Videokonferenzen als Alternative zum Geschäftsreisetourismus - eine kommunikationswissenschaftliche Untersuchung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Aufbau

2 Grundlagen und Definitionen
2.1 Geschäftsreisetourismus
2.2 Videokonferenz
2.2.1 Kommunikation
2.2.2 Telekommunikation
2.2.3 Telematik
2.2.4 Videokonferenzen und ihre Eigenschaften

3 Kosten-Nutzen-Analyse von Videokonferenzen
3.1 Kosten
3.2 Nutzen
3.2.1 Kostenreduzierung durch Einsparungen von Geschäftsreisen
3.2.2 Räumliche Unabhängigkeit
3.2.3 Zeit als Wettbewerbsvorteil
3.2.4 Informations- und wissensbasierte Gesellschaft
3.2.5 Politische und soziale Unruhen
3.2.6 Ökologische Umwelt

4 Kommunikationswissenschaftliche Untersuchung
4.1 Einsatz von Videokonferenzen in der Praxis
4.2 Kommunikationsmodelle
4.2.1 Kanalreduktionsmodell
4.2.2 Theorie der subjektiven und sozialen Medienakzeptanz
4.2.3 Medienwahl aus Sicht des aufgabenorientierten Ansatzes
4.2.4 Medienwahl aus Sicht der Theorie der Sozialen Präsenz
4.2.5 Medienwahl aus Sicht der „Media-Richness-Theorie“
4.2.6 Kulturraum-Modell

5 Fazit
5.1 Zusammenfassung
5.2 Empfehlung für die Praxis

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 2-1: Reiseanlässe von Geschäftsflugreisen in der BRD

Abbildung 2-2: Einbettung der neuen IuK-Technologien in die bestehenden Kommunikationsformen

Abbildung 3-1: Kosten-Nutzen-Analyse

Abbildung 3-2: Ökologische Bilanz

Abbildung 4-1: Zeitprofil der Arbeit im oberen Führungsbereich

Abbildung 4-2: Das aufgabenorientierte Kommunikationsmodell

Abbildung 4-3: Die Media-Richness-Theorie

Abbildung 5-1: Matrix der Kommunikationsebenen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Bereits im Jahre 1880 wurde von der „Times“ die Erwartung geäußert, dass das Telefon als neue Kommunikationsform Geschäftsreisen teilweise substituieren könnte.^[1] 1902 spekulierte H.G. Wells, dass die Notwendigkeit des Reisens mit der Möglichkeit, Geschäfte telefonisch abzuwickeln, entfalle.^[2] Große Bedeutung der Frage kam nach dem Substitutionspotenzial für Unternehmen erfuhr diese Fragestellung in den siebziger Jahren im Zuge der Energiekrisen zu. Drastisch gestiegene Preise für den Luftverkehr waren damals der Anlass für Unternehmen, nach Alternativen zum konventionellen Geschäftsreiseverkehr zu suchen.^[3]

Gegenwärtig wird unser ökonomisches, politisches und soziales Verhalten u.a. durch Terrorismus (mit-)beeinflusst. Insbesondere der 11. September 2001 hat die Tourismusbranche aufgrund der erhöhten Reisegefährlichkeit in eine Krise gestürzt. Insolvenzen einiger Fluggesellschaften wie beispielsweise der Swissair sind aufgrund der Umsatzrückgänge die Folge gewesen. Müssen wir daher befürchten, dass Geschäftsreisen in Folge dieser Umweltveränderungen in Zukunft zunehmend von Iuk-Techologien wie Videokonferenzen ersetzt werden?

