Wie verändern mobile Medien unsere Arbeitswelt?

Inhaltsverzeichnis

Kurzfassung

Abstract

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einführung

2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

3 Die Arbeitswelt im Wandel des digitalen Zeitalters
3.1 Begriffserklärung Digitalisierung und Informatisierung
3.2 Veränderungen der Arbeitswelt durch IuK-Technologien
3.3 Neue Arbeitskonzepte durch Einfluss von IuK-Technologien
3.3.1 Home-Office und Telearbeit
3.3.2 Reversible Büros und Desk-Sharing
3.3.3 Virtuelle Teams

4 Veränderungen der Arbeitswelt durch mobile Medien
4.1 Begriffserklärung mobile Medien
4.2 Neue Geschäftsformen
4.2.1 Mobile Business Applications
4.2.2 Mobile ERP
4.2.3 Bring your own device
4.3 Chancen für Unternehmen
4.3.1 Wirtschaftlichkeit und Prozessoptimierung
4.3.2 Kundenzufriedenheit
4.4 Risiken für Unternehmen
4.4.1 Sicherheit und Datenschutz
4.4.2 Umstrukturierung und Anwenderakzeptanz

5 Einfluss auf Mitarbeiter
5.1 Chancen
5.1.1 Flexibilität und Work-Life-Balance
5.1.2 Konzentration auf die Hauptaufgaben
5.2 Risiken
5.2.1 Vermischung von Berufs- und Privatleben
5.2.2 Verlängerte Arbeitszeiten
5.2.3 Leistungsdruck und Burnout

6 Ausblick auf die Zukunft der Arbeit

7 Fazit

Literatur- und Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Überblick über die Nutzung von Home-Office

Abbildung 2: Erwartungen von Unternehmen an BYOD

Abkürzungsverzeichnis

Kurzfassung

Gegenstand dieser Arbeit ist es zu analysieren welche Bedeutung mobile Medien im Unternehmen haben und welche Änderungen sie mit sich bringen. Dafür wird zunächst ein Überblick über die Arbeitswelt im Wandel des digitalen Zeitalters gegeben und hierfür die Begrifflichkeiten Digitalisierung und Informatisierung geklärt. Durch die Einbindung von Informations- und Kommunikationstechnologien entwickelten sich zudem neue Arbeitskonzepte, u. a. virtuelle Teams, die besonders mobile Medien als Kommunikationskanal nutzen. Im weiteren Verlauf der Arbeit wird speziell auf die Veränderungen durch den Einsatz mobiler Medien eingegangen und der einhergehenden Entwicklung neuer Geschäftsformen, darunter findet sich bspw. Mobile Business Applications. Aus deren Analyse heraus, soll aufgezeigt werden welche Chancen und Risiken sich für Unternehmen ergeben. Das Ergebnis zeigt, dass sich v. a. durch Mobile Business Applications die Wirtschaftlichkeit und Prozessoptimierung der Unternehmen verbessern kann und sich daraus ebenfalls die Kundezufriedenheit steigern lässt. Jedoch sind auch Sicherheitsrisiken und Datenschutz, sowie hohe Investitionen in die Umstrukturierung und die Möglichkeit einer geringen Anwenderakzeptanz gegeben und sollten durch das Unternehmen geprüft werden. Die Umstrukturierung im Unternehmen auf mobile Medien hin hat zudem positive sowie negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter. Diese werden sich auch weiterhin verstärken. In Zukunft muss mit einer zunehmenden Digitalisierung gerechnet werden, die mobile Medien als Schlüsselkompetenz von erfolgreichen Unternehmen indiziert.

