Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit der Idee des papierlosen Büros. Diese wurde bereits Anfang der 70er Jahre in einem Forschungslabor, dem Xerox PARC (Kalifornien), das unter anderem als eine der Geburtsstätten des Ethernets gilt, aufgegriffen. Doch mit Einzug der IT in Unternehmen und Privathaushalten ging der Papierverbrauch nicht zurück, sondern stieg weiter an. Warum ist die Idee des papierlosen Büros schon über 40 Jahre alt und scheint trotzdem noch so weit entfernt?
Der Aufbau dieser Diplomarbeit stellt sich wie folgt dar: Kapitel zwei soll zunächst einige Grundlagen schaffen und klären, was Dokumente sind und in welchen Arten und Ausprägungen wir auf sie treffen. Weiterhin werden die Begriffe papierloses Büro und Dokumenten-Management-System erklärt und einem kurzen Vergleich unterworfen. Anschließend wird darauf eingegangen, welche besondere Bedeutung Papier als (Informations-)Medium zukommt.
Kapitel drei beschäftigt sich mit dem Dokumenten-Management im Praxisbezug. Es werden organisatorische, administrative und sich daraus ergebende prozessorientierte Aspekte beleuchtet. Darauf folgend wird auf Architektur und Aufbau von Dokumenten-Management-Lösungen eingegangen.
Das vierte Kapitel wird eine Bewertung im Sinne von Chancen, Zielen und Gefahren in Bezug auf das Thema Dokumenten-Management darstellen. Es erklärt, wie wirtschaftliche und ökologische Aspekte bewertet werden können und warum die Nutzerakzeptanz ein kritischer Punkt in Projekten sein kann. Abschließend wird über die Erfahrungen berichtet, die Unternehmen bei der Einführung und Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen gemacht haben.
Das abschließende Kapitel fünf enthält ein Fazit, fasst die Voraussetzungen für papierloses Arbeiten wiederholend zusammen, schneidet den Ansatz des papierarmen Büros an und unterbreitet Vorschläge für zukünftige Forschungsaufträge.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Einleitung
- 2 Grundlagen und Definitionen
- 2.1 Dokumente
- 2.1.1 Dokumentenmerkmale
- 2.1.2 Elektronische Dokumentenarten
- 2.1.3 Dokumenten-Management-Zyklus
- 2.2 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-System“
- 2.3 Bedeutung von Papier
- 2.3.1 Eigenschaften von Papier
- 2.3.2 Papier und Psyche
- 2.3.3 Rechtliche Betrachtung
- 2.1 Dokumente
- 3 Dokumenten-Management in der Praxis
- 3.1 Organisation und Administration von Dokumenten-Prozessen
- 3.2 Papier-Dokumente entlang der Wertschöpfungskette
- 3.3 Geschäftsprozesse und Dokumenten-Management-Systeme
- 3.3.1 Prozessbetrachtung: klassischer zentraler Posteingang
- 3.3.2 Prozessoptimierung: papierloser zentraler Posteingang
- 3.4 Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
- 3.5 Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen
- 3.5.1 Hardware
- 3.5.1.1 Eingabemodul
- 3.5.1.2 Archivierungsmodul
- 3.5.1.3 Ausgabemodul
- 3.5.2 Software
- 3.5.2.1 Eingabemodul
- 3.5.2.2 Archivierungsmodul
- 3.5.2.3 Ausgabemodul
- 3.5.2.4 Workflowmodul
- 3.5.1 Hardware
- 3.6 Dokumenten-Management in der Cloud
- 4 Bewertung (Chancen / Ziele / Gefahren)
- 4.1 Wirtschaftlichkeit einer Dokumenten-Management-Lösung
- 4.1.1 Kosten
- 4.1.2 Nutzen
- 4.1.3 Kosten und Nutzen im Verhältnis: Return on Investment
- 4.1.4 Einschätzung von Kosten und Potentialen
- 4.2 Ökologische Aspekte
- 4.3 Akzeptanz der Nutzer
- 4.3.1 Einführungsprojekt
- 4.3.2 Schulungsmaßnahmen
- 4.3.3 Echtbetrieb
- 4.4 Erfahrungen von Unternehmen
- 4.4.1 Schenker & CO AG
- 4.4.2 Sky Deutschland AG
- 4.4.3 Einhell Germany AG
- 4.4.4 Bank of America
- 4.4.5 Gründe für nicht erreichte Projektziele
- 4.1 Wirtschaftlichkeit einer Dokumenten-Management-Lösung
- 5 Schluß
- 5.1 Fazit
- 5.2 Resümee: papierloses Arbeiten
- 5.3 Limitation (zukünftige Forschungsaufträge)
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Diplomarbeit untersucht die Realisierbarkeit eines papierlosen Büros. Ziel ist es, die Chancen und Herausforderungen eines solchen Vorhabens zu beleuchten und die Wirtschaftlichkeit, ökologischen Aspekte sowie die Akzeptanz der Nutzer zu analysieren.
- Wirtschaftlichkeit von Dokumenten-Management-Systemen
- Ökologische Auswirkungen des Papierverbrauchs
- Akzeptanz und Nutzerverhalten im Kontext papierloser Prozesse
- Analyse von Geschäftsprozessen und deren Optimierungspotential
- Bewertung verschiedener Dokumenten-Management-Systeme
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung führt in das Thema "Papierloses Büro" ein und stellt die zentrale Forschungsfrage nach der Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit eines solchen Systems in den Mittelpunkt. Sie beleuchtet die Relevanz des Themas im Kontext steigender Digitalisierung und ökologischer Herausforderungen. Die Arbeit von Wernher von Braun wird als metaphorischer Einstieg in die Thematik des "Papierkriegs" genutzt.
2 Grundlagen und Definitionen: Dieses Kapitel legt die theoretischen Grundlagen für die weitere Arbeit. Es definiert den Begriff "Dokument" und beschreibt verschiedene Arten von Dokumenten, sowohl physische als auch elektronische. Der Dokumenten-Management-Zyklus wird detailliert erklärt, und der Begriff des "papierlosen Büros" wird im Kontext von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) eingeordnet. Die Bedeutung von Papier wird aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet: seine physikalischen Eigenschaften, seine psychologische Wirkung und seine rechtliche Relevanz.
3 Dokumenten-Management in der Praxis: Dieses Kapitel befasst sich mit der praktischen Umsetzung von Dokumenten-Management. Es beschreibt die Organisation und Administration von Dokumentenprozessen, verfolgt den Weg von Papierdokumenten entlang der Wertschöpfungskette und analysiert Geschäftsprozesse im Hinblick auf die Integration von DMS. Die Architektur und der Aufbau von DMS werden detailliert erklärt, sowohl die Hardware- als auch die Softwarekomponenten. Die Möglichkeiten des Dokumenten-Managements in der Cloud werden ebenfalls behandelt.
4 Bewertung (Chancen / Ziele / Gefahren): In diesem Kapitel werden die Wirtschaftlichkeit, die ökologischen Aspekte und die Akzeptanz von papierlosen Bürokonzepten bewertet. Es werden Kosten und Nutzen von DMS gegenübergestellt, der Return on Investment (ROI) berechnet und die Erfahrungen verschiedener Unternehmen (Schenker & Co AG, Sky Deutschland AG, Einhell Germany AG, Bank of America) analysiert. Mögliche Gründe für nicht erreichte Projektziele werden diskutiert.
Schlüsselwörter
Papierloses Büro, Dokumenten-Management-System (DMS), Wirtschaftlichkeit, Ökologie, Nutzerakzeptanz, Geschäftsprozesse, Digitalisierung, Kosten-Nutzen-Analyse, ROI, Cloud-Computing.
Häufig gestellte Fragen zur Diplomarbeit: Realisierbarkeit eines papierlosen Büros
Was ist der Gegenstand dieser Diplomarbeit?
Die Diplomarbeit untersucht die Realisierbarkeit eines papierlosen Büros. Im Mittelpunkt steht die Analyse der Chancen und Herausforderungen eines solchen Vorhabens, unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit, ökologischen Aspekten und der Nutzerakzeptanz.
Welche Themen werden in der Arbeit behandelt?
Die Arbeit behandelt die Grundlagen des Dokumentenmanagements, verschiedene Arten von Dokumenten, den Dokumenten-Management-Zyklus, die Architektur und den Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), die Wirtschaftlichkeit von DMS, ökologische Auswirkungen des Papierverbrauchs, die Nutzerakzeptanz papierloser Prozesse, die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie die Bewertung verschiedener DMS. Fallstudien verschiedener Unternehmen (Schenker & Co AG, Sky Deutschland AG, Einhell Germany AG, Bank of America) werden ebenfalls analysiert.
Welche Kapitel umfasst die Arbeit?
Die Arbeit gliedert sich in fünf Kapitel: Einleitung, Grundlagen und Definitionen, Dokumenten-Management in der Praxis, Bewertung (Chancen/Ziele/Gefahren) und Schluss. Die Einleitung führt in das Thema ein und stellt die Forschungsfrage. Das zweite Kapitel legt die theoretischen Grundlagen. Das dritte Kapitel befasst sich mit der praktischen Umsetzung von Dokumenten-Management. Das vierte Kapitel bewertet die Wirtschaftlichkeit, ökologischen Aspekte und die Akzeptanz. Das fünfte Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen und gibt einen Ausblick auf zukünftige Forschungsaufgaben.
Welche Ziele werden mit der Arbeit verfolgt?
Ziel der Arbeit ist es, die Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit eines papierlosen Büros zu beleuchten. Es soll analysiert werden, welche Chancen und Herausforderungen mit der Implementierung eines solchen Systems verbunden sind. Die ökologischen Auswirkungen und die Akzeptanz der Nutzer spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Inhalt der Arbeit?
Schlüsselwörter sind: Papierloses Büro, Dokumenten-Management-System (DMS), Wirtschaftlichkeit, Ökologie, Nutzerakzeptanz, Geschäftsprozesse, Digitalisierung, Kosten-Nutzen-Analyse, ROI, Cloud-Computing.
Wie wird die Wirtschaftlichkeit eines papierlosen Büros bewertet?
Die Wirtschaftlichkeit wird durch eine Kosten-Nutzen-Analyse und die Berechnung des Return on Investment (ROI) bewertet. Dabei werden die Kosten für die Implementierung und den Betrieb eines DMS den erzielten Nutzen gegenübergestellt.
Welche ökologischen Aspekte werden betrachtet?
Die Arbeit betrachtet den ökologischen Aspekt des Papierverbrauchs und die positiven Auswirkungen eines papierlosen Büros auf die Umwelt.
Wie wird die Nutzerakzeptanz untersucht?
Die Nutzerakzeptanz wird anhand von Erfahrungsberichten verschiedener Unternehmen und durch die Betrachtung von Einführungsprojekten, Schulungsmaßnahmen und dem Echtbetrieb analysiert.
Welche Unternehmen werden als Fallbeispiele untersucht?
Als Fallbeispiele werden die Erfahrungen von Schenker & Co AG, Sky Deutschland AG, Einhell Germany AG und Bank of America analysiert.
Welche Schlussfolgerungen zieht die Arbeit?
Die Arbeit zieht Schlussfolgerungen zur Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit eines papierlosen Büros, berücksichtigt die ökologischen Aspekte und die Nutzerakzeptanz. Es werden auch Limitationen und zukünftige Forschungsaufgaben aufgezeigt.
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- Stephan Keidl (Author), 2013, Papierloses Büro. Ein Ding der (Un-)Möglichkeit, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/285810
