Betriebliche Organisation: Wie man Arbeit plant und gestaltet

Inhalt

1 Einleitung

2 Strukturmöglichkeiten in der betrieblichen Organisation

3 Organisation – Disposition – Improvisation

4 Zu viele Regeln! Ist das gut oder schlecht für eine Organisation?

5 Aufbauorganisation

6 Rechtsformwahl – Die rechtliche Absicherung der Betriebsorganisation

Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

1 Einleitung

Die betriebliche Organisation hat die Aufgabe, optimale Rahmenbedingungen für die Erreichung der Unternehmensziele zu schaffen.

Die Notwendigkeit, eine Organisationsstruktur zu entwickeln und zu pflegen, besteht für Betriebe jeglicher Größe. Sie gewinnt aber mit wachsender Unternehmensgröße, stärkerer Spezialisierung und intensiverer Arbeitsleistung zunehmend an Bedeutung. Betriebe sind Systeme, in denen Menschen und Sachmittel zusammen kommen (Soziotechnisches System), um bestimmte Leistungen zu erstellen.

Die betriebliche Organisation hat die Aufgabe, die einzelnen Elemente so miteinander zu verbinden, dass die Leistungserstellung optimal erfolgen kann.

Eine schlechte Betriebsorganisation führt zu Störungen im Betriebsablauf, zur Überlastung einzelner Mitarbeiter, zu Leerlauf und ungenutzten Kapazitäten, zu Konflikten um Zuständigkeiten und Verantwortungsbereichen, zu erhöhten Kosten sowie zu Zeitverlusten und Verzögerungen.

Anlässe zum Aufbau und Gestaltung einer Betriebsorganisation:

Es kann zwischen zwei Hauptgruppen unterschieden werden: Neuorganisation und Reorganisation

- Neuorganisation liegt vor, wenn ein Unternehmen neu gegründet wird oder eine neue Filiale, Niederlassung oder Fertigungsstätte aufgebaut werden soll.
- Eine Reorganisation ist dann erforderlich, wenn die bestehenden Organisationen nicht mehr optimal funktioniert oder neue Sachverhalte eine Veränderung erfordern (z.B. bei Neueinstellungen oder Entlassungen von Mitarbeitern, Einführung technischer Neuerungen, andauernde Betriebsstörungen).

2 Strukturmöglichkeiten in der betrieblichen Organisation

Es wird zwischen Aufbauorganisation und Ablauforganisation unterschieden.

- Die Aufbauorganisation beschäftigt sich mit der langfristigen Organisationsstruktur des Unternehmens.
- Bei der Ablauforganisation geht es um die Gestaltung von Arbeitsabläufen und Prozessen, die innerhalb der Aufbauorganisation formell verrichtet werden sollen.

Beide stehen in einem wechselseitigen Verhältnis und beeinflussen sich dadurch gegenseitig.

3 Organisation – Disposition – Improvisation

Bei allen organisatorischen Maßnahmen muss das Spannungsfeld zwischen Stabilität und Flexibilität berücksichtigt werden. Jedes Unternehmen muss also Entscheidungen treffen, in welchen Umfang organisatorische Regelungen getroffen werden. Nach dem Umfang der Organisation unterscheidet man zwischen den Begriffen: Organisation, Disposition und Improvisation.

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Sowohl dauerhafte als auch fallweise Regelungen bieten Vorteile!

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4 Zu viele Regeln! Ist das gut oder schlecht für eine Organisation?

Unternehmen neigen im Laufe der Zeit dazu, immer mehr Vorgänge dauerhaft zu regeln.

Dies geschieht auch sehr häufig durch den zunehmenden Zertifizierungsbedarf der Unternehmen zur Schaffung klarer Regularien im weltweiten Handel zu implementieren, wie es beispielsweise über das DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) im privatwirtschaftlichen Rahmen erfolgt.

Ziel ist es hierbei, mehr Stabilität in der betrieblichen Organisation zu erreichen.

Gleichzeitig besteht die Gefahr der Überorganisation.

Von Überorganisation spricht man, wenn jede Aufgabe bis ins kleinste Detail festgelegt ist.

Die Folgen können fehlende Flexibilität und Demotivation der Mitarbeiter sein, die in ihrer Eigeninitiative stark eingeschränkt werden.

Fehlen dagegen sinnvolle, dauerhafte Regelungen, dann spricht man von Unterorganisation.

Die Folgen können hierbei eine starke Verunsicherung der Mitarbeiter und hohe Reibungsverluste (Störzeiten, Arbeitszeitverzögerung) sein.

Für ein Arbeiten ohne Reibungsverluste im kaufmännischen Bereich ist es notwendig:

- Eine klare Definition und Gestaltung der Prozesse vorzunehmen.
- Eine verständliche und prozessorientierte Ablage von Dokumenten und Informationen vorzubereiten.
- Ein effizientes, selbstständiges Arbeiten der Mitarbeiter zu ermöglichen.
- Eine schnelle Einarbeitung und Schulung von neuem Personal zu organisieren.
- Eine größere Mitarbeiterzufriedenheit, motivierte Teams und weniger Fehlzeiten zu schaffen.
- Festgelegte Arbeitsabläufe zur Sicherung des Qualitätsmanagements zu gestalten.

Um die Nachteile von Über- und Unterorganisation zu meiden, arbeiten die meisten Betriebe mit einem Mischsystem aus Organisation, Disposition und Improvisation. Dabei gibt es keine gültigen Regelungen in welchem Verhältnis diese zu einander stehen sollen, sondern die Relation ist unter anderem abhängig von den betrieblichen Erfordernissen, der Art, der Leistungserstellung, der Betriebsgröße sowie von der Anzahl der Mitarbeiter.

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Quelle: Beste/Giese/Schendekehl 2011, S. 304

5 Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation befasst sich mit der dauerhaften Festlegung der Struktur eines Unternehmens.

Es geht um die:

- Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf einzelne organisatorische Einheiten (z.B. Stellen, Abteilungen, Instanzen usw.),

- und die Festlegung der Beziehung der organisatorischen Einheit (z.B. Abteilung, Stelle) zur bestehenden oder geplanten Betriebshierarchie (Über- und Unterordnungsverhältnisse, Kommunikations- und Weisungswege).

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