Schlagworte: mobile medien, arbeitswelt, digitalisierung, neue geschäftsmodelle, mobile business applications

Abstract

The aim of this work is to detect how mobile media effects our companies and which changes accompany them. Therefore a first overview over the change of the working world is given. For that the terms digitalization and informatization should be defined. Furthermore, new work concepts resulted from the integration of Information and communication technologies, like e. g. virtual teams which are using especially mobile media for their communication. The further course of the work emphasizes the changes through mobile media and their resulting business solutions, as e. g. Mobile Business Applications. From their analysis out, is to show what risks and opportunities arise for businesses. The results show, that especially through Mobile Business Applications the efficiency and process optimization of companies can be improved and therefore the customer satisfaction. But also security risks and privacy policy, as well as high investments in the restructuring and user acceptance, should be considered and proved. The restructuring of the company towards mobile media has also positive, as well as negative impacts on the employees, which will continue to intensify. In the future, further steps to digitalization should be expected, which will indicate mobile media as an important key competence of a successful company.

Keywords: mobile media, working environment, digitization, new business models, mobile business applications

1. Einführung

Unser Kommunikationsverhalten hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Grund dafür ist die Verbreitung des Internets und dessen intuitive und schnelle Nutzung durch mobile Endgeräte. Die Anzahl an Mobilfunkanschlüssen hat bereits die der Staatsbürger übertroffen (Köhler, 2012, S. 7). Bereits 40 Prozent der deutschen Bürger nutzen das mobile Internet (Ortmann, 2013). Im Vergleich zum Vorjahr 2012 sind dies 13 Prozent mehr Nutzer. Dieser Trend vollzieht sich jedoch nicht nur im privaten Alltag. Auch Unternehmen haben die Bedeutung neuer Medien erkannt und setzten sie immer häufiger im Geschäftsalltag ein. Das Internet hat sich derweilen zum Bestandteil unserer Gesellschaft und Kommunikation entwickelt. Ein Unternehmen ohne E-Mail Adresse oder Homepage ist kaum noch denkbar. Mobile Endgeräte machen die Nutzung des Internets noch einfacher, weshalb es nicht verwunderlich ist, dass sich die Anzahl der mobilen Suchanfragen bei der Suchmaschine Google vom Jahr 2011 auf 2012 verdoppelt haben (Köhler, 2012, S. 11).

Immer mehr Unternehmen erkennen die Bedeutung der Mobilität und statten ihre Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten aus. Dennoch sind immer noch viele Angestellte privat besser ausgestattet und besitzen technologisch weiter entwickelte Geräte als sie es in ihrer Arbeitsstätte wieder finden (Siepe, 2013, S. 10). Diese Affinität zu neuen Techniken, die häufig der intuitiven Nutzung von Smartphone und Co. entspringt, sollten Unternehmen nutzen und sie in ihren Geschäftsalltag miteinbeziehen. Laut Umfragen des Statistischen Bundesamtes stellten 63 Prozent der deutschen Unternehmen im Jahr 2012 ihren Mitarbeitern tragbare Computer, wie Notebooks und Laptops, mit Internetzugang zur Verfügung. Die Anzahl an anderen tragbaren Geräten, wie Smartphones oder PDAs, betrug 81 Prozent (Destatis, 2012, S. 17). Jedoch sagt dies noch nicht aus, inwieweit Unternehmen Mobile Business in ihren Geschäftsalltag eingebunden haben. Sofern die mobilen Geräte lediglich zum Abrufen von E-Mails genutzt werden, sind hier noch nicht alle Potenziale ausgeschöpft. Dabei bieten mobile Anwendungen vielfältige Verbesserungspotenziale für Unternehmen. Durch spezifizierte Applikationen lassen sich Prozesse im Unternehmen beschleunigen, vereinfachen und rationalisieren. Dies spart dem Unternehmen Kosten und schafft auch Mitarbeitern einen Mehrwert. Bspw. lassen sich, aufgrund der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, immer mehr Aufgaben von zu Hause aus erledigen Somit können Angestellte ihr Berufs- und Privatleben besser planen.

