Einführung von Mitarbeiterbeurteilungen als Bestandteil der Personalführung und zur Verbesserung der Arbeitsqualität

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Informationen zum Unternehmen
1.2 Dienstleistungen
1.3 Zahlen, Daten und Fakten

2 Problemstellung
2.1 Bisheriger Umgang mit Mitarbeiterbeurteilungen
2.2 Der alte Beurteilungsbogen
2.3 Auswertung der Mitarbeitergespräche
2.4 Befragung zum Betriebsklima
2.4.1 Auszüge aus dem Fragebogen zum Betriebsklima

3 Ziel des Projektes
3.1 Projektteam
3.2 Kick-off- Meeting
3.3 Ablauf-, Termin- und Zeitplan
3.4 Stakeholder Analyse
3.5 Aufwandsschätzung
3.6 Kostenplan
3.7 Checkliste

4 Implementierung
4.1 Führungskräfteschulung
4.1.1 Beurteilungsfehler
4.1.1.1 Sympathie-/Antipathie Fehler
4.1.1.2 Nikolauseffekt
4.1.1.3 Halo-Effekt
4.1.2 Vermeidung von Beurteilungsfehlern
4.2 Einladung der Mitarbeiter
4.3 Beobachtung
4.4 Der neue Beurteilungsbogen
4.5 Ablauf der Beurteilungsgespräche

5 Dokumentation der Mitarbeiterbeurteilungsbögen

6 Kontrolle

7 Fazit/Ausblick auf die Zukunft

1 EINLEITUNG

1.1 INFORMATIONEN ZUM UNTERNEHMEN

Die ABC Personal Consulting GmbH ist ein inhabergeführtes Personaldienstleistungsunternehmen und steht für innovatives Personalmanagement. Das Unternehmen ist ca. 30 Km westlich von Kassel angesiedelt. Das Einzugsgebiet umfasst den so genannten Altkreis Wolfhagen (ehemals Landkreis Wolfhagen - bis zur Gebietsreform 1972 in Hessen) sowie die nähere Umgebung z.B. die Städte Warburg, Volkmarsen, Bad Arolsen, Fritzlar bis hin nach Korbach.

Ziel ist es, die größtmögliche Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeiter zu erreichen. Der Weg dorthin ist individuell äußerst unterschiedlich. Doch immer steht das persön- liche Gespräch im Vordergrund. Wenn Anforderungen, Erwartungen und Qualifikati- onen passen, ist oft schon ein großer Teil der Strecke geschafft. Besonderen Wert wird auf eine Zusammenarbeit gelegt, die einen bleibenden positiven Eindruck bei allen Partnern hinterlässt.

Als ortsansässiges Unternehmen sind die strukturellen Besonderheiten in der Region besonders gut bekannt und es kann entsprechend schnell und angemessen reagiert werden. Oft ist es jedoch auch gewünscht, überregionalen Einsatz zu zeigen. Durch ein gut abgestimmtes Netzwerk werden auch alle Vorteile einer überregionalen Per- sonaldienstleistung - im Verbund mit anderen Partnerunternehmen - angeboten.

1.2 DIENSTLEISTUNGEN:

Mit der ABC Personal Consulting GmbH können verschiedene Dienstleistungen aus dem Portfolio flexibel kombiniert werden. Es kann so, mit der richtigen Auswahl aus altbewährten Methoden, sowie innovativen Personalinstrumenten, jede schwierige Herausforderung gemeistert werden.

- Klassische Arbeitnehmerüberlassung - Der beste Weg, kurzfristig Stellen für wenige Tage, Wochen oder Monate, zu besetzen.
- Personalvermittlung - Wir finden genau den Mitarbeiter für Sie, der gerade benötigt wird.
- On-Site Management - Unser Team arbeitet exklusiv für Sie, in Ihrem Unter- nehmen, an Ihrer Seite.
- Bewerbertraining - Erstellung professioneller Bewerbungsunterlagen, Ent- wicklung von Bewerbungsstrategien sowie zielgerichtetes Bewerbercoaching.
- Existenzgründercoaching - Beratung und Betreuung von Existenzgründern.

