Papierloses Büro. Ein Ding der (Un-)Möglichkeit

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen und Definitionen
2.1 Dokumente
2.1.1 Dokumentenmerkmale
2.1.2 Elektronische Dokumentenarten
2.1.3 Dokumenten-Management-Zyklus
2.2 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-System“
2.3 Bedeutung von Papier
2.3.1 Eigenschaften von Papier
2.3.2 Papier und Psyche
2.3.3 Rechtliche Betrachtung

3 Dokumenten-Management in der Praxis
3.1 Organisation und Administration von Dokumenten-Prozessen
3.2 Papier-Dokumente entlang der Wertschöpfungskette
3.3 Geschäftsprozesse und Dokumenten-Management-Systeme
3.3.1 Prozessbetrachtung: klassischer zentraler Posteingang
3.3.2 Prozessoptimierung: papierloser zentraler Posteingang
3.4 Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
3.5 Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen
3.5.1 Hardware
3.5.2 Software
3.6 Dokumenten-Management in der Cloud

4 Bewertung (Chancen / Ziele / Gefahren)
4.1 Wirtschaftlichkeit einer Dokumenten-Management-Lösung
4.1.1 Kosten
4.1.2 Nutzen
4.1.3 Kosten und Nutzen im Verhältnis: Return on Investment
4.1.4 Einschätzung von Kosten und Potentialen
4.2 Ökologische Aspekte
4.3 Akzeptanz der Nutzer
4.3.1 Einführungsprojekt
4.3.2 Schulungsmaßnahmen
4.3.3 Echtbetrieb
4.4 Erfahrungen von Unternehmen
4.4.1 Schenker & CO AG
4.4.2 Sky Deutschland AG
4.4.3 Einhell Germany AG
4.4.4 Bank of America
4.4.5 Gründe für nicht erreichte Projektziele

5 Schluß
5.1 Fazit
5.2 Resümee: papierloses Arbeiten
5.3 Limitation (zukünftige Forschungsaufträge)

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Verbrauch grafische Papiere in Deutschland (1950-2010)

Abb. 2: Dokumentenarten

Abb. 3: Dokumenten-Management-Zyklus

Abb. 4: Geschäftsprozess – schematische Darstellung

Abb. 5: Feingliederung Prozessarten

Abb. 6: EPK eines Posteingangsprozesses mit nachgelagerten Tätigkeiten

Abb. 7: Module eines Dokumenten-Management-Systems

Abb. 8: Suchmaske eines Dokumenten-Management-Systems

Abb. 9: Struktur von Wirtschaftlichkeitsvergleichen

Abb. 10: ROI-Rechner für ein Dokumenten-Management-System

Abb. 11: Akzeptanzskala

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Merkmale von Dokumenten

Tab. 2: Gesetzliche Grundlagen und Rechtliche Themen (Deutschland)

Tab. 3: Kosten und Potentiale eines Dokumenten-Management-Systems

Tab. 4: Ressourceneinsatz bei der Herstellung von Papier

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Im Jahre 105 n. Chr. beginnt die Geschichte des Papiers. Ein chinesischer Hofbeamter namens Tsai Lun ist die erste Person, die einen Prozess zur Papierherstellung beschreibt. Um 751 n. Chr. wird die Vorgehensweise zur Papierherstellung durch chinesische Kriegsgefangene eines arabischen Heeres nach Europa gebracht. Die Papierherstellung wird mehr und mehr industrialisiert. Gutenbergs Erfindung des Buchdruckes verleiht dem Medium weiteren Auftrieb.

Im Jahre 1950 wurden in der Bundesrepublik Deutschland 656.000 Tonnen an grafischen Papieren, das sind Druck- und Schreibpapiere, verbraucht. 2011 liegt dieser Wert bei 8.704.000 Tonnen.^[1] Auch wenn dieser Wert in den letzten 10 Jahren leicht rückläufig ist, wird davon ausgegangen, dass der weltweite Bedarf an Papier jährlich um etwa 3% steigt.^[2]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Verbrauch grafische Papiere in Deutschland (1950-2010)^[3]

Zweifellos ist Papier ein bewährtes und einfaches Medium zur Informationsspeicherung und –bearbeitung, aber es fällt häufig schwer, diese Informationen effizient zu archivieren und strukturieren.

Über 1800 Jahre nach Beginn der Papierverbreitung veranlasst dieser Umstand den Physiker und Raketenkonstrukteur Wernher von Braun zu der Aussage, die dieser Diplomarbeit als Leitzitat voransteht: „Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: Die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden.“^[4]

Die oben geschilderten Sachverhalte führen auf direktem Wege zum Gedanken des papierlosen Büros. Dieser wurde bereits Anfang der 70er Jahre in einem Forschungslabor, dem Xerox PARC (Kalifornien), das unter anderem als eine der Geburtsstätten des Ethernets gilt, aufgegriffen.^[5]

Doch mit Einzug der IT in Unternehmen und Privathaushalten ging der Papierverbrauch nicht zurück, sondern stieg weiter an. Warum ist die Idee des papierlosen Büros schon über 40 Jahre alt und scheint trotzdem noch so weit entfernt?