1.2 Zielsetzung und Aufbau

Die vorliegende wissenschaftliche Ausarbeitung beschäftigt sich mit Alternativen zum Geschäftsreisetourismus. Im Speziellen soll hier die Videokonferenz als eine Alternative zum Geschäftsreisetourismus diskutiert werden. In der Einleitung wird die praktische Bedeutung von Videokonferenzen als Ersatz von Geschäftsreisen beschrieben sowie die Zielsetzung und der Aufbau dieser Arbeit dargelegt (Kapitel 1). Im folgenden Kapitel 2 werden dem Leser Grundlagen vermittelt, indem die Begriffe „Videokonferenz“ und Geschäftsreisetourismus“ definiert werden, um ein besseres Verständnis zu ermöglichen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse von Videokonferenzen stellt die Vor- und Nachteile aus betriebswirtschaftlicher Sicht dar (Kapitel 3). Die Erwartungen an diese Kommunikationstechnik richten sich im Besonderen auf die Möglichkeit zur Überbrückung größerer Entfernungen, zeitlichen Entkopplung der Kommunikationsaufgaben und Beschleunigung der Kommunikationsvorgänge.^[4] Trotz dieser Vorteile bleibt der Einsatz und die Implementierung dieser Kommunikationstechnik in der Praxis eher verhalten (Kapitel 4.1).^[5] Die kommunikationswissenschaftliche Untersuchung soll anhand von theoretischen Modellen über das menschliche Kommunikationsverhalten Aufschluss darüber geben, weshalb sich Videokonferenzen in der Praxis trotz ihrer objektiven Nutzen nicht etabliert haben (Kapitel 4.2ff). Grenzen und Möglichkeiten bei der Implementierung von Videokonferenzen als Kommunikationsmedium werden hier dargestellt. In diesem Zusammenhang wird die Kernfrage dieser Arbeit diskutiert, ob die Videokonferenz als Substitut und/oder Komplement zum Geschäftsreisetourismus zu betrachten ist. Diese Fragestellung ist für solche Unternehmen von hoher Bedeutung, die ihre Wertschöpfung aus der Tätigkeit der Geschäftsreisevermittlung generieren: Im Falle eines hohen Substitutionspotenzials würde die Geschäftsgrundlage beeinträchtigt bzw. entfallen, was die Existenzfähigkeit des Unternehmens gefährden könnte.

Das Fazit im Kapitel 5 fasst die wichtigsten Ergebnisse aus den Kapiteln 3 und 4 zusammen. Basierend auf den Resultaten wird eine Handlungsempfehlung für die Praxis gegeben.

Auf eine technische Analyse von Videokonferenzen wird bewusst verzichtet, da der sozialwissenschaftliche Gedanke im Vordergrund stehen soll.

2 Grundlagen und Definitionen

2.1 Geschäftsreisetourismus

Während der Privatreisetourismus überwiegend dem „Vergnügen“ dient und der Freizeit- und Konsumsphäre zuzuordnen ist, ist der Geschäftsreisetourismus im Allgemeinen produktionsbedingt: Die Geschäftsreise als Investition und/oder Vorleistung ist Teil der Wertschöpfungskette und dient der Herstellung bzw. dem Absatz der Produkte einer Unternehmung.^[6] Entscheidungen über den Antritt einer Geschäftsreise werden in der beschäftigten Institution oder Unternehmung getroffen. Nach Merckens handelt es sich dabei um „Fahrten in Ausübung des Berufes zu einem oder mehreren Zielorten, von denen mindestens einer jenseits des Nahbereichs des Betriebsstandortes bzw. des Wohnstandortes liegt.“^[7] Die Geschäftsreise ist zudem dadurch charakterisiert, dass sie zu einem überwiegenden Teil während der Arbeitszeit durchgeführt wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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Abbildung 2-1: Reiseanlässe von Geschäftsflugreisen in der BRD

Quelle: Schulte, R. (1993), S. 59

Inlandsgeschäftsreisen machen einen Anteil von ca. 75% aus.^[8] Daher werden die meisten auch mit dem PKW durchgeführt (2/3), ca. 15% mit der Bahn und ca. 25% mit dem Flugzeug, wobei sich aber mit steigender Entfernung die Verhältnisse der Verkehrsmittel untereinander deutlich verschieben: die Anteile verlagern sich vom PKW zum Flugzeug.^[9] Mit einem Anteil von 70% handelt es sich hierbei um eine Kurzreise, die maximal vier Tage dauert.

Die Abbildung 2-1 fasst die wichtigsten Reiseanlässe anhand von Geschäftsflugreisen in der BRD zusammen und verdeutlicht dabei die Reisemotive deutscher Unternehmen.

Geschäftsreisende haben besondere Ansprüche an das Reiseangebot, indem sie ein hohes Maß an Erwartungen an die Reiseindustrie stellen: So legen sie hohen Wert auf Pünktlichkeit, Schnelligkeit und Zuverlässigkeit; des weiteren sind Komfort sowie vereinfachte Zahlungsmodalitäten für sie von hoher Bedeutung.^[10]

2.2 Videokonferenz

Um einen besseren Über- und Einblick über/in das Medium der Videokonferenz zu bekommen, wird anhand einer grafischen Übersicht der Begriff abgegrenzt und die Videokonferenz in den Kontext der bestehenden Kommunikationsmedien eingebettet, wobei die markierten Begriffe in diesem Kapitel erläutert werden (s. Abbildung 2-2).

