Kosten von IT-Systemen. Das Modell "Total Cost of Ownership"

Inhalt

Hintergründe und Schwerpunkte des Total Cost of Ownership-Modells

LITERATURVERZEICHNIS

Anhang

Hintergründe und Schwerpunkte des Total Cost of Ownership-Modells

Bis in die 80er Jahre gab es für Unternehmen keine Alternative zur Nutzung von Großrechneranlagen, Betriebs- und Softwaresysteme mit einer zentral organisierten Systembetreuung.^[1] Bedingt durch diese Strukturen war das Budget innerhalb der Informationsverarbeitung gekennzeichnet durch Investitionen für zentrale Hardwaresysteme und ebenfalls kostenintensive Entwicklungen von Individualsoftware.^[2]

Im Laufe der 80er Jahre fand innerhalb der Informationsverarbeitung eine gedankliche Neuorientierung statt.^[3] Diese Neuorientierung führte dazu, dass eingesetzte Großrechner überwiegend durch Client-Server-Architekturen abgelöst wurden, somit konnten bisher eingesetzte Verrechnungskonzepte zur korrekten Kostenverrechnung nicht mehr verwendet werden, da eine Anpassung an neue Kostenbestandteile und Verrechnungsgrundsätze erforderlich war.^[4] Damals vorherrschende rechentechnisch nicht mehr einnehmbare Fixkostenblöcke gehörten der Vergangenheit an, bei Verwendung der neuen dezentralisierten Client-Server-Architekturen sind diese Kosten direkt zurechenbar geworden.^[5] Das Budget solcher verteilten Informationsverarbeitenden Systeme setzt sich zum größten Teil aus Aufwendungen für Anwenderschulungen, die Installation und Administration der Applikationen sowie das Datenmanagement durch den Benutzer zusammen, währenddessen der Hardware-Anteil innerhalb des Budgets einen immer kleiner werdenden Anteil einnimmt.^[6] Insbesondere auch durch die verstärkte Nutzung von Standardsoftware und den Trend zum Outsourcing nimmt die Informationsverarbeitende Abteilung selbst einen immer kleiner werdenden Anteil am Gesamtbudget ein, die Leistung der Abteilung beschränkt sich zunehmend mehr auf die Ausübung von Service- und Beratungsfunktionen.^[7]

Die Gartner-Group veröffentlichte 1987 ein neues Verrechnungskonzept, das eine genaue Analyse der Kostenstrukturen verteilter Client-Server-Architekturen umfasste und erstmalig in Zusammenarbeit mit mehr als 35 Herstellern sowie auf Basis von umfangreichen Anwenderbefragungen entstand.^[8] Das Konzept erfasst sämtliche Kostenbestandteile eines Systems und führt Kosten des gesamten Lebenszyklus eines Systems auf.^[9] Das Ergebnis der Studie fasst zusammen, dass die Gesamtkosten sich aus rund 70% Personalkosten und lediglich 21% Hard- und Softwarekosten zusammensetzen.^[10] Das größte Kostenelement ist die Position Endbenutzeraktivitäten, diese Position umfasst Aufwendungen für Installationen von Anwendungen, Datenmanagement, unproduktive Tätigkeiten bei der Systemnutzung sowie der gegenseitige Support.^[11] Ein Drittel dieser Endbenutzerkosten besteht aus dem herumspielenden Umgang mit dem Computer und hat somit einen besonders dominanten Einfluss auf die Gesamtkosten.^[12]

Im Modell des Total Cost of Ownership werden anfallende Kosten in direkte (budgetierte) Kosten und indirekte (nicht budgetierte) Kosten aufgeteilt.^[13] Übersetzt bedeutet Total Cost of Ownership Gesamtkosten der Besitzerschaft und zeigt durch den Titel bereits, das auch vor- und nachgelagerte Kosten der Investition erfasst werden.^[14] Dies bietet bereits

Ansatzpunkte zur Kostenoptimierung, da der gesamte Lebenszyklus begleitet wird, die gesamte Wertschöpfungskette erfasst wird und somit die langfristigen monetären Auswirkungen der Investition veranschaulicht werden.^[15] Durch diese Gesamtkostenbetrachtung wird das Gesamtkostenverständnis gestärkt und es ist wird ersichtlich, dass Anschaffungskosten und Betriebskosten sich meist gegenläufig entwickeln und somit strategische Investitionen aus der Langfristigkeitsperspektive betrachtet werden müssen.^[16] Weiterhin ist durch die Gesamtkostenbetrachtung eine Informationsverbesserung gegeben und da sämtliche Kostenstrukturen erfasst, analysiert und bewertet werden, ist eine verursachungsgerechte Zuordnung der Kostentreiber möglich.^[17] Das Total Cost of Ownership-Modell begünstigt durch diese genannten Prinzipien eine strategische Ausrichtung der Beschaffung, da detaillierte Beschaffungsentscheidungen getroffen werden können und Lieferanten anhand relevanter Faktoren identifiziert, reduziert oder qualifiziert werden können.^[18]

Zu kritisieren ist, dass die Entwicklung und Implementierung des Modells im Unternehmen sehr komplex und zeitaufwendig ist.^[19] Zudem sind insbesondere die indirekten Kosten meist nur schwer zu erheben und zu bewerten.^[20] Weiterhin wirkt sich bei einer Entscheidung auf Grundlage des Modells aus, dass lediglich die Kostenseite betrachtet wird und weiche Faktoren nicht in die Entscheidung mit einfließen.^[21] Hieraus lässt sich ableiten, dass dieses Modell als äußerst unwirtschaftlich einzustufen ist, sobald es bei Investitionsgütern mit geringem Wert eingesetzt wird.

LITERATURVERZEICHNIS

Hans-Jörg Bullinger (Hrsg.), Gerald Groh

TCO: Total Cost of Ownership, Stuttgart: Fraunhofer IRB Verlag, 1997

Helmut Krcmar (Hrsg.), Heiko Aurenz

Controlling verteilter IV-Systeme, Frankfurt a.M.: Peter Lang Verlag, 1997

Jochem Piontek

Beschaffungscontrolling, 4. Auflage, München: Oldenbourg Verlag, 2012

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^[1] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 349

^[2] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 349

^[3] Vgl. Bullinger/Groh (1997), S. 41

^[4] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 354

^[5] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 353

^[6] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 352/353

^[7] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 353

^[8] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 228

^[9] Vgl. Bullinger/Groh (1997), S. 41

^[10] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 228

^[11] Vgl. Krcmar/Aurenz (1997), S. 229

^[12] Vgl. Bullinger/Groh (1997), S. 42

^[13] Vgl. Bullinger/Groh (1997), S. 43

^[14] Vgl. Piontek (2012), S. 126

^[15] Vgl. Piontek (2012), S. 126

^[16] Vgl. Piontek (2012), S. 126

^[17] Vgl. Piontek (2012), S. 127

^[18] Vgl. Piontek (2012), S. 127

^[19] Vgl. Piontek (2012), S. 129

^[20] Vgl. Bullinger/Groh (1997), S. 44

^[21] Vgl. Bullinger/Groh (1997), S. 44