Diese Arbeit behandelt das Thema Software Asset Management (SAM). Man kann SAM als Geschäftspraxis bezeichnen, die sich um die Einkaufsoptimierung und Verwaltung, sowie die Bereitstellung, Wartung, Nutzung und der Entsorgung von Software-Anwendungen innerhalb eines Unternehmens kümmert. In dieser Arbeit wird gezeigt, warum der Einsatz von SAM sinnvoll ist und wie Prozesse bei der Einführung von SAM optimiert werden können.
Nach einer theoretischen Auseinandersetzung mit dem Thema, wird die Theorie anhand der Microsoft SAM Lösung aufgezeigt.
Microsoft unterteilt hierbei ihre SAM Lösung in drei Bereiche:
Sam Baseline
SAM Assessment
SAM Deployment Planning
Im SAM Assessment werden die Prozesse aufgezeigt, die in einem Unternehmen implementiert werden sollten, um SAM dauerhaft zu leben. Durch ein SAM-Projekt wird Schritt für Schritt auf die Verbesserung der Prozesse hingearbeitet, da Probleme und Fehlverhalten aufgedeckt werden können. Im SAM – Deployment Planning gilt es dann, die entdeckten Probleme zu besprechen und Lösungen dafür zu finden. Die grundlegendsten Prozesse werden in der Arbeit grafisch dargestellt und analysiert.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Firmenprofil
1.2 Motivation
1.3 Ziel der Arbeit
1.4 Aufbau der Arbeit
2 Grundlagen
2.1 IT-Asset-Management
2.2 Hardware-Asset-Management
2.3 Software-Asset-Management
2.4 Grundlagen der Softwarelizenzierung
3 Theorie zu SAM
3.1 Vorteile des Einsatzes von Software Asset Management
3.2 Risiken bei mangelndem Software Asset Management
3.2.1 Software installiert aber nicht lizenziert
3.2.2 Software lizenziert aber nicht installiert
3.2.3 Software installiert und lizenziert aber nicht benötigt
3.2.4 Allgemeine Risiken
3.3 Lizenzprogramme
3.3.1 Einzellizenzen
3.3.2 Volumenlizenzprogramme
3.3.3 Online Services
3.4 Entstehung eines SAM-Projekt
3.4.1 Audit / Lizenzplausibilisierung
3.4.2 Allgemeine Faktoren
4 Phasen eines SAM-Projekts
4.1 SAM- Projekt erstellen und pflegen
4.2 SAM Baseline
4.2.1 Benötigte Nachweise für OEM und Einzellizenzen
4.2.2 Benötigte Nachweise für Volumenlizenzen
4.2.3 Hardwareinventar
4.3 SAM Assessment – Prozesse beurteilen mit Hilfe von SOM
4.4 SAM Deployment Planning – Unterstützung für Prozesse und Technologien
4.4.1 Tool Empfehlungen zur Unterstützung von SAM
4.5 SAM-Zertifikat
4.6 Gründe für gescheiterte SAM-Projekte
5 Prozesse – Definition & Übersicht
5.1 ITIL
5.2 MOF
5.3 COBIT
6 Definition der Prozesse im SAM Optimization Model
6.1 Grundlegende Prozesse
6.2 Baseline Prozesse
6.3 Prozesse mit hohem Risikopotenzial
7 Theoretische Entwicklung der Prozesse
7.1 Beschaffungsprozess
7.1.1 Allgemeines
7.1.2 Beispiel
7.1.3 Der Prozess
7.2 Bereitstellungsprozess
7.2.1 Allgemeines
7.2.2 Beispiel
7.2.3 Der Prozess
7.3 Ausmusterungsprozess
7.3.1 Allgemeines
7.3.2 Beispiel
7.3.3 Der Prozess
8 Prozessoptimierung beim Kunden
8.1.1 SAM-Organisationsweit
8.1.2 SAM-Optimierungsplan
8.1.3 Hardware – und Softwareinventar
8.1.4 Korrektheit des Inventars
8.1.5 Dokumentation der Lizenzberechtigungen
8.1.6 Regelmäßige Selbstüberprüfung
8.1.7 SAM Prozessmanagement und – Schnittstellen
8.1.8 Beschaffungsprozess
8.1.9 Bereitstellungsprozess
8.1.10 Ausmusterungsprozess
9 Schluss
9.1 Zusammenfassung
9.2 Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht das Software Asset Management (SAM) als essenzielle Geschäftspraxis für Unternehmen, um Lizenzkosten zu optimieren, rechtliche Risiken wie Unterlizenzierung zu vermeiden und IT-Prozesse effizient zu gestalten. Ziel ist es, die Wichtigkeit von SAM zu verdeutlichen, den typischen Ablauf von SAM-Projekten darzulegen und praxisnahe Prozessmodelle auf Basis von Microsoft-Lösungen zu entwickeln.
- Grundlagen des IT- und Software-Asset-Managements
- Analyse der Lizenzierung und Risikovermeidung
- Phasen eines SAM-Projekts (Baseline, Assessment, Deployment)
- Prozessrahmenwerke (ITIL, MOF, COBIT)
- Praktische Optimierung von Beschaffungs-, Bereitstellungs- und Ausmusterungsprozessen
Auszug aus dem Buch
3.4.1 Audit / Lizenzplausibilisierung
Eines der häufigsten Gründe für ein SAM Projekt sind angekündigte Audits. Microsoft hat hierfür in nahezu allen Vertragsunterlagen entsprechende Richtlinien definiert, die unter anderem besagen, dass der Kunde verpflichtet ist, Aufzeichnungen über die genutzten Produkte zu führen. Darüber hinaus ist Microsoft berechtigt, die Einhaltung der Vertragsvorschriften bis zu einem Jahr nach vorheriger Ankündigung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer überprüfen zu lassen. Ein kleiner Auszug aus dem Microsoft Select 6.4 Agreement ist im Anhang (1) zu finden.
Des weiteren kann Microsoft während der Laufzeit des Vertrages und bis zu einem Jahr danach eine interne Prüfung mit schriftlicher Erklärung über die Lizenzsituation des Kunden verlangen. Diese beinhaltet einen Vergleich der Anzahl der genutzten Produkte, mit der Anzahl der lizenzierten Produkte. Der Kunde wird hierzu direkt von Microsoft angeschrieben. Ein beispielhaftes Anschreiben ist im Anhang (2) zu finden.
Das oben genannte Schreiben kommt bei Unternehmen mit über 250 PCs zum Einsatz und bezieht sich somit auf Microsoft Select und Enterprise Verträge. Bei Firmen unter 250 PCs mit Open / Open Value Verträgen werden E-Mails verschickt, die den Kunden zu einer Selbstauskunft mittels eines Fragebogens auffordern. Eine beispielhafte E-Mail wurde im Anhang (3) beigefügt.
Aufgrund dieser Vertragsklauseln greifen viele Unternehmen auf zertifizierte SAM Partner zurück, die dann die Lizenzplausibilisierung durchführen und auf Wunsch SAM Prozesse implementieren. (Siehe auch Christian Dittrich 2013)
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Stellt das Unternehmen EDV-BV GmbH vor und erläutert die Motivation sowie die Zielsetzung der Arbeit bezüglich der Effizienzsteigerung durch Software Asset Management.
2 Grundlagen: Definiert die Begriffe IT-Asset-Management, Hardware-Asset-Management und Software-Asset-Management sowie die Grundlagen der Softwarelizenzierung.
3 Theorie zu SAM: Beleuchtet die Vorteile von SAM, die Risiken bei mangelndem Management, verschiedene Lizenzprogramme und die Gründe, warum SAM-Projekte entstehen.
4 Phasen eines SAM-Projekts: Erläutert die einzelnen Projektschritte, von der Erstellung über das Assessment und Deployment bis hin zur Zertifizierung.
5 Prozesse – Definition & Übersicht: Gibt einen Überblick über bekannte Rahmenwerke wie ITIL, MOF und COBIT zur Unterstützung des Prozessmanagements.
6 Definition der Prozesse im SAM Optimization Model: Klassifiziert die zehn Kernkompetenzen von SAM in grundlegende, Baseline- und risikoreiche Prozesse.
7 Theoretische Entwicklung der Prozesse: Analysiert detailliert die Prozesse Beschaffung, Bereitstellung und Ausmusterung und stellt diese grafisch dar.
8 Prozessoptimierung beim Kunden: Wendet die theoretischen Erkenntnisse auf ein konkretes Kundenbeispiel an und zeigt den Ist- sowie den Soll-Zustand auf.
9 Schluss: Fasst die Ergebnisse der Arbeit zusammen und gibt einen Ausblick auf die zukünftige Bedeutung der Prozessautomatisierung.
Schlüsselwörter
Software Asset Management, SAM, Lizenzmanagement, IT-Asset-Management, Lizenzplausibilisierung, Volumenlizenzierung, Prozessoptimierung, Compliance, SAM Optimization Model, ITIL, MOF, COBIT, Beschaffungsprozess, Bereitstellungsprozess, Ausmusterungsprozess
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt das Management von Softwarelizenzen in Unternehmen (Software Asset Management) und zeigt auf, wie durch strukturierte Prozesse Kosten gesenkt und rechtliche Risiken minimiert werden können.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen die Inventarisierung von Hard- und Software, die Überwachung von Lizenzverträgen, die Optimierung von Software-Lebenszyklusprozessen und die Konformität mit Lizenzrichtlinien.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist es, die Notwendigkeit eines funktionierenden SAM hervorzuheben und beispielhafte Prozesse zu entwickeln, mit denen Unternehmen ein effizientes Lizenzmanagement erfolgreich etablieren können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer theoretischen Auseinandersetzung mit dem Thema, ergänzt durch Microsofts SAM-Lösungsansätze sowie eine praktische Fallstudie zur Prozessoptimierung bei einem Kundenunternehmen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretischen Grundlagen des SAM, die Erläuterung von Phasen und Prozessrahmenwerken (ITIL, MOF, COBIT) sowie die detaillierte Ausarbeitung der drei kritischsten Prozesse: Beschaffung, Bereitstellung und Ausmusterung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Software Asset Management, SAM, Lizenzplausibilisierung, Compliance, Optimierungsmodell und Prozesssteuerung.
Wie unterscheidet sich ein SAM-Projekt von einer Lizenzplausibilisierung durch Microsoft?
Ein SAM-Projekt ist eine freiwillige Initiative des Kunden zur Selbstoptimierung, während eine Lizenzplausibilisierung meist von Microsoft initiiert wird und eine formale Prüfung der Vertragserfüllung darstellt.
Warum ist eine strukturierte Ausmusterung von Software-Assets wichtig?
Ohne einen geregelten Ausmusterungsprozess gehen Lizenzen verloren, die bei einer fachgerechten Dokumentation zur Wiederverwendung für andere Mitarbeiter oder Geräte bereitstünden, was unnötige Neukäufe verhindert.
Welche Rolle spielt die Geschäftsleitung bei einem SAM-Projekt?
Die Unterstützung durch das Top-Management ist entscheidend, da SAM-Projekte Ressourcen, Budgets und die Einhaltung verbindlicher Richtlinien im gesamten Unternehmen erfordern.
Was bedeutet das "SAM Optimization Model" (SOM)?
Das SOM ist ein von Microsoft entwickeltes Modell, um den Reifegrad von SAM-Prozessen in zehn Kompetenzbereichen in vier Stufen von "Basis" bis "Dynamisch" einzustufen und Entwicklungspotenziale aufzuzeigen.
- Citar trabajo
- Michael Lindner (Autor), 2014, Prozessmanagement im Software Asset Management, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/305761