Dennoch scheuen sich noch viele Unternehmen vor der kompletten Digitalisierung, da sie auch Risiken mit sich bringt. Zwar sind wir noch nicht am Ziel der vollständigen Transformierung zum papierlosen Büro angekommen, jedoch sehen wir uns einer Generation entgegen, die mit den neuen Medien aufgewachsen ist und die Arbeitswelt drastisch verändern wird.

Durch meine Arbeit als wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, konnte ich selber feststellen, wie mobile Medien Veränderungen im Unternehmen hervorrufen können und welche Auswirkungen das auf die Mitarbeiter hat. Zudem hatte die Abteilung den Forschungsschwerpunkt „Zukunft der Arbeit". Hierbei wurden v. a. neue Formen der Arbeit erforscht und umgesetzt. Im Mai 2013 wurde in der Abteilung das Desk-Sharing Prinzip eingeführt. Auch hierbei ließ sich erkennen, wie mobile Medien die Umsetzung dieses Konzeptes beeinflusst und erleichtert haben. Gleichermaßen wurde das angebotene Modell Home-Office von den Mitarbeitern dank mobilen Endgeräten effizient umgesetzt. In dieser Arbeit sollen zudem Anwendungen für Unternehmen, wie bspw. Mobile Business Applications angesprochen werden, um auf ihre Zukunftsperspektiven hin analysiert zu werden. So soll der Einfluss mobiler Medien auf die Arbeit der Zukunft aufgezeigt werden.

2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

Diese Arbeit beschäftigt sich mit den aktuellen Veränderungen in der Arbeitswelt. Besonders die Einführung von Informations- und Kommunikationstechniken und somit die Digitalisierung der Arbeitswelt haben eine hohe Bedeutung und große Auswirkungen auf die Aufgaben in der Arbeit heute und in der Zukunft. Neue Arbeitskonzepte und Geschäftsformen konnten entstehen. Dabei soll untersucht werden, wie speziell mobile Medien zu Veränderungen in der Arbeitswelt geführt haben und welchen Einfluss sie auf Mitarbeiter sowie Unternehmen ausüben.

Zunächst wird ein grober Überblick über den Wandel in der Arbeitswelt gegeben. Hierfür sollen die Begriffe „Digitalisierung" und „Informatisierung" geklärt und die Veränderungen in unserer Arbeitswelt durch Informations- und Kommunikationstechnologien aufgezeigt werden. Durch diese Technologien entwickelten sich neue Arbeitskonzepte, die es den Unternehmen und Mitarbeiter erlauben, effizienter zu arbeiten. Die angesprochenen Konzepte sind das Home-Office und die Telearbeit, Reversible Büros und Desk-Sharing sowie virtuelle Teams. Im nächsten Schritt soll herausgearbeitet werden, wie speziell mobile Medien die Arbeitswelt verändert haben. Dazu wird zunächst der Begriff „mobile Medien" geklärt. Anschließend werden einige Geschäftsmodelle, die durch mobile Medien entstanden sind, vorgestellt. Darunter sind Mobile Business Applications, Mobile ERP, sowie das Geschäftsmodell „Bring your own device". Anhand dieser Geschäftsformen sollen Chancen und Risiken, die sich für Unternehmen ergeben, aufgezeigt werden. Im Anschluss werden mittels der angesprochenen neuen Arbeitskonzepte und Geschäftsformen der Einfluss auf Mitarbeiter analysiert. Es soll dargestellt werden, wie diese Faktoren Mitarbeiter positiv sowie auch negativ beeinflussen können. Hier werden Chancen, wie Flexibilität, Work-Life-Balance eine Zunahme der Konzentrationsfähigkeit und Risiken, wie Vermischung von Berufs- und Privatleben, verlängerte Arbeitszeiten sowie Leistungsdruck und Burnout beleuchtet. Abschließend soll ein Ausblick auf die Zukunft der Arbeit erfolgen, der einerseits aktuelle Kenntnisstände berücksichtigt und andererseits auch Vermutungen über die Zukunft trifft. Zuletzt soll ein Fazit nochmals einen Überblick über die angesprochenen Themen geben und die gesammelten Erkenntnisse zusammenfassen.

3 Die Arbeitswelt im Wandel des digitalen Zeitalters

Seit einigen Jahren steht die Arbeitswelt im Wandel. Die moderne Informationstechnik brachte viele Veränderungen mit sich, die sowohl im privaten Alltag, wie auch in der Arbeitswelt Anklang finden. Zwei Begriffe wurden im Zuge dieses Wandels immer gebräuchlicher: die Digitalisierung und Informatisierung. Diese sollen im Folgenden erläutert werden.

3.1 Begriffserklärung Digitalisierung und Informatisierung

Betriebliche Abläufe sowie die innerbetriebliche Kommunikation wurden im letzten Jahrzehnt immer stärker durch Informationstechniken unterstützt. Unter Informationstechnik (kurz IT) wird die „Technik der Erfassung, Übermittlung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen durch Computer und Telekommunikationseinrichtungen" (Duden, 2013a) verstanden. Die vermehrte Einbindung von IT in unserer Gesellschaft und der Arbeitswelt wird Digitalisierung bezeichnet. Konkret wird in diesem Kontext von der „Ausbreitung digitaler Informations- und Kommunikationstechnik" (Schwemmle, 2010) gesprochen.

Vor der Digitalisierung stand jedoch die Informatisierung der Arbeit. Darunter wird "die zunehmende Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien als Arbeitsmittel bzw. als die Arbeit unterstützende Medien" (Kleemann, 2000) verstanden. Kennzeichnend für die Informatisierung der Arbeit ist die Kanalisierung der Tätigkeiten des Mitarbeiters. Dies bedeutet, dass dessen auszuführenden Aufgaben und Tätigkeiten durch Einsatz von bspw. Computern stärker formalisiert und rationalisiert werden und der Arbeitende somit weniger Handlungsspielräume in seiner Arbeit hat. Dies stellt u. a. einen Vorteil für Unternehmen dar, da sich ihnen eine prozessorientiertere Kontroll- und Aufteilungsmöglichkeit der Personalressourcen bietet. Somit können betriebliche Abläufe klarer strukturiert und automatisiert werden (ebd.).

Unsere Gesellschaft basiert zunehmend auf Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologien). Sie werden als Schlüsseltechnologien für Innovationen gesehen und sind dadurch maßgebend an der Entwicklung unserer Gesellschaft beteiligt (bmbf, 2012). Durch die Informatisierung entstand die Bezeichnung der Informationsgesellschaft, die für ein fortgeschrittenes Stadium der Entwicklung unserer Wirtschaft und Gesellschaft steht und deren herausragendes Merkmal die Nutzung von IuK- Technologien darstellt (Springer Gabler, n.d, a). Sie stellen eine Vielzahl an Informationen bereit und einen erleichterten Zugang zu diesen. Daher wird sinngleich zu dem Begriff Informationsgesellschaft auch die Bezeichnung Wissensgesellschaft verwendet.

Im Weiteren soll dargestellt werden, welche Veränderungen durch IuK-Technologien die Arbeitswelt in den letzten Jahren prägten und wie sie in die Büros Einzug gefunden haben.

3.2 Veränderungen der Arbeitswelt durch IuK-Technologien

Durch IuK-Technologien konnte der Wechsel von der Industriegesellschaft zu einer Informations- und damit Wissensgesellschaft vollzogen werden. IuK-Technologien schaffen nicht nur eine Rationalisierung der Arbeit, sondern auch anspruchsvollere Arbeitsplätze, da einfache Aufgaben von der Technik abgenommen werden und die Konzentration auf Wissensarbeit steigen kann. Aufgrund der geballten Informationsflut, der wir ständig ausgeliefert sind, erlangen Wissensarbeiter einen immer höheren Stellenwert. Da sie Spezialisten auf ihrem Fachgebiet sind, sind sie in der Lage mit der Masse an Informationen in ihrem Wissensbereich umzugehen (Klotz, 2010, S. 5).

