Arbeitsanweisungen als Compliance-Instrument. Charakterisierung und Beispiele aus der Praxis


Hausarbeit, 2015

18 Seiten, Note: 1,3

Anonym


Leseprobe

Inhalt

1. Zielsetzung und Gegenstand
1.1 Zielsetzung
1.2 Einführung der Arbeitsanweisung

2. Charakterisierung
2.1 Was ist eine Arbeitsanweisung?
2.2 Wer stellt Arbeitsanweisungen auf?

3. Bezug zu Compliance
3.1 Sinn und Ziel
3.2 Einsatzgebiete: Wann kommen Arbeitsanweisungen in Frage?
3.3 Struktur
3.4 Beispiele aus der Praxis
3.4.1 Arbeitsanweisung in Form eines Fließtextes
3.4.2 Arbeitsanweisung in Form einer Tabelle
3.4.3 Vergleich der Darstellungsformen

4. Kritische Würdigung

Literaturverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 10 Leitfragen zu Inhalt und Aufbau

Tabelle 2 Checkliste zum Erstellen einer Arbeitsanweisung

Tabelle 3 Arbeitsanweisung für die Entsorgung gebrauchter Instrumente

Tabelle 4 Leitfragen bezüglich Hygienemaßnahmen in einer Arztpraxis

1. Zielsetzung und Gegenstand

1.1 Zielsetzung

Im Rahmen dieser Hausarbeit wird die schriftlich fixierte Arbeitsanweisung als Instrument im Compliance-Management näher betrachtet. Ziel ist es, zu Beginn in Bezug auf die Hypothese, dass je größer der Betrieb, desto schwieriger die gegenseitige Verständigung ist, die Einführung der Arbeitsanweisung in der Praxis zu erläutern und die wesentlichen Aspekte der Arbeitsanweisung herauszuarbeiten. Das bedeutet, es wird geklärt, was unter diesem Begriff zu verstehen ist und wer eine solche Anweisung aufzustellen hat.

Danach wird konkret auf das Thema Compliance Bezug genommen, indem das Ziel des Einsatzes und die Einsatzgebiete beleuchtet werden und dem Leser deutlich gemacht wird, wie Arbeitsanweisungen unter Rücksichtnahme von Corporate Compliance auszusehen haben.

Abschließend wird der Einsatz der Arbeitsanweisung als Compliance-Instrument gemäß der Hypothese, dass je häufiger die Arbeiten in eine starre Anweisung gepresst werden, desto höher die Gefahr der Überformalisierung ist, kritisch hinterfragt.

1.2 Einführung der Arbeitsanweisung

„Jeder in einem Betrieb tätige Mensch arbeitet nach einer gegebenen Anweisung.“[1] Meist geschieht dies in mündlicher Form, jedoch hier versteckt sich die Problematik. In kleinen Betrieben, in denen eine Handvoll Menschen tätig sind, ist es noch möglich, die Mitarbeiter durch das gesprochene Wort zu erreichen und dabei den Überblick zu behalten. Dies hat jedoch seine Grenzen, wenn die Mitarbeiteranzahl steigt, denn „je größer der Betrieb wird und je mehr Menschen in ihm arbeiten, um so schwieriger wird die Frage der gegenseitigen Verständigung, und um so mehr teilen sich die Aufgaben“[2].

Auch wenn die einzelnen Abteilungen klein sind und für sich arbeiten, führen sie kein Eigenleben und hängen doch voneinander ab und bilden das große Ganze.[3]

Wenn man den Versand einer Ware betrachtet, dann wird eine ganze Kette von Aktionen ausgelöst, die viele einzelne Abteilungen betreffen: Einkauf, Kalkulation, Verkauf, Buchhaltung. Hier wird deutlich, dass es fast unmöglich ist, eine reibungslose Abwicklung ganz ohne schriftliche Anweisung und nur durch mündliche Absprachen über die Abteilungen hinweg zu gewährleisten. „Denn – das gesprochene Wort verfliegt ja so rasch, und wie leicht wird vergessen, was einmal gesagt worden war!“[4] Gerade dann, wenn der Betrieb groß und umfangreich ist, gibt es viel zu viele Dinge, bei denen es von höchster Wichtigkeit ist, dass sie gewusst und behalten werden, „als daß man sich immer nur auf mündliche Auseinandersetzungen verlassen könnte“[5]. Außerdem bedarf es einen hohen zeitlichen Aufwand, wenn allesamt gleich gut informiert sein müssen.[6]

Auch wenn man die Arbeitsanweisung in einer Besprechung mündlich bekannt gibt und sie erörtert, dann kann immer noch nicht davon ausgegangen werden, dass jeder sie richtig verstanden und weiß, wie er damit nun umzugehen hat. Und wenn der Mitarbeiter sie auch richtig verstanden hat, stellt sich die Frage, ob er sie behalten hat und wie lange er sie behalten wird. Es kommt durchaus vor, dass dieser Mitarbeiter dafür verantwortlich ist, seinem Team diese Anweisungen zu vermitteln. Gibt er sie richtig weiter? Versteht der andere Mitarbeiter die Anweisung auch?[7] Je nach Erinnerungsvermögen eines jeden Einzelnen gehen hier die Auffassungen auseinander. Der Eine ist weniger sorgsam und lässt einige Details unter den Tisch fallen, der Andere ist sehr gewissenhaft und hält sich streng an alle Regeln.[8] Demnach „kein Wunder, wenn dann ursprünglich Klares sich langsam verwischt und das Ganze nach und nach verwässert“[9].

