Die Prozesskostenrechnung. Grundlagen, Verfahrensweisen, Einsatz

Inhaltsübersicht

1 Grundlagen
1.1 Einführung in die Thematik
1.2 Die Stellung der Prozesskostenrechnung im System der betrieblichen Kostenrechnung
1.3 Die Prozesskostenrechnung
1.3.1 Das Wesen der Prozesskostenrechnung
1.3.2 Ziele der Prozesskostenrechnung
1.3.3 Aufgabenfelder der Prozesskostenrechnung
1.3.4 Abgrenzung zu Activity Based Costing
1.4 Einsatzfelder von ABC und PKR

2 Systematik und Vorgehensweise
2.1 Faktoren der Prozesskostenrechnung
2.1.1 Prozess
2.1.2 Kostentreiber
2.1.3 Prozesskosten
2.2 Vorgehensweise
2.2.1 Auswahl der einzubeziehenden Bereiche und Festlegung des Projektzieles
2.2.2 Tätigkeitsanalyse und Aufstellung einer Prozesshierachie
2.2.3 Bestimmung prozessbezogener Kostentreiber
2.2.4 Ermittlung der Prozesskosten je Teilprozess
2.2.5 Ermittlung der Prozesskostensätze je Teilprozess
2.2.6 Hauptprozessverdichtung
2.2.7 Kalkulation mit Prozesskostensätzen
2.3 Die Funktionen-Prozess-Matrix

3 Einsatzmöglichkeiten der Prozesskostenrechnung
3.1 Prozesskosten in der Kalkulation
3.1.1 Voraussetzung und Wirkung
3.1.2 Kalkulation mit Prozesskosten
3.1.3 Effekte der prozessbezogenen Kalkulation
3.1.4 Variantenkalkulation
3.2 Prozesskosten in der Deckungsbeitragsrechnung
3.3 Prozesskosten als Kostenplanungs- und Steuerungsinstrument

4 Beispiel zur Prozesskostenstellenrechnung
4.1.1 Auswahl der einzubeziehenden Bereiche und Festlegung des Projektzieles
4.1.2 Tätigkeitsanalyse und Aufstellung einer Prozesshierachie
4.1.3 Bestimmung prozessbezogener Kostentreiber
4.1.4 Ermittlung der Prozesskosten je Teilprozess
4.1.5 Ermittlung der Prozesskostensätze je Teilprozess
4.1.6 Hauptprozessverdichtung
4.1.7 Kalkulation mit Prozesskostensätzen

5 Fazit und Weiterentwicklung

6 Anhang

Anlage 1: Abbildungsverzeichnis

Anlage 2: Abkürzungsverzeichnis

Anlage 3: Literaturverzeichnis

1 Grundlagen

1.1 Einführung in die Thematik

Die traditionellen Ansätze des Rechnungswesens gehen auf die 20er Jahre des vorigen Jahrhunderts zurück. Zu dieser Zeit des Industriezeitalters galt das Prinzip der Massenproduktion. Heute, im Jahr 2004, sind fast alle Märkte „Käufermärkte“, d.h. der Kunde bestimmt, welche Eigenschaften ein Produkt haben muss. Die Unternehmen fertigen nicht für einen homogenen Markt, sondern individuell nach Kundenwunsch, was viele Produktvarianten bedeutet.

Durch die Veränderung der Kostenstrukturen verloren die existierenden Kostenrechnungssysteme zunehmend an Aussagekraft. Grund dafür ist der gestiegene Anteil der Gemeinkosten an den Herstellungskosten. Dadurch verschärfte sich das Problem der Zurechnung von Kosten auf die Kostenträger. Hinzu kommt eine Verschiebung der Kosten von der Produktion zu den vor- und nachgelagerten Bereichen (z.B. F&E, Produktionsplanung, Logistik, Vertrieb, Kundenservice), auch indirekte Bereiche genannt.