Ungefähr 17 Millionen Menschen arbeiteten 2009 im Büro (Kelter et al., 2009) und sind täglich mit den IuK-Technologien konfrontiert. Seit der Integration dieser in unsere Geschäftswelt wurde der berufliche Alltag revolutioniert. Ein Zitat des Soziologen Dirk Baecker aus dem Jahr 2007 macht deutlich, welche fundamentale Form die Erfindung des Computers innehat:

„Wir haben es mit nichts Geringerem zu tun als mit der Vermutung, dass die Einführung des Computers für die Gesellschaft ebenso dramatische Folgen hat wie zuvor nur die Einführung der Sprache, der Schrift und des Buchdrucks." (Baecker, 2007, S. 7)

Doch erst der Wandel des Internets vom passiven World Wide Web zum Web 2.0, das den Nutzer nunmehr nicht nur als Rezipient, sondern auch als Teilhaber und Sender agieren lässt, machte es möglich, dass Menschen nicht nur Informationen empfangen, sondern auch auf einfachem Wege selber als Sender fungieren. Daher wird in diesem Kontext oft der Begriff „Mitmach-Web" verwendet (Klotz, 2010, S. 3f.).

Daraus bildeten sich neue Kommunikationsformen in der Geschäftswelt, die über die Internet-Technologien realisierbar wurden. Durch die Vernetzung der Welt über Datenströme, lassen sich viele Aufgaben, die früher einige Tage gedauert haben, in wenigen Millisekunden erledigen. Dazu gehört bspw. die Nutzung der E-Mail. Wartete man früher mehrere Tage auf Korrespondenz, ist dies nun einfach und schnell mit wenigen Klicks erledigt. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld sparen und zudem schneller reagieren. Daneben hat sich auch der Gebrauch von Echtzeitkommunikationslösungen, wie Instant Messaging Systeme, in Unternehmen etabliert. Diese Systeme erlauben den Mitarbeitern auf interner Ebene eine schnelle und einfache Kommunikation, welche dadurch einen beschleunigten Abstimmprozess zur Folge hat. Daher sind E-Mail und Webanwendungen heute selbstverständlich geworden (Köhler, 2012, S. 23).

Die Nutzung von E-Mail und anderen Programmen, die die Mitarbeiter bei der Kommunikation unterstützen sollen, werden als „Groupware" bezeichnet. Ein Groupware- System ist ein „computerbasiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet" (Ellis et al. 1991, S.40). Mit diesen Systemen werden Mitarbeiter v. a. in Teamarbeiten unterstützt und gefördert. Es erleichtert die Kommunikation und bspw. auch die Terminfindung. Als Beispiel für Groupware kann die Anwendung „Microsoft Outlook" genannt werden. Hier sind E-Mail- und Kalender-Funktionen mit gemeinsamen To-Do-Listen kombiniert und bieten Mitarbeitern somit eine vereinfachte Kommunikation. Sowohl Konferenzsysteme und Editoren, die die Bearbeitung von mehreren Nutzern zugleich unterstützen als auch auch Instant-Messaging-Anwendungen werden zu der Gruppe der Groupware gezählt (Koch / Richter, 2007, S. 40).

