„Ist-Analyse“ und Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung

Inhalt

1 „Ist-Analyse“
1.1 Empirische Umfrage zum Thema Personalentwicklung
1.1.1 Erstellung des Fragebogens
1.1.2 Teilnehmende Unternehmen
1.1.3 Auswertung der Umfrage
1.1.4 Fazit der Umfrage
1.2 „Ist-Analyse“ bei der xxx xxxxxxxxxx gmbh
1.2.1 Ausbildung
1.2.2 Fort- und Weiterbildung
1.2.3 Leistungsbeurteilung / Mitarbeitergespräch
1.2.4 Interne Stellenausschreibung
1.2.5 Führungskräfteschulung
1.2.6 Entlohnungssystem für Referenten und Spezialisten
1.2.7 Praktikanten / Diplomanden

2 Bedarfsanalyse
2.1 Konzept für die Nachfolgeplanung
2.1.1 Abgrenzung der Positionen für Nachfolgeplanung
2.1.2 Abgrenzung der internen oder externen Stellenbesetzung
2.1.3 Festlegen der Anforderungskriterien
2.1.4 Ermittlung und Auswahl von potentiellen Nachfolgern
2.1.5 Festlegung von Qualifizierungsmaßnahmen
2.1.6 Einarbeitungsphase
2.1.7 Grafische Darstellung der Nachfolgeplanung
2.2 Konzept zur Vertretungsregelung
2.2.1 Problematik
2.2.2 Bedarfsbeschreibung
2.3 Konzept zur Profilanpassung
2.3.1 Problematik
2.3.2 Bedarfsbeschreibung

3 Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

1 „Ist-Analyse“

Um die interne Vorgehensweise zur Konzepterstellung für die Personalentwicklung effektiv zu gestalten ist es notwendig, zwei Punkte zu betrachten. Auf der einen Seite ist es erforderlich, zu analysieren welche Tätigkeiten vergleichbare Unternehmen im Bereich Personalentwicklung abdecken, welche Prioritäten von diesen Unternehmen gesetzt werden und welche Probleme auftreten können.

Auf der anderen Seite ist es von Belang, welche Bereiche die xxx xxxxxxxxxx gmbh in puncto Personalentwicklung bereits abdeckt.

Diese Unterteilung soll in dieser Arbeit getroffen werden. Zunächst wird hierfür eine empirische Analyse anhand eines Fragebogens durchgeführt, deren Ergebnisse im Anhang dieser Arbeit festgehalten werden. Daraufhin folgen die „Ist-Analyse“ der xxx xxxxxxxxxx gmbh, sowie eine Übersicht über die Bedarfsanalyse.

1.1 Empirische Umfrage zum Thema Personalentwicklung

Um ein fundiertes Konzept für die Personalentwicklung zu erstellen ist es unter anderem von Interesse und hilfreich, was vergleichbare Unternehmen in diesem Bereich für Prioritäten setzen und welche Bereiche abgedeckt sind. Dies kann als „Ist-Analyse“ vergleichbarer Unternehmen bezeichnet werden. Zu diesem Zweck wurde eine Umfrageaktion angesetzt, bei der 63 Firmen angeschrieben und zum Thema Personalentwicklung in ihrem Unternehmen befragt wurden.

1.1.1 Erstellung des Fragebogens

Der Fragebogen wurde in drei Teile aufgeteilt:

Der erste Teil beinhaltet Fragen zum Unternehmen bezüglich Branche, Mitarbeiteranzahl, Gesellschaftsform, Globalität. Dieser Fragenbereich hat den Zweck die Vergleichbarkeit mit der xxx zu fundieren.

Der zweite Teil enthält Fragen zum Bereich Personalwesen im allgemeinen und zur Personalentwicklung im speziellen. Dies sind Fragestellungen welche sich mit der internen Priorität der Personalentwicklung befassen, welche Bereiche der Personalentwicklung heutzutage wichtig sind, und welche in Zukunft wichtig sein werden. Des Weiteren wird gefragt, welcher prozentuale Anteil der Personalkosten für Personalentwicklung ausgegeben werden, wie viele Mitarbeiter für Personalentwicklung zuständig sind und welche Probleme auftreten können, bzw. aufgetreten sind. Dieser Fragenbereich ist der „Kern“ des Bogens, da dies die Bereiche sind, welche die größte Hilfestellung zur Konzepterstellung geben können.

Der dritte Teil des Fragebogens befasst sich mit statistischen Angaben zur Person des Ausfüllers, wie z.B. Alter, Funktion im Unternehmen, Geschlecht, Unternehmensalter und Funktionsalter. Dieser Teil hat den Zweck, den Fragebogen statistisch zu untermauern, und zu zeigen, dass eine breite Streuung der ausfüllenden Personen vorliegt.

Generell wurde der Fragebogen so erstellt, dass die Fragen einerseits aussagekräftig sind, andererseits aber schnell und unkompliziert zu beantworten sind. Ebenso ist es von Bedeutung, dass der Bogen mit drei Seiten knapp gehalten und nicht zu umfangreich ist, um eine gute Rücklaufquote zu erreichen.