Man mag der Meinung sein, dass ein gut eingespieltes Team ohne schriftliche Anweisungen auskommt, jedoch ist ein so idealer Zustand eher selten und aufgrund unvermeidlicher Veränderungen im Team und im Unternehmen auf Dauer nicht zu halten. Diese Veränderungen entstehen zum Beispiel durch Krankheit, Beförderungen, Zu- und Abgänge, also „sämtliche Fluktuationen, die den Betrieb immer wieder stören und schon deshalb dazu zwingen, dann wenigstens die Arbeit in ihrem Bestand zu erhalten, um die Organisation in ihren Fundamenten zu sichern“[10].

Diesen Zustand kann man aber eben nur dann erreichen, wenn Anweisungen auch schriftlich niedergelegt sind und somit gewährleistet ist, dass sie als immer greifbare Arbeitsunterlage für jeden Mitarbeiter im Betrieb zugänglich ist und damit Fehler vermieden werden können.[11]

2. Charakterisierung

2.1 Was ist eine Arbeitsanweisung?

„Eine Arbeitsanweisung stellt eine Vorgabe für die ordnungsgemäße Ausführung einer bestimmten Arbeit dar“[12] und erhält somit in Bezug auf das betriebliche Compliance-Management grundlegende Bedeutung.

Sie ist ein schriftlich fixiertes Dokument, „um mehr oder weniger detailliert zu regeln, wie bestimmte Arbeitsaufgaben durchzuführen sind“[13]. Daher sind sie immer an einen „bestimmten Prozess beziehungsweise ein Produkt und an einen Arbeitsplatz gebunden. Die Anweisung ist eine Hilfe für jeden Mitarbeiter, damit dieser seine Aufgaben qualitätsgerecht erfüllen kann“[14].

Die in dieser Hausarbeit betrachtete Arbeitsanweisung ist als organisationales Tool zu verstehen und damit von der persönlichen Weisung einer Führungskraft, also der personellen Führung, zu differenzieren.[15]

Eine einmal aufgesetzte Arbeitsanweisung weist solange generelle Gültigkeit auf, bis diese inhaltlich geändert wird oder durch einen Widerruf durch die Unternehmensleitung ungültig wird.[16]

Arbeitsanweisungen haben den Charakter von Muss-Erwartungen von Seiten der Leitung des Unternehmens gegenüber seinen Mitgliedern, d.h. sie bilden eine uneingeschränkte Verbindlichkeit für jeden Adressaten. Die Mitarbeiter müssen also ihr Arbeitsverhalten konform zu den Vorgaben gemäß Arbeitsanweisung ausrichten, sodass die Nicht-Einhaltung der Regelungen gegenüber dem Organisationsmitglied negativ sanktioniert wird[17], zum Beispiel durch eine Abmahnung.

Bereits aus dem Hauptmerkmal der Muss-Erwartungen wird deutlich, welche erhebliche Bedeutung die Arbeitsanweisung als Instrument in der Compliance-Organisation innehat.[18] Sie dient somit als erste Anlaufstelle zur Prüfung der regelkonformen Bearbeitung von Prozessen und Einhaltung von zugrunde liegenden Regeln.

[...]


[1] Lohmann 1962, S.9

[2] Lohmann 1962, S.9

[3] Vgl. Lohmann 1962, S.9

[4] Lohmann 1962, S.9

[5] Lohmann 1962, S. 10

[6] Vgl. Lohmann 1962, S. 9f.

[7] Vgl. Lohmann 1962, S. 11

[8] Vgl. Lohmann 1962, S. 11

[9] Lohmann 1962. S. 11

[10] Lohmann 1962, S. 11

[11] Vgl. Lohmann 1962, S. 11

[12] Vogt, o. J.

[13] Kaim 2015

[14] Lindner-Wiedemuth; Brah 2013

[15] Vgl. Siedenbiedel 2014, S.114

[16] Vgl. Siedenbiedel 2014, S. 114

[17] Vgl. Siedenbiedel 2010, S. 36

[18] Vgl. Siedenbiedel 2014, S. 115

Ende der Leseprobe aus 18 Seiten

Details

Titel
Arbeitsanweisungen als Compliance-Instrument. Charakterisierung und Beispiele aus der Praxis
Note
1,3
Jahr
2015
Seiten
18
Katalognummer
V310367
ISBN (eBook)
9783668089303
ISBN (Buch)
9783668089310
Dateigröße
417 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Arbeitsanweisung, Organisation, Compliance, Corporate Compliance, Organisationsmanagement
Arbeit zitieren
Anonym, 2015, Arbeitsanweisungen als Compliance-Instrument. Charakterisierung und Beispiele aus der Praxis, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/310367

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