Aufgrund unserer fortgeschrittenen Globalisierung und der Vernetzung der Welt hat sich auch die Internet-Telefonie in der Arbeitswelt etabliert. Hierbei wird von Voice over IP (VoIP) gesprochen, worunter die Telefonie über ein Computernetzwerk oder das Internet verstanden wird und das über das Internet Protokoll (IP) erfolgt (ITWissen, 2013). Als Beispielanwendung ist hier das Programm „Skype" zu nennen, welches ermöglicht den Gesprächspartner zu sehen und so das Gefühl eines persönlichen Meetings vermitteln. So können Geschäftsbeziehungen über eine weite Distanz hin geknüpft und gepflegt werden. Zudem hebt diese Technologie im Vergleich zum normalen Telefon den Austausch auf eine persönlichere Ebene an, da man seinen Gesprächspartner sehen und auf seine Mimik und Gestik achten und reagieren kann. Dies ist insbesondere bei internationalen Beziehungen wichtig, da in vielen Kulturen unterschwellige Botschaften über die Körpersprache vermittelt werden. Zudem reduziert VoIP interne Kosten. Steigt ein Unternehmen bspw. komplett auf VoIP-Telefonie um, kann es auf die doppelte Verkabelung von Telefon- und Computernetz verzichten und Administrations-, sowie Infrastrukturkosten einsparen. Besonders hilfreich ist diese Anwendung auch für Heimarbeiter und Außendienstmitarbeiter, da sie so weiterhin über die Büronummer erreichbar bleiben können. Jedoch sollten hier weitere Faktoren, wie Installationskosten und ein bestehendes LAN, das den erhöhten Traffic unterstützt, berücksichtigt werden. Auch die Gesprächsqualität kann entsprechend Defizite aufweisen oder mangelhaft sein. Hierfür wird bereits seit einigen Jahren an neuen Techniken gearbeitet, um eine Qualitätsgarantie sicherzustellen (Geiger, 2008).

3.3 Neue Arbeitskonzepte durch Einfluss von IuK-Technologien

Die Innovationen, die IuK-Technologien mit sich gebracht haben, führten zu Erneuerungen in der Unternehmens-, sowie Arbeitsorganisation. Viele Wissenschaftler und Führungspersonen machten sich Gedanken, wie sie die neuen Technologien und die damit verbundenen Vorteile in der Arbeitswelt nutzen konnten und wie insbesondere Wissensarbeiter von neuen Organisationsstrukturen und Arbeitskonzepten profitieren können. Das Verbundforschungsprojekt Office21® des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) beschäftigt sich mit dieser Fragestellung. Das Institut befasst sich u. a. mit dem Thema wie die Arbeit der Zukunft aussehen wird, wie die Digitalisierung in der Geschäftswelt verläuft und welche Informations- und Kommunikationstechnologien man effektiv nutzen kann, um produktiver und innovativer zu arbeiten.

In der Office 21®-Studie „Information Work2009" des Fraunhofer IAO fließen die Befragungen von 1.020 Studienteilnehmer mit verschiedenen Tätigkeit aus unterschiedlichen Firmen in unterschiedlichen Branchen mit ein. Dabei gaben die Studienteilnehmer an, dass die digitalen Informationen die papiergestützten Information in ihrem Unternehmen deutlich überholt haben und die Digitalisierung von Daten, Informationen und Unterlagen somit einen hohen Stellenwert erreicht hat (Kelter, 2009, S. 14f.). Des Weiteren wird aus der Befragung deutlich, dass für die Arbeit verschiedene IT- Funktionen und Technologien genutzt werden. An erster Stelle stehen Teamserver, Teamkalender, der Datenzugang via Web-Portal, Groupware und Dokument-ManagementSysteme. Diesen Funktionen und Technologien werden auch der höchste Nutzenfaktor für die eigene Arbeit zugewiesen (ebd. S.16f.).