Der Fragebogen ist im Anhang dieser Arbeit unter „Anlage 1“ zu finden.

1.1.2 Teilnehmende Unternehmen

Die Problemstellung die sich als nächstes ergibt, ist, welche Unternehmen mit dem Fragebogen angeschrieben werden sollen. Hier wurde relativ pragmatisch verfahren. Zum einen wurden die Ausbildungsfirmen verschiedener Kommilitonen des xxxx-xxxxx-xxxxx-Semesters angeschrieben, sofern sie annähernd mit der xxx vergleichbar sind. Hierbei war davon auszugehen, dass der Fragebogen ausgefüllt werden würde, aufgrund der persönlichen Bekanntschaft des Verfassers und den Studenten in den jeweiligen Firmen, die den Bogen der Personalabteilung zukommen ließen.

Des Weiteren wurden weitere Firmen ausgewählt, welche im Adressenregister des xxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx hinterlegt sind und dem Betreuer und Personalleiter persönlich bekannt sind. Aufgrund der Zugehörigkeit und der Bekanntschaft des Personalleiters von xxx war auch hier davon auszugehen, dass die Umfrage beantwortet werden würde.

Zusätzlich wurden noch einige Firmen aus der Region in den Verteiler aufgenommen.

Die Grundgesamtheit der Fragebogenaktion war somit 63 angeschriebene Firmen.

1.1.3 Auswertung der Umfrage

Nach Ablauf der Rücksendefrist ergab sich eine Rücklaufquote von 71,4%. Dieser Wert ist im Vergleich sehr hoch, da bei Fragebogenaktionen im allgemeinen, laut Literatur, von einer Rücklaufquote von 20%-40% ausgegangen wird^[1]. Dieser gute Wert kann sicherlich auf die übersichtliche und knapp gehaltene Ausführung des Fragebogens zurückgeführt werden, aber wohl auch auf das Anschreiben, in welchem die Anonymität und die Zusendung des Umfrageergebnisses verlässlich zugesichert wurden.

Des Weiteren bestätigt es auch die Annahme des Verfassers, dass es von hoher Bedeutung für die Umfrage war, dass die Unternehmen in den meisten Fällen entweder persönlich bekannt waren, bzw. die Unternehmen der Kommilitonen von diesen angehalten wurden, den Fragebogen auszufüllen.

Die Auswertungsergebnisse jeder Frage sind detailliert im Anhang aufgeführt. Bei der Auswertung wurden folgende Werte ermittelt: relative und absolute Häufigkeit, prozentuale Häufigkeit, gewogenes arithmetisches Mittel für Einzelmerkmale, gewogenes arithmetisches Mittel für klassierte Merkmale.

Weitergehende, statistische Berechnungen wie etwa die mittlere absolute Abweichung, Spannweite, Median, Modalwert o.ä. wurden aufgrund fehlender Aussagekraft für den Nutzen dieser Umfrage nicht berücksichtigt.

1.1.3.1 Vergleichbarkeit mit der xxx xxxxxxxxxx gmbh

Der erste Fragenbereich des Bogens beschäftigt sich, wie bereits erwähnt, mit Angaben zum Unternehmen. Dieser Bereich hat vor allem den Zweck, die Vergleichbarkeit der Umfrageergebnisse mit der xxx herzustellen.

Abbildung 1 zeigt die Umfrageergebnisse der Firmen-Eckdaten des ersten Fragenbereichs im Vergleich zu den Angaben der xxx :

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Umfrageergebnis: Fragenbereich 1 im Vergleich zu xxx

*4= Übereinstimmung mit der xxx

Dieses Ergebnis zeigt eindeutig, dass die Umfrageergebnisse einwandfrei auf die xxx anwendbar sind, da in allen Ergebnissen der einzelnen Fragen die Gegebenheiten der xxx der Mehrheit der Angaben der Umfrage entsprechen.

1.1.3.2 Die wichtigsten Ergebnisse

Hier sollen die Ergebnisse aus dem Fragenbereich 2 des Fragebogens aufgezeigt werden, welcher sich mit der Personalarbeit im allgemeinen und der Personalentwicklung im speziellen befasst. Es soll im Folgenden zugleich der direkte Vergleich mit der xxx angestrebt werden, um die Potenziale zu definieren, welche sich aus den Ergebnissen des Fragebogens für die xxx ergeben könnten.

- Der erste Punkt fragte nach der Mitarbeiteranzahl im Personalwesen. Der Durchschnitt der Angaben der Befragung lag bei 8,5 Mitarbeitern, welche im Personalwesen beschäftigt sind. Die xxx beschäftigt, bei vergleichbarer Mitarbeiteranzahl, lediglich 6 Mitarbeiter im Personalwesen.
- Die zweite Frage beschäftigte sich mit den Aufgabenbereichen, welche im Personalwesen ansässig sind. Abbildung 2 zeigt das Ergebnis der Befragung.

Wenn man dieses Ergebnis mit den Gegebenheiten der xxx vergleicht, wird deutlich dass im Bereich der Personalentwicklung, aber auch des Personalmarketing und Personalcontrolling ein Nachholbedarf besteht. Diese Bereiche sind in der Personalarbeit der xxx momentan nicht vertreten.

- Die nächste Frage wollte wissen, wieviel Personen für Personalentwicklung zuständig sind. Das Ergebnis war mit rund 1,5 Personen erwartungsgemäß über der Situation bei der xxx , die momentan noch keinen Mitarbeiter für Personalentwicklung beschäftigt. Auch hier ergibt sich wohl ein Verbesserungspotenzial seitens der xxx , was auch wiederum teilweise die Begründung dieser Diplomarbeit rechtfertigt.
- Frage 4 dieses Bereichs wollte die Wichtigkeit der Personalentwicklung ermitteln. Während die xxx , laut unserem Personalleiter, Personalentwicklung als „wichtig“ einstufen würde, sah das Ergebnis der Umfrage wie folgt aus: (vgl. Abbildung 3) 64 Prozent der Befragten antworteten mit „sehr wichtig“, 29 Prozent gaben „wichtig“ an. Andere Antworten spielten eine untergeordnete Rolle.
- Die nächsten zwei Teilfragen waren sicher die Interessantesten des Fragebogens. Sie fragten nach der Bedeutung verschiedener Teilbereiche der Personalentwicklung zum jetzigen Zeitpunkt und in Zukunft. Die Abbildung (vgl. Abbildung 4) zeigt die Bedeutung der Teilbereiche momentan bzw. der letzten Jahre.

Die Bereiche Ausbildung, Fort- und Weiterbildung, Führungskräfteentwicklung und Mitarbeitergespräch werden im Vergleich als am wichtigsten erachtet. Eine eher unwichtigere Rolle spielen Coaching/Mentoring, Wissensentwicklung und ein ganzheitliches HR-System. Dieses Meinungsbild wird erst richtig interessant, wenn man es mit der erwarteten Wichtigkeit der Bereiche in Zukunft vergleicht, welches das nächste Schaubild (vgl. Abbildung 5) zeigt.

Dieses Ergebnis zeigt, dass nach der Einschätzung der Befragten alle Bereiche der Personalentwicklung an Wichtigkeit zunehmen werden. Den stärksten Zuwachs an Bedeutung haben demnach die Bereiche „Coaching/Mentoring“ und „Wissensentwicklung“. Aber auch die Bereiche „Ganzheitliches HR-System“, „Führungskräfteentwicklung“, „Fort- und Weiterbildung“ und „Nachfolge- und Karriereplanung“ nehmen ebenfalls mit Werten über 20% zu.

Folgende Differenzberechnung in der nächsten Abbildung (vgl. Abbildung 6) zeigt die Zu- bzw. Abnahme der Angaben in den einzelnen Bereichen in puncto Wichtigkeit zwischen heute und der Zukunft. Zunahmen sind blau gekennzeichnet, Abnahmen rot und neutrale Werte sind schwarz.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Differenzberechnung der Wichtigkeit der PE-Bereiche

- Die nächste Frage des Bogens widmete sich den Kosten für die Personalentwicklung. Das Ergebnis zeigt, dass rund 5% (4,83%) der gesamten Personalkosten für Personalentwicklung aufgewendet werden. Abbildung 7 zeigt, wie sich dieser Prozentsatz in den vergangenen Jahren entwickelt hat. Hieraus wird ersichtlich, dass rund 50% der Befragten angeben, der Satz sei gestiegen. Bei knapp einem Drittel ist der Satz gleichgeblieben.
- Der dritte Teil des Fragebogens brachte keine relevanten Ergebnisse für die xxx , da dieser Teil nur der statistischen Untermauerung der Umfrage diente.

1.1.4 Fazit der Umfrage

Das Ergebnis der empirischen Umfrage zur Personalentwicklung zeigt, dass der Stand bei vergleichbaren Unternehmen im Bereich Personalentwicklung weiter ist als bei xxx .

Es ist in nahezu 90% aller Personalabteilungen ein Bereich Personalentwicklung vertreten, die Wichtigkeit der Personalentwicklung mit 93% aller Angaben „sehr wichtig“ und „wichtig“ zeigt die hohe Priorität dieses Bereiches. Des Weiteren zeigt auch die Bedeutung der Teilbereiche der Personalentwicklung zum jetzigen, aber auch zu zukünftigen Zeitpunkten, dass Personalentwicklung auch zukünftig wichtiger wird.

Die Umfrageergebnisse zeigen Verbesserungspotenziale bei der xxx in nahezu allen Bereichen. Das Ergebnis fundiert auch die Berechtigung dieser Diplomarbeit, und zeigt klar den Bedarf, ein Konzept für die Personalentwicklung bei der xxx xxxxxxxxxx gmbh zu erstellen.

Im nächsten Unterpunkt wird näher erläutert, wie die momentane Situation bei xxx in puncto Personalentwicklung ist.

[...]

^[1] Vgl. Kirchhoff, Sabine, et al : Der Fragebogen; Datenbasis. Konstruktion. Auswertung, 2. überarb. Aufl., utb-Verlag, Opladen 2001, S. 107