende muss vorab in bestimmten Dateien nachschauen, welche jeweils nach diversen Stichworten oder Nummern, die sich auf ein QMH-Dokument beziehen, geordnet sind und gelangt erst dort über einen entsprechenden Link zum eigentlichen Dokument.

Nicht nur die Suche und ebenso das Erstellen eines neuen Eintrags gestaltet sich als sehr unflexibel, das gesamte System in sich wirkt äußerst unübersichtlich, in dem auch die so genannten „toten Links“ keine Seltenheit sind.

Langfristig sollte also eine andere Lösung angestrebt werden: mit Hilfe eines Content-Management-Systems (CMS) kann man die Erstellung und Verwaltung der Dokumente für die Mitarbeiter wesentlich vereinfachen.

Die folgenden Seiten befassen sich mit Content-Management-Systemen und den Anforderungen, die an ein Content-Management-System im Rahmen des HBK gestellt werden.

Später wird konkret auf das CMS TYPO3 und das Wiki Mediawiki, mit welchen das Intranet realisiert wurde, eingegangen. Beide Systeme werden in Grundzügen vorgestellt, wobei sich anschließend auf die Beschreibung der Umsetzung des Qualitätsmanagement-Handbuchs mithilfe des Wikis beschränkt wird.

1. Content-Management-Systeme im Allgemeinen

Content-Management-Systeme dienen dazu, den Inhalt einer Website oder auch von anderen Informationsangeboten bequem verwalten zu können.

Der Begriff Content-Management-System setzt sich folgendermaßen zusammen:

Content ist Information die eine Repräsentationsform hat, welche die Wahrnehmung durch einen Rezipienten (Leser, Hörer, Betrachter) ermöglicht. Wichtig ist in diesem Zusammenhang noch der Begriff der Assets. Dies sind die einzelnen Elemente, aus denen Content später besteht. Dabei handelt es sich in der Regel um einfachen Text, aber auch um Bilder, Video oder andere Medienformate.

Content-Management ist die Verwaltung von elektronischen Inhalten in einem Unternehmen. Dies beinhaltet die Erstellung und Änderung, Verwaltung, Bereitstellung, Kontrolle und Archivierung von Inhalten.

Unter Content-Management-System versteht man ein System, welches bei den Aufgaben

des Content-Management unterstützend wirken soll. Dies betrifft alles, was mit der Verwaltung von Inhalten in Bezug auf den Content-Lebenszyklus zusammenhängt. Häufig wird mit dem Begriff Content-Management-System auch ein so genanntes Web-Content-Management-System (WCMS) gemeint. Dieses System erfüllt die gleichen Aufgaben wie ein gewöhnliches CMS, ist jedoch auf die Zielplattformen Internet, Extranet und Intranet zugeschnitten.

Die Präsentation (und oftmals auch Erstellung/Änderung) erfolgt bei WCMS über den Browser.

1.1. Der Content-Lebenszyklus

Informationen durchlaufen nach dem theoretischen Ansatz des Content-Lebenszyklus fünf Phasen. Diese Abschnitte bestehen aus Erstellung, Kontrolle, Freigabe, Publikation und Archivierung.

Inhalte erstellen

In der ersten Phase des Content-Lifecycles werden von den einzelnen Redakteuren verschiedene Assets erstellt, aus denen der Content der späteren Seite bestehen soll. Dieser Content kann auf zwei Arten generiert werden. Zum Einen wird er redaktionell von einem Autor erstellt, und zum Anderen aus schon vorhandenen

Dokumenten, zum Beispiel aus den eigenen Archiven zusammengestellt.

Kontrollieren und freigeben

In dieser Phase geht es um die Kontrolle der in der ersten Phase erstellten Assets auf inhaltliche und gestalterische Korrektheit. Die Prüfung geschieht entweder direkt durch den Ersteller oder in der Regel durch einen hierarchisch aufgebauten Freigabeworkflow. Hierbei müssen die Assets durch einen oder mehrere autorisierte Personen kontrolliert werden. Sind die Inhalte korrekt, so werden sie freigegeben und zum Publizieren weitergereicht. Andernfalls müssen sie von den Redakteuren nochmals überarbeitet werden.

Publizieren

Hier werden die in der vorherigen Phase freigegebenen Inhalte in das entsprechende Format, welches abhängig von der Publikationsform ist, gebracht und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Archivieren

Informationen, welche nicht mehr aktuell sind, müssen auf irgendeine Art und Weise archiviert werden, da beim einfachen Löschen diese Informationen für immer verloren gehen und nicht mehr für Recherchezwecke zur Verfügung stehen würden. Man unterscheidet hierbei zwischen öffentlicher Archivierung, bei der die Daten weiterhin für jedermann zur Verfügung stehen und interner Archivierung.