Die ausgeprägte Globalisierung und die Neustrukturierung der Märkte haben zu einer enormen Erhöhung der Wettbewerbsintensität geführt. Eine detaillierte Kenntnis der eigenen Produktkosten ist existenziell. Die Produktkosten reichen aber heute allein als Informationsbasis zu Kostensenkungsmaßnahmen nicht aus. Kostenreduktionen können nur dann erfolgreich sein, wenn vorher die Abläufe (Prozesse) im Unternehmen und insbesondere die Kostenzusammenhänge (Kostentreiber) klar erkannt werden.

Die Unternehmen sind heute viel stärker auf Prozesse ausgerichtet, das bestands- und aufbauorientierte Denken tritt in den Hintergrund. Anzeichen hierfür ist das Produktionsmanagement (z.B. Just-in-Time, Qualitätsmanagement) und das Finanzmanagement (z.B. Kapitalflussrechnung).

Aus oben genannten Gründen entstand eine zunehmende Distanz zwischen Theorie und Praxis. Um diese Distanz überwinden zu können, wurden neue Instrumente entwickelt, wie z.B. die Prozesskostenrechnung^[1], die Wertanalyse oder das Target Costing.

Die auf Vorgänge in der Produktion zugeschnittenen Kostenrechnungssysteme, wie z.B. die Deckungsbeitragsrechnung oder die Grenzplankostenrechnung, sind nicht in der Lage, Gemeinkosten indirekter Vorgänge den Produkten verursachungsgerecht zuzuordnen. Die in der Zuschlagskalkulation unterstellte Prämisse der Proportionalität von Gemeinkosten in Bezug zu den Einzelkosten vernachlässigt die bei inhomogener Material-, Produkt-, Auftrags- oder Vertriebsstruktur unterschiedlich hohe spezifische Leistungsinanspruchnahme.^[2]

1.2 Die Stellung der Prozesskostenrechnung im System der betrieblichen Kostenrechnung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Stellung der Prozesskostenrechnung im System der betrieblichen Kosten- rechnung (eigene Darstellung)

Die Prozesskostenrechnung (PKR) ist, wie in Abbildung 1 zu erkennen ist, kein völlig neues und eigenständiges Kostenrechnungssystem, sondern vielmehr eine andere Variante der bekannten Vollkostenrechnung. Sie kann, wie die traditionelle Vollkostenrechnung auch, in drei Schritten durchgeführt werden:^[3]

1. Kostenartenrechnung: Zuordnung der Kosten direkt (Einzelkosten) oder indirekt (Gemeinkosten).
2. Kostenstellenrechung: Stellt fest, in welchen Kostenstellen die einzelnen Kostenarten entstanden sind.
3. Kostenträgerrechnung: Sie stellt mittels einer Kalkulation fest, wie viel Kosten auf die einzelnen Kostenträger (Produkte, Produktgruppen) entfallen.

1.3 Die Prozesskostenrechnung

1.3.1 Das Wesen der Prozesskostenrechnung

Der Ansatz der Prozesskostenrechnung (PKR) bezieht sich vor allem auf die indirekten Bereiche und versucht, dort eine ähnliche Kostenerfassung der Tätigkeiten vorzunehmen, wie die traditionellen Verfahren in den produktiven Bereichen. Das heißt, die Planungs-, Steuerungs- und Kontrolltätigkeiten werden in Teilfunktionen zerlegt und die dabei anfallenden Kosten erfasst. Die daraus abgeleiteten Kosteneinflussgrößen werden ermittelt sowie quantifiziert und können somit Grundlage für eine beanspruchungsgerechtere Kostenzuordnung auf Kostenträger werden.^[4]

Durch eine entsprechende Auswertung kann die PKR strategische Produkt- und Produktionsentscheidungen unterstützen und Potenziale für die Optimierung von Unternehmensprozessen aufzeigen.^[5]

1.3.2 Ziele der Prozesskostenrechnung

Die PKR hat folgende Ziele^[6]:

- Die Gemeinkostenbereiche kostenmäßig transparent und damit steuerbar zu machen.
- Abteilungsübergreifende Prozesse (Hauptprozesse) und deren Einflussgrößen (Kostentreiber) zu identifizieren und kostenmäßig bewertbar zu machen.
- Teilprozesse in einzelnen Kostenstellen und Abteilungen zu analysieren und zu Hauptprozessen zusammen zu führen.
- Ineffizienzen aufzudecken, Einsparungspotenziale zu finden, Maßnahmen zu definieren, die Kalkulation zu verbessern und strategische Entscheidungen zu unterstützen.

