Tag für Tag werden in einer Kommunalverwaltung unzählige Dokumente bearbeitet oder neu erstellt. Dokumente gehen von außen in den Geschäftsgang ein und verlassen diesen wieder auf den unterschiedlichsten Wegen. Neben der konventionellen Schriftgutverwaltung entwickelte sich in den letzten Jahren rasant die Nutzung der IT-Möglichkeiten, allen voran die Nutzung von Email und Internet. Auch und vor allem kleinere und mittlere Verwaltungen stehen demnach heute vor dem Problem einer regelrechten Dokumentenflut, sei es in Papierform oder digital, intern erzeugt oder extern zugegangen. Um diese Flut an Informationen zu verwalten und sinnvoll in den Geschäftsgang bzw. in bestehenden Prozesse zu integrieren, stellt der Markt der modernen IT-Lösung ein Instrument bereit: Das Dokumentenmanagementsystemen, oder kurz „DMS“.
Die Bachelor-Thesis ist im Spektrum der Betriebswirtschaftslehre, im näheren Sinne im Bereich des Electronic-Government, angesiedelt. Die Erfahrung bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen bei kleinen und mittleren Kommunen ist nicht so weit fortgeschritten, wie es der Blick auf die großen Vorteile und der enorme Nutzen hiervon erwarten lassen würden. Diese Hypothese bestätigt die sowohl die einschlägige Fachliteratur, als auch die Forschungsergebnisse der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), als ein unstrittig taktgebendes Organ auf diesem Gebiet. In diversen Fachbeiträgen, Workshops und Arbeitspapieren der KGSt wird das Thema rund um diesen Sachverhalt zwar bereits seit Ende der 90er Jahre verstärkt thematisiert und in diversen lokalen Beispielen anhand von Fachartikeln grob veranschaulicht, eine praxisnahe Darstellung, d. h. der detaillierte Bezug auf Problemstellungen, Hürden und zu meisternde Herausforderungen anhand eines konkreten Umsetzungsbeispiels, fehlt allerdings. Sicherlich tragen solche Erkenntnisse maßgeblich zu einem „roten Faden“ innerhalb der Projektplanung bei, allerdings besteht hierbei wie gesagt dringender Bedarf der Konkretisierung. Hierzu sei deutlich und unmissverständlich angemerkt, dass diese Bachelor-Thesis, nicht den Anspruch einer Allgemeingültigkeit hegt, sondern als eine, auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbare, Richtschnur dienen soll.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Terminologie und Grundlagen
- Entwicklung
- Dokument, Management und System
- Begriff "Dokumenten-Management-System"
- Dokumentenarten
- Kernfunktionen und Erfolgsfaktoren
- Eingabe
- Eingang
- Indizierung
- Ablage
- Verwaltung
- Archivierung
- Ausgabe
- Recherche
- Präsentation
- DMS im weiteren Sinne
- Rechtliche Rahmenbedingungen
- Revisionssichere Archivierung
- Datenschutz
- Auswertung der Umfrage
- Aufbau und Ablauf
- Größe der Kommunen
- Eingesetzte Betriebssysteme
- Aktenpläne
- Kommunen mit DMS
- Einsatzzwecke
- Einsatzbereiche
- Funktionsnutzung
- Relevanz der Funktionen
- Problemfelder
- Kommunen mit DMS-Planung
- Kommunen ohne DMS-Planung
- Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Bachelor-Thesis befasst sich mit der wirtschaftlichen Implementierung und Integration eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) bei kleinen und mittleren Kommunen. Ziel ist es, die Herausforderungen und Chancen der DMS-Einführung in diesem Kontext zu analysieren und Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Umsetzung zu entwickeln.
- Analyse der relevanten Terminologie und Grundlagen von DMS
- Bewertung der Kernfunktionen und Erfolgsfaktoren eines DMS
- Untersuchung der rechtlichen Rahmenbedingungen im Hinblick auf Datenschutz und revisionssichere Archivierung
- Auswertung einer Umfrage unter Kommunen zu den Erfahrungen mit DMS
- Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Implementierung und Integration von DMS in kleinen und mittleren Kommunen
Zusammenfassung der Kapitel
Die Einleitung führt in die Thematik ein und erläutert die Relevanz des Themas. Kapitel 2 definiert die wichtigsten Begriffe und Grundlagen im Kontext von Dokumenten-Management-Systemen. Kapitel 3 beleuchtet die Kernfunktionen und Erfolgsfaktoren eines DMS. Kapitel 4 befasst sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und revisionssichere Archivierung. Kapitel 5 präsentiert die Ergebnisse einer Umfrage unter Kommunen zu ihren Erfahrungen mit DMS und ihren Planungen. Das Fazit fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und formuliert Handlungsempfehlungen für die Implementierung und Integration von DMS in kleinen und mittleren Kommunen.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-System, DMS, Implementierung, Integration, kleine und mittlere Kommunen, Rechtliche Rahmenbedingungen, Datenschutz, Revisionssichere Archivierung, Umfrage, Handlungsempfehlungen.
- Arbeit zitieren
- Jörg Dinges (Autor:in), 2013, Wirtschaftliche Implementierung und Integration eines Dokumenten-Management-Systems bei kleinen und mittleren Kommunen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/303326