1.2. Was zeichnet ein Content-Management-System aus?

In diesem Kapitel werden einige wesentliche Merkmale von CMS erläutert.

Trennung von Inhalt und Design

Große Vorteile in Bezug auf den Lebenszyklus einer Webseite bringt die Teilung in die zwei Grundbestandteile mit sich. Zuerst wird das Design erstellt, erweitert oder relauncht, ohne dass anschließend der Inhalt extrahiert und erneut eingefügt werden müsste. Diese Trennung wird mit Hilfe eines Template-Systems realisiert. Ein Template enthält in der Regel den HTML-Code, der allgemein das Layout einer Webseite beschreibt (z.B. bei einfachen CMS anklickbare Überschriften, Nachrichten usw.)

Eine Seite, die ein Benutzer auf seinem Web-Browser betrachtet, wird intern in einer Objekthierarchie gespeichert, deren Bestandteile wiederverwendbar sind. Das kann so aussehen wie in Abbildung 1 auf der nächsten Seite.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Ein geschachteltes Template-Konstrukt und dazugehörige Objekt-Hierarchie

Im Beispiel sieht man, wie das main-Template in einer Ebene verschiedene Untertemplates aufruft. Das Hauptbereich-Template enthält nochmals drei Untertemplates, die verschiedene Newskategorien aufnehmen können. Der Redakteur kann hier die einzelnen Nachrichten bearbeiten und muss sich um den aufwändigen HTML-Rahmen nicht kümmern.

Zugriffsbeschränkung

Benutzern können Rollen und Berechtigungen zugewiesen werden, wodurch die unautorisierte Veränderung von Inhalten effektiv verhindert wird.

Häufige Beispiele für die Rollen sind:

- Anonymer Benutzer: Besucher einer Webseite (ohne Authentifizierung)
- Redakteur: Berechtigt Artikel zu schreiben
- Chefredakteur: Berechtigt Artikel zu schreiben und freizugeben
- Administrator: Vollzugriff auch auf Benutzerverwaltung

Einfache Content-Produktion

Mit Hilfe einer grafischen Benutzeroberfläche ist es Redakteuren möglich, ohne

Programmierkenntnisse zu besitzen, Texte zu schreiben, Bilder und Multimedia-

Daten einzufügen.

Workflow

Content-Management-Systeme basieren auf den einzelnen Stufen des Content-Lebenszyklus.

Für den sinnvollen Einsatz eines Workflow-Systems ist eine ausgefeilte Benutzerverwaltung mit Berechtigungen und Rollen notwendig.

Standortunabhängigkeit

Die Pflege der Seiten, also das Erstellen oder Bearbeiten des Contents, muss nicht von einem bestimmten Rechner oder Ort aus geschehen. Meist genügt hierfür ein Webbrowser.

Automatische Navigations-Generierung

Die Navigation wird zum Beispiel auf Basis der Seitenstruktur automatisch erstellt.

Modulare Erweiterungen

Um den Funktionsumfang eines CMS zu vergrößern, bieten diese meist einen Modulmanager, mit dem es möglich ist z.B. Foren, Umfragen, Shops, Applikationen, Suchfunktionen und News-Management einfach in das laufende System zu implementieren.

Just in time

Die Publikation von Content ist zeitgenau steuerbar. Inhalte können im Hintergrund vorbereitet werden und zu einem vorgegebenen Zeitpunkt automatisch frei geschaltet werden.

Die Intention zur einfachen und schnellen Pflege und Verwaltung von Inhalten auf einer Webseite lässt sich auch auf die Verwaltung eines Intranets übertragen. Die meisten Inhalte können mit den gleichen Techniken für den innerbetrieblichen Informationsfluss

genutzt werden. Im Idealfall werden sämtliche Daten über ein CMS verwaltet und es entsteht ein leicht aktuell zu haltendes Netzwerk von Informationen und Dokumenten. Dabei werden die Daten und Dokumente strukturiert abgelegt und können so später einfacher gefunden werden.