1.3.3 Aufgabenfelder der Prozesskostenrechnung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Aufgabenfelder der Prozesskostenrechnung (Reckenfelderbäumer, (1998): Entwicklungsstand und Perspektiven der Prozesskostenrechnung, 2. Auflage, Verlag Gabler, S. 28)

1.3.4 Abgrenzung zu Activity Based Costing

Das Activity Based Costing (ABC) wurde als erstes prozessorientiertes Kostenrechungssystem in den 80er-Jahren von Johnson, Kaplan und Cooper in den USA entwickelt. Fixe Gemeinkosten werden bei diesem System nicht mehr über die Lohnstunden, sondern über die in Anspruch genommenen Aktivitäten den Produkten zugerechnet.^[7]

Die PKR versucht, die gleichen Fragen (Kostenzurechnung und Steuerung der Gemeinkosten, Kostenverhalten) zu beantworten wie die traditionelle Kostenrechnung. Während das ABC einzelne Aktivitäten betrachtet, fokussiert die PKR auf die Verdichtung von einzelnen Aktivitäten oder Teilprozessen zu Hauptprozessen, wodurch sich die Kosten kostenstellenübergreifend zurechnen lassen. Sie ist also Prozessorientiert.

1.4 Einsatzfelder von ABC und PKR

Die Prozesskostenrechnung ist mittlerweile ein Standardverfahren zur Abbildung von Prozessen in Dienstleistungs- und Handelsunternehmen, Banken und Versicherungen. Hier kann sie auf alle Prozesse angewendet werden, da in diesen Unternehmen generell die gleichen Bedingungen wie in den Gemeinkostenbereichen einer Industrieunternehmung vorherrschen. In Industrieunternehmen wird sie überwiegend in den Funktionsbereichen Logistik, Beschaffung und Lagerwesen eingesetzt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Einsatzgebiete der Prozesskostenrechnung (Stoi, R.: Prozesskostenmanagement in Deutschland – Ergebnisse einer empirischen Untersuchung, Stuttgarter Studie des Lehrstuhls Controlling der Universität Stuttgart, S. 5, 1997)

2 Systematik und Vorgehensweise

2.1 Faktoren der Prozesskostenrechnung

2.1.1 Prozess

Ein Prozess ist eine auf die Erbringung eines Leistungsoutputs gerichtete Kette von Aktivitäten. Es wird zwischen Hauptprozessen (sie betreffen die gesamte Aktivitätenkette) und Teilprozessen (sie sind einer Kostenstelle zugeordnet) unterschieden. Teilprozesse mit identischen Kosteneinflussfaktoren können zu einem Hauptprozess zusammengefasst werden.^[8] Unter einem Geschäftsprozess versteht man die umfassenden Aufgabenfelder eines Unternehmens, die ablauforientiert betrachtet werden, z.B. der Beschaffungsprozess.^[9]

2.1.2 Kostentreiber

Ein Kostentreiber bzw. Cost Driver ist im Prinzip nichts anderes als der Umlageschlüssel bei der klassischen Vollkostenrechnung. Ein Kostentreiber hat folgende Funktionen:

- Messgröße für Anzahl der Prozessdurchführungen bzw. Ausbringung des Prozesses (Mengenorientierung),
- proportionaler Maßstab der Ressourceninanspruchnahme und damit der (mittel- bis langfristigen) Höhe der Gemeinkosten,
- Bezugsgröße für Verrechnung der Kostenstellenkosten (z.B. Kostenstelle Einkauf → Bezugsgröße: Anzahl bearbeiteter Angebote).^[10]

2.1.3 Prozesskosten

Prozesskosten sind alle gemäß dem Verursachungs- bzw. dem Beanspruchungsprinzip einem Prozess zuordenbaren Kosten^[11]. Zwischen fixen und proportionalen Kosten wird zunächst nicht unterschieden.

2.2 Vorgehensweise

In der Literatur werden unterschiedliche Vorgehensweisen beschrieben, die sich aber inhaltlich kaum bzw. nicht voneinander unterscheiden.