Die IT-Branche reagiert seit einiger Zeit darauf. Eine große Anzahl von Systemhäusern bietet ihre Produkte rund um Document-Related-Technologies (DRT) an. Die angebotenen Programme tragen immer neue und andere Bezeichnungen, z. B. Enterprise-Content-Management-System (ECMS), Business-Process-Management-System (BPMS), Knowledge-Management-System (KMS) oder, der wohl gebräuchlichste Begriff, Dokumenten-Management-System (DMS). Die Abgrenzung dieser Systeme untereinander ist schwammig bis nicht vorhanden. Alle haben jedoch eines gemeinsam: Das Ziel Papieraufkommen mit all seinen Nachteilen zu verringern und Nutzen in den Unternehmen zu stiften.^[6] Aus diesem Grunde beschäftigen sich weite Teile dieser Diplomarbeit mit Funktionen, Einsatzmöglichkeiten sowie Vor- und Nachteilen von Dokumenten-Management-Systemen.

Beim Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen bewegen wir uns überwiegend im interdisziplinären Bereich der Wirtschaftsinformatik. Auf Seite der Informatik wird ein IT-System entwickelt, implementiert und betrieben. Es stiftet betriebswirtschaftlichen Nutzen, insbesondere durch die Reduktion von Kosten sowie die Optimierung von Prozessen. Darüber hinaus sind auch juristische Aspekte, wie z. B. die Pflicht zur Aufbewahrung von Schriftstücken in originärer Papierform, von Belang.^[7] Weiterhin werden durch die Änderung des Kommunikations- und Arbeitsverhaltens der Anwender die Wissenschaften der Soziologie und Psychologie sowie durch die Schonung von natürlichen Ressourcen (Einsparung von Papier) die Ökologie gestreift.^[8]

Aktuelle Berichte aus der DRT-Branche fokussieren insbesondere den Trend von „Documents as a Service“. Dokumenten-Management-Systeme werden verstärkt als Dienstleistung angeboten, gehen dem geflügelten Wort nach „in die Cloud“. Anwender können ihre Dokumente nur über das Internet auf einem entfernten Server hinzufügen, ansehen, bearbeiten und verwalten. Sie müssen sich dafür jedoch weniger Gedanken über die technischen Belange zum Betrieb ihres Dokumenten-Management-Systems machen, was wiederum dazu führt, dass sich die genannten Cloud-Dienste zunehmend nicht mehr nur an Unternehmen, sondern auch an Privatleute richten.

Darüber hinaus wird die Entwicklung von Anwendungsschnittstellen für mobile Geräte, besonders Apps für Smartphones und Tablet-PCs forciert, um Dokumente einfacher und schneller für die Anwender fernab eines Unternehmensnetzwerkes verfügbar zu machen.^[9]

Der Aufbau dieser Diplomarbeit stellt sich wie folgt dar: Das im Anschluss an diese Einleitung folgende Kapitel zwei soll zunächst einige Grundlagen schaffen und klären, was Dokumente sind und in welchen Arten und Ausprägungen wir auf sie treffen. Weiterhin werden die Begriffe papierloses Büro und Dokumenten-Management-System erklärt und einem kurzen Vergleich unterworfen. Anschließend wird darauf eingegangen, welche besondere Bedeutung Papier als (Informations-)Medium zukommt.

Kapitel drei beschäftigt sich mit dem Dokumenten-Management im Praxisbezug. Es werden organisatorische, administrative und sich daraus ergebende prozessorientierte Aspekte beleuchtet. Darauf folgend wird auf Architektur und Aufbau von Dokumenten-Management-Lösungen eingegangen.

Das vierte Kapitel wird eine Bewertung im Sinne von Chancen, Zielen und Gefahren in Bezug auf das Thema Dokumenten-Management darstellen. Es erklärt, wie wirtschaftliche und ökologische Aspekte bewertet werden können und warum die Nutzerakzeptanz ein kritischer Punkt in Projekten sein kann. Abschließend wird über die Erfahrungen berichtet, die Unternehmen bei der Einführung und Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen gemacht haben.

Das abschließende Kapitel fünf enthält ein Fazit, fasst die Voraussetzungen für papierloses Arbeiten wiederholend zusammen, schneidet den Ansatz des papierarmen Büros an und unterbreitet Vorschläge für zukünftige Forschungsaufträge.

2 Grundlagen und Definitionen

2.1 Dokumente

Der Begriff des Dokuments wird auf unterschiedliche Art und Weise verwendet. Im angelsächsischen ist er häufig als Synonym für Textdateien benutzt (siehe z. B. an der Dateiendung „.docx“). Es existiert also ein enger Bezug zur elektronischen Form.

Im Gegensatz dazu ist der Begriff im deutschsprachigen Raum häufig gedanklich verknüpft mit Informationen auf Papier. Hinter dem Wort Dokument erwartet man ein Schriftstück von hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Relevanz. Wir befinden uns bereits nahe dem juristischen Begriff der Urkunde.^[10]

Mit Ausbreitung der IT, der Weltsprache Englisch sowie der Internationalisierung von Unternehmen verschwimmen diese Grenzen allerdings immer mehr.

