Grundlagen des personellen und funktionellen Projektmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
1.2 Aufbau der Arbeit

2 Grundlagen
2.1 Definition Projektmanagement
2.2 Personelles Projektmanagement
2.3 Funktionelles Projektmanagement

3 Wichtige Fragen im personellen und funktionellen Projektmanagement
3.1 Was ist zu machen?
3.2 Wer macht was?
3.3 Wer arbeitet mit wem?
3.4 Wann ist was fertig?
3.5 Wie viele Ressourcen müssen wofür zur Verfügung stehen?
3.6 Wie viel kostet was?
3.7 Wer hält welches Budget und welche Termine nicht ein?
3.8 Was wurde erreicht, was wurde nicht erreicht? Was ist zusätzlich zu tun?

3.9 Welche Normen, Auflagen und Anforderungen wurden wie erfüllt?

4 Schlussbetrachtung
4.1 Zusammenfassung
4.2 Kritische Auseinandersetzung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Projektstrukturplan

Abbildung 2: Aufgabenliste

Abbildung 3: Vorgangsliste

Abbildung 4: Einheit im Netzplan

Abbildung 5: Terminkalender als Balkendiagramm

Abbildung 6: Einsatzmittel-Auslastungsdiagramm

Abbildung 7: Kostenplan

1 Einleitung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit

Bei der Durchführung von Projekten müssen eine Vielzahl von Fragen geklärt werden, die sowohl die Planung als auch die Kontrolle eines Projektes betreffen. Zur Beantwortung dieser Fragen können Instrumente und Methoden aus dem funktionellen und personellen Projektmanagement eingesetzt werden. Die Ausarbeitung und nähere Betrachtung des funktionellen und personellen Projektmanagements sowie deren Instrumente und Methoden, zur Beantwortung bestimmter Fragen, ist Ziel dieser Arbeit. Dadurch ist es möglich, Aussagen bezüglich der Personalbesetzung, des Budgets oder der Terminplanung zu einem Projekt zu treffen. Weiterhin dienen die betrachteten Instrumente zur Kontrolle des Projektes, um Schwachstellen aufzudecken und Lösungen erarbeiten zu können.

1.2 Aufbau der Arbeit

In dieser Arbeit wird zu Beginn auf die Grundlagen eingegangen. Diese umfassen die Definition des Begriffes Projektmanagement sowie eine kurze Beschreibung des personellen und funktionellen Projektmanagements. Im Hauptteil wird auf Fragen, die sich während eines Projektes ergeben, näher eingegangen. Dabei erfolgt zu jeder Frage, um diese beantworten zu können, die Darstellung und nähere Beschreibung eines Instrumentes oder einer Methode. Die Abarbeitung der Fragen erfolgt aufbauend aufeinander, in einer bei einem Projekt empfehlenswerten Reihenfolge. Abschließend folgen eine kurze Zusammenfassung der vorliegenden Kapitel und die kritische Auseinandersetzung mit der Arbeit.

2 Grundlagen

2.1 Definition Projektmanagement

Der Begriff Projektmanagement setzt sich aus den zwei Worten Projekt und Management zusammen. Ein Projekt kennzeichnet sich durch die Eigenschaften Einmaligkeit, feste Zielsetzung und eine zeitliche Begrenzung, mit einem festen Start- und Endtermin. Weiterhin werden für ein Projekt finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt, Personen aus mehreren Fachabteilungen dem Projekt zugeordnet und das Projekt von anderen Projekten abgegrenzt.¹ Das Management bzw. managen bedeutet Prozesse planen und steuern.² Vereint man diese beiden Begriffe, geht es beim Projektmanagement also darum, ein Vorhaben, welches die Ansprüche an ein Projekt erfüllt, zu planen und zu steuern. Zusammenfassend kann gesagt werden:

„Projektmanagement ist die Planung und Steuerung der problemlösenden Prozesse von Projekten, um diese termingerecht und aufwandsminimierend zum Ziel zu führen.“³

2.2 Personelles Projektmanagement

Beim personellen Projektmanagement werden geeignete Mitarbeiter ausgewählt, welche die Aufgaben, die sich durch das Projekt ergeben, erfüllen. Für das Projekt wird ein geeignetes Projektteam mit einem Projektleiter gebildet.⁴ Zusätzlich werden beim personellen Projektmanagement die Verantwortung, Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Projektmitarbeiter festgelegt.⁵

Die personelle Zusammensetzung in einem Projekt gliedert sich dabei in den Auftraggeber, den Lenkungsausschuss, den Projektleiter und das Projektteam. Vom Auftraggeber werden die im Projekt zu erreichenden Ergebnisse vorgegeben und üblicherweise auch das Budget für das Projekt zur Verfügung gestellt.⁶ Der Projektleiter vereint die meisten Aufgaben in sich. Durch ihn muss das Projekt mit seinen festgelegten Zielsetzungen geplant und überwacht werden. Dies umfasst die Planung und Überwachung des Aufwandes, der Kosten, der Qualität und der Termine. Zusätzlich wird durch ihn das gesamte Projektteam geleitet und motiviert. Gleichzeitig arbeitet er selbst am Projekt aktiv mit.⁷

Der Auftraggeber und der Projektleiter bilden zusammen, ggf. mit weiteren Entscheidern und Beratern, den Lenkungsausschuss. Dieser folgt dabei dem Prinzip „Management by Exception“ (Führen nach dem Ausnahmeprinzip) und greift somit nur in das Projekt ein, wenn zu erkennen ist, dass vom Ziel abgewichen wird.⁸ Zu den Aufgaben des Lenkungsausschusses gehören, den Projektfortschritt zu überwachen, Hilfestellung in kritischen Situationen zu geben und wichtige strategische Entscheidungen vorzunehmen.⁹

Das Projektteam setzt sich aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen zusammen. Es erfüllt die anfallenden Aufgaben, die zur Zielerreichung notwendig sind.

2.3 Funktionelles Projektmanagement

Das funktionelle Projektmanagement beschäftigt sich mit der Frage,

„(…) welche Aufgaben in welcher Reihenfolge mit welchen Ressourcen zu erledigen sind.“¹⁰

Zu den Aufgaben des funktionellen Projektmanagements zählen die Planung, Steuerung, Koordination, Überwachung und Kontrolle des Projektes.¹¹ Somit umfasst das funktionelle Projektmanagement den größten Aufgabenbereich innerhalb eines Projektes. Die nachfolgend in Kapitel 3 behandelten Fragen werden bis auf „Wer macht was?“ und „Wer arbeitet mit wem?“ alle durch das funktionelle Projektmanagement und dessen Instrumente beantwortet.

[...]

¹ Vgl. Peipe (2009), S. 29 f.

² Vgl. Jakoby (2012), S. 25

³ Jakoby (2012), S. 25

⁴ Vgl. Kreuzer (2013), S. 145

⁵ Vgl. Bernecker, Eckrich (2003), S. 287

⁶ Vgl. Beims (2012), S. 297

⁷ Vgl. Grupp (1996), S. 116

⁸ Vgl. Beims (2012), S. 297

⁹ Vgl. Brandt-Pook; Kollmeier (2008), S. 135

¹⁰ Kreuzer (2013), S. 144

¹¹ Vgl. Jenny (2001), S. 197