Der Verfasser hat folgende Vorgehensweise gewählt:

1. Auswahl der einzubeziehenden Bereiche und Festlegung des Projektzieles
2. Tätigkeitsanalyse und Aufstellung einer Prozesshierachie
3. Bestimmung prozessbezogener Kostentreiber
4. Ermittlung der Prozesskosten je Teilprozess
5. Ermittlung der Prozesskostensätze je Teilprozess
6. Hauptprozessverdichtung
7. Kalkulation mit Prozesskostensätzen

Die Vorgehensschritte werden nun im Einzelnen beschrieben:

2.2.1 Auswahl der einzubeziehenden Bereiche und Festlegung des Projektzieles

Zuerst muss das Unternehmen klären, ob es überhaupt sinnvoll ist, ein neues Kostenrechnungssystem einzuführen. Reichen die bisherigen Informationen nicht aus, muss geklärt werden, welche zusätzliche Informationen die PKR liefern kann.

Hat man sich für die Einführung der PKR entschieden, muss festgelegt werden, welche Funktionsbereiche (meist Kostenstellen) in das Projekt einzubeziehen sind. Dann wird das Projektziel definiert, z.B. neue, prozessbezogene Kostensätze für die Kalkulation ermitteln. Üblicherweise ersetzt die Prozesskostenrechnung nicht die herkömmliche Kostenrechnung sondern sie wird parallel dazu durchgeführt.

2.2.2 Tätigkeitsanalyse und Aufstellung einer Prozesshierachie

In diesem Abschnitt erfasst man sämtliche Teilprozess der einbezogenen Bereiche. Die Teilprozess können ermittelt werden durch:

- Interviews mit den Kostenstellenleitern über die innerhalb einer Kostenstelle ablaufenden Tätigkeiten,
- Untersuchung von vorhandenen Unterlagen wie Stellenbeschreibungen, Arbeitsprozessbogen, Statistiken oder bereits vorliegende Untersuchungen (z.B. Gemeinkosten-Wertanalyse, Zero Base Budgeting).

Die Prozesskostenrechnung konzentriert sich auf erfolgskritische Prozesse, „bei denen die personellen und sachlichen Ressourcen durch einzelne Produkte/Varianten oder Kundensegmente in unterschiedlicher Intensität in Anspruch genommen werden.“^[12]

Die Prozesskostenrechnung sollte nur in den Unternehmensbereichen eingesetzt werden, deren Tätigkeiten

- weitgehend schematisiert ablaufen,
- sich häufig wiederholen und
- geringen Gestaltungsspielräumen unterliegen.

Typische Beispiele sind die Auftragsbearbeitung, die Einkaufsabwicklung, die Storno- und Reklamationsbearbeitung sowie die logistischen Bereiche oder Kundenbearbeitungsprozesse.

Nach Ermittlung der Tätigkeiten/Prozesse der Kostenstellen, können diese zu Teilprozessen zusammengefasst werden.

[...]

^[1] In dieser Seminararbeit wird durchgehend der Begriff Prozesskostenrechnung oder die Abkürzung PKR verwendet. Synonyme Bezeichnungen sind z.B. Activity Accounting, Cost-Driver Accounting System sowie Vorgangskostenrechnung.

^[2] vgl. Buggert, W., 1994, S. 95

^[3] in Anlehnung an Waltermann, A.; Speth, H.; Schmitz, H., 1996, S.281 ff.

^[4] vgl. Arbeitskreis Mecklenburg-Vorpommern/Graßhoff, J., 2001, S. 4

^[5] vgl. Horváth, P., Gleich, R., 2003, S. 106

^[6] vgl. Horváth, P., Gleich, R., 2003, S. 108

^[7] vgl. Horváth, P., 2003, S. 551

^[8] vgl. Horváth, P., 2003, S. 553

^[9] vgl. Mayer, R., 2001, S. 2

^[10] vgl. Jahnke, H.; Martini, J. T., 2004, S. 11

^[11] vgl. Horváth, P., 2003, S. 553

^[12] Arbeitskreis Mecklenburg-Vorpommern/Graßhoff, J., 2001, S. 9