1.3 ZAHLEN, DATEN UND FAKTEN

Die ABC Personal Consulting GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2012 einen Gesam- tumsatz von über 2 Millionen Euro. Das Ergebnis vor Steuern lag bei 230.000 Euro.

Neben dem Geschäftsführer und seiner Assistentin sind zurzeit drei Personaldisponenten bei der ABC Personal Consulting GmbH beschäftigt. Diese sind zugleich Führungskräfte gegenüber den gewerblichen Mitarbeitern. Darüber hinaus arbeitet ein freiberuflicher Key-Account-Manager für das Unternehmen.

Neben dem Stammpersonal hat die ABC Personal Consulting GmbH über 60 Mitarbeiter in mehr als 100 Kundenbetrieben im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung oder durch Outsourcing- bzw. Dienstleistungsmaßnahmen im Einsatz.

Neben der Bezahlung nach dem IGZ-Tarifvertrag (Lohn-, Weihnachts- und Urlaubsgeld) erhalten die Mitarbeiter eine Gewinnbeteiligung sowie Prämien für besondere Leistungen (z.B. vorterminierte Fertigstellung von Projekten, geringer Ausfall durch Krankheit, Verbesserungsvorschläge usw.).

2 PROBLEMSTELLUNG

In der ABC Personal Consulting GmbH sind alle Führungskräfte dazu angehalten, künftig einmal jährlich ein Mitarbeitergespräch mit den eigenen Mitarbeitern zu führen. Bei diesen Mitarbeitergesprächen soll es die Option geben, eine Mitarbeiterbeurteilung in das Gespräch einzubauen.

Erste Gespräche durch den Geschäftsführer der ABC Personal Consulting GmbH mit den Mitarbeitern zeigen jedoch, dass es noch nicht gelungen ist, diese davon zu überzeugen, eine Beurteilung ihrer Leistungen einzufordern. Viele Mitarbeiter sehen wohl in dem jährlichen Mitarbeitergespräch eine Art Pflichtübung, die absolviert wer- den muss. Wahrscheinlich spielt auch die Angst vor Kritik in dem Zusammenhang eine große Rolle. Wenn keine Beurteilung gewünscht wird, kann auch keine Kritik von Seiten der Führungskraft erfolgen. Dass die Mitarbeiter dadurch aber auch eine Anerkennung ihrer Leistung und ihrer Arbeit erfahren werden, ist den Wenigsten klar.

Dennoch bemängeln viele Mitarbeiter, dass sie von ihrem Vorgesetzten so gut wie nie Lob bekommen, obwohl diese Mitarbeiterbeurteilungsmaßnahmen eine gute Gelegenheit dafür wären, ihre Leistung objektiv zu beurteilen. Aber auch die Führungskräfte sind bisher mehr oder weniger von diesem Mitarbeiterführungsinstrument nicht überzeugt. So wurde von deren Seite nicht gerade Werbung für die Beurteilungs- maßnahmen gemacht, denn die Auseinandersetzung mit den eigenen Mitarbeitern und deren Leistungen ist oft auch sehr schwierig und beansprucht sehr viel Zeit von den Führungskräften. Diese müssen sich nicht nur vor einem Mitarbeitergespräch intensiv mit dem Mitarbeiter auseinandersetzen, sondern diese auch regelmäßig beobachten und Vorkommnisse - in positiver wie auch negativer Hinsicht - dokumentieren, um eventuellen Beurteilungsfehlern zuvor zu kommen.

So scheint es, Mitarbeiter und Führungskräften sind sich nicht wirklich im Klaren, dass Mitarbeitergespräche in Verbindung mit Beurteilungen durchaus positiv zum Betriebsklima beitragen können.