Wie eingehend erwähnt befinden wir uns in einer Zeit, die wir als Informations- und Wissensgesellschaft bezeichnen können. Sogenannte „Wissensarbeiter" haben daher einen hohen Stellenwert für Unternehmen. Sie befassen sich mit komplexen und meist nicht standardisierbaren Aufgaben. Diese „Kopfarbeit" hat je nach Aufgabenstellung verschiedene Ansprüche. Sie kann kommunikationsorientiert sein und in einer Gruppe oder per Absprache mit anderen erfolgen oder eine hohe Konzentrationsfähigkeit und damit Abgeschiedenheit und Ruhe benötigen. Um diesen oftmals auch wechselnden Ansprüchen gerecht zu werden, wurden viele Konzepte der verschiedenen Büroarbeit entwickelt, um einerseits die Produktivität zu fördern und andererseits die Kreativität zu steigern. Diese Konzepte werden zunehmend von Unternehmen für Mitarbeiter angeboten. Hier spielen die bereits erwähnten Merkmale der Produktivitäts- und Kreativitätssteigerung eine Rolle. Unternehmen nutzen für die Umsetzung IuK-Technologien. Insbesondere mobile Medien - auf die im weiteren Verlauf detaillierter eingegangen werden soll - haben in diesem Kontext einen hohen Stellenwert, da sie die folgenden Modelle unterstützen oder sie sogar erst ermöglichen.

3.3.1 Home-Office und Telearbeit

Durch den technologischen Wandel hat sich auch die Organisation der Arbeit im Büro geändert. Territoriale Arbeitsplätze, wie wir sie kennen, werden zunehmend durch mobile Konzepte abgelöst. Die IuK-Technologien, und damit die Vernetzung des Unternehmensnetzwerkes, ermöglichten es Mitarbeitern auf Daten des Unternehmens von überall aus zuzugreifen. Somit können Mitarbeiter zeitlich, sowie geografisch flexibel arbeiten und ihre Arbeit bspw. von zu Hause aus erledigen. Dieses Konzept wird Home- Office genannt und bringt für Mitarbeiter und Unternehmen bestimmte Vorteile mit sich. Mitarbeiter erfahren eine gewisse Eigenverantwortung und Flexibilisierung. Je nach Arbeitsmodell können Sie zu bestimmten Uhrzeiten oder völlig frei von Vorgaben Aufgaben von zu Hause aus erledigen. Somit wird Ihnen die Möglichkeit eröffnet ihren Alltag eigenbestimmt zu planen und an ihre Bedürfnisse anzupassen. Damit wird auch eine Vereinbarkeit von Beruf und Familie angesteuert. Diese sogenannte Work-Life-Balance ist ein attraktives Angebot für Mitarbeiter und wird immer häufiger genutzt (Noe, 2013). Zudem fallen für den Mitarbeiter auch Fahrtzeit- und kosten weg.

Unternehmen profitieren durch das Konzept Home-Office, indem sie Arbeitsflächen sparen. Lediglich für Abstimmungen, Präsentation der Ergebnisse o. Ä. muss der Mitarbeiter das Unternehmen aufsuchen. Dank Home Office können somit bspw. Infrastrukturkosten und Ressourcen eingespart werden. Die untenstehende Grafik zeigt in welchem Maß Home-Office bereits angewendet wird.

(Quelle: BITKOM, 2013a, S. 9)

Abbildung 1 Überblick über die Nutzung von Home-Office

Aus Abbildung 1 geht hervor, dass viele Unternehmen immer noch auf die traditionelle Präsenz am Arbeitsplatz bestehen. Rund 55 Prozent der befragten Berufstätigen gaben an, nie von zu Hause aus zu arbeiten. Dennoch arbeitet fast jeder zweite Erwerbstätige (45 Prozent) gelegentlich von zu Hause. Das zeigt, dass viele Unternehmen sich dem Konzept langsam annähern (BITKOM, 2013a, S. 9).

Das Konzept Home-Office konnte jedoch erst durch die Telearbeit entstehen. Telearbeit wird definiert als eine „auf Informations- und Kommunikationstechnik gestützte Tätigkeit" (Martin, 2006, S. 62), die nicht in der Unternehmenszentrale stattfindet. Daher wird Telearbeit oftmals mit dem Konzept Home-Office gleichgesetzt. Hierbei wird jedoch zwischen alternierender Telearbeit, welches das Wechseln zwischen Betrieb und Home- Office bezeichnet, und der permanenten Telearbeit, die vollständig von zu Hause aus stattfindet, unterschieden. Die alternierende Telearbeit bietet den Vorteil, dass der persönliche soziale Kontakt und Austausch in regelmäßigen Abständen stattfinden kann. Ein großer Vorteil der Telearbeit und des Home-Offices ist die Eigenverantwortung und Selbstbestimmung. Jedoch kann dies auch zum Nachteil werden, wenn Menschen ihre Zeit selber nicht sinnvoll einteilen können und nicht fähig sind autonom Aufgaben zu erledigen. Genauso verhält es sich mit der Konzentration und Produktivität. Man muss selber für sich entscheiden, in welcher Umgebung man produktiver und ungestörter arbeiten kann und eine gewisse Selbstdisziplin mit sich bringen, um sich nicht von seiner Umgebung stören zu lassen oder auf Pausen und eine geregelte Arbeitszeit zu achten (ebd., S.61 f.). Einige Menschen kommen mit dem Druck der Selbstbestimmung nicht klar und brauchen daher Vorgaben durch das Unternehmen. Nicht selten kann es auch zu Risiken wie erhöhtem Leistungsdruck und Burnout kommen, welche noch genauer im Kapitel 5.2 Risiken thematisiert werden.

3.3.2 Reversible Büros und Desk-Sharing

Die bereits erwähnten organisatorischen Veränderungen durch IuK-Technologien führten zu neuen Anforderungen an Büroräume. So sollen sie sich den Gegebenheiten und den schnell wechselnden Ansprüchen anpassen können. Dies ist das Konzept der reversiblen Büros, das die flexiblere Nutzung von Büroflächen vorsieht. Dafür wird v. a. mit mobilen Tischeinheiten, Baukörpern und Trennwänden gearbeitet. Somit sollen sich je nach Aufgabe Einzel-, Kombi- oder Gruppenbüros zusammenstellen lassen können. Dieses Konzept bietet v. a sich ständig wechselnden Gruppen, die in Projekten arbeiten, einen Nutzen. So können sie ihre Arbeitsumgebung individuell an ihre Bedürfnisse anpassen (Martin, 2006, S. 61). Ähnlich zu diesem Konzept ist das Desk-Sharing, wobei sich Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl an Tischen teilen. Der Platz wird ihnen jedoch nicht zugewiesen, sie müssen sich in jeden Tag neu auswählen. Um dies zu bewerkstelligen nutzen sie mobile Rollcontainer, in denen sich ihre Unterlagen befinden. Der Arbeitsplatz ist somit am Ende des Arbeitstages komplett zu bereinigen und die Unterlagen und Geräte in den Container einzuschließen. Dieses Prinzip wird als „Clean-desk-Policy" bezeichnet. Dadurch soll eine mobile Arbeitsplatzatmosphäre entstehen, in der jeder Mitarbeiter frei nach seinen Vorlieben und jeweiligen Aufgaben entscheiden kann wo er arbeiten will. Zudem spart es dem Unternehmen Bürofläche, wenn davon ausgegangen wird, dass einige Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, als Teilzeitbeschäftigte angestellt sind oder es oft zu Abwesenheiten der Mitarbeiter kommt und die Bürofläche nicht komplett genutzt wird. Auch am Mobiliar und der Technik kann gespart werden, wenn einige Arbeitsbereiche für technikspezifische Arbeiten mehr und andere Arbeitsplätze weniger mit Gerätschaften ausgestattet werden (ebd. S. 62f.). Für beide Arbeitsformen ist es wichtig, den Mitarbeitern mobile Geräte zur Verfügung zu stellen, um ihnen eine Anbindung an das Unternehmensnetzwerk zu gewährleisten.

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