Anlegen einer Personalakte (Unterweisungsentwurf Kaufmann, -frau für Büromanagement)

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

1. Thema der Unterweisung

2. Rahmenbedingungen
2.1 Anzahl der Auszubildenden und Beschreibung
2.2 Beschreibung des Betriebes
2.3 Ort der Unterweisung
2.4 Zeit und Dauer
2.5 Einordnung der Unterweisung in den Gesamtzusammenhang

3. Lernziele
3.1 Richtlernziel
3.2 Groblernziel
3.3 Feinlernziel
3.3.1 Kognitiver Bereich
3.3.2 Affektiver Bereich
3.3.3 Psychomotorischer Bereich
3.4 Lernziel Kontrolle
3.5 Schlüsselqualifikationen

4. Unterweisung
4.1 Unterweisungsmethode
4.2 Didaktische Prinzipien
4.3 Medieneinsatz
4.4 Ablaufplan
4.4.1 (1. Stufe) Vorbereiten
4.4.2 (2. Stufe) Gemeinsames Erarbeiten
4.4.3 (3. Stufe) Üben
4.5 Ausbildungsmittel
4.6 Didaktische Reserve

Anhang

Zusammenfassung

Das Unterweisungsthema ist das Anlegen einer Personalakte.

Die Auszubildende ist 21 Jahre alt und hat nach erfolgreich abgeschlossenem Abitur ihre Ausbildung am 01. August 2014 in unserem Unternehmen begonnen. Sie befindet sich im zweiten Ausbildungsjahr (16. Ausbildungsmonat) und besitzt keinerlei Vorkenntnisse aus dem Bereich Personalverwaltung. Bisher zeigt sich die Auszubildende in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben sehr engagiert und gewissenhaft. Durch Fragen ihrerseits zeigt sie Interesse am Beruf der Bürokauffrau. Ihre Aufgaben führt sie stets ordentlich aus. In der Personalabteilung sollen ihr nun die Grundkenntnisse der Personalverwaltung vermittelt werden.

Die Auszubildende ist seit einer Woche in der Personalabteilung und hat bisher einen Gesamtüberblick über die anfallenden Aufgaben sowie Tätigkeiten und den täglichen Arbeitsablauf erhalten. Sie wird heute daher in einem vergleichsweise einfachen Arbeitsablauf eingewiesen.

Das Lernziel ist, dass die Auszubildende nach der Unterweisung in der Lage ist selbstständig Personalunterlagen bearbeiten zu können sowie die eigenständige Personalaktenführung.

Die Unterweisungsmethode der Auszubildenden erfolgt nach der modifizierten Vier-Stufen-Methode. Die Methode wurde gewählt, weil sie eine praktische Form der Unterweisung am Arbeitsplatz darstellt. Sie erfüllt alle Voraussetzungen für zielgerichtete Lernprozesse.

1. Thema der Unterweisung

Das Thema der Unterweisung lautet: "Anlegen einer Personalakte" und thematisiert somit alle Prozesse der Personalverwaltung einschließlich Eintritte und Austritte von Kunden bzw. Mitarbeitern. Dieser Abschnitt ist auch im Ausbildungsplan des Ausbildungsberufes Kaufmann/-frau für Büromanagement vorgesehen.

2. Rahmenbedingungen

2.1 Anzahl der Auszubildenden und Beschreibung

Im Betrieb sind zurzeit insgesamt neun Auszubildende tätig (Stand: Januar 2015). Drei im 3. Ausbildungsjahr, drei weitere im 2. Ausbildungsjahr und weitere drei im 1. Ausbildungsjahr. Pro Ausbildungsjahr werden immer zwei Bürokaufleute und jeweils ein(e) Informatikkauffrau/-mann ausgebildet. Ausgebildet wird stets nach Bedarf, sodass es auch vorkommen kann, dass beispielsweise im nächsten Ausbildungsjahr die Zahl der neu eingestellten Auszubildenden abweicht von der Zahl der Auszubildenden im Vorjahr.

2.2 Beschreibung des Betriebes

Das Ausbildungsunternehmen ist eine Verwaltung. Die Verwaltung hat insgesamt rund 500 Mitarbeiter. Es handelt sich um eine Kreisverwaltung. Die Verwaltung ist in fünf Geschäftsbereichen und darunter zehn Abteilungen untergliedert.

2.3 Ort der Unterweisung

Die Unterweisung findet an einem üblichen Schreibtisch in unserem Personalbüro statt. Der Schreibtisch ist aufgeräumt und befindet sich in einem übersichtlichen und sauberen Zustand. Der Raum ist sehr hell und der Geräuschpegel sehr niedrig. Der Vorgesetzte sowie die Kollegen sind informiert, so dass Störungen während der Unterweisung vermieden werden. Um bei der Unterweisung ungestört zu sein, wird das Telefon an einen anderen Personalsachbearbeiter umgeleitet.

2.4 Zeit und Dauer

Die Unterweisung dauert 20 Minuten und beginnt um 09:30 Uhr, da zu diesem Zeitpunkt mit der höchsten Leistungsbereitschaft der Auszubildenden zu rechnen ist. Auszugehen ist von einem normalen Biorhythmus, das bedeutet es gibt gewöhnliche Leistungsschwankungen im Tagesablauf.

2.5 Einordnung der Unterweisung in den Gesamtzusammenhang

Die Auszubildende hat bereits die grundlegenden Erkenntnisse des Berufes einer Bürokauffrau in der Verwaltung vermittelt bekommen. Laut Ausbildungsordnung ist der Einsatz in der Personalwirtschaft im zweiten Ausbildungsjahr geplant. In den vorherigen Ausbildungsmonaten wurden bereits viele kaufmännische Grundkenntnisse vermittelt, wie z. B. Bürowirtschaftliche Abläufe, Koordinations- und Organisationsabläufe, Datenschutz und Datensicherheit, Kundenbeziehungsprozesse oder Kommunikationstechnische Prozesse.

3. Lernziele

3.1 Richtlernziel

Das Richtlernziel ist die Personalsachbearbeitung sowie die Personalverwaltung (§ 4 Absatz 3 Nr. 6 BGBl). ^[1]

3.2 Groblernziel

Das Groblernziel ist das Anlegen bzw. Führen von Personalakten. (§ 4 Absatz 3 Nr. 6.1 BGBl).

3.3 Feinlernziel

Die Auszubildende soll selbstständig neue Personalakten anlegen und bearbeiten können. Dabei soll sie nach betriebsinternen Kriterien arbeiten und das Bundesdatenschutzgesetz berücksichtigen.

3.3.1 Kognitiver Bereich

Die Auszubildende lernt die Bestandteile sowie die Unterteilung einer Personalakte. Sie lernt den Sinn und Zweck des Datenschutzes kennen. Außerdem bekommt sie die gesetzlichen Bestimmungen zur Herausgabe von Personalakten sowie die datenschutzrechtlichen Richtlinien vermittelt. Durch die Erläuterung und das Vormachen der Arbeitsschritte seitens des Ausbilders und die darauffolgende Ausführung der Auszubildenden, soll das erlernte Wissen dauerhaft eingeprägt und routinemäßig abrufbar sein. Zudem soll die Lernbereitschaft der Auszubildenden gefördert werden.

3.3.2 Affektiver Bereich

Die Auszubildende lernt die Vorschriften des Datenschutzes, insbesondere die Personaldaten einzuhalten. Sie lernt die Umweltvorschriften einzuhalten und lernt auch darauf zu achten die Hygienevorschriften beim Anlegen einer Personalakte einzuhalten. Das Bewusstsein eine Personalakte sorgfältig, gewissenhaft und vertraulich zu führten soll bei der Auszubildenden geweckt werden. Dabei soll die Auszubildende durch die Unterweisung motiviert werden, im Hinblick auf eine mögliche Übernahme dieser Tätigkeit innerhalb der Abteilung.

3.3.3 Psychomotorischer Bereich

Durch Nachmachen und Üben soll der sorgfältige Umgang mit den Büromaterialien und den persönlichen Dokumenten erlernt werden.

3.4 Lernziel Kontrolle

Nach der Unterweisung sollte die Auszubildende in der Lage sein den Inhalt einer zuvor bearbeiteten Personalakte wiederzugeben. Sie sollte zumindest die sachliche Gliederung nennen können. Außerdem sollte ihr danach bewusst sein, dass beim Umgang mit Personalakten stets nach den Vorgaben und Anweisungen ordentlich und gewissenhaft gearbeitet werden soll.

3.5 Schlüsselqualifikationen

Durch die Unterweisung werden der Auszubildenden folgende Schlüsselqualifikationen vermittelt:

[...]

^[1] Siehe Anhang 1: Ausbildungsordnung.