Diese Diplomarbeit folgt der Definition, dass ein Dokument der Zusammenfassung und Strukturierung von Informationen dient. Es ist dazu in der Lage, Informationen für einen bestimmten Zeitraum zu speichern und/oder dient als Nachweis von Tatsachen (z. B. in Form von Rechnungen, Lieferscheinen, Spezifikationen, …).^[11]

2.1.1 Dokumentenmerkmale

Ein Dokument kann uns also nicht nur auf dem Medium Papier begegnen. Vielmehr handelt es sich hierbei lediglich um ein Merkmal des Dokumentes, nämlich die physische Eigenschaft.^[12]

Die nachfolgende Tabelle nach Kampffmeyer nennt einige wichtige Dokumentenmerkmale und zugehörige Beispiele.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 1: Merkmale von Dokumenten^[13]

Nicht jedes Dokument muss zwingend über alle diese Merkmale in allen seinen Ausprägungen verfügen. Es sind weniger, aber auch weitere denkbar. So kann ein Buch beispielsweise keinen Empfänger haben.

Dokumentenmerkmale sind, unabhängig davon, ob klassische oder elektronische Medien genutzt werden, wichtig in der täglichen Arbeit mit und bei der Nutzung von Dokumenten.^[14]

2.1.2 Elektronische Dokumentenarten

Elektronische Dokumente werden aus technischer Sicht in zwei Arten eingeteilt: Coded Information (codierte Informationen, kurz CI) und Non-Coded Information (nicht codierte Informationen, kurz NCI).

Von Coded Information spricht man beim Vorliegen einer Datei, die maschinell gelesen und ausgewertet werden kann. Dies ist z. B. der Fall bei einem Textdokument.

Eine Non-Coded Information liegt vor, wenn eine Datei nicht direkt von einem Rechner gelesen und verarbeitet werden kann. Beispiel: Der Scan eines Briefes wird als Bild-Datei (z. B. im JPEG-Format) abgespeichert. Der Brief kann zwar am Bildschirm dargestellt oder auch reproduziert werden, allerdings kann der Rechner die Daten des Bildes nicht direkt als Text interpretieren.

Die NCI kann also im Gegensatz zu einer CI nur sehr eingeschränkt weiterverarbeitet und genutzt werden. Dies gilt auch bzw. besonders in Bezug auf ein Dokumenten-Management-System.

Die für den Menschen leichte Interpretation, nämlich den Text aus einer Bild-Datei abzulesen, kann eine OCR-Software (Optical Character Recognition) übernehmen.^[15]

Die nachfolgende Abbildung soll die Beziehung zwischen den Dokumentenarten genauer darstellen. Ein Dokument liegt meist in digitaler Form (als CI/NCI) oder auf Papier vor. Schriftstücke auf Papier können unter Zuhilfenahme von Scannern digitalisiert werden. Dabei wird zunächst eine NCI-Datei erstellt. Diese kann wiederum mit einer OCR-Software in eine CI-Datei umgewandelt werden. Zur Übernahme in ein Dokumenten-Management-System muss ein Dokument in digitaler Form vorliegen, von Rechnern lesbare CI-Dateien eignen sich hier in der Regel besser als NCI-Formate.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Dokumentenarten^[16]

2.1.3 Dokumenten-Management-Zyklus

Ähnlich wie es bereits aus dem Produkt-Management und anderen ökonomischen Sachverhalten bekannt ist, unterliegen auch Dokumente einem Management- oder Lebenszyklus.

Er beschreibt die Phasen von der Informationsgewinnung (aus Eigen- oder Fremdquellen), über die zunächst stattfindende Ablage, die Suche bzw. das Retrieval (= Wiederauffindung) von Informationen und dem Lesen/Auswerten bis hin zur Löschung oder Vernichtung von Dokumenten.^[17]

Abbildung 3 stellt die beschriebenen Phasen des Dokumenten-Lebens-Zyklus nach Götzer grafisch dar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Dokumenten-Management-Zyklus^[18]

2.2 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-System“

Häufig werden die Begriffe papierloses Büro und Dokumenten-Management-System nicht nur in einem Atemzug, sondern als Synonym verwendet. In diesem Kapitel werden diese Bezeichnungen genauer definiert und es wird betrachtet, ob das papierlose Büro gleichzusetzen ist mit einem Dokumenten-Management-System.

Der Begriff des Dokumenten-Management-Systems ist zunächst sehr weit gefasst, weshalb man ihn in zwei Teilbereiche, nämlich im „engeren“ und „weiteren Sinn“ aufspaltet.

Im engeren Sinn umfasst ein Dokumenten-Management-System die Logik der Dokumentenverwaltung im Rahmen des Dokumenten-Management-Zyklus sowie Status, Struktur und Inhalt der betreffenden Dokumente. Sie werden beschrieben, gruppiert und systematisch eingeordnet. Dabei ist es nebensächlich, in welcher Form (Papier, Datei, …) die Dokumente vorliegen.