2. Rahmenbedingungen im HBK

2.1. Inhaltliche Rahmenbedingungen

- Seitenumfang: im Qualitätsmanagement-Handbuch (oder auch TQM-Handbuch) des HBK gibt es ca. 500 (Word-) Dokumente. Diese Qualitätssicherungsmaßnahmen werden durch ein einheitliches Titelblatt (siehe Anlage A) erfasst, geordnet, archiviert und allen Mitarbeitern des HBK zur Verfügung gestellt und umfassen im Wesentlichen Arbeitsabläufe, Dienstanweisungen, Materialienübersichten, Richtlinien, geprüfte Qualität, ...
- Verschiedene Personen (bzw. Bereiche) sind für die Bearbeitung der Dokumente zuständig. In Kapitel 2.2. werden die Personengruppen sowie der bisherige Bearbeitungsweg genauer betrachtet.
- Programmier- und/oder HTML-Kenntnisse der HBK-Mitarbeiter sind verschieden ausgeprägt. Die meisten redaktionellen Mitarbeiter verfügen über wenig bis kein technisches Hintergrundwissen.
- „Im Krankenhaus muss alles schnell gehen.“ Vor allem medizinisches Personal wird nicht die Zeit haben, sich erst lange in den Umgang mit einem Content-Management-System einzuarbeiten. Eine Möglichkeit zur intuitiven und schnellen Bearbeitung der Inhalte ist daher ein Muss-Kriterium.
- Schreibrechte sollen nur an berechtigte Personen verteilt werden. Das erfordert eine genaue Benutzerauthentifizierung und ein Berechtigungs-System.
- HBK-weites Layout für Corporate Identity, d.h. einheitliches Erscheinungsbild (z.B. HBK-Logo, Farben). Die Verwendung von Templates ist also obligatorisch für alle Webseiten, damit das Design vom Inhalt weitestgehend unabhängig ist.

2.2. Personengruppen und bisheriger Bearbeitungsweg der Dokumente

Ziel des QMH ist: Jeder Mitarbeiter des Klinikums kann sich über die in den einzelnen Bereichen angewendeten Qualitätssicherungsmaßnahmen informieren. Erfahrungen und Ideen können nachgenutzt werden; dadurch Zeiteinsparung und Verbesserung der interdisziplinären Zusammenarbeit.

Es gibt mehrere Personen, die mit den Inhalten des Qualitätsmanagement-Handbuchs zu tun haben:

1. Ersteller: Das HBK hat ca. 1300 Mitarbeiter, davon 450 mit E-Mail. Alle Nutzer können TQM-Berichte erstellen und diese bearbeiten.
2. Kontrolleure (zuständige Bereichskontrolleure): kontrollieren Berichte der Ersteller auf inhaltliche Richtigkeit
3. Freigeber: ist für die Veröffentlichung der kontrollierten TQM-Berichte zuständig

Die bisherige Struktur des TQM-Handbuchs gestaltet sich im Laufwerk G nach folgendem Aufbau:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die bisherige Vorgehensweise der Erstellung eines neuen Eintrags läuft folgendermaßen ab:

1. Qualitätssicherungsmaßnahmen erstellen
2. Titelblatt aus Intranet herunterladen
3. Titelblatt vom Ersteller ausfüllen (Titel, Hauptstichwort vorschlagen, Anzahl der Blätter (Titelblatt wird nicht mit gezählt!), maximal 5 Stichwörter vorschlagen, unter Standort als 1. Bereich, dann Intranetadresse angeben, Gliederungspunkte, Inhaltsverzeichnis und wenn möglich Stand pro Gliederungspunkt aufführen, Felder Erstellt und Freigegeben ausfüllen
4. So ausgefülltes Titelblatt per Intranet (Email) an OA Taubner schicken. (verantwortlich: Ersteller)
5. Nach Ausfüllen aller Felder Rücksendung an Ersteller (verantwortlich OA Taubner)
6. Titelblatt wird vom Ersteller ausgedruckt und vom Ersteller und vom Freigeber unterschrieben. Unterschriebenes Titelblatt per Post an OA Taubner. Erst dann wird Titelblatt in das Intranet eingegeben. (verantwortlich OA Taubner) Unterschriebenes Titelblatt wird dann im QMH – Standort Bibliothek – aufbewahrt. Auch in der Bibliothek Möglichkeit der Einsichtnahme.

- Möglichkeiten der Suche einer Qualitätssicherungsmaßnahme:

- in einem Bereich
- nach Hauptstichwort
- nach Stichwort(en)
- nach Dokumentennummer

Der Markt an CMS-Lösungen wird immer größer. Die Liste reicht vom kostenlosen

[...]

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Details

Titel
Planung und Realisierung eines unternehmensweiten Intranets mithilfe eines geeigneten Content-Management-Systems
Untertitel
mit besonderem Schwerpunkt auf die für die KTQ-Zertifizierung notwendige TQM Dokumentation
Hochschule
Westsächsische Hochschule Zwickau, Standort Zwickau  (Physikalische Technik / Informatik)
Veranstaltung
Medizinische Informatik
Note
1,0
Autor
Jahr
2006
Seiten
56
Katalognummer
V268393
ISBN (eBook)
9783656594031
ISBN (Buch)
9783656594000
Dateigröße
979 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Intranet, Content Management System, CMS, Typo3, Wiki, Krankenhaus, KTQ, Total Quality Management, TQM
Arbeit zitieren
Susann Schultz (Autor), 2006, Planung und Realisierung eines unternehmensweiten Intranets mithilfe eines geeigneten Content-Management-Systems, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/268393

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