Vorbereitung der Prozessaufnahme für die Prozesskostenrechnung


Hausarbeit, 2014
20 Seiten, Note: 1,3

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

II. Abkürzungsverzeichnis

III. Abbildungsverzeichnis

IV. Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemstelllung
1.2 Herangehensweise und Zielsetzung

2. Definition
2.1 Prozesse
2.2 Prozesskostenrechnung

3. Prozesserhebung und –analyse
3.1 Ist-Aufnahme von Prozessen
3.2 Prozessidentifikation und Abgrenzung

4. Methoden zur Prozessaufnahme
4.1 Fragebogen
4.2 Interview
4.3 Beobachtung

5. Fazit

V. Literaturverzeichnis

II. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

III. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beispiel für einen Prozess

Abbildung 2: Einsatzbereiche der Prozesskostenrechnung

Abbildung 3: Beispiel für einen Fragebogen mit verschieden Fragemethoden

IV. Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Hilfsfragen zur Prozessidentifikation und –abgrenzung

Tabelle 2: Einsatzmöglichkeiten verschiedener Erhebungsmethoden

Tabelle 3: Beispielsfragen für ein Interview

1. Einleitung

1.1 Problemstelllung

Marktentwicklung und technischer Fortschritt haben zu veränderten Kosten- und Leitungsstrukturen geführt. Durchschnittlich sind die Hälfte der Beschäftigten deutscher Industrieunternehmen in dem indirekten Leistungsbereich tätig. Dementsprechend sind die Gemeinkosten in Relation zu den Gemeinkosten stark ansteigend. Unter indirekten Leistungsbereichen sind jene Bereiche zu verstehen, deren anfallende Kosten überwiegend den Gemeinkosten zuzuordnen sind, beispielsweise Forschung und Entwicklung, Qualitätswesen, Beschaffung und Logistik. Da mit einem Anstieg der Gemeinkostenanteile aufgrund neuere technologischer Herausforderungen zu rechnen ist muss die Kosteneinsparung, Effizienzverbesserung, sowie realitätsnahe Gemeinkostenverrechnung für die Unternehmen mehr in den Fokus rücken, da dies essentiell wichtig für das „Überleben“ des Unternehmens ist. Diese Tatsache ist der Grund dafür, dass nach neuen Wegen in der Kostenrechnung gesucht werden muss. Die Kostentransparenz muss zurückgewonnen werden. Die Prozesskostenrechnungsmethode gilt als Antwort auf diese neuen Anforderungen. Durch sie werden Planung, Erfassung, Kontrolle und Steuerung der Gemeinkostenbereiche möglich gemacht. Mit Prozesskostenrechnung werden Prozessabläufe kostenstellenübergreifend sichtbar, planbar und steuerbar gemacht. Dies passiert nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Kosten, sondern auch unter dem vom Qualität und Zeit. Die Prozesskostenrechnung versucht, konkreter zur eigentlichen Kostenverursachung vorzustoßen. Die Kosten- und Leistungsbeziehung werden dabei analytischer herausgearbeitet. Sie überträgt das Denken in Bezugsgrößen, wie es die flexible Plankostenrechnung für die flexible Plankostenrechnung für die Fertigung kennt, auf den Gemeinkostenbereich. Das Ziel ist eine leistungsorientierte Zurechnung von Gemeinkosten auf der Basis der Erfassung und Bewertung von Prozessen. Die Hauptzielsetzung der Prozesskostenrechnung besteht darin, Konzepte bzw. Methoden zum Management und zur Verrechnung der in der Praxis laufend steigenden Gemeinkosten aller indirekten Unternehmensbereiche zu entwickeln und breitzustellen.1

1.2 Herangehensweise und Zielsetzung

Zielsetzung dieser Arbeit ist es einen Leitfaden für die Vorbereitung der Prozessaufnahme für die Prozesskostenrechnung zu erstellen. Dafür werden zunächst die Begriffe Prozess und Prozesskostenrechnung definiert und erklärt. Anschließend wird in dieser Arbeit auf den Prozess der Ist-Prozess-Aufnahme sowie dessen Modellierung eingegangen. Aber auch die Identifikation und Abgrenzung von Prozessen im Geschäftsablauf. In diesem Abschnitt werden auch Gegenargumente zu einer Prozessverbesserung aufgeführt. In Kapitel 4 werden unterschiedliche Methoden zur Aufnahme von Prozessen erläutert. Mit dem Fazit wird diese Hausarbeit abgeschlossen sowie eine Empfehlung darüber ausgesprochen wie eine erfolgreiche Prozessaufnahme erfolgen sollte.

2. Definition

2.1 Prozesse

Um den Begriff Prozess zu definieren muss man erst die Begriffe Tätigkeit und Aktivität definieren. Tätigkeit sind einzelne Arbeitsschritte, wie zum Beispiel einen Lieferanten auswählen den man um ein Angebot bitten möchte. Zu einer Aktivität werden mehrere Tätigkeiten einer Kostenstelle, die mit einem Arbeitsergebnis abgeschlossen werden, zusammengefasst. Hier zum Beispiel das Angebot einholen, dessen Lieferantenauswahl im Vorfeld als einzelne Aktivität angegeben wurde. Ein Prozess ist also die logische Zusammenfassung zusammenhängender Aktivitäten verschiedener Kostenstellen, die mit einem Arbeitsergebnis abgeschlossen werden. Hier beispielsweise der Prozess der Materialbeschaffung inklusive Lieferantenauswahl.2

Soweit es sich bei diesen Prozessen um Arbeiten und Tätigkeiten handelt die sich in gleicher oder ähnlicher Weise wiederholen, lassen sich die Arbeitsergebnisse (die Prozessmengen) quantitativ ermitteln. Diese Prozessmengen, der Output, verursachen die Höhe der Kosten, sie werden als Kostentreiber bezeichnet. Aus der Gegenüberstellung von Prozesskosten und Prozessmengen lässt sich der Prozesskostensatz bilden. Es werden also die Kosten je Prozessgrößeneinheit ermittelt. Diese Prozesskostensätze liefern Kennzahlen für das Controlling. Sie dienen als Kostenkontrolle und bilden eine Grundlage für Kostenvergleiche und eignen sich zur Steuerung.3

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Beispiel für einen Prozess4

2.2 Prozesskostenrechnung

Als Prozesskostenrechnung (PKR) wird generell ein Verfahren benannt, was hervorragend zur Verrechnung, Steuerung und Planung von Gemeinkosten geeignet scheint. Dieses Instrument des Prozesskostenmanagements setzt in den Gemeinkostenbereichen des Unternehmens an. Diese Kosten können zwar auch die allgemeine Verwaltung, exakt ermittelt werden, aber für welche Leistungen welche Ressourcen verbraucht werden, kann meist nur bedingt beantwortet werden.5

Die Aufgaben der PKR ergeben sich hauptsächlich aus den Entstehungsursachen. Als Hauptziel wird dabei die effiziente Planung, Verrechnung und Kontrolle der Gemeinkosten aufgeführt. Der Gemeinkostenblock soll durch die Kalkulation nach Prozessen und der Untergliederung nach Tätigkeit transparenter gestaltet werden. Das bedeutet, dass die betrieblichen Gemeinkosten entsprechend der tatsächlichen Inanspruchnahme durch betriebliche Tätigkeiten auf die Kalkulationsobjekte verrechnet werden.6 Da die Gemeinkosten größtenteils Fixkosten darstellen, kann nicht wie im direkten Leistungsbereich auf eine Verrechnung nach dem Verursachungsprinzip zurückgegriffen werden. Da bei der Verrechnung von Gemeinkosten mit Hilfe von wertbezogenen Zuschlagssätzen auf die Kostenträger oft Ungenauigkeiten auftreten, deshalb analysiert die PKR die Prozesse welche die Gemeinkosten verursachen. Ziele sind deswegen:

- Die Berücksichtigung der jeweiligen produktspezifischen Beanspruchung indirekter Bereiche soll eine verursachungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten ermöglicht werden.
- Die Analyse und Steuerung der Gemeinkosten soll durch die Erhöhung der Kosten- und Leistungstransparent in den indirekten Unternehmensteilen verbessert werden. Hierbei dient die höhere Transparenz als Basis möglicher Gemeinkostenreduktionen.7

Die Anwendung der PKR ist an einige Vorrausetzungen gebunden, sie ist beispielsweise nur in Unternehmensbrecheichen praktikabel, in denen sich ständig wiederholende Tätigkeiten mit geringem Entscheidungsspielraum durchgeführt werden. Die Homogenität und die Quantifizierbarkeit der Tätigkeit ist der Grund dafür. Tätigkeiten die diese Merkmale nicht aufweisen, eignen sich nicht zur PKR, da der Differenzierungsgrad zu groß für eine sinnvolle Operationalisierung im Sinne von Prozessen und Bezugsgrößen ist. Weiterhin besteht die Forderung, dass ein Zusammenhang zwischen gemeinkostentreibenden Faktoren und den verursachten Kosten bestehen muss, da so konkrete Kostendaten ermittelt werden können.

Prozesskostenrechnung kann also zusammenfassend als Instrument für Kalkulation und für Gemeinkostenmanagement beschrieben werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Einsatzbereiche der Prozesskostenrechnung8

3. Prozesserhebung und –analyse

3.1 Ist-Aufnahme von Prozessen

Bevor mit der Konzeption eines Sollprozesses begonnen werden kann, muss sich zunächst ein Überblick über die Ist-Situation verschafft werden. Die Analyse des Istzustandes ist eine Voraussetzung für die Ermittlung von Schwachstellen des bestehenden Prozesses und die Lokalisierung von Verbesserungspotenzialen. Allerdings ist zu beachten, dass die Ist-Modellierung eines Prozesses mit erheblichem Aufwand verbunden sein kann, so dass zunächst die Frage beantwortet werden muss, ob und in welchem Umfang die Ist-Analyse und Modellierung durchzuführen ist.

Für eine Ist-Modellierung sprechen folgende Gründe:9

- Die Modellierung der Ist-Situation ist die Grundlage für die Bestimmung von Schwachstellen und Ausarbeitung von Verbesserungspotenzialen.
- Eine ausreichende Kenntnis des Istzustandes ist die Voraussetzung für die Entwicklung einer Migrationsstrategie vom Istzustand zu einem definierten Sollzustand.
- Die Modellierung des Istzustandes fördert bei allen beteiligten Mitarbeitern das Verständnis über fachliche Zusammenhänge der aktuellen Unternehmenssituation. Damit wird die Voraussetzung für die Erarbeitung eines Sollkonzeptes geschaffen.
- Die Ist-Modellierung dient dazu, die beteiligten Mitarbeiter mit den für die sich anschließende Sollmodellierung zu verwendenden Methoden und Modellierungstools vertraut zu machen und ggf. Defizite vor der Erarbeitung und Modellierung des Sollkonzeptes aufzudecken.
- Ein Ist-Modell kann als Leitfaden für das Sollkonzept dienen, damit keine relevanten Sachverhalte vergessen werden.
- Wenn der Istzustand in einigen Teilbereichen bereits dem Sollzustand entspricht, können die erstellten Modelle im Sollkonzept weiterverwendet werden, so dass sich der Aufwand für die Sollkonzeption verringert.
- Ohne eine Untersuchung des Ist-Prozesses können die Fehlerursachen nicht genau lokalisiert werden. Häufig liegen die Probleme in anderen Bereichen, die ohne eine genaue Analyse nicht zu finden sind. Ohne Kenntnis des Ist-Prozesses können die erzielten Korrekturen nicht gemessen und bewertet werden, es fehlt sozusagen die Basis mit der die erarbeiteten Erfolge verglichen werden können.
- Darüber hinaus kann ohne ein Verständnis des Istzustandes die Aufwände für die Verbesserungsmaßnahmen nicht korrekt geschätzt werden.10
Neben diesen Proargumenten für eine Ist-Modellierung sind allerdings auch folgende Gegenargumente zu beachten:
- Es besteht die Gefahr, dass Abläufe im Istzustand ohne kritische Analyse ins Sollkonzept übernommen werden. Dadurch bleiben mögliche Verbesserungspotenziale ungenutzt.
- Die Erstellung eines Ist-Modells ist zeit- und kostenintensiv. Dieser Aufwand fällt an, ohne dass Prozesse verbessert werden.11

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass eine Ist-Modellierung immer sinnvoll ist. Es darf nicht passieren, dass die Ist-Analyse so hohe Kosten verschlingt, dass für das Sollkonzept kein Raum mehr besteht. Kann davon ausgegangen werden, dass das Sollkonzept sehr stark von der Ist-Situation abweichen wird, reicht gegebenenfalls eine grobe Darstellung des Istzustandes aus. In jedem Fall dient eine Ist-Modellierung zur Diskussion von Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten mit den Beteiligten. Oft können bereits bei der Ist-Modellierung Schwachstellen erkannt und ohne großen Aufwand beseitigt werden. Vor der Ist-Modellierung sind im ersten Schritt die zu untersuchenden Prozesse zu identifizieren und abzugrenzen.12

3.2 Prozessidentifikation und Abgrenzung

Auf der Grundlage der unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen wie Aufbau- und Ablauforganisation, sowie der erstellten Produkte und Dienstleistungen sind zunächst die zu betrachtenden Problembereiche festzulegen. Dabei ist es zweckmäßig, den Problembereich in sinnvolle Teilbereiche zu unterteilen. Die Zerlegung des Problembereiches kann nach funktionale oder objektorientieren Aspekten erfolgen. Die funktionsorientierte Aufteilung richtet sich nach den betrieblichen Funktionsbereichen, wohingegen sich die objektorientierte Aufteilung nach den Bearbeitungsgegenständen der betrieblichen Prozesse richtet. In der Regel werden diese beiden Gliederungsprinzipien kombiniert angewendet. Wird ein Problem im Bereich der Fertigung aufspürt, so wird in einem nächsten Schritt der Bearbeitungsgegenstand ermittelt, bei dem die Probleme auftreten. Bevor mit der eigentlichen Modellierung begonnen werden kann, sind zunächst die groben Abläufe innerhalb der identifizierten Problembereiche zu erfassen. Der Verständlichkeit halber ist zunächst ein Prozess eindeutig zu benennen. Damit wird sichergestellt, dass sich bei den anschließenden Analysen alle Mitwirkende mit dem definierten Prozess identifizieren und eine Verwechslungsgefahr auszuschließen ist. Zur Abgrenzung ist es sinnvoll, den ersten und den letzten Teilprozess festzulegen sowie den Prozessinput und den –output.13

[...]


1 Vgl. Remer, 1997, S. 9f.

2 Vgl. Fandek, Heuft, Paff, & Pitz, 1999 S. 395f.

3 Vgl.Zimmermann, 2001, S. 200.

4 Quelle: http://www.aventum-advance.de/fileadmin/media/Bilder/Prozess_Auftragsbearbeitung_gross_01.gif.

5 Vgl. Hirschfeld, 2006, S. 5.

6 Vgl. Hirschfeld, 2006, S. 9.

7 Vgl. Kehrer, 2011, S. 3.

8 Abb. nach Coenenberg u.a. S. 133, Stiening, S. 62.

9 Vgl. Schwegmann & Laske, 2008, S. 155.

10 Vgl. Prof. Dr. Koch, 2011, S. 67.

11 Vgl. Becker, Kugeler, & Rosemann, 2012.

12 Vgl. Prof. Dr. Koch, 2011, S.68.

13 Vgl. Prof. Dr. Koch, 2011 S. 67.

Ende der Leseprobe aus 20 Seiten

Details

Titel
Vorbereitung der Prozessaufnahme für die Prozesskostenrechnung
Hochschule
Hochschule Fulda
Veranstaltung
Projektseminar
Note
1,3
Autor
Jahr
2014
Seiten
20
Katalognummer
V281768
ISBN (eBook)
9783656820789
ISBN (Buch)
9783656820796
Dateigröße
844 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Prozessaufnahme, Prozesskostenrechnung, Prozesse, Dokumentation
Arbeit zitieren
Jennifer Serabian (Autor), 2014, Vorbereitung der Prozessaufnahme für die Prozesskostenrechnung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/281768

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Vorbereitung der Prozessaufnahme für die Prozesskostenrechnung


Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden