Controlling und Kostenrechnung in der Betriebswirtschaftslehre am Beispiel eines Fitnessstudios

Klassifizierung/ Einordnung des Ausbildungsbetriebes

Tabelle 1: Klassifizierung/ Einordnung des Ausbildungsbetriebes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

EA 1)

a) Kerngedanken und Aufgaben des Controllings

Der Kerngedanke des Controllings besteht hauptsächlich in der zielgerichteten Unternehmenssteuerung, welche ständig ablaufen sollte. Controlling bedeutet demzufolge ins Deutsche übersetzt „steuern“ oder „regeln“.

Mit Hilfe von Kennzahlen und absoluten Zahlen bildet das Controlling die Basis der Gewinnsteuerung für ein Unternehmen. Durch Kennzahlen ist eine gewisse Messbarkeit gegeben, welche ideal zur Überprüfung der Ziele dient.

Ermittelte und erfasste Ergebnisse und Informationen dienen der Entscheidungshilfe bei Planung und Realisation von Zielen.

Das Ziel eines Unternehmens besteht darin, am Markt präsent zu sein und diesen zu gestalten. Die Aufgaben des Controllings beziehen sich genau auf diese eine ökonomische Zielsetzung hin, welche rationell, wirtschaftlich, effizient und spar- sam sein soll.

Eine zielorientierte Planung, Informationssammlung und -weitergabge, Koordination sowie Organisation, Steuerung durch Soll- Ist-Vergleiche und eine aktive und an kennzahlenorientierte Kontrolle sind Aufgaben des Controllings damit Unternehmensziele erreicht werden können.

Der Begriff der Kontrolle bezieht sich somit lediglich auf ein Teilgebiet des Controllings und ist nicht die korrekte Übersetzung des englischen Begriffs „Controlling“. Die Kontrolle ist lediglich vergangenheits- und gegenwartsbezogen. Wobei jedoch das Controlling im Gesamten ebenfalls auch zukunftsorientiert sich gestaltet, da es mit Planzahlen(Soll- Werte) arbeitet.

b) Die Kennzahl „Fluktuation“

Die Fluktuation stellt das Verhältnis zwischen Kundenbestand und den Kunden dar, welche im Laufe ihrer Mitgliedschaft wieder kündigen bzw. nach Vertragsablauf, das Unternehmen wieder verlassen.

Diese Kennzahl ist ausgesprochen wichtig für ein Unternehmen, um Planung s- rückschlüsse für angestrebte Neukundengewinnungszahlen zu ziehen, damit der Mitgliederbestand konstant bleibt oder sich erhöht.

Die Berechnung der Fluktuationsquote bezogen auf ein Jahr, erschließt sich durch folgende Formel.

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(vgl. SCHLAFFKE, PLÜNNECKE, 2011, S.79f.)

c) Ermittlung der Fluktuation im eigenen Ausbildungsbetrieb

Die Computersoftware des Franchisegebers enthält eine Statistik, welche Au s- kunft über die Fluktuationsquote gibt. Demzufolge existiert kein selbstentwi- ckelter Prozessablauf zur Überprüfung der Quote. Die Software „KIS“ des Franchisegebers, verfügt über einen Prozessablauf, in welchem es möglich ist, die Fluktuationsquote jährlich, monatlich oder in selbstgewählten Zeiträumen errechnen zu lassen. Die Datenerhebung beruht auf die Angabe des jeweiligen Vertragsstatus eines jeden Kunden. Kündigt ein Kunde, wird von der Geschäfts- leitung ein Eintrag in dessen Kundenakte vorgenommen. Die Veränderung des Kundenstatus, welcher auf einen bestimmten Tag festgelegt werden kann (Kün- digungsdatum), gibt eine absolute Kennzahl aus, welche in die Berechnung s- formel einfließt. Der jeweilige Kundenstatus entscheidet darüber, ob die Soft- ware einen Vertrag als aktives Mitglied, als offizielle Kündigung oder als aus- gelaufener Vertrag (dies geschieht automatisch, wenn kein Folgevertrag auf das letzte Auslaufdatum folgt) angibt. Nur diese drei Eingaben sind möglich und beziehen sich jeweils auf eine andere absolute Kennzahl (Mitgliederbestand, of- fizielle Kündigungen, ausgelaufene Verträge). Diese absoluten Kennzahlen der Kündigungen werden in Verhältnis mit der Anzahl der Mitglieder gesetzt. Dar- aus ermittelt die Software eine Fluktuationsquote. Die Geschäftsleitung voll- zieht dadurch lediglich den Schritt der Datenaufnahme (Kündigungsdatum etc.) und der Überarbeitung der Einzugsermächtigungen. Allein durch die Vertrags- statuseingabe berechnet die Software die Fluktuationsquote des angewählten Zeitraumes.

d) Fluktuationsquote des letzten Geschäftsjahres

Damit die Fluktuationsquote nach folgender Formel

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errechnet werden kann, wird vorerst die durchschnittliche Mitgliederzahl be- rechnet.

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Die durchschnittliche Mitgliederzahl beträgt 1966Mitglieder.

Eine Beendigung der Mitgliedschaft kann entweder durch eine schriftliche Kü n- digung erfolgen oder durch Ablaufen der Vertragslaufzeit. Somit setzt sich die Anzahl der „Kündigungen“ aus den offiziellen Kündigungen (erster Summand der Formel) und den automatisch ablaufenden Vertragslaufzeiten (zweiter Summand der Formel) zusammen.

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Schlussfolglich beträgt die Fluktuationsquote des Geschäftsjahres 2012 30,31%.

e) Auslastung des Ausbildungsbetriebes

Formel der im Folgenden zu errechnenden Kennzahl

(Anzahl der Check-Ins pro Tag : durchschnittlicher Mitgliederbestand) x 100

Vorerst wird der durchschnittliche Mitgliederbestand ausgerechnet Anfang Januar 2013 Mitgliederbestand: 1981

April Mitgliederbestand am 08./14.04.2013: 1979

Summer der 2 Monate : 2 = durchschnittlicher Mitgliederbestand (zum Zeitpunkt der Kennzahlerrechnung)

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Zur genauen Errechnung wurde überprüft, ob sich der Mitgliederbestand in der Woche vom 08.04.- 14.04.2013 verändert hatte. Dies war jedoch nicht der Fall.

Nun wird die Anzahl der Check- Ins pro Tag mit dem durchschnittlichen Mitgliederbestand ins Verhältnis gesetzt.

Beispielrechnung für Montag, 08.04.2013 nach vorher genannter Formel (292: 1980) x 100 = 14,75%

Die folgende Tabelle stellt die Auslastung pro Tag im Verhältnis zum durch- schnittlichen Mitgliederbestand dar. Als exemplarische Woche wurde die

2.Woche im April gewählt, welche vom 08.04. bis zum 14.04.2013 ging. In die- ser Woche war kein Tag ein Feiertag und es fand weder eine Aktion im Betrieb statt noch gab es besondere Angebote. Aus diesen Gründen wurde diese Woche gewählt, um besser analysieren und das Ergebnis allgemeinbezogen interpretieren zu können.

Tabelle 2: Darstellung der Auslastung pro Tag einer Arbeitswoche

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

Bevor die Ergebniskennzahlen analysiert werden können, ist es wichtig zu wis- sen, dass die Öffnungszeiten unter der Woche 7:30 Uhr bis 21:30 Uhr und an Wochenendtagen von 9:00Uhr bis 18:00 Uhr gestalten. Da der Ausbildungsbe- trieb sich in einem Einkaufszentrum befinden, welches stets am Samstag geöffnet ist, erklärt sich auch der Unterschied zwischen den Check- Ins am Samstag und Sonntag. Nach Angaben der Tabelle 2 lässt sich anhand der absoluten Kennzahl der Check- Ins der Rückschluss ziehen, das sowohl montags als auch dienstags die meisten Check- Ins erfolgen. Die relative auslastungskennzahl liefert bis jetzt noch keine rückschlussziehenden Informationen, da keine Vergleichswerte vorliegen, zum Beispiel mit einem anderen Betrieb oder einer anderen Ge- schäftswoche. Aus dieser Tabelle kann schlussfolgernd für das Controlling eine Koordinationsaufgabe gezogen werden. Anhand der Check- Ins und der prozen- tualen Höhe der Auslastung kann geschlussfolgert werden, wie viel Personal für den jeweiligen Tag eingeteilt werden müsste. Weitere Tabellen bzw. Controlling- Systeme würden hier hilfreich sein. So ist es zum Beispiel möglich die stündliche Check- In- Quote zu ermitteln, um die genauen Arbeitszeiten festlegen zu kön- nen.

Insgesamt betrachtet zeigen die Auslastungsquoten unter der Woche einen sich sehr annähernden Wert an, woraus analysiert werden kann, dass sich die Mitglie- deranzahl ausgeglichen auf die Arbeitstage einer Woche verteilen. Ebenfalls ist festzustellen, dass es sich sehr wohl für den Betrieb lohnt an allen Wochentagen geöffnet zu haben, da auch der Sonntag aktiv wenn auch nicht so zahlreich ge- nutzt wird.

f) Controllingkonzeption für einen Personal- Trainingsbereich

Damit ein Konzept sinnvoll entwickelt werden kann, wird zuerst ein Ziel festge- legt. Dies bezieht sich hierbei auf die Orientierung an den vier Hauptaufgaben des Controlling-Systems. Demzufolge werden die Informationsaufgabe, welche sich mit der Erhebung von Daten und Kennzahlen befasst, die Planungsaufgabe, welche Planzahlen mit einbezieht und somit Teilziele aufstellt, die Steuerungs- aufgabe, welche sich mit Soll- Ist- Vergleichen befasst und die Koordinations- aufgabe, welche überprüft, ob Bereiche sinnvoll organisiert und eingeteilt werden (Personal etc.), zusammengefasst.

Das hier betrachtete Controlling- System wurde neu für das Jahr 2013 entwickelt, weshalb noch keine Vergleichskennzahlen aus dem eigenen Betrieb existieren. Der Personal- Trainingsbereich wurde ebenfalls erst als Erneuerung bzw. Ergän- zung zum Fitness-Studio für das Jahr 2013 dazu genommen und wird von 2 Mi- tarbeitern abgedeckt. Sabine ist eine erfahrene Personal Trainerin und kommt aus einem betriebsfremden Studio. Ihr Stundenlohn gleicht dem Gehalt, welches sie vorher bekam. Marco arbeitet schon länger im betrachteten Fitness- Studio und kennt die Kunden gut. Seine Erfahrungen im Personal Training sind noch gering, jedoch hat er vorher bereits auf der Trainingsfläche ausreichend Erfahrungen g e- sammelt. Sein Stundenlohn wurde durch die Geschäftsführung bestimmt. Beide Mitarbeiter können sich ihre Arbeitszeiten freiwählen, da sie nebenbei noch pr i- vat woanders beruflich tätig sind. Sie sind dazu verpflichtet, diese 2 Monate im Voraus anzugeben. Alle Interessenten, welche anrufen oder persönlich an der Rezeption sich einen Termin geben lassen, müssen sich nach den angegebenen Arbeitszeiten der zwei Personal Trainer richten, können jedoch frei wählen, ob sie bei Marco oder bei Sabine trainieren möchten. Sowohl Stammkunden als auch Neukunden können sich je nach Belieben Personal- Trainingseinheiten zu je 30€ für zwei Zeitstunden kaufen.

Die Termine werden mit dem jeweilig eingeteilten Personal an der Rezeption vereinbart und bei Terminbeginn bezahlt.

Das Fitness-Studio hat montags bis sonntags geöffnet.

Das Controlling- System des Personal-Trainings(PTrai)bereiches bezieht sich auf die Kennzahlen der Terminvergabequote, der Terminerscheinerquote, der Ausla s- tungsquote beider Mitarbeiter, der Wirtschaftlichkeit (%) und der absoluten Kennzahl des Gewinnes pro Mitarbeiter. Wichtig ist jedoch zu beachten, dass bei der Berechnung der Wirtschaftlichkeit und des Gewinnes lediglich die PTrai- Kosteneinnahmen durch die Kunden an der Rezeption und die Mitarbeiterkosten betrachtet werden. Nebenkosten wie Miete, Maschinenanschaffung etc. sind nicht aufgeführt. Die Daten dienen lediglich der Informationswiedergabe und Steue- rungsmöglichkeit von Maßnahmen.

Damit überprüft werden kann, wie viele Interessenten es für den Bereich Personal Training gibt und inwieweit es gelingt, diese als Kunden zu gewinnen, wurde folgende Tabelle erstellt.

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