Im weiteren Sinn wird unter Dokumenten-Management-System ein IT-System verstanden, das neben den oben genannten organisatorischen Tasks auch noch über Funktionalitäten wie z. B. Scannen, Schrifterkennung, Workflowsteuerung, Publizierung oder automatische Indizierung bietet. ^[19]

Um das papierlose Büro in einer Umgebung mit mehreren Arbeitsplätzen in die Tat umzusetzen, würde streng genommen schon eine gewöhnliche, meist vorhandene Büroausstattung in Form von PCs, einem Scanner und einer Netzwerkdateiablage genügen. Mit dem Scanner könnten Papierdokumente digitalisiert und händig in einer Ordnerstruktur auf dem Netzwerkspeicher abgelegt werden.

Dies wäre jedoch nur in einer äußerst kleinen, zudem sehr geradlinig strukturierten Unternehmung möglich, denn Probleme ergeben sich bei der Suche von Dateien. Da es ohne Dokumenten-Management-System keine Kriterien/Verschlagwortung gibt, anhand deren die Datei gefunden werden kann, wird die Aufgabe erschwert.

Aus diesem Grunde überschneiden sich die Ansätze des papierlosen Büros und des Dokumenten-Managements in der Praxis.^[20]

Eine Umsetzung des papierlosen Büros wird in aller Regel die Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems mit sich bringen, um den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zu genügen.

2.3 Bedeutung von Papier

In den Unternehmen und Verwaltungen hatte sich bereits vor dem Einzug der IT das Papier als ein führendes Medium durchgesetzt. Diese Herrschaft scheint nach derzeitigen Gesichtspunkten zwar als umstritten, doch von den meisten Arbeitsplätzen ist Papier auch heute kaum wegzudenken. Dabei ist beim Wort „Arbeitsplatz“ nicht nur an klassische Büros, sondern durchaus auch an andere Umgebungen, wie z. B. Produktionen oder mobile Nutzung von Dokumenten, zu denken. Dieses Kapitel soll erklären, warum gerade das Medium Papier, abgesehen von seiner historischen Nutzung, so große Bedeutung für uns hat.^[21]

2.3.1 Eigenschaften von Papier

Papier ist informativ. Wie bereits vorher erörtert, kann ein Dokument – in diesem Falle physikalisch auf Papier vorhanden – unterschiedlichste Arten an Daten und Informationen tragen (Texte, Bilder, Tabellen, Diagramme, …). Auch Mischformen sind möglich.

Papier ist einfach. Mit simpelsten Mitteln, beginnend bei einem einzelnen Stift, können Schriftstücke geändert, überarbeitet oder Informationen durch Markierungen hervorgehoben werden.

Papier ist mobil. Es kann fast überall verwendet werden. Die Zugriffszeit, also die Zeit zwischen der Entscheidung ein Stück Papier zu lesen bzw. zu überarbeiten, bis hin zur Ausführung des Vorhabens, liegt bei wenigen Sekunden. Änderungen sind direkt gespeichert. Ebenfalls schnell sind Blätter wieder in einer Tasche verschwunden.^[22]

Papier ist günstig. Der Preis einer Standard-Seite DIN A4-Papier liegt bei wenigen Cent. Im Gegensatz zu einem elektronischen Dokument wird zur Betrachtung eines Papier-Dokuments keine weitere Ausstattung wie z. B. PC, Notebook oder Tablet-Computer benötigt.

Papier ist kommunikativ. Mit Papier können Informationen persönlich oder postalisch weitergegeben werden. Fast jeder kann mit dem Medium umgehen. Wissensstand und Alter spielen dabei eine untergeordnete Rolle, denn es genügen zum Lesen, Schreiben und ggf. Zeichnen auf Papier Fähigkeiten, über die – abgesehen von der Sprachbarriere – die meisten Menschen in unserem Umfeld über Generationen hinweg verfügen.^[23]

Papier ist stabil. Es unterliegt zwar einem Alterungsprozess, dieser ist im Vergleich zu elektronischen Geräten, die bei Dateien als Lesehilfe verwendet werden müssen, jedoch eher zu vernachlässigen, denn viele genormte Papierklassen haben eine Alterungsbeständigkeit von über 100 Jahren. Ebenfalls kann es unter widrigen Bedingungen – wie oben angemerkt z. B. in Produktionsumgebungen – bis zu einem gewissen Grad Staub und Feuchtigkeit trotzen. Elektronische Standard-Geräte haben hier mitunter Schwierigkeiten.^[24]

Das große Problem an vielen der oben genannten positiven Eigenschaften ist jedoch, dass diese nur zutreffen, so lange Dokumente, bezogen auf die Seitenzahl, in überschaubarem Umfang betrachtet werden.

Ein zweiseitiges Dokument ist einfach zu bearbeiten. Markierungen sind übersichtlich und schnell zu finden. Diese in einem Schriftstück mit mehreren Hundert Seiten erneut aus dem Text herauszusuchen und ggf. durch Abschrift/Kopie zusammenzustellen hingegen ist aufwendig.

Einzelne, kurze Schriftstücke sind mobil. Ist jedoch vor der Nutzung noch nicht genau bekannt, welchen Teil einer umfangreichen Dokumentation man benötigt, so endet die Mobilität bei mehreren gefüllten Heftordnern.

Eine einzelne Seite Papier scheint zunächst günstig, doch denken wir an die Ablage eines Unternehmens mit mehreren Hunderttausend Seiten. Nicht nur das Papier an sich verursacht Kosten, sondern auch der genutzte Raum, den es beansprucht sowie der hohe manuelle Aufwand zur Dokumentenadministration (Eingang, Umlauf, Archivierung, Vernichtung).^[25]

Der Lösung dieser genannten Probleme haben sich elektronische Dokumenten-Management-Systeme verschrieben.

2.3.2 Papier und Psyche

Neben den Eigenschaften aus 2.3.1 gibt es jedoch noch weitere, weichere Faktoren. Bei der Nutzung von Papier laufen im Menschen einige besondere Vorgänge ab. Viele in diesem Punkt verwendete Quellen beziehen sich zwar auf das per Hand geschriebene Wort, sind aber durchaus auch auf Druckpapiere zu übertragen.

Berühren wir Stift und/oder Papier, erhalten wir durch unsere Sinneswahrnehmung ein motorisches Feedback. Es unterscheidet sich stark von den Wahrnehmungen, die wir aufnehmen, wenn wir mit Tastaturen und Bildschirmen arbeiten. Aufgrund dessen aktivieren die beiden verschiedenen Arbeitsweisen jeweils andere Bereiche unseres Gehirns.^[26]

In dieser biologischen Ursache liegt wohl der Grund dafür, dass wir mit Papier intensiver als mit elektronischen Medien arbeiten können. So ist es auch zu erklären, dass wir uns handgeschriebene Texte besser als abgetippte einprägen können oder uns das konzentrierte Lesen (z. B. zur Fehlerkorrektur) auf Papier leichter fällt als an einem Bildschirm.^[27]

Betrachtung finden sollte aber auch die persönliche Ebene, denn häufig erhalten physisch vorhandene Briefe im Gegensatz zu elektronischer Post mehr Beachtung. Vergleichen wir Werbung in einem Brief mit der in einer E-Mail, so hat der Brief (bei identischem Inhalt) einen komplexeren Her- und Zustellungsprozess, der ihn für den Absender teurer macht. Schon daher drückt er eine Art von Wertschätzung aus. Auf Seite des Adressaten wird der Brief zur Bewertung in die Hand genommen, die Haptik stimuliert das Gehirn wie in den vorherigen Absätzen beschrieben. Eine Werbe-E-Mail hingegen wird häufig anhand des Betreffs ungelesen durch den Empfänger gelöscht, im extremsten Fall sogar schon vorher durch einen Spam-Filter aussortiert.

2.3.3 Rechtliche Betrachtung

Aufbewahrungspflichten sind in Deutschland Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Dies ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch, insbesondere § 257 HGB, und der Abgabenordung (=Steuerrecht). Darüber hinaus werden eine Reihe von anderen Gesetzen und Verordnungen berührt, teilweise sind diese berufs-, tätigkeits- oder branchenabhängig.^[28] Zudem legt der Dokumenteninhalt fest, welche Regelungen jeweils Beachtung finden müssen.^[29]

Die folgende Tabelle nach Götzer soll die Zusammenhänge der rechtlichen Themen mit den gesetzlichen Grundlagen verdeutlichen und einen Überblick schaffen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tab. 2: Gesetzliche Grundlagen und Rechtliche Themen (Deutschland)^[30]

Die gesetzlichen Anforderungen der Aufbewahrungspflichten sind in drei Bereiche unterteilt. Diese sind Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsorte und Aufbewahrungsformen.^[31]

Da diese Diplomarbeit sich insbesondere mit dem Ansatz des papierlosen Büros beschäftigt, soll hier speziell auf die Aufbewahrungsformen eingegangen werden.

Der Gesetzgeber klassifiziert die Aufbewahrungsform in drei Kategorien Die „Aufbewahrung im Original“; „Aufbewahrung, so dass eine bildliche Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt“ und die „inhaltliche Wiedergabe“. In die einzelnen Kategorien fallen die folgend zitierten Unterlagen:

„Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind […], sind im Original aufzubewahren.“^[32]

„Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.“^[33]

„Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.“^[34]

Jedoch kann es sinnvoll sein, weitere Dokumente im Original aufzubewahren. Urkunden sind, neben Zeugenaussagen und Sachverständigengutachten, laut deutscher Zivilprozessordnung (ZPO) zugelassene Beweismittel. Richter sind an den Inhalt einer Urkunde gebunden, weshalb sie gemeinhin als das sicherste Beweismittel gilt. Dabei wird jedoch das Dokument im Original (als Schriftstück) und keine Reproduktion vorausgesetzt. Ob der zuständige Richter trotzdem eine solche als Beweismittel anerkennt, liegt in seinem eigenen Ermessen.^[35]

3 Dokumenten-Management in der Praxis

In diesem Kapitel soll näher darauf eingegangen werden, wie mit Dokumenten in der Praxis gearbeitet werden kann. Zu diesem Zwecke werden auch Organisation und Geschäftsprozesse rund um Dokumente, sowie Änderungs- und Optimierungsmöglichkeiten, die Dokumenten-Management-Systeme mit sich bringen, betrachtet. Darüber hinaus werden Architektur und Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen beschrieben.

3.1 Organisation und Administration von Dokumenten-Prozessen

In den meisten Unternehmen gibt es organisatorische und administrative Regelungen zum Umgang mit Dokumenten. Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist ein gut geeigneter Zeitpunkt, diese Abläufe zu reflektieren, konzeptionell zu prüfen, Schwachstellen auszumachen und potentielle Verbesserungen bei der Abbildung in einem Dokumenten-Management-System zu erreichen. Die eben genannten Aufgaben bilden meist ein zentrales Thema und sind aufgrund ihres tiefen Eindringens in die Unternehmensorganisation kritische Punkte in Projekten zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen.

Im Bereich der Organisation und Administration kann erneut auf den Dokumenten-Management-Zyklus (siehe Abb. 3) zugegriffen werden. An ihm orientiert ergeben sich die folgenden Fragestellungen:

Wie ist bei Erzeugung, Bearbeitung, Verteilung, Ablage/Archivierung und Vernichtung von Dokumenten vorzugehen?

Sind die genannten Schritte zu dokumentieren oder zu protokollieren?

Wenn ja, in welcher Art und Weise?

Wie sind die Verantwortlichkeiten geregelt?

Gibt es kontinuierliche Verbesserungsprozesse?

Wer vermittelt Wissen zur Verwendung des Dokumenten-Management-Systems und die darin abgebildeten Prozesse?^[36]

Um diese Fragen zu klären und zu beantworten, gibt es zwei Arten von Ansätzen: Das prozessorientierte Vorgehen und das dokumentorientierte Vorgehen.

Beim prozessorientierten Vorgehen werden die Geschäftsprozesse herausgestellt, die Dokumente begleiten oder bei denen es inhaltliche Beziehungen zum Dokument gibt. Sie werden in einzelne Prozessschritte unterteilt und daraufhin untersucht, was mit Dokumenten im Einzelnen passiert, z. B. Erzeugung, Bearbeitung, Vernichtung, Informationszu- oder Abfluss aus bzw. in einzelne Dokumente.

Beim dokumentorientierten Vorgehen ist das Dokument selbst im Mittelpunkt des Geschehens. Es wird auf seinen einzelnen Stationen im Rahmen des Dokumenten-Management-Zyklus begleitet. Die Sichtweise ist im Gegensatz zum prozessorientierten Vorgehen verändert. Dort stellt sich die Frage „Welche Dokumente gibt es im Laufe eines Geschäftsprozesses und was passiert mit ihnen?“. Beim dokumentenorientierten Vorgehen lautet diese nun: „Welche Prozesse wirken wie auf ein einzelnes Dokument ein?“.

Im Rahmen der heutigen Ansätze des Business-Process-Managements wird die dokumentorientierte Vorgehensweise häufig als veraltet bezeichnet. Sie hat aber ihre Stärken besonders dort, wo das Dokument auch wirklich Mittelpunkt des Prozesses ist, z. B. bei der Erstellung eines Analysenzertifikats, zu dem mehrere Abteilungen Informationen beisteuern.^[37]

3.2 Papier-Dokumente entlang der Wertschöpfungskette

Zunächst stellt sich die Frage, welche Dokumente auf Papier in einem Unternehmen eingehen, verwendet und erstellt werden. Wie in Tabelle 1 vorgeschlagen, ist eine Aufteilung nach Merkmalen möglich.

An dieser Stelle sollen jedoch konkrete Beispiele aus dem unternehmerischen Tagesgeschäft dargelegt werden. Da der Vielfalt an Dokumenten hier keine Grenzen gesetzt sind, bezieht sich dieser Abschnitt auf Standarddokumente, wie sie im Laufe der Wertschöpfungskette in vielen kaufmännischen Unternehmen anfallen.

Betrachten wir also den Prozess einer Kundenbestellung inklusive der vorhergehenden und nachfolgenden Tätigkeiten. Eingebundene Dokumente sind jeweils fett gedruckt:

Kunde sendet Anfrage

Angebot wird erstellt und zugestellt

Kunde erteilt Auftrag

Kunde erhält Auftragsbestätigung

Erstellung von Lieferscheinen (ggf. Rückfluss als Abliefernachweis)

Schreiben der Rechnung

(Bei Nichtzahlung: Mahnverfahren; Mahnung)

(Bei fehlendem Bestand: Produktion; Fertigungsauftrag, Materialscheine)

(Bei fehlenden Produktionsmitteln: Einkaufsanfrage, -bestellung, - rechnung, Wareneingangsbelege)

Der Großteil dieser Dokumente wird tatsächlich bei bis zu 75% der Unternehmen in gedruckter Form aufbewahrt. Dabei ist es unerheblich, wie die Belege ursprünglich vorliegen. Um den Medienbruch zu bewältigen und z. B. das Ziel eines vollständigen Debitorenarchivs zu erreichen, werden sogar Dokumente, die originär in digitaler Form existieren – sei es die erhaltene Kundenanfrage per E-Mail oder die aus einem ERP-System erzeugten Lieferscheine und Rechnungen – ausgedruckt. Anschließend werden sie archiviert, wobei auch hier die Papiermasse nach oben hin keine Grenze kennt, denn einige Unternehmen pflegen ein und dasselbe Dokument zusätzlich noch in mehreren Ablagen.^[38]

3.3 Geschäftsprozesse und Dokumenten-Management-Systeme

Die bisherigen Informationen zeigen, dass Dokumenten-Management-Systeme nicht mehr nur ihrer ursprünglichen Aufgabe, der Verwaltung von elektronischen Dokumenten gerecht werden müssen, sondern darüber hinaus auch die mit den Unternehmensdokumenten zusammenhängenden Prozesse abbilden bzw. im Rahmen eines Workflowmodules sogar führen.^[39]

Aufgrund dessen soll in diesem Kapitel näher auf Geschäftsprozesse und ihre Eignung zur Abbildung in einem Dokumenten-Management-System eingegangen werden. Darüber hinaus sollen am konkreten Beispiel eines Posteingangs-Prozesses Optimierungsmöglichkeiten dargestellt werden.

Betrachten wir zunächst die grundlegende Frage, was eigentlich einen Geschäftsprozess ausmacht. Allgemein gesprochen handelt es sich um Tätigkeiten, die nach festen, sich wiederholenden Mustern ablaufen. Geschäftsprozesse haben einen definierten Startpunkt (Auslöser) und einen definierten Endpunkt (Output).^[40]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Geschäftsprozess – schematische Darstellung^[41]

Dokumente sind entweder Auslöser oder Output von Prozessen, können die zum Prozess zugehörigen Tätigkeiten aber auch begleiten oder sogar steuern.^[42]

Geschäftsprozesse können in zwei Gruppen unterteilt werden: Kernprozesse (auch externe Prozesse) und Teilprozesse (auch interne Prozesse). Von Kernprozessen spricht man, wenn direkt zur Wertschöpfung einer Unternehmung beigetragen wird. Die Bezeichnung externer Prozess rührt daher, weil der Auslöser, der den Geschäftsprozess in Gang setzt, meist externer Herkunft ist, z. B. ein Kundenauftrag, der zu einer Fertigung führt. Im Gegensatz dazu werden Teilprozesse durch unternehmensinterne Ereignisse gestartet. Beispiel: Die Abteilung Instandsetzung repariert eine Produktionsanlage.^[43]

Neben der groben Gliederung in Kern- und Teilprozesse gibt es noch eine weitere Art der Aufteilung, die für das Dokumenten-Management von Bedeutung ist. Dabei werden der Strukturierungsgrad und die Wiederholhäufigkeit von Prozessen bewertet.

Situative Prozesse entstehen aus bestimmten Gegebenheiten, die jedoch vergleichsweise selten eintreten, also eine geringe Wiederholhäufigkeit haben. Dazu kommt, dass sie selten nach einem bekannten Schema ablaufen, es liegt also ein geringer Strukturierungsgrad vor. Beispiel: Zukauf einer Gesellschaft zur Firmengruppe.

Zyklische Prozesse haben im Gegensatz dazu einen hohen Strukturierungsgrad bei ebenfalls niedriger Wiederholungsrate. Aufgrund dessen haben sie einen Projekt-Charakter. Beispiel: Entwicklung eines Anwendungssystems nach exakten Kundenwünschen.

Teilstandardisierte Prozesse haben zwar eine hohe Wiederholungshäufigkeit, jedoch keine strukturierte Vorgehensweise nach bestimmtem Schema. Im Kern gleichen sich die Prozesse hier zwar, aber steigt man tiefer in die betreffenden Prozesse ein, erkennt man deutliche Unterschiede. Beispiel: Beratung von Kunden eines Kreditinstituts.

[...]

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^[1] Vgl. Verband Deutscher Papierfabriken e.V. (Hrsg.): Papier 2012 – Ein Jahresbericht, Bonn, März 2012, S. 55 f.

^[2] Vgl. Verband Deutscher Papierfabriken e.V. (Hrsg.): Papiergeschichte, Online im Internet: http://www.vdp-online.de/de/publikationen/papiergeschichte.html, 05.05.2013.

^[3] In Anlehnung an Verband Deutscher Papierfabriken e.V. (Hrsg.): Papier 2012 – Ein Jahresbericht, a. a. O., März 2012, S. 55 f.

^[4] Wernher von Braun, deutsch-amerikanischer Physiker und Raketenkonstrukteur, (1912 - 1977).

^[5] Vgl. Kersken, Sacha: Kompendium der Informationstechnik, Online im Internet: http://openbook.galileocomputing.de/kit/itkomp12000.htm, 2003.

^[6] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, Hamburg: PROJECT CONSULTANT 2003, S. 10.

^[7] Vgl. Stahlknecht, Peter; Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 11., vollst. überarbeitete Auflage, Berlin, Heidelberg, New York: Springer 2005, S. 6 f.

^[8] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O., S. 248.

^[9] Vgl. Klooß, Kristian: Papierloses Büro - Start-up-Kampf um die Zettelwirtschaft, Online im Internet: http://www.manager-magazin.de/unternehmen/it/papierloses-buero-smarchive-vs-doo-a-902439.html, 29.05.2013.

^[10] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O, S. 11.

^[11] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 4., vollständig überarbeitete und erweiterte Auflage, Heidelberg: dpunkt-Verlag 2008, S. 1 f.

^[12] Vgl. Kampffmeyer, Ulrich; Merkel, Barbara: Grundlagen des Dokumenten-Managements – Einsatzgebiete, Technologien, Trends, Wiesbaden: Gabler 1997, S. 21.

^[13] Kampffmeyer, Ulrich; Merkel, Barbara: Grundlagen des Dokumenten-Managements – Einsatzgebiete, a. a. O., S. 21.

^[14] Vgl. Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage, Wiesbaden: Gabler 2008, S. 46.

^[15] Vgl. Schüttler, Stephan: Dokumentenmanagement – Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen; Hamburg: Diplomica Verlag 2012, S. 8 f.

^[16] Schüttler, Stephan: Dokumentenmanagement – Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen; a. a. O., S. 8.

^[17] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 3 f.

^[18] Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 4.

^[19] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 5 f.

^[20] Vgl. Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage, a. a. O., S. 201 f.

^[21] Vgl. Ferilli, Stefano: Automatic Digital Document Processing and Management – Problems, Algorithms and Techniques, London, Dordrecht, Heidelberg, New York: Springer-Verlag 2011,S. 3 f.

^[22] Vgl. Jacobs, Jared: The Myth of the Paperless Office, or Why Printing Is Still Relevant, Online im Internet: http://smallbusiness.yahoo.com/advisor/myth-paperless-office-why-printing-still-relevant-052027127.html, 06.03.2013.Vgl. Schüttler, Stephan: Dokumentenmanagement – Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen; a. a. O., S. 18 f.

^[23] Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management – Wissen, Informationen und Medien digital verwalten; München: Deutscher Taschenbuchverlag 2001, S. 33 f.

^[24] Vgl. DIN: 6738:2007-03 - Papier und Karton - Lebensdauer-Klassen, März 2007.

^[25] Vgl. Sellen, Abigail J.; Harper, Richard H. R.: The Myth of the Paperless Office; Cambridge, London: MIT Press 2003, S. 31 f / S. 200 f.

^[26] Vgl. o. V.: Better Learning Through Handwriting, Online im Internet: http://www.sciencedaily.com/releases/2011/01/110119095458.htm, 24.01.2011.

^[27] Vgl. Bürge, Martina: Plädoyer für Stift und Papier, Online im Internet: http://bernetblog.ch/2012/01/13/pladoyer-fur-stift-und-papier/, 13.01.2012.

^[28] Vgl. Industrie- und Handelskammer Stuttgart (Hrsg.): Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, Online im Internet: http://www.stuttgart.ihk24.de/recht_und_steuern/steuerrecht/Steuerpruefung_Formalitaeten_Termine/971834/Aufbewahrung_von_Geschaeftsunterlagen.html#2, Stand 1. Januar 2013.

^[29] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 206 f.

^[30] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 207 f.

^[31] Vgl. Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage, a. a. O., S. 19 f.

^[32] Industrie- und Handelskammer Stuttgart (Hrsg.): Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, a. a. O., Stand 1. Januar 2013.

^[33] Industrie- und Handelskammer Stuttgart (Hrsg.): Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, a. a. O, Stand 1. Januar 2013.

^[34] Industrie- und Handelskammer Stuttgart (Hrsg.): Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften, a. a. O., Stand 1. Januar 2013.

^[35] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 223.

^[36] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 15 ff. Vgl. Adam, Azad: Implementing Electronic Document and Record Management Systems, Boca Raton FL: Auerbach Publications 2008, S. 185 f.

^[37] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 23f.

^[38] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 63 f.

^[39] Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme – Handbuch zur Einführung, Berlin, Heidelberg, New York, Barcelona, Hongkong, London, Mailand, Paris, Singapur, Tokio: Springer-Verlag 2001, S. 56.

^[40] Vgl. Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage, a. a. O., S. 55.

^[41] Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina: Prozessorientierte Ablage, a. a. O., S. 55.

^[42] Vgl. Götzer, Klaus; Schmale, Ralf; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management – Informationen im Unternehmen effizient nutzen, a. a. O., S. 270.

^[43] Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme – Handbuch zur Einführung, a. a. O., S. 56 f.