2.2.1 Kommunikation

Nach Schilling ist Kommunikation ein Prozess der Verständigung und Vermittlung. Unter Kommunikation wird in diesem Zusammenhang der Prozess der Übermittlung von Informationen oder Nachrichten zwischen einem oder mehreren Sendern und ein oder mehreren Empfängern verstanden.^[11]

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Abbildung 2-2: Einbettung der neuen IuK-Technologien in die bestehenden Kommunikationsformen.

Quelle: Stokar 1992, S. 73, vereinfachte Darstellung.

Laut Zimbardo besteht der zentrale Prozess bei der Kommunikation aus der Umwandlung persönlicher Gedanken und Gefühle in Symbole, Zeichen oder Wörter, die andere erkennen und wieder in Vorstellungen und Ideen zurückverwandeln können.^[12] Dabei kann dieser Prozess zwischen Menschen oder zwischen Mensch und Maschine bzw. zwischen Maschinen stattfinden. Als direkte oder so genannte „Face-to-face-Kommunikation“, d.h. von Angesicht zu Angesicht, wird jede menschliche Kommunikation verstanden, die die Präsenz der beteiligten Personen zur selben Zeit am selben Ort erfordert. Bei der vermittelten Kommunikation kommen unterschiedliche Medien für die Vermittlung zum Einsatz, die je nach Medieneigenschaften keine räumliche und/oder zeitliche Kopräsenz der Kommunikationspartner notwendig machen.^[13]

2.2.2 Telekommunikation

Nach der Auffassung von Fritsch und Ewers wird unter Telekommunikation allgemein die raumübergreifende Übertragung von Informationen verstanden, die eine Kommunikation ohne das persönliche Zusammentreffen der Kommunikationspartner ermöglicht.^[14]

2.2.3 Telematik

Der Begriff Telematik entstand aus der Verschmelzung der Bereiche Tele kommunikation (Informationstransport) und Infor matik (Informationsverarbeitung). Er wird in der Literatur oft synonym mit Bezeichnungen wie „Informations- und Kommunikationstechnologien“, moderne Kommunikationstechniken“ oder „neue Informationstechnologien“ verwendet.^[15]

Im engeren Sinne umfasst Telematik lediglich jene Bereich der Telekommunikation, die eine Komponente der Daten- oder Informationsverarbeitung enthalten. Videotext, Telefax und Videokonferenz sind Beispiele dafür; die herkömmliche (analoge) Telefonie wird hiervon ausgeklammert.

2.2.4 Videokonferenzen und ihre Eigenschaften

Laut Picot versteht man unter einer Videokonferenz „eine durch Audio- und Videotechnik ermöglichte synchrone Telekommunikation zwischen zwei oder mehreren, räumlich voneinander getrennten Teilnehmern.“; dies ist eine „Technik, die den Vorteilen des klassischen Face-to-face-Kontakts am nächsten kommt.“^[16]

Gemäß den CEPT-Empfehlungen^[17] wird der Begriff Videokonferenz zum allgemeinen Verständnis für einen internationalen digitalen Videokonferenzdienst folgendermaßen definiert:

„Der Videokonferenzdienst ist ein bidirektionaler vollduplexfähiger audiovisueller Echt-Zeit-Kommunikationsdienst zwischen Benutzergruppen in zwei oder mehr örtlich getrennten Standorten. Er beinhaltet sowohl eine adäquate Sprechverbindung zwischen allen Teilnehmern als auch die Übertragung von bewegten Bildern. Er wird unterstützt durch die mögliche Einbeziehung zusätzlicher Telematik-Einrichtungen.“^[18]

Um den Begriff des Videokonferenzdienstes basierend auf der Definition simplifiziert darzustellen, sind an dieser Stelle die Merkmale hervorgehoben, die im Weiteren näher beschrieben werden:

Der Videokonferenzdienst bezeichnet den

- audiovisuellen,
- zeitgleichen, interaktiven und wechselseitigen,
- technikgestützten Austausch von
- weitgehend analogen, unstrukturierten, komplexen Informationen
- zwischen räumlich voneinander getrennten Gesprächspartnern.

Ein besonderes Merkmal von Videokonferenzen im Vergleich zu anderen Kommunikationsformen wie z.B. das Telefon ist die gleichzeitige Benutzung von Sprache und Bild. Die Sinnesorgane Ohren und Augen werden durch die Videokonferenz angesprochen; sie zusammen decken allein 80 Prozent des Gesamtinformationsgehaltes zwischenmenschlicher Kommunikation ab.^[19]

Eine weitere wichtige Eigenschaft der Videokonferenz besteht darin, dass sie eine Kommunikationsform darstellt, die es den Beteiligten ermöglicht, Raum und Zeit als Fundamentalprinzipien zu handhaben, gewissermaßen zu überwinden.^[20] Grundsätzliche lassen sich zeitgleiche (synchrone) und zeitversetzte (asynchrone) Kommunikationsformen unterscheiden. Bei der zeitgleichen Kommunikation treten Gesprächspartner zur selben Zeit in Kontakt. Die Wechselseitigkeit gibt den beiderseitigen Informationsfluss an.

Unter Interaktion wird in den Kommunikationswissenschaften ein dynamischer, wechselseitiger Prozess im zwischenmenschlichen Miteinander verstanden.^[21] Interaktive Kommunikationsformen gelten im Allgemeinen als besonders effektiv, da Klärungen und Verbesserungen des Sachverhaltes von beiden Gesprächspartnern unmittelbar vorgenommen werden können.

Im Unterschied zu einer Face-to-face-Konferenz wird bei einer Videokonferenz der Informationsaustausch durch die Technik unterstützt. Während bei direkter Kommunikation überwiegend die elementaren Medien Sprache, Gestik, Mimik etc. eingesetzt werden, wird die direkte Kommunikation durch ein technisches Medium ergänzt, was folglich die verbale und nonverbale Kommunikation der Konferenzteilnehmer beeinflusst.

Analoge Daten umfassen u.a. Bewegungen wie Mimik und Gestik. Sie stellen unstrukturierte und komplexe Informationen in einem Kommunikationsprozess dar. So ist es offensichtlich, dass ein Brief strukturiertere Informationen enthält als ein persönliches Gespräch, in dem zum Verständnis neben dem Sehsinn auch mindestens noch der Hörsinn involviert sind.

[...]

^[1] Vgl. Anders, W.(1983), S. 131.

^[2] Vgl. Bennison, D.J. (1988), S. 291ff.

^[3] Vgl. Bennison, D.J. (1988), S. 291ff.

^[4] Vgl. Fornfeist, M./ Picot, A./ Reichwald, R. (1985), S. 13.

^[5] Vgl. v. Stokar, T. (1991), S. 85.

^[6] Freyer, W. (1993), S. 90.

^[7] Merckens, R. (1984), S. 2ff.

^[8] Freyer, W. (2001), S. 79.

^[9] Freyer, W. (1993), S. 93, in: Capital (1987), S. 45.

^[10] Freyer, W, (1993), S.92f.

^[11] Vgl. Schilling, A.R.: Zur Bedeutung menschlicher Kommunikation in rechnerunterstützten Produktionssystemen, 1993, S. 30.

^[12] Vgl. Zimbardo, P.G. : Psychologie, 1995, S. 386.

^[13] Vgl. Schilling, A.R.: Zur Bedeutung menschlicher Kommunikation in rechnerunterstützten Produktionssystemen, 1993, S. 30.

^[14] Vgl. Fritsch, M./ Ewers, H.-J.: Telematik und Raumentwicklung, 1985, S. 16

^[15] Vgl. Fritsch, M./ Ewers, H.-J.: Telematik und Raumentwicklung, 1985, S. 16.

^[16] Vgl. Picot, A./ Reichwald, R./ Wignand, R. (1996): Die grenzenlose Unternehmung, S. 152.

^[17] CEPT ist die Abkürzung von „Conference Européenne des Adminstrations des Postes et Télécommunications" und ist das europäische Pendant zum CCITT (Comité Consultatif International Télégraphique et Téléphonique).

^[18] Vgl. Gerfen, W.: Videokonferenz, 1986, S. 6.

^[19] Vgl. Gerfen, W. (1986), S. 4.

^[20] Vgl. Dier, M./ Lauterbach, S.:, 1994, S. 45.

^[21] Vgl. Wahren, H.-K. (1987), S. 32.