2.1 BISHERIGER UMGANG MIT MITARBEITERBEURTEILUNGEN

Mitarbeiterbeurteilungsgespräche fanden bisher gar nicht oder nur sporadisch statt, da zum einen die Führungskräfte nicht bereit waren, sich die erforderliche Zeit für die ihnen unterstellten Mitarbeiter zu nehmen bzw. sie auch noch nicht absolut von die- sem Führungsinstrument überzeugt sind. Zum anderen haben die betroffenen Mitar- beiter von der Möglichkeit einer Beurteilung keinerlei bzw. nur sehr seltenen Ge- brauch gemacht, da sie offensichtlich dies als Instrument der Kritik an ihrer Arbeits- leistung verstehen.

Der Geschäftsführung der ABC Personal Consulting GmbH lagen keinerlei bzw. nicht ausreichende Mitarbeiterbeurteilungen vor, aus diesem Grund wurden an die Mitar- beiter pauschal jährlich rückwirkend für das letzte Geschäftsjahr, lediglich in Abhän- gigkeit vom Geschäftserfolg, Bonuszahlungen gewährt, welche unabhängig von der persönlichen Arbeitsleistung waren. Außerdem wurden bei Projekterfolgen den betei- ligten Mitarbeitern Bonuszahlungen zugestanden. Darüber hinaus wurden die Bo- nuszahlungen an die Zugehörigkeit im Betrieb, sowie an die Ausfallzeiten durch

Krankheit gekoppelt. Außerdem werden Provisionen für Verbesserungsvorschläge - in Abhängigkeit vom Einspareffekt - gewährt.

Exkurs Mitarbeiterbeurteilung:

„Eine Mitarbeiterbeurteilung ist ein persönliches Gespräch, bei dem die Arbeit des Mitarbeiters unter Verwendung eines vereinbarten Bezugssystems besprochen, überprüft und beurteilt wird. Die Mitar- beiterbeurteilung kann im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergespräches oder als separates Gespräch geführt werden. Es werden durch die Führungskraft Arbeitsergebnisse und Arbeitsverhalten bewertet. Die Arbeitsqualität des Mitarbeiters wird eingeschätzt, ebenso das Engagement, Kundenorientierung oder Teamfähigkeit. Ziel ist es, dem Mitarbeiter ein möglichst umfassendes Feedback zu geben.“ ¹

„Mitarbeiterbeurteilungen müssen sich auf Beobachtungen stützen, sie müssen beschreibbar, bewertbar und vergleichbar sein.“ ²

Bewertet werden folgende Aspekte:

- Leistung -> allgemeine Leistung (Qualität und Quantität), Zielerreichungsgrad.
- Verhalten und Kompetenzen -> gezeigte Einstellungen (vor allem Service- und Kundenorientie- rung), Fachkompetenz, überfachliche Kompetenzen ( z. B. soziale und analytische Kompetenz).

2.2 DER ALTE BEURTEILUNGSBOGEN

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: „Alter Beurteilungsbogen“ der ABC Personal Consulting GmbH

In der Abbildung ist der bisher verwendete „alte Beurteilungsbogen“ der ABC Perso- nal Consulting GmbH zu sehen (siehe auch Anlage 1 „Alter Beurteilungsbogen“ der ABC Personal Consulting GmbH). Dieser Beurteilungsbogen war eine Option, die die Mitarbeiter während des normalen jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräches ein- fordern konnten.

2.3 AUSWERTUNG DER MITARBEITERGESPRÄCHE

Die unten dargestellte Statistik zeigt deutlich, dass Mitarbeiterbeurteilungen im Rah- men des jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräches kaum stattgefunden haben, da die Mitarbeiter hiervon wenig Gebrauch gemacht haben. Die Termine der durch- geführten Mitarbeitergespräche werden für jährliche Auswertungen in der betriebsei- genen Software vermerkt und gespeichert, was folgende Analyse ermöglicht hat.

So sind also bei den meisten Mitarbeitern die Probezeitbeurteilungen die letzten nennenswerten und dokumentierten Beurteilungen in der ABC Personal Consulting GmbH.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: „Statistik“ der ABC Personal Consulting GmbH

Die oben ausgewertete Statistik steht aber im Widerspruch zur letzten Mitarbeiterbefragung. Dort gaben 55 Prozent der Mitarbeiter an, dass ihnen besonders durch die Führungskräfte, aber auch durch anderen Mitarbeiter, wenig Wertschätzung entgegengebracht wird. In den Kommentaren, die die Mitarbeiter erläuternd angeben konnten, stachen einige besonders heraus. Ein Mitarbeiter schrieb: „er habe das Gefühl, dass es seinem Chef egal ist, ob er an seinem Arbeitsplatz sei oder nicht. Außerdem könne er nicht einschätzen, ob seine Arbeit den Anforderungen seines Vorgesetzten entspreche“. Andere Mitarbeiter beklagen, „dass sie von ihren Disponenten nie gelobt werden“ bzw. sie sind der Überzeugung, dass ihre Vorgesetzten gar nicht wissen, „wer in welchem Kundenbetrieb arbeitet“.

Das gab vor allem dem Geschäftsführer den Impuls, die bisherige Praxis der Mitar- beiterbeurteilung zu überdenken und die Auswirkungen auf das Betriebsklima näher zu bestimmen. Hierfür musste aber zunächst erkannt werden, wie die Mitarbeiter der ABC Personal Consulting GmbH das Betriebsklima im Augenblick beurteilten.

2.4 BEFRAGUNG ZUM BETRIEBSKLIMA

In der Abteilung des Personaldisponenten Herrn M., dessen Mitarbeiter bei einem Industriegroßkunden vor Ort entliehen sind, wurde im Sommer 2013 eine kurzfristige Befragung zum Betriebsklima für dieses Projekt durchgeführt. Herrn M. sind 25 der 63 Mitarbeiter unterstellt. Durch diese kurzfristig angesetzte Betriebsklimaumfrage unter einem großen Anteil der Mitarbeiter lassen sich sehr gut gewisse Tendenzen, bezogen auf die Meinungen zum derzeitigen Betriebsklima, erkennen.

2.4.1 AUSZÜGE AUS DEM FRAGEBOGEN ZUM BETRIEBSKLIMA

Welche der folgenden Aussagen treffen auf Ihre Abteilung zu?

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: „Fragebogen zum Betriebsklima“ der ABC Personal Consulting GmbH

Von den 25 angeforderten Fragebögen kamen 22 innerhalb einer Woche ausgefüllt zurück. Auffällig war in den Fragebögen, dass viele der Mitarbeiter die zweite Aussage des Fragebogens bezüglich des Lobes bejahten (insgesamt 19 der 22 Mitarbeiter). Wertet man die Aussage darunter (Nr. 3) zur Kritik entsprechend aus, scheint das für die Vorgesetzten selbstverständlich zu sein (15 der 22 Mitarbeiter kreuzten hier „ja“ an). Das heißt, dass viele Mitarbeiter den Eindruck haben, Kritik wird immer gerne geäußert, mit Lob wird eher sparsam umgegangen.

Besonders markant war auch die Aussage in Punkt Nr. 8 zur Wertschätzung durch den Chef. Hier kreuzten nur 5 der 22 an der Befragung teilgenommenen Mitarbeiter ein „ja“ an. Daraus ergibt sich, dass kaum ein Mitarbeiter aus der Abteilung des Herrn

M. das Gefühl hat, von seinem Vorgesetzten eine Wertschätzung zu erfahren.

Trotz der eher negativen Richtung der Mitarbeiter, was die Beurteilung ihrer Leistung durch ihren Vorgesetzten angeht, gaben 19 Mitarbeiter an, gerne für die ABC Personal Consulting GmbH zu arbeiten (Aussage Nr. 11). Daraus lässt sich schließen, dass das Betriebsklima in der ABC Personal Consulting GmbH nicht generell schlecht ist. Verbesserungspotential ist aber in jedem Fall im Hinblick auf Anerkennung, Lob und Kritik durch Vorgesetzte reichlich vorhanden.

Ein gutes Betriebsklima hilft, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Es steigert die Motivation der Mitarbeiter sowie die Leistungsfähigkeit und dadurch den Erfolg jedes Unternehmens. Auch die ABC Personal Consulting GmbH ist bestrebt, ihre Mitarbeiter zu halten. Schließlich möchte die ABC Personal Consulting GmbH in fünf Jahren zu dem Personaldienstleister vor Ort gehören. Es ist also sehr wichtig, etwas für ein positiveres Betriebsklima zu unternehmen. Denn ein schlechtes Be- triebsklima wirkt sich demotivierend auf die Mitarbeiter aus. In der ABC Personal Consulting GmbH soll gegenseitiger Respekt und gegenseitiges Verständnis an der Tagesordnung sein. Das Motto muss lauten: „miteinander statt gegeneinander“.

Im künftigen „Führungsleitbild“ der ABC Personal Consulting GmbH (befindet sich derzeit in der Projektphase und soll bis März 2014 erarbeitet sein) wird an erster Stel- le folgender Satz stehen: „Jeder Mitarbeiter ist mit seinen individuellen Fähigkeiten und seiner Leistung wichtig für die Erfüllung der Aufgaben des Unternehmens.“

Dieser Satz des Führungsleitbildes ist aber bei den Mitarbeitern der ABC Personal Consulting GmbH noch nicht angekommen. Den Mitarbeitern muss mithilfe der Beurteilung und eines verbesserten Betriebsklima bewusst gemacht werden, dass sie zur Erreichung der Unternehmensziele einen entscheidenden Beitrag leisten können und zwar durch ihre fachlichen und persönlichen Kompetenzen.

3 ZIEL DES PROJEKTES

Ein Ziel des Projektes ist die gedankliche Vorwegnahme eines zukünftig gewünsch- ten Zustandes. Bei diesem Projekt werden, wie bei allen anderen Projekten, der ABC Personal Consulting GmbH folgende Anforderungen an das Ziel gestellt:

in Einklang mit dem Führungsleitbild³ der ABC Personal Consulting GmbH erreichbar

lösungsneutral

keine Widersprüche

messbar in Bezug auf Qualität, Kosten, Zeit, vereinbartem Ergebnis

volle Unterstützung durch Vorgesetzte und Geschäftsleitung gewährleistet

Ein weiteres Ziel des Projektes „Mitarbeiterbeurteilung“ ist es, dass in 2014 mindestens 55 % der Mitarbeiter (also 35 Beschäftigte - Stand 2013) der ABC Personal Consulting GmbH einer Beurteilung im Rahmen des Mitarbeitergespräches zustimmen und dadurch ein positives Betriebsklima unterstützt wird.

3.1 PROJEKTTEAM

Ein Erfolgsfaktor für jedes Projekt ist es, die richtigen Mitarbeiter im Team zu haben. Neben den nötigen Kompetenzen müssen sie auch motiviert sein, in einem solch elementar wichtigen Projekt mitzuarbeiten.⁴

Da sämtliche Führungskräfte (Personaldisponenten) der ABC Personal Consulting GmbH die Mitarbeitergespräche bisher selbst durchgeführt haben, sind in jedem Fall alle drei ein Teil des Projektteams. Ferner nimmt der Geschäftsführer daran teil, der wiederum mit den Führungskräften ebenfalls Mitarbeitergespräche abwickelt.

[...]

¹ vgl. Stöwe/Beenen 2009, S.11-12

² vgl. Krause/Krause 2010, S. 381

³ vgl. Führungsleitbild der ABC Personal Consulting GmbH (wird zur Zeit in einer Projektgruppe erarbeitet)

⁴ vgl. Bohinc